Processo de compras: passo a passo

Ainda confuso? Vamos detalhar abaixo o passo a passo completo de um processo de compras
padrão. É claro que alguns elementos podem variar entre uma empresa e outra. No entanto, o
importante é ter um processo com fluxos padronizados, onde todos os envolvidos saibam
exatamente quais são as atividades necessárias em cada etapa, e o que precisa ser feito na
fase seguinte.

Pedido de compras

O pedido de compras é uma solicitação de aquisição de bens e serviços que serão usados por
um departamento da empresa (ou vários). Ele é preenchido de acordo com as necessidades de
cada time, mas é importante que o departamento Financeiro padronize essas solicitações.

Algumas informações que precisam constar são: produto ou serviço a ser comprado, o
orçamento, o grau de prioridade dessa compra, o prazo para a chegada do bem/prestação do
serviço, possíveis fornecedores referenciados, etc.

Aprovação do pedido

Feita a solicitação, ela vai precisar ser analisada e aprovada por uma liderança responsável.
Isso evita gastos desnecessários ou imprecisos. Essa autorização pode ser emitida por email ou
até em papel, mas esses métodos são muito arriscados e informações podem ser perdidas.
Mantê-las em um software de gestão de processos é a melhor saída nesse sentido.

Emissão da ordem de compra

Após aprovada, a solicitação se torna uma ordem de compra. É um documento enviado aos
fornecedores interessados, com um código específico. Se você ainda não tiver escolhido quem
vai prestar o serviço/vender o produto pedido, esse é o momento de receber todas as
cotações de potenciais fornecedores, e optar pela melhor opção de custo-benefício.

Assinatura do contrato

Uma vez analisada e aceita a oferta do fornecedor, a empresa compradora deve elaborar um
contrato, que deve ser assinado pelas partes. Nesse contrato, devem ser detalhados todos as
condições relevantes para a compra, incluindo ajustes no serviço, como serão solucionados
problemas com a qualidade da transação e datas de entregas.

Entrega do bem/serviço

É hora de receber o objeto da compra! Nesse momento, a empresa precisa ficar atenta aos
prazos, e cobrar o fornecedor em caso de atrasos. É nessa etapa que acontece também o
controle de qualidade dos produtos entregues — para que o fornecedor seja imediatamente
notificado caso algo esteja errado, e possa resolver a situação bem rápido. Em geral, uma nota
fiscal é emitida pelo fornecedor, confirmando o preço e o escopo dos serviços prestados.
Verificação em três etapas

É o nome que se dá à conferência da mercadoria/serviço entregue com três fases de

documentação: a solicitação de compra, a Ordem de Compra e a nota fiscal enviada pelo
fornecedor. Se tudo estiver correto, o processo de compra pode seguir para a conclusão.

Conclusão e pagamento

Se tudo deu certo até aqui, é hora de encaminhar a nota fiscal e as informações do fornecedor
para que a equipe competente no departamento Financeiro providencie o pagamento