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COMO FACTURAR E COBRAR HONORÁRIOS EM 5 PASSOS

As suas práticas de cobrança, estrutura de honorários e o modo como comunica o valor do seu trabalho
podem reforçar a relação de confiança advogado-cliente, mas é da sua competência garantir que os
clientes percebam, reconheçam e concordem com os seus honorários e as suas práticas de cobrança antes
que qualquer trabalho seja realizado.

1. A CONSULTA INICIAL

A consulta inicial define o tom para toda a relação. Nesta consulta deve ser definido o âmbito do
compromisso, identificar os resultados que o cliente deseja alcançar, estabelecer o valor do acordo com
o cliente e eliminar quaisquer objeções ou equívocos. Para além disso, é importante referir os
procedimentos do escritório com que o cliente terá contacto. É crucial fazer perguntas de qualidade e
despender bastante tempo a ouvir o cliente, em vez de falar.

Muitas das queixas sobre as despesas legais surgem pela surpresa, ou pelo facto de os clientes não terem
entendido o compromisso original em vez de ser um problema com os honorários. Lembre-se que um
cliente poderá não saber o que um típico acordo legal envolve; você tem de o “educar”.

Fale sobre os seus honorários em termos do valor que o cliente vai receber em vez de falar do custo
associado a providenciar esses serviços ou o número de horas necessário para concluir o processo.
Explique como os seus honorários são calculados e dê ao seu cliente a oportunidade de fazer perguntas.
Quer cobre por hora de trabalho ou use uma taxa de honorários fixos ou qualquer outra combinação,
deixe algum espaço para questões inesperadas e não dê garantias.

Não interessa como cobra os seus serviços, a sua consulta inicial e o seu acordo do processo devem cobrir
estas despesas e assuntos financeiros:

• O âmbito dos serviços a serem fornecidos;


• As suas taxas e como elas serão calculadas (por hora, se são fixas, contingentes, taxa de sucesso
ou outra combinação);
• Se existe um limite máximo para os seus honorários;
• Se os honorários estão vinculados aos resultados;
• A frequência das facturas e quando o pagamento vence (a cada factura, a cada 15 dias, etc.);
• O formato das facturas e o que irão conter;
• As circunstâncias e variáveis que poderão afetar os honorários;
• Como a sociedade aceita os pagamentos e os termos e condições d esses métodos de
pagamento;
• Custos e despesas adicionais que possam ocorrer, tais como: custos com testemunhas
especializadas, taxas de justiça, taxas de avaliações, assim como é responsável por os pagar e
quando;
• Informação sobre rescisão por não pagamento ou outras consequências, incluindo juros e taxas
a serem cobradas por pagamento tardio;

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É uma boa ideia fazer com que o cliente inicie o pagamento dos honorários no acordo durante a primeira
consulta enquanto lhe explica. Alguma resistência aos honorários é normal. Pode reduzir essa resistência
ao assegurar que o seu cliente entende o âmbito do processo, os passos necessários envolvidos e, se
possível, relacionando os seus honorários com os objetivos e valores do cliente.

Um cliente que ofereça demasiada resistência aos honorários na consulta inicial poderá não valorizar o
seu serviço ou o resultado final do processo poderá não justificar os seus honorários. Aqui poderá ser
também necessário rever a forma como está a posicionar o seu valor, o valor do escritório e o valor que
o cliente irá obter. Neste ponto a linguagem que utiliza é muito importante!

Por outro lado, se nenhum dos seus clientes tiver um bocadinho de resistência em relação aos seus
honorários, então os seus honorários talvez estejam muito baixos e talvez seja altura de os subir ou o
cliente não irá pagar…

COBRAR OU NÃO COBRAR A 1ª CONSULTA?


Cobrar pela consulta inicial pode ser uma boa forma de evitar maus clientes. Muitos advogados
perceberam que quando o cliente tem de pagar um valor pela consulta inicial o resultado é: menos tempo
passado com clientes indecisos que não estão certos da sua questão ou que não valorizam o seu tempo e
dinheiro, e menos problemas no futuro.

Por outro lado, pode dizer ao cliente que o valor da Consulta inicial será descontado nos valores dos
honorários, caso o cliente decida avançar.

2. COMO ORÇAMENTAR OS HONORÁRIOS?

Os clientes estão preocupados com o custo total e com o resultado que vão obter.

Coloque na sua mente que independentemente dos seus colegas advogados usarem o mesmo método de
cálculo dos honorários, não significa que não possa desenvolver um sistema de honorários diferente para
os seus clientes.

Ofereça uma estrutura de honorários diferente, opções de serviços, ou proponha um adiantamento pelo
processo. Forneça opções ou planos de pagamento para facilitar o pagamento aos clientes. Forneça
incentivos para pagamentos a pronto ou descontos ocasionais para clientes de longa data que pagam a
pronto. Premie os clientes mais antigos e regulares.

