N° PO-010

COMPRAS Revisão: 03 Data:18/04/2023

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1. OBJETIVO

Este procedimento tem por finalidade definir critérios institucionais para solicitação de
compras, seja de produtos ou contratação de serviços, contemplando requisitos
necessários para a construção e qualificação do processo de compras, alinhado aos
demais processos administrativos e a ampliação de sua transparência e corroboração
para seu cumprimento.

2. DEFINIÇÕES

TBA DE COMPRAS - Tabela Básica para Aprovação de Compras: apresenta as

categorias e os respectivos limites de alçada para aprovação de compras de materiais,
produtos e serviços.
NÍVEIS DE COMPETÊNCIA - Escala hierárquica estabelecida para a execução de
determinadas tarefas e/ou atos, bem como para fins de aprovação das compras de
materiais, produtos e serviços.
LIMITES DE ALÇADA - Conjunto de valores monetários que compõem a TBA de
compras e que determinam o teto máximo de aprovação para cada um dos níveis
hierárquicos na estrutura organizacional da Energy Substation.
SIENGE – ERP Enterprise Resorce Planning.

3. ABRANGÊNCIA
Aplica-se a todos os solicitantes de compra, compradores e gestores.

4. PROCEDIMENTO
4.1. ETAPAS PARA REALIZAÇÃO DE COMPRAS
Com o intuito de dar maior agilidade, garantindo o cumprimento da governança nos
processos de compras de produtos e serviços pela Energy Substation, as etapas abaixo
devem ser seguidas (exemplificadas em Anexo 1), sem as quais fica vedada a emissão
de Pedido de Compras e ou assinatura de Contrato:
a) Solicitação de compras/serviços;
b) Aprovação da solicitação;
c) Cotações de preço (Negociação);

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d) Aprovação da cotação;
e) Pedidos de compra;
f) Aprovação do pedido de compra.
Maiores esclarecimentos sobre as etapas de compras podem ser observados em
Anexo 2 – Fluxograma do processo de compras.
É importante destacar que a plataforma Sienge possui um portal de aprendizagem
(Imagem 1), onde é possível acessar as instruções passo-a-passo das ações
necessárias para cada etapa do processo de compras:

Imagem 1 - Link portal de aprendizagem

4.1.1. SOLICITAÇÕES
4.1.2. SOLICITAÇÕES DE COMPRAS
Sempre que houver a necessidade de aquisição de algum item ou serviço, um usuário
com acesso ao SIENGE e perfil habilitado, deve realizar a solicitação de compras de
todos estes itens que serão utilizados nas obras e/ou sede administrativa.

A abertura da solicitação de compras é obrigatória, uma vez que é o início do processo

de compras dentro do ERP, salvo exceções descritas no tópico 4.1.2.1.

Para as solicitações de obras, preferencialmente, deverá ser utilizado como ferramenta

de apoio e planejamento o FQ-022 - Mapa de Suprimentos que deverá ter a interação
do setor de planejamento e compras.

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Para realizar a solicitação de compras é necessário que o insumo esteja devidamente

cadastrado da forma mais completa possível, ou seja, o solicitante deve incluir em
observações todas as informações necessárias para a aquisição correta do insumo, e
atentar-se à descrição do item, que deve condizer exatamente com o que está sendo
solicitado (metragem, tamanho, volume, cor, especificação técnica, etc.).

NOTA: Deve ser lembrado sempre que o setor de compras não possui conhecimento técnico
de todos os materiais solicitados, portanto para realizar cotações é importante que o
comprador tenha recebido todas as informações necessárias para a compra do
material/serviço que atenderá a obra/solicitante.

Caso o item não esteja cadastrado, ou a descrição não esteja condizente com o
necessitado, o solicitante deverá enviar um email para os administradores do sistema
e/ou time de suporte, requisitando a inclusão/cadastro do item no sistema, informando
todas as informações e características necessárias, o grupo de insumo que deve ser
cadastrado e a unidade de medida utilizada para aquele item.

A solicitação de compras deverá ser inserida em sua totalidade, evitando o

fracionamento do pedido. O fracionamento é quando uma solicitação de compras ou
pedido é dividido em quantidades para não ultrapassar o limite de valor estabelecido ou
o mínimo de cotações para aprovação.

É importante ressaltar que as solicitações devem ser realizadas sempre de forma

antecipada, atentando-se ao tempo de atendimento estabelecido no item 4.3 deste
procedimento.

