INSTRUÇÃO DE TRABALHO IT-001

Revisão
07
Data
ANÁLISE DE REQUISITOS 15/05/2023
Páginas
1 08
ÍNDICE DE REVISÕES

REV. DESCRIÇÃO DAS ALTERAÇÕES

00 Emissão Inicial
01 Alteração do responsável e colaborador dos processos
02 Inserido item 5.3 – Prestação de serviços de transporte
Inserido Termo de aceitação de proposta comercial;
03
Inserida nota no item 7 da tabela 5.1 e Incluídos os Itens 7 e 8
Revisão geral do documento e alteração das responsabilidades de elaboração, análise e
04
aprovação.
05 Atualização do processo
06 Adequação ao compliance e atualização do processo
07 Revisão geral do documento e atualização de processos

Catia Correia Cesar

Gerente de Orçamentos e Aurélio Castro Ricardo Santana
Licitação Gerente de SGI Diretoria

ELABORAÇÃO ANÁLISE CRÍTICA APROVAÇÃO

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Revisão
ANÁLISE DE REQUISITOS 07
Setor/Contrato
SGI

1 OBJETIVO

Estabelecer a sistemática para assegurar que todos os requisitos de contratos são analisados,
garantindo que a Ideal tenha condições de atendê-los na íntegra, de forma a atender a legislação,
zelando pela integridade física de seus colaboradores e preservando o meio ambiente.

2 CAMPO DE APLICAÇÃO

Esta instrução é aplicada ao processo de análise e participações de editais de licitação e

solicitações de orçamentos.

3 DOCUMENTOS COMPLEMENTARES

 Cronograma
 Contrato de Prestação de Serviços
 Editais de Concorrência Pública, Tomadas de Preços, Carta-Convite e Pregões Eletrônicos e
Presenciais
 Circular de Esclarecimento
 FQ-30 Proposta Comercial Simplificada
 Carta Proposta Comercial

4 TERMOS E DEFINIÇÕES

4.1 Cetesb

Companhia Estadual de Tecnologia de Saneamento Ambiental – Órgão Ambiental do Estado de

São Paulo.

4.2 DEPRN

Departamento Estadual de Proteção de Recursos Naturais

4.3 Aspecto Ambiental

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Setor/Contrato
SGI

Elemento das atividades, produtos ou serviços de uma organização que pode interagir com o
meio ambiente.

4.4 Impacto Ambiental

Qualquer modificação do meio ambiente, adversa ou benéfica, que resulte, no todo ou em parte,
dos aspectos ambientais da organização.

5 RESPONSABILIDADE

5.1 Setores, Obras e Empreendimentos

A responsabilidade de execução deste procedimento é de todos os elaboradores de documentos

internos na empresa, tanto na matriz como nas obras.

5.2 SGI – Sistema de Gestão Integrada

Realizar o gerenciamento das ações deste procedimento.

6 RECOMENDAÇÕES DE SMS

Como forma de reduzirmos impactos ambientais, a preferência será pelo uso e distribuição de
cópias digitais, buscando diminuir a utilização de recursos naturais.

7 DESENVOLVIMENTO

7.1 Critério para Captação de Licitação

Na pasta Procedimentos Internos encontram-se as planilhas elaboradas denominadas “Termo

Definição Estratégia Pública e Privada” e “Termo Definição Estratégia Petrobras” atualizada
conforme o necessário junto com a diretoria e gerência dos raios (valores e locais).

7.2 Canais de Captação de Licitação

Sondar mercado para análise de oportunidades de negócios, onde as buscas serão feitas através
de Plataformas Digitais, e diretamente nos portais dos órgãos públicos etc. Onde o analista fica

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responsável pelas buscas indicado acima e verificando o escopo, valor global e o período da
obra.

7.3 Captação e Análise de Participação

Captar, junto ao órgão público, editais de licitações (concorrências, tomadas de preços, cartas
convites e pregões) e seus devidos anexos, e colocar na pasta para análise da gerência, juntamente
com a superintendência e diretoria quando necessário, e além da inspeção do valor global, período
da obra, escopo é analisado o prazo de protocolizar onde será verificado se há tempo hábil para o
orçamentista fazer o orçamento ou não, projetos, localidade da obra e estratégias da empresa.