No mínimo forneça ao cliente um orçamento ou valor estimado do total dos honorários. Desenvolva o
orçamento com o cliente para que ele possa ter algum controlo sobre o processo. Baseie a estimativa ou
orçamento com base naquilo que o cliente deseja e nas expectativas realistas daquilo que vai acontecer
durante o processo.

Você poderá não ser capaz de prever tudo o que poderá acontecer durante o processo, mas deverá
conhecer as variáveis possíveis e as coisas que podem correr mal, muito melhor do que os clientes.
Descreva-os com antecedência para manter as disputas de facturação no mínimo.

Se necessita de mais informação da parte do cliente para preparar o orçamento ou estimar os honorários
talvez possa considerar cobrar ao cliente uma taxa fixa para rever os documentos e a informação
necessária e depois estabelecer os seus honorários com base no que estudou.

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Finalmente, é importante que faça os registos da estrutura de honorários combinada no seu software de
gestão, pois se ficar “perdido” nos papéis, poderá alguma coisa correr menos bem.

FORMAS DE ESTRUTURA DE HONORÁRIOS


Ao longo das mais de duas décadas que trabalhamos com escritórios de advogados pelo mundo inteiro,
temos visto as mais variadas formas de apresentação de honorários.

Passemos a enumerar algumas das formas que pode disponibilizar aos seus clientes (confirmando sempre
junto da sua ordem):

1. Valor/ h – aqui é cobrado sempre o tempo;


2. Valor/ h com desconto mais uma taxa de sucesso;
3. Valor fixo (partido por fases) – o cliente neste caso sabe exactamente qual o valor que irá pagar;
4. Valor fixo com CAP. Indicando assim que o máximo que poderá ser facturado é determinado pelo
CAP;
5. Valor fixo mais uma taxa de sucesso;
6. Valores periódicos – Avenças;
7. Valor fixo + valor/h para ir de encontro a situações que “fugiram” ao âmbito inicial.

Nos últimos anos, os clientes têm feito uma maior pressão para terem um valor fixo, para que saibam
exactamente com o que podem contar. Nestes casos, é fundamental que o escritório vá constituindo um
histórico que ajude a perceber quais os melhores valores a propor para o cliente.

3. COMO REALIZAR UMA FACTURAÇÃO QUE AJUDE A COBRANÇ A?

PRÁTICAS E SISTEMAS
Boas práticas de gestão financeira e de facturação podem ajudá-lo a reduzir dividas, reduzindo assim
drasticamente suas cobranças. Reveja as suas normas éticas da sua ordem antes de implementar novas
práticas; nem todas as ordens seguem as mesmas regras. Cada país tem a sua própria definição.

Ponha as suas práticas, procedimentos e políticas de cobrança, incluindo as condições de pagamento, por
escrito – é mais difícil os clientes discutirem quando as políticas estão escritas.

RECEBA ADIANTADO
Receber dos clientes adiantado demonstra o compromisso da parte deles em trabalhar consigo na
resolução dos seus assuntos e reduz/ elimina problemas de cobrança.

Procure obter o acordo do cliente para transferir fundos antecipados da sua conta para a conta do
escritório, dentro de um período de tempo específico após o envio da factura, caso o cliente não tenha
objecções.

Use uma conta de provisões para este efeito.

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Em vez de esperar que a quantia inicial colocada na conta de provisões seja esgotada antes de pedir
dinheiro adicional, peça aos clientes que mantenham o saldo original da conta de provisões, pagando os
custos e o trabalho realizado mensalmente. Procure colocar estes dados no seu software de gestão, para
que este processo seja o mais automatizado e proactivo possível. Aqui uma ferramenta de software de
gestão adequada poderá representar uma grande ajuda.

Utilize o montante de provisão original para o último pagamento e, em seguida, devolva os fundos
remanescentes para o cliente no final do contrato com a conta-corrente final.

Em alternativa, peça aos clientes que reforcem a conta de retenção durante épocas estratégicas do
processo quando você sabe que terá mais horas de trabalho (por exemplo, quando se está a preparar
para ir a tribunal). Se o cliente recusar reforçar a conta, tem sempre a opção de parar ou cancelar o
processo antes de fazer trabalho pelo qual poderá não vir a ser pago. Ou poderá continuar por sua conta
e risco.

ACEITE CARTÕES DE CRÉDITO E USE OPÇÕES E LETRÓNICAS PARA FACI LITAR AS


COBRANÇAS
Softwares modernos e cronometrados de facturação, incluindo aqueles incorporados em programas de
gestão, podem melhorar muito seu processo de facturação e cobrança, automatizando muitas dessas
tarefas e removendo uma área de atrito no relacionamento advogado-cliente.