Como ferramenta de auxílio para abertura de solicitações de compras, é possível

consultar os treinamentos 07 e 13 que relatam e exemplificam os passos necessários
e estão disponíveis em: https://sites.google.com/energysubstation.com.br/energy-
substation/treinamentos?authuser=0 (Intranet).

Caso haja necessidade de exclusividade de um único fornecedor para compra de um

material ou serviço, o solicitante deve sinalizar a exclusividade nas observações da

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solicitação, preencher o formulário FQ-093 – Carta de exclusividade, e enviá-lo por

email ao comprador, com cópia ao gestor imediato e gestor financeiro para aprovação.
O assunto do email deve ser formulado da seguinte maneira:

EXCLUSIVIDADE – SC nº 0000 – NOME DA OBRA

4.1.2.1. Exceções para solicitação de compras

Será dispensado a necessidade de abertura de solicitação de compras via Sienge para

as seguintes situações:
• Compras via cartão de crédito Energy (diretrizes em PO-037);
• Compras online (apenas para materiais administrativos);
• Compras para sede administrativa já realizadas em lojas físicas como a Wogel,
papelaria, etc.

Embora seja dispensado a abertura da solicitação de compras no sistema, nestes casos

deverá ser enviado um email solicitando aprovação do responsável, de acordo com a
alçada de aprovação, e com cópia para o time financeiro, contendo as seguintes
informações:
• Justificativa da compra
• Quantidade
• Descrição completa
• Link (Caso aplicável)
• Custo estimado

Os demais pedidos deverão seguir o fluxo normal via Sienge, mesmo que durante as
cotações opte pela compra online.

4.1.3. CONTRATOS E MEDIÇÕES

A solicitação de serviços deverá ser utilizada para toda necessidade em obra que
perdurará acima de 30 dias (exemplo: locação, fornecimento de concreto,
equipamentos, serviços etc.).

Os processos para efetivação de contrato são:

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Solicitação de Aprovação da Negociação e Aprovação do Envio para o

serviços solicitação cadastro do contrato fornecedor
•Solicitante •Aprovador contrato •Aprovador •Compras
•Compras

Durante ou após a execução do serviço serão realizadas medições no Sienge que

servirão como autorização para o pagamento parcial/integral da nota fiscal do
serviço/material contratado. Estas medições no sistema só serão efetuadas após o
responsável receber o FQ-045 – Boletim de medição e assim o fluxo de pagamento
seguirá conforme TAB-004 – Fluxograma BM Serviço

4.1.4. COTAÇÕES
As cotações deverão ser realizadas mediante a solicitação de compra via ERP
SIENGE.

Para emissão de um pedido de compras é necessário realizar no mínimo 03 (três)

cotações.

4.1.4.1. Conferência e Análise das Cotações

São responsabilidade do comprador:
• Verificar se o item cotado pelo fornecedor é o mesmo da solicitação. Ex.
Descrição, unidade de medida, etc.
• Verificar prazo de entrega e de pagamento se estão em conformidade com as
necessidades de aquisição.
• Verificar se a cotação possui informações padrões como: os contatos e dados
para faturamento da empresa, logo, valores, descontos, data de validade das
condições.

Em qualquer um dos casos, mencionados acima, que apresentem divergências, o

comprador deverá entrar em contato com o fornecedor e solicitar a correção da cotação.

Após a conferência o comprador irá cadastrar, no SIENGE, os fornecedores e valores

cotados, para que seja elaborado o Mapa de Cotações que é enviado para enviado
para aprovação da negociação.

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4.1.4.2. Dispensa de cotação

Para compras de materiais de uso constante (Ex: agregados, madeiras, concreto, etc.),
recorrentes à mesma obra específica e preservada a mesma condição
técnica/comercial de um pedido já aprovado, é dispensada nova cotação.
Situações não previstas neste procedimento, deverão ser submetidas ao gestor
imediato.

4.1.4.3. Compras emergenciais

Classificam-se como compras emergenciais aquelas que possam ocasionar atrasos
significativos em obras ou comprometer o trabalho e que não puderam ser previstas
antecipadamente, como: falta de insumos para término de obras que comprometa o
planejamento, demandas pontuais providas de situações adversas, acidentes de
trabalho, que podem gerar impacto direto ao negócio e as instalações da empresa, etc.
Para esses casos o solicitante deve abrir a solicitação de compras via Sienge, sinalizar
obrigatoriamente nas observações da solicitação que esta compra é emergencial,
notificando via telefone/email o responsável imediato para aprovação da solicitação e
o comprador, justificando o motivo da emergência, e assim será autorizado/orientado a
realizar a compra diretamente em fornecedores locais previamente cadastrados.