Para o estudo das oportunidades captadas, é verificado atestado onde será analisado o quantitativo
dos itens de bens e serviços exigida pelo edital, conforme “Termo de Verificação de Atestado”.
Caso a Ideal ainda não tenha o quantitativo no atestado exigido pelo órgão, dependendo do caso
avaliamos a possibilidade de participar por similaridade de comprovação de atestados ou quando
identificamos que o instrumento convocatório exige itens que é possível que os serviços estejam
direcionados para alguma empresa cujo item seja muito específico, recorremos ao processo de
impugnar o edital.

Quando feita a análise dos editais e o escopo e valor não são compatíveis com o pretendido, ou não
houve tempo hábil para a elaboração de proposta, quando não atende a parte técnica e esgotado as
opções do item anterior as licitações são declinadas, conforme “Licitações Declinadas “.

Após avaliado os aspectos acima e a aprovação da gerência, a pasta com os arquivos da licitação sai
da pasta “Em Análise” e vai para “Em Andamento”, para o orçamentista disponível para elaboração
da proposta dar início ao processo de elaboração de proposta.

7.4 Processo de Orçamento

Após a decisão da gerência para participação da licitação, as licitações de escopo civil e

manutenção industrial são destinadas aos orçamentistas de cada área, onde é iniciado o processo
orçamentário, onde é feita a análise pelos orçamentistas dos documentos necessários para
entregar no processo licitatório (demonstrativo de formação de preços, cronograma, composições
de preços, etc.) e os pontos de atenção do contrato.

É feito um checklist para dar andamento no processo orçamentário, conforme “Checklist de

Orçamento” no qual constam as informações do processo licitatório com as considerações
necessárias, como local que será realizado a obra, data base e data de reajuste do contrato,
distância média de transporte (DMT), prazo de pagamento e de execução, BDI, para que o valor
ofertado seja objetivo, estando consoante os parâmetros estabelecidos.

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Setor/Contrato
SGI

Partindo disso, é realizado o levantamento de curva ABC da planilha orçamentaria com os

principais insumos e serviços, para elaboração do histograma de equipamentos e para
encaminhar via e-mail para o comprador realizar as cotações conforme a região da obra. Os
orçamentistas verificam as alíquotas dos locais com o Setor da Controladoria e as Convenções
Coletivas Trabalhistas com o Setor Jurídico.

Após realizado os estudos dos projetos, termo de referência, feita as cotações de insumos e
chegar em um valor no orçamento, é apresentado as diretrizes do orçamento para a gerência e
depois em reunião, apresentado para a Diretoria e CEO, para assim definir o preço final. As
premissas adotadas nessa reunião são registradas em ata e assinado por todos.

Quando se trata de obras de grande vulto, é realizado uma reunião, com o CEO e a Diretoria para
definir as premissas do contrato de forma mais minuciosa, na qual é registrado em ata.

7.5 Andamento do Processo Licitatório

Realizar visita técnica ao local do serviço, fotografando o mesmo, quando aplicável, conforme o
modelo de relatório de visita técnica, item da Análise de Requisitos, quando exigido pelo órgão
ou quando se fizer necessário.

Esclarecer quaisquer dúvidas que existirem nos editais, tanto técnicos quanto de documentação.

Acompanhar no órgão se houve qualquer alteração de data ou eventual esclarecimento.

Realiza orçamento do serviço solicitado com base nos termos e anexos dos editais de licitação.

Separar toda a documentação exigida pelo edital, dentro dos prazos de validade, encaminhar para
o Analista fazer a conferência e após a conformidade, é feito a numeração, índices com termo de
encerramento dos documentos e o processo de digitalizar todos os documentos exigidos no edital
(habilitação e proposta).

Após elaboração e aprovação da Proposta, através do “Termo de Aprovação Proposta” e

preparação dos documentos, e feito o envio por meio de Portal Eletrônico (quando na
modalidade eletrônica) ou quando convites de empresas privadas por Portais próprios ou por e-
mail.

