Informação Documentada

ÍNDICE

1. APRESENTAÇÃO.............................................................................................................................. 02
1.1 OBJETIVOS...................................................................................................................................... 02
2. RESPONSABILIDADE / AUTORIDADE............................................................................................02
3. DEFINIÇÕES / SIGLAS/ SÍMBOLOS................................................................................................. 03
4. DOCUMENTO DE REFERÊNCIA....................................................................................................... 04
5. PROCEDIMENTOS / METOLOGIA.................................................................................................... 04
5.1 CONTROLE DE DOCUMENTOS...................................................................................................... 04
5.2 ELABORAÇÃO E REVISÃO DA INFORMAÇÃO DOCUMENTADA.................................................05
5.2.1 CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS DO SGQ..........................................................06
6. REGISTROS....................................................................................................................................... 08
Registro I – DOC_SGQ_01 – Lista Mestra – Informação Documentada ..............................................08
Registro II – Modelos de Carimbos ***.................................................................................................. 09
Registro III – Controle de Revisões........................................................................................................ 09

O QUÊ QUEM CARGO

Norma e Procedimento que implanta a sistemática para a Informação Documentada, atendendo ao

requisito 7.5 da ABNT NBR ISO 9001:2015 para o Sistema de Gestão da Qualidade da ...
 Informação Documentada

1 - APRESENTAÇÃO

1.1 - OBJETIVOS

Estabelecer diretrizes para elaboração, adequação, controle de revisão,

identificação, aprovação, distribuição, análise crítica, revisão, atualização e controle
dos documentos, dados e registros integrantes do Sistema de Gestão da Qualidade da
*****., de forma que estes estejam atualizados, disponíveis e acessíveis.

2 – RESPONSABILIDADES / AUTORIDADE

RESPONSABILIDADE
FUNÇÃO AUTORIDADE
DIRETA INDIRETA

▪ Avaliar / Aprovar todos os itens referentes à informação

documentada dos processos da Organização;

Alta Direção X ▪ Analisar Criticamente os Indicadores de Desempenho e

deliberar junto aos demais gestores as ações de
contenção e correção.

▪ Elaborar esboço de procedimentos, instruções de

trabalho, registros, fluxogramas, mapeamentos, e
procedimento operacional padrão, sob apoio do SGQ;

▪ Encaminhar documentação esboçada para anuência e

análise crítica para a Gestão da Qualidade;

▪ Aprovar toda documentação inerente à área sobre sua

responsabilidade, exceto os Procedimentos do SGQ, cuja
responsabilidade de aprovação é da Alta Direção;

Processos X ▪ Imputar os dados dos Indicadores de Desempenho, nos

“gráficos” elaborados pela Gestão da Qualidade;

▪ Preencher os dados dos “gráficos” contendo dados

assertivos e fidedignos, e conforme meta atribuída no
Planejamento Estratégico, estabelecido em conjunto com
a Alta Direção;

▪ Encaminhar os Indicadores de Desempenho para a

Gestão da Qualidade, até o dia 5 do mês/período
subsequente.

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▪ Analisar criticamente a pertinência da documentação

elaborada/revisada pelas áreas/setores;

▪ Se após a análise crítica a documentação for

considerada assertiva, o SGQ formata a documentação
no padrão, e encaminha para aprovação;

Coordenação do ▪ Após a aprovação o SGQ disponibiliza a documentação

SGQ X para acesso e controla na Matriz de Controle de
Documentação (Lista Mestra);

▪ Em relação aos Indicadores de Desempenho, o SGQ

após receber os dados dos processos/áreas realiza a
avaliação das métricas e resultados obtidos junto à Alta
Direção, disponibilizando em sequência os resultados
obtidos no quadro de Gestão à vista.

Demais ▪ Manter os documentos aplicáveis às suas respectivas

Colaboradores X áreas e ou controles, controlados e distribuídos de
acordo com a sistemática descrita neste procedimento.