Nestes casos, a responsabilidade pela compra é do solicitante/gestores imediatos, uma

vez que o setor de compras não é envolvido previamente no processo.

4.1.5. EMISSÃO DO PEDIDO DE COMPRAS

Os pedidos de compra são gerados pelo ERP SIENGE sob comando do comprador.
Para que um pedido de compra seja emitido, é necessário que toda tratativa com o
fornecedor vencedor esteja formalizada, atualizada e a negociação esteja aprovada.

4.2. ALÇADAS DE APROVAÇÃO

Nesta etapa, os responsáveis definidos na Tabela 1 – Aprovação de Cotação, abaixo
prevista, devem analisar todos os requisitos técnicos e comerciais, incluindo os riscos
envolvidos na aquisição, para a aprovação da cotação de produtos e ou serviços.

(i) Tabela 1 – Aprovação de cotação (TBA Cotação)

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Valor da Prazo máximo

Nível Responsáveis Aplicação
solicitação para aprovação
Gerência Adm
I Obras ou administrativo ≤ R$1.000,00 Até 02 (dois) dias
e Financeira
II CEO Diversa > R$1.000,00 Até 02 (dois) dias

4.3. TEMPO DE ATENDIMENTO

O Processo de compras contempla materiais e serviços, grupos e etapas do processo
de cada área envolvida, devido a grande complexidade de aquisições são necessários
diferenciar o tempo de compra conforme a dificuldade de aquisição.

O processo aquisitivo completo, do ponto de vista de atendimento ao cliente, contempla

as seguintes etapas e respectivos prazos de atendimento:

• Processo de compra: recebimento da solicitação de compras, análise, cotação,

avaliação, negociação, emissão do pedido de compras, envio ao fornecedor;
• Aprovação sistêmica de todas as etapas;
• Processo de Entrega (Fornecedor): recebimento do pedido de compra pelo
fornecedor até a entrega dos produtos / serviços;

Para que o tempo do processo de compras seja cumprido, é necessário também contar
com a precisão do fornecedor, este que possui tempos de entrega diferenciados, tudo
irá depender do item, da complexidade ou necessidade da compra.

Desta forma, a tabela abaixo apresenta os tempos de atendimento estipulados para

cada grupo de materiais:

(ii) Tabela 2 – Tabela de especificação de tempo de atendimento

Tempo de atendimento
Tipo de compra
Compras Aprovador Fornecedor
Materiais comuns de construção civil 03 03 03 à 05
(Ex: Agregados, madeiras, etc.)
Materiais especiais de construção civil 07 03 10 à 90
(Ex: Pré-moldados, concreto, etc.)
Materiais elétricos comuns 03 03 05

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(Ex: Cabos e conectores ≤ 10mm2, eletrodutos ≤ 1”, etc.)

Materiais elétricos especiais 07 03 15 à 60
(Ex: Cabos/conectores > 10mm2, eletrodutos > 1”)
Equipamentos elétricos 20 03 90 à 240
Equipamentos elétromecânicos 20 03 90 à 240
Insumos administrativos 05 03 02
Insumos e equipamentos administrativos diversos 10 03 10
Serviços 15 03 Conforme escopo
EPIs e EPCs 07 03 20

Observações:
• Prazos estimados em dias úteis;
• Os prazos serão considerados a partir do momento em que o setor de compras
recebe a solicitação de compra já aprovada no SIENGE;
• Não será considerado no prazo solicitação de compra recusada mediante a
falta de informações ou aprovação.

4.4. DETALHAMENTO DAS ATIVIDADES

O detalhamento das atividades do setor de compras, bem como as entradas e saídas
do processo podem ser observados em FQ-084 – Mapa de processo – Compras.