Aceitar cartões de crédito torna o processo de pagamento mais fácil para os clientes (especialmente on-
line). Embora existam taxas associadas aos pagamentos com cartão de crédito e outros métodos de
pagamento on-line, mas a conveniência para o cliente pode superar esses custos. Especialmente se forem
clientes fora do seu país.

Se utilizar este meio de pagamento, assegure-se que efectua via um serviços especializado para o efeito.
Desta forma você nunca vê nem retém a informação dos cartões de crédito dos seus clientes, reduzindo
o risco de segurança cibernética.

Se aceitar cartões de crédito, o contrato de compromisso deve declarar que nenhuma disputa com o
escritório de advogados será levantada ou julgada pela empresa do cartão de crédito, que as cobranças
não são reembolsáveis e não podem ser revertidas pela empresa do cartão de crédito e que qualquer
disputa sobre as taxas pagas com cartão de crédito deve ser resolvida entre o advogado e o cliente,
regidos pelas regras de conduta profissional, pelo comité disciplinar da sua ordem ou pelos tribunais.

Esteja ciente das regras éticas da sua ordem, abrangendo a aceitação do cartão de crédito e a separação
dos fundos do escritório e do cliente. Em muitas jurisdições, quando o cartão de crédito do cliente é
cobrado pelos adiantamentos, o pagamento do cliente deve ser depositado diretamente na conta de
confiança, em vez da conta do advogado. Mas quaisquer taxas, incluindo taxas de cartão de crédito ou
percentagens cobradas nessa transação, não podem ser feitas pela conta do advogado.

ANOTAR O TEMPO E DOCUMENTAR TODO O TRABALHO REALIZADO


Se cobrar à hora, é extremamente importante anotar com precisão todo o tempo gasto em um assunto e
anotá-lo contemporaneamente, em vez de tentar lembrá-lo ou recriá-lo mais tarde.

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Escolha um software de gestão que permita rastrear facilmente o tempo e criar uma entrada de
facturação (time-sheet) para um assunto e um cliente específicos, esteja você dentro ou fora do escritório,
a trabalhar no desktop, laptop, tablet ou smartphone.

Utilize o software de gestão que inclui temporizadores automáticos que permitem marcar o cronómetro
quando você começar a trabalhar no processo do cliente, parar o cronómetro quando terminar e criar
automaticamente a entrada de tempo para esse cliente e a quantidade de tempo que gasta e a taxa de
facturação do cliente, bastando pressionar alguns botões e inserir uma breve descrição da atividade.

A factura deve refletir todas as atividades que realizadas e o tempo gasto no processo do cliente. Isso é
particularmente importante se decidir não cobrar ao cliente algum trabalho. Dessa forma, pode usar a
facturação como uma oportunidade para comunicar e reforçar o valor que você fornece aos clientes.
Detalhe o que foi feito, por que foi feito e o que vale para o cliente. Relacione o trabalho aos objetivos e
valores do cliente discutidos durante a consulta inicial.

ENVIAR FACTURAS MELHORES


Quanto mais simples a linguagem que usar nas suas facturas, melhor.

Escreva sem termos técnicos legais. Se o cliente não consegue entender o que as suas facturas dizem,
está a colocar obstáculos ao pagamento.

Qualquer pessoa (não pertencente à área jurídica) que leia a factura deve ser capaz de dizer o que foi
feito, por quem, quando e porquê, mesmo que estes não estejam familiarizados com o caso ou com o
assunto em questão.

Por exemplo, em vez de escrever, "pesquisa", escreva "pesquisa da jurisprudência actual referente a
causas de despedimento sem justa causa". Em vez de "chamada telefónica para o cliente", escreva
"conferência telefónica com o cliente a respeito do âmbito do trabalho a ser executado no contrato do
cliente com o fornecedor XYZ". Estes tipos de entradas de facturação transmitem o valor que você fornece
ao cliente na sua questão legal, reduzindo a confusão, as perguntas do cliente e as disputas de honorários.

Desenvolva uma linguagem de facturação padronizada em todo o seu escritório para que as entradas de
facturação sejam consistentes, independentemente de quem realiza o trabalho para o cliente. Crie
atalhos no seu software de gestão e facturação, que inserirá longos blocos de texto repetitivo usando
apenas algumas teclas para tornar as entradas de facturação mais rápidas e fáceis.

Mesmo que receba o pagamento adiantado, envie relatórios de facturação regulares para que os clientes
possam ver o andamento do seu processo e o estado das suas provisões. Inclua a taxa cobrada, saldo
anterior pendente, saldo de retenção restante, data de vencimento e método de pagamento preferencial
em todas as contas. Se der um desconto, certifique-se de que a factura reflete a sua taxa usual e
identifique claramente o desconto que o cliente recebeu. Diga ao cliente quem deve contactar com as
perguntas de cobrança e como.

