Passo 01: Identificando Necessidades / Solicitações

A primeira etapa é identificar a necessidade de uma compra. Isso acontece por

meio de uma requisição de alguém externo ao time financeiro ou por meio de
um processo interno de identificação de compras recorrente. A requisição de
compra é enviada para a equipe que irá analisá-la e iniciar todas as etapas.

As solicitações de compra podem ser criadas e enviadas em diversos formatos,

como pedidos em papel, ligações, emails ou por meio de um software
específico. Como já dissemos, um dos primeiros entraves na compra é a falta de
padronização, principalmente no recebimento das solicitações. É fácil se perder,
por isso é preciso gerenciar o fluxo eficientemente. 

Passo 02: Triagem

A requisição de compra deve conter a descrição completa dos produtos ou

serviços a serem adquiridos. Por isso, reiteramos a necessidade de um
formulário detalhado com campos obrigatórios. Depois que a solicitação é
enviada, cabe à equipe de compras revisar sua descrição e detalhes antes de
prosseguir.

Itens como disponibilidade de orçamento, necessidade da compra e verificação

legal podem ocorrer aqui. Se tudo estiver OK, a solicitação passa para a
aprovação do gerente. Somente após a aprovação ela se tornará um pedido de
compra efetivamente. Se a compra for rejeitada, o solicitante receberá uma
notificação com o motivo da recusa.
Passo 03: Aprovação de Gerente

Depois de analisar a solicitação, é hora de validá-la. Cada departamento possui

um ou dois gerentes que aprovam as solicitações, dependendo do custo total
do produto. Esse tipo de aprovação geralmente requer um follow-up da equipe,
o que pode levar algum tempo se a comunicação entre os envolvidos não for
eficiente.

O fluxo da aprovação depende da complexidade da solicitação. Se for uma

compra comum (material de escritório, bens, equipamentos), o gerente deve ser
capaz de aprovar por conta própria. No entanto, as compras que consideram a
contratação de um novo serviço ou novo software provavelmente precisarão
passar por uma avaliação do comitê de software ou validação do time legal e de
segurança.

Passo 04: Cotação

Quando a solicitação é aprovada pelo gerente, é hora de cotar opções para o

pedido de compra. As requisições se tornam solicitações de cotação que são
enviadas aos fornecedores. Você pode já ter uma seleção de fornecedores com
quem trabalha ou talvez busque por novas opções para um pedido específico. 

Fornecedores em potencial enviam seus orçamentos e a equipe analisa as

cotações para selecionar a que melhor se adequa à compra. Critérios como
preço, termos e condições, localização, confiabilidade, especificações técnicas e
tempo de entrega devem ser cuidadosamente avaliados, assim como a relação
entre o comprador e fornecedor.
Passo 05: Aprovação de Compra

Quando o melhor fornecedor é selecionado, é hora de uma aprovação final. Ela

geralmente envolve o gerente do centro de custo ou o gerente do financeiro,
dependendo das regras do seu processo. Por exemplo, o gerente pode aprovar
compras abaixo de um valor específico (R$1.000), mas se a compra for superior
ao referido valor, o CFO deve ser envolvido.

É preciso analisar o pedido de compras, a nota de recebimento e a fatura antes

de aprová-la para pagamento. Essa verificação ajuda a decidir se a fatura deve
ser paga parcialmente ou totalmente. As disparidades devem ser corrigidas para
evitar cobranças extras, atrasos no pagamento ou danos às relações com os
fornecedores.

Passo 06: Pagamento 

Depois que todas as etapas anteriores foram seguidas, é hora do pagamento.

Lembre-se de que qualquer alteração ou cobrança de última hora pode precisar
passar por outro processo de aprovação antes que a compra seja feita. Quando
aprovado, o pagamento é emitido para o fornecedor. Normalmente, a equipe
de compras busca descontos no pagamento antecipado e outros incentivos,
evitando taxas.

As equipes de compras normalmente usam sistemas de ERP (como NetSuite,

SAP ou TOTVS) ou outros sistemas financeiros para enviar e emitir notas fiscais
e ter controle das transações realizadas. Entretanto, mesmo que esses sistemas
forneçam uma solução para contabilidade, encargos e equilíbrio financeiro, eles
carecem de autonomia. 

Eles acabam acorrentando o time de compras a uma equipe externa de TI para

fazer alterações simples no processo, que podem levar horas para implementar.
O processo se torna pouco personalizável e muito mais lento.
Passo 07: Entrega

A última fase do processo de compra é a entrega — quando as mercadorias e

produtos são entregues ao funcionário ou à empresa. Um contrato assinado
também pode ser classificado como entregue, dependendo das regras do
processo. É bom ficar de olho nos prazos e ter uma etapa de verificação final
com o solicitante para garantir que a entrega foi realizada corretamente.