4.5. PRÉ-REQUISITOS PARA SELEÇÃO DOS FORNECEDORES

A empresa define como preferência, o desenvolvimento de fornecedores locais, ou seja,
próximo às obras em execução, sendo compromisso do setor de compras realizar a
consulta do cadastro e atividade no site Sintegra (http://www.sintegra.gov.br), salvando
o pdf da pesquisa do referido fornecedor na pasta G:\Drives compartilhados\8 -
Compras\8.2 - Fornecedores\8.2.3 - Cadastro de Fornecedores antes de cadastra-los
no Sienge, fazendo com que o processo de compras seja orientado pelas seguintes
diretrizes:
a. Para compras estratégicas (itens críticos): necessária que a homologação
preceda a contratação do fornecedor. A homologação consiste em analisar o conjunto
de documentações correspondentes ao produto/serviço que será adquirido/prestado,
por uma empresa contratada por compras, que retornará informando se o fornecedor
está ou não homologado. Dentre estes documentos, o FQ-016 – Questionário de
Autoavaliação do Fornecedor é enviado aos novos fornecedores de itens estratégicos
que serão cadastrados. Esta autoavaliação será válida até o momento da realização
FQ-012 – Avaliação de Fornecedores, que é realizada semestralmente.

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b. Para os demais fornecedores, a homologação poderá ser feita através de:

consulta Sintegra, visita presencial para avaliação de capacidade técnica, teste prático
do produto, avaliação da prestação de serviço, dentre outros.

Todos os fornecedores homologados podem ser consultados através do ERP Sienge,

que denomina estes fornecedores como “ativos”.

Os fornecedores homologados de equipamentos, materiais e serviços estratégicos são

descritos no FQ-095 – Fornecedores Estratégicos que deve ser atualizado pelo setor
de compras sempre que novos fornecedores forem desenvolvidos.

Do mesmo modo, todos os fornecedores que não possuíram boa avaliação, ou não
obtiveram bom resultado na prestação de serviço ou produto de qualidade não
desejada, e portanto não devem ser contratados, devem ser evidenciados pelo setor
de compras no FQ-050 – Blacklist Fornecedores, que servirá de consulta sempre que
necessário. Além disso, os administradores do ERP deverão ser informados para
configurar tais fornecedores como “inativos”.

4.6. Recebimento e entrega de materiais

A entrega dos materiais pode ocorrer diretamente na obra, desde que esteja
cadastrado esta informação no pedido de compras. Deve-se atentar e respeitar ao
horário de recebimento da obra e designar um responsável para receber o material.

Para a Sede administrativa o horário de recebimento será das 7:30 às 17:30 hrs de
segunda a sexta-feira.

5. REGISTROS
PROTEÇÃO RECUPERAÇÃO DISPOSIÇÃO
IDENTIFICAÇÃO ARMAZENAMENTO TEMPO DE
(como é (como é (após tempo
(Nome / número) (local de guarda) RETENÇÃO
armazenado) arquivado) de retenção)
FQ-012 – Avaliação de Arquivo
Compras Por revisão Permanente Não se aplica
Fornecedores digital
FQ-016 – Questionário
Arquivo
de Autoavaliação do Compras Por fornecedor Permanente Não se aplica
digital
Fornecedor
FQ-045 – Boletim de Arquivo
Obras Por serviço 3 anos Backup
medição Digital

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FQ-050 – Blacklist Arquivo

Compras Por revisão Permanente Não se aplica
Fornecedores digital
FQ-084 – Mapa de Arquivo
Qualidade Por revisão Permanente Não se aplica
processo Digital
FQ-092 – Compras Arquivo
Compras Por contrato 3 anos Backup
emergenciais Digital
FQ-095 – Fornecedores Arquivo
Compras Por revisão Permanente Não se aplica
Estratégicos Digital
Fornecedores Ordem
Compras Sienge Permanente Não se aplica
homologados alfabética
Ordem
Pedido de compra Compras Sienge Permanente Não se aplica
cronológica
Consulta de cadastro e Arquivo
Compras Por CNPJ Permanente Não se aplica
atividade do fornecedor Digital

6. HISTÓRICO DE REVISÃO
REVISÃO DATA DE EMISSÃO MOTIVO DA REVISÃO
00 05/03/2021 Emissão inicial
01 13/04/2022 Revisão geral
02 22/07/2022 Revisão geral
03 18/04/2023 Padronização de formatação e revisão geral

7. RESPONSABILIDADE
ELABORADO POR REVISADO POR APROVADO POR
Flávia Magalhães Renato Santos Cristiano Rocha
Analista Administrativa Coordenador de Qualidade Gerente Adm/Financeiro

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8. ANEXOS
Anexo 1 – Processo de compras Sienge

Anexo 2 – Fluxograma do processo de compras

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