3. DEFINIÇÕES / SIGLAS/ SÍMBOLOS

3.1. Estrutura da Documentação do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) da

***.: É o conjunto de todos os documentos (incluindo registros) que fazem parte do
SGQ da ***

3.2 Documentos: Define-se documento do SGQ como sendo a “Informação e o meio

no qual ela está contida”. O meio físico pode ser papel, magnético, disco de
computador de leitura ótica ou eletrônica, fotografia ou amostra padrão, ou uma
combinação destes.

Os tipos de documentos do SGQ são, mas não limitados a eles. O Manual do SGQ,
a Política do SGQ, Objetivos dos SGQ e os Formulários utilizados na realização dos
serviços, os documentos de origem legal, os procedimentos documentados e entre
outros pertentes e inseridos no DOC_SGQ_01 – Lista Mestra – Informação
Documentada.

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3.3 Registro: Documento que apresenta resultados obtidos ou fornece evidências de

atividades realizadas. Por exemplo, um formulário do tratamento de não conformidades
do SGQ totalmente preenchido, uma lista de presença de treinamento preenchida etc.

3.4 Indicadores de Desempenho: Gráficos contendo o resultado obtido por uma área,
frente a uma meta e objetivo estabelecido. É um instrumento de gestão essencial para
o monitoramento da eficácia das atividades/produtos/serviços da ****

4.DOCUMENTO DE REFERÊNCIA

ABNT NBR ISO 9001:2015 – Sistema de Gestão da Qualidade – Requisitos;

Item 7.5 do MAN_GE_01_Manual do Sistema de Gestão da Qualidade.

5. PROCEDIMENTOS/ METODOLOGIA

5.1 CONTROLE DE DOCUMENTOS

A documentação do Sistema de Gestão da Qualidade da V.V. Refeições Ltda., está

definida da seguinte forma:

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Os responsáveis pelo cumprimento da sistemática definida na documentação são

os departamentos/setores/áreas da ***
Os documentos do SGQ serão listados e controlados por meio do DOC_SGQ_01 –
Lista Mestra – Informação Documentada;
O preenchimento e gerenciamento da Lista Mestra são de responsabilidade do
setor de Gestão da Qualidade (SGQ). Sua distribuição de cópias da documentação
será disponibilizada, aos processos via pasta em rede e comunicados via e-mail, após
aprovação dos mesmos, com permissão de uso e consulta livre.

5.2 ELABORAÇÃO E REVISÃO DA INFORMAÇÃO DOCUMENTADA

Após a elaboração e/ou revisão do (s) documento (s) pelo setor responsável, sob
acompanhamento do setor de SGQ, devem ser encaminhados para avalição/aprovação
pelo gestor responsável, quando necessário, seus respectivos usuários devem ser
neles treinados. O registro de treinamento, se necessário, dar-se-á conforme as
diretrizes estabelecidas no procedimento PROC_RH_01 - Competência,
Conscientização e Treinamento.
A revisão dos documentos será em ordem sequencial e numérica, levando em
consideração a data de revisão;
O controle das revisões efetuadas será através do correto preenchimento do
cabeçalho das páginas dos documentos, versão, data, e controle das revisões com
histórico descrito no fim do procedimento. O Procedimento revisado deverá ser
encaminhado eletronicamente para o e-mail *** e deverá ser salvo na pasta de
Procedimentos do SGQ (em diretório/rede), indicando-se a nova versão;
Após a emissão de uma nova versão de documentos, é de responsabilidade da
Coordenação do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), remover imediatamente a
revisão anterior do documento em rede e disponibilizar a versão atual.

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Os documentos deverão ser revisados, a contar das sua última versão, e ao se

efetuar esta revisão, o gestor responsável deverá enviar para o e-mail ***, informando
sobre o motivo da mesma.