7.6 Das Sessões

A gerência indicará um funcionário de confiança, de boa índole a protocolar e participar da

sessão, não é necessário a presença única e exclusiva dos funcionários que contem procuração
onde o Presidente dá os poderes legais para participação e ilimitado os poderes durante a sessão,
o representante legal (procurador) poderá credenciar um funcionário outorgando a este poderes
para a participação.

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7.7 Acompanhamento e Arquivo

Após a sessão é feito o acompanhamento do processo até a homologação, os documentos como

as atas de sessões, de julgamento e de resultado são inseridas nas pastas das respectivas
licitações na rede na pasta “Aguardando” e os arquivos físicos são arquivados nas pastas.

Após a finalização do processo (homologação), a pasta da licitação é direcionada para

“Aprovadas” caso venha a ser vencedora, e assim após assinatura do contrato o processo é
direcionado para o setor de Engenharia e Planejamento para execução. Caso não venha a ser
vencedora a licitação passa para pasta “Reprovadas”.

Nota1: Durante a participação de licitações, os representantes da Ideal manterão contato

exclusivamente com o canal de informações oficiais dos clientes públicos, não sendo permitidos
reuniões extraordinárias, encontros, troca de informações particulares. Todos as comunicações
devem ser registradas por e-mail.

Todos os relacionamentos com órgãos públicos devem seguir as regras previstas no edital, na
Lei das Licitações (8.666/13) e na Lei Anticorrupção (12.846/13), Lei 13.243/2016, Lei
14.133/21, Lei 13.303/16 bem como em todas as leis aplicáveis ao setor, as quais também
preveem condutas tipificadas como crimes.

Qualquer indício ou sugestão de suborno, corrupção ou fraude do processo licitatório deve ser
comunicado à Função Compliance / Comitê de Ética, por E-mail ou Canal de Denúncia.

Item Atividades Responsável Colaborador Registro

Sondar mercado para análise de Gerência de Analista de
01 ---
oportunidades de negócios Licitação licitação
Captar, junto ao órgão público e privados, Concorrências
editais de licitações (concorrências, tomadas Públicas, Tomadas
de preços, cartas convites e pregões) ou Analista de Auxiliar de Preços, Cartas
02
solicitações de orçamento, para contratação Licitação Administrativo Convites e Pregões
de serviços, incluindo requisitos de legislação Eletrônicos e
aplicável. Presenciais.
Administração
Analisar termos contratuais contidos nos Analista de
03 Contratual/Jurídic ---
editais ou nas solicitações de orçamento. Licitação
o
Realizar visita técnica ao local do serviço, Solicitação via e-
04 Gerência Engenheiro
fotografando o mesmo, quando aplicável. mail.
Esclarecer quaisquer dúvidas que existirem
Analista de Circular de
05 nos editais, tanto técnicos quanto de Orçamentista
Licitação Esclarecimento
documentação, realizando eventuais ajustes.
06 Realiza orçamento do serviço solicitado com Orçamentista Orçamentista Planilha
base nos termos e anexos dos editais de Orçamentária,
licitação ou solicitações de orçamentos. Demonstrativos de
Formação de
Preços, Cálculos de
BDI, Composições,

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Setor/Contrato
SGI

Encargos Sociais e
Proposta Comercial
Simplificada.
Se a documentação do Cliente estiver Contrato de
07 Jurídico
conforme e Proposta Comercial aprovada, Jurídico Prestação de
Engenharia
elabora-se contrato e inicia-se as atividades. Serviço.
Negociar com cliente quaisquer ajustes na Gerente de
Planilha
08 proposta. Elabora-se nova proposta (mesmo Orçamento e Orçamentista
Orçamentaria
número, nova revisão). Licitação

8 REFERÊNCIA

MSGI – Manual do Sistema de Gestão Integrada

IT 007 Instrução de Trabalho – Controle de Operação

9 REGISTRO

FQ 30 – Proposta Comercial Simplificada

10 ANEXOS

Sem anexos para esta instrução.

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