Não deixe que as contas sejam a sua única comunicação com o seu cliente; você não quer que eles tenham
a impressão de que você tem tempo para cobrar, mas não para discutir o processo com eles
pessoalmente.

Aconselhe imediatamente os clientes sobre uma mudança de status ou uma alteração na forma que
afetará o processo. Se surgirem serviços não previstos, alerte e discuta-os com o cliente antes de cobrar
por esses serviços.

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O MELHOR MOMENTO PARA FACTURAR E RECEBER RAPIDAMENTE
Cobre enquanto os serviços estão vivos na mente do cliente, particularmente no final de um assunto; não
espere até que o seu ciclo de facturação esteja concluído. Principalmente se concluiu o assunto com o
resultado que o seu cliente esperava. O sucesso é a “melhor arma” de cobrança.

Facture de forma consistente.

Se desejar que os clientes paguem a tempo, certifique-se de que as suas facturas sejam enviadas no prazo,
de preferência todos os meses, para que os clientes saibam o que esperar. Respeitar as suas próprias
práticas de cobrança é o primeiro passo para fazer com que o cliente as respeite.

Não deixe de cobrar porque tem medo de dizer a um cliente que você cometeu um erro ou que o escritório
não conseguiu entregar o que foi prometido a tempo. Evitar esse tipo de conversas difíceis por medo de
que o cliente fique com raiva, apenas piora a situação e pode levar os clientes a registar uma queixa de
ética ou uma queixa de negligência junto da sua ordem.

4. ACOMPANHAMENTO E PAGAMENTO

Quanto mais esperar para tentar cobrar as quantias vencidas, mais difícil será cobrar. Estabeleça
procedimentos para automaticamente acompanhar os clientes por valores não pagos, sejam eles
representativos do trabalho já realizado ou de fundos de provisão adicionais necessários. Inclua diferentes
métodos de comunicação no seu sistema (email, correio normal, telefonemas, etc.).

Integre este sistema de lembretes no seu software de gestão.

Por exemplo, você pode decidir cobrar clientes a cada 30 dias ou na conclusão de cada parte do processo.
Se a primeira factura não for paga (ou houver fundos de provisão que precisam ser “reabastecidos”), em
vez de esperar 30 dias até que a próxima factura regular seja enviada, defina um lembrete automático
para duas semanas após o envio da factura para iniciar uma acção se o pagamento não tiver sido recebido
ou usar um sistema que enviará automaticamente ao cliente o primeiro acompanhamento. Depois que o
primeiro acompanhamento ser feito por e-mail e, se a factura não for paga, poderá ser a hora de ligar ao
cliente.

Pode ser útil ter alguém que não seja o advogado do processo para executar o acompanhamento inicial
com o cliente para pagamento de facturas pendentes. Eles podem verificar se a conta foi recebida e
responder a perguntas básicas. Se você não tiver um departamento financeiro ou uma assistente que
possa realizar essas funções, talvez queira contratar um assistente virtual para fazer essas chamadas
telefónicas.

Se o cliente tiver dúvidas sobre a factura ou os serviços prestados, pode ser apropriado que o cliente fale
com o advogado do processo ou com o parceiro responsável pelo problema para resolver esses
problemas.

Em resumo, o seu procedimento de cobrança pode ser:

1. Envie a factura;
2. Confirme a chegada da factura à pessoa certa;

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3. Coloque um sistema de lembretes que avise o cliente, por e-mail, de que a sua factura está a
vencer e/ou já venceu;
4. Telefonema por parte de uma assistente;
5. Telefonema por parte do Advogado;
6. Carta por parte do escritório;
7. Acção por parte do escritório.

Todas estas fases carecem, como é óbvio, da contextualização do cliente, da sua situação e da relação que
têm com o escritório.

5. DESPEDIR CLIENTES

Finalmente, se possível, despeça os clientes que não pagam.

Se for permitido dentro da sua jurisdição, avise os clientes com antecedência e no seu contrato do
processo que se os fundos não forem recebidos em tempo determinado, o trabalho será interrompido.
Quanto mais cedo você terminar um relacionamento com um cliente que não lhe paga, melhor será o
resultado final - não espere até a véspera do julgamento quando o tribunal pode não permitir a rescisão
do contrato ou até que o cliente lhe deva grandes quantias de dinheiro relativo a trabalho que já realizado.

CONCLUSÃO

A relação com o cliente é em boa parte determinada pela relação financeira, pelo que é fundamental que
ambas as partes estejam sempre confortáveis pela forma como trabalham. Com o mútuo acordo, cresce
uma relação de confiança que ajuda a sedimentar cada vez mais a sua carteira de clientes.

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