5.2.1 CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS DO SGQ

Quando for identificada a necessidade de evidenciar uma atividade conforme

procedimento, o documento/registro deve ser elaborado e incluído no DOC_SGQ_01 –
Lista Mestra – Informação Documentada;
Os registros e documentos são ferramentas que comprovam a efetividade das
ações descritas nos procedimentos da ***., sendo as principais evidências de eficiência
e cumprimento das diretrizes. Podendo ser: formulários, relatórios, planilhas, gráficos,
tabelas, quadros, cópias de documentos, processos, e etc.;
Devem ser identificados com título ou nome e/ou código sequencial do registro,
devem ser legíveis quanto à informação apresentada, evitando-se rasuras e/ou outras
ocorrências que venham a causar dúvidas nas informações registradas;
Os registros devem ser armazenados em instalações que forneçam condições
ambientais adequadas para prevenir danos, deterioração, perdas e, acima de tudo que
sejam prontamente recuperáveis quando necessários;
Os documentos serão identificados conforme nomenclatura/codificação abaixo,
exemplo:

PROC_SGQ_01
Tipo de Documento
Processo/Setor
Número do Documento

Toda a informação documentada deve ser elaborada seguindo a estrutura deste

procedimento, podendo também ser em modelo de Procedimentos, POP -
Procedimento Operacional Padrão, e Fluxo descritivo.

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Nota: Para a elaboração de um novo documento inerente à gestão, a Coordenação de

SGQ deverá ser consultada para orientar com relação as dúvidas quanto a
documentos, inclusão da nomenclatura/codificação, aprovação e divulgação dos
mesmos em rede eletrônica.
Os Procedimentos pertencentes aos processos da ***, devem ser estruturados com
os seguintes itens:

 Apresentação / Objetivo (s);

 Responsabilidades/Autoridade;
 Definições / Siglas / Símbolos;
 Documentos de Referência;
 Procedimento/Metodologia;
 Registros / Anexos.

Os documentos da ***, quando necessário podem ser emitidos em meio físico

(papel), contudo deverão ser identificados com a sistemática representada abaixo:

a) “CÓPIA CONTROLADA”: serve para identificar que o documento é uma cópia

autêntica, e controlada pelo setor de Sistema de Gestão da Qualidade;

b) “DOCUMENTO OBSOLETO”: serve para identificar um documento como uma

versão anterior a atual. Este documento sairá do seu ponto de uso e será arquivado
pelo período de 02 (dois) anos em meio eletrônico, ou ainda, por período
indeterminado para fins de consulta pelo setor de Sistema de Gestão da Qualidade;

c) “CÓPIA NÃO CONTROLADA QUANDO IMPRESSA OU SALVA NO

COMPUTADOR”: serve para identificar um documento que será utilizado para
propostas de mudanças/alterações ou outros fins onde sua remoção não será
necessária nos casos de revisão;

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d) “DOCUMENTO CANCELADO”: serve para identificar um documento que não

faz mais parte do Sistema de Gestão da Qualidade da ***. Este documento sairá do
seu ponto de uso e será arquivado pelo período de 01 (um) ano em meio eletrônico.

Documentação de Origem Externa: Os documentos de origem externa são

registrados na Matriz de Controle de Documentação Externa, sob responsabilidade do
setor de Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ).
Indicadores de Desempenho do SGQ: Todas as metas dos Indicadores de
Desempenho da **** são definidas no Planejamento Estratégico da Organização
(Objetivos, metas, responsáveis e ações em caso de não atendimento), definidos e
aprovados pela Alta Direção e gestores de cada processo. Estes indicadores devem
ser enviados ao setor de SGQ para avaliação dos resultados no prazo de 5 dias, após
início de cada mês.
Controle das Informações e Dados: Para garantir a salvaguarda dos dados
existentes de toda a informação documentada da ***., adota-se a utilização de cópias
de segurança (backups) para a sua manutenção e resgate em caso de perdas,
conforme os procedimentos e atividades do processo de Tecnologia da Informação
(TI).

6. REGISTROS

Registro I - DOC_SGQ_01 – Lista Mestra – Informação Documentada;

Registro II – Modelos de Carimbos ***.;

DESMONSTRAÇÃO DO EXEMPLAR

Registro II - Controle de Revisões.

CONTROLE DE REVISÕES

Emissão N.º Revisão N.º Página N.º Natureza da Revisão

Primeira emissão, atendendo ao requisito 7.5 Informação

01 00 Todas documentada, sendo necessária para a eficácia do Sistema
de Gestão da Qualidade da ***

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