CÓDIGO: P-LOGI-001

PROCEDIMIENTO FECHA: 21/04/2018

COMPRAS VERSIÓN: 04
ÁREA: LOGÍSTICA PÁGINA: 1/5

1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para que las compras se realicen de manera eficiente,
transparente y respetando las políticas de PERUANA DE MOLDEADOS S.A.

2. ALCANCE
Aplica a la adquisición de bienes y servicios de PERUANA DE MOLDEADOS S.A.

3. RESPONSABILIDADES
3.1 Usuario Solicitante y Encargado de la Negociación: Son responsables de cumplir
lo establecido en el presente procedimiento.
3.2 Comité de Compras: Es responsable de asegurar el cumplimiento de este
procedimiento. Está integrado por: Jefe de Abastecimiento, Director de
Aseguramiento de la Calidad, Coordinador del SIG, Director de Ingeniería, Jefe de
Servicios Generales y Director de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 Norma Internacional ISO 9001: 2015 Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos.
 Estándar OHSAS 18001: 2007 Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo – Requisitos.
 Norma BRC / IOP Norma Mundial para Envases y Materiales de Envasado.

5. DEFINICIONES
5.1 Compras Estratégicas: Son aquellas que involucran bienes y servicios muy
importantes para el negocio, como son las materias primas, los materiales de
empaque, repuestos especializados y los servicios de asesoría legal. El comprador
debe tener alto grado de conocimiento del bien o servicio comprado.
5.2 Compras No Estratégicas: Son aquellas que involucran bienes y servicios de uso
general y normalmente de bajo valor.
5.3 Recursos Críticos: Son bienes o servicios que se consideran directamente
relacionados con la calidad del producto o con la seguridad y salud en el trabajo
(SST), estos pueden ser: estratégicos o no estratégicos. Estos recursos críticos se
encuentran identificados en la “Matriz de Recursos Críticos”.
5.4 OBS: ERP Oracle Business Suite
5.5 Solicitud Interna de Compra (SIC): Las necesidades de bienes o servicios se
ingresan al sistema mediante una Solicitud Interna de Compra. Es hecha por un
colaborador de PAMOLSA.
5.6 Pedido de Cotización (PDC): Si el bien o servicio no ha sido negociado por el
usuario solicitante y no tiene acuerdo, el Encargado de la Negociación busca
cotizaciones de diferentes proveedores y además tiene la responsabilidad de:
 Verificar que tenga todos los datos y parámetros completos.
 Buscar ventajas competitivas en el mercado a través de la negociación.
 Analizar las condiciones de cada proveedor para seleccionar al mejor.
 Actualizar los acuerdos en OBS.
 Realizar la evaluación de los proveedores.

Toda versión impresa sin el sellado correspondiente se considera COPIA NO CONTROLADA

 CÓDIGO: P-LOGI-001

PROCEDIMIENTO FECHA: 21/04/2018

COMPRAS VERSIÓN: 04
ÁREA: LOGÍSTICA PÁGINA: 2/5

Por otro lado deberá, de ser necesario:

 Tramitar la creación de material.
 Tramitar la creación del proveedor en OBS.
5.7 Acuerdo: Algunos bienes o servicios tienen acuerdos, es decir, tienen precios y
proveedores ya negociados en una base de datos o catálogo. Es el caso de la
mayoría de repuestos y materiales de empaque.
5.8 Orden de Compra (OC): Documento que formaliza el requerimiento de un bien o
servicio, donde se detalla en forma clara y precisa los artículos que se van a adquirir
con sus respectivas especificaciones técnicas, o el servicio que se va a realizar.
También se incluyen en este documento los precios, las condiciones de pago y las
condiciones de suministro.
5.9 Usuario Solicitante: Es la persona que en el ejercicio de sus funciones requiere la
adquisición de bienes y/o servicios. Sus funciones y responsabilidades son:
 Verificar que los elementos solicitados no se encuentren en existencia.
 Conocer inventario de sus materiales y productos.
 Solicitar a la persona encargada de su área la elaboración de la Solicitud Interna
de Compra en OBS para la compra de bienes o servicios.
 Podrá participar en la selección del proveedor para la fabricación del material
solicitado.
 Tramitar la creación de material de ser necesario.
 Tramitar la creación del proveedor de ser necesario.
 Para el caso de la compra de activos fijos, el Usuario Solicitante deberá tener el
visto bueno del Gerente General.
 Para el caso de recursos críticos, antes de realizar el pedido, identifica a los
proveedores pre-existentes en la “Matriz de Recursos críticos”.
5.10 Encargado de la negociación: Es la persona que en el ejercicio de sus funciones
contacta y negocia con proveedores. Puede ser Gerente, Director(a), Jefe, Analista o
Asistente autorizada. Sus funciones y responsabilidades son:
 Acordar condiciones de servicio y términos de pago favorables.
 Asegurar la atención oportuna de servicios, materiales y equipos o maquinaria.
 Tramitar reclamos con el proveedor en los casos de incumplimiento por parte de
ellos.
5.11 Aprobador: Es la persona que en el ejercicio de sus funciones aprueba en OBS la
adquisición de bienes y/o servicios. Sus funciones y responsabilidades son:
 Verificar la transparencia del proceso de compra.
 Aprobar las Solicitudes de Compra de acuerdo al monto autorizado por la
compañía.
 La Estrategia de Liberación obedece básicamente a los criterios de: tipo de
compra, área y monto.

6. DESCRIPCIÓN
6.1 COMPRA
6.1.1 Toda compra de bienes y servicios debe estar respaldada por una orden de
compra previamente elaborada, a excepción de las que se hacen por caja
menor y las que corresponden a los siguientes conceptos:
Toda versión impresa sin el sellado correspondiente se considera COPIA NO CONTROLADA
 CÓDIGO: P-LOGI-001

PROCEDIMIENTO FECHA: 21/04/2018

COMPRAS VERSIÓN: 04
ÁREA: LOGÍSTICA PÁGINA: 3/5

 Arrendamiento equipo de computo, comunicación y de oficina.

 Facturación planes nacionales de celulares
 Gastos legales y notariales
 Servicios públicos
 Servicios gas
 Transporte de personal
 Honorarios a miembros de Juntas Directivas
 Agencias de empleo temporal
 Correo y mensajería
 Oficina médica
 Meseros
Además, aunque no son compras, los siguientes conceptos se pagan con
orden de pago:
 Anticipos a empleados
 Aporte fondo de pensiones
 Ayuda educacional
 Contribuciones
 Afiliaciones y sostenimiento
 Dividendos por pagar
 Donaciones
 Embargos judiciales
 Impuestos
 Intereses
 Multas, sanciones y litigios
 Aportes parafiscales
 Retención en la fuente
 Aportes salud
 Seguros de cumplimiento
Cualquier excepción a lo indicado en este punto, debe ser aprobada por el
Gerente General.

6.1.2 El Usuario solicitante genera la Solicitud Interna de Compra (SIC)

La solicitud de compra puede ser: En este caso:

Por un bien o servicio Estratégico que no
tenga Acuerdo
Por un bien o servicio Estratégico o No
Estratégico que tenga Acuerdo
Por un bien o servicio No Estratégico que
no tenga Acuerdo
El Usuario solicitante negocia todas las
condiciones y las coloca en la SIC en OBS.
El Usuario solicitante coloca la SIC en OBS.
Las condiciones van por defecto.
El Usuario solicitante coloca la SIC en OBS.
Las condiciones son negociadas por Usuario
Solicitante o Encargado de la Negociación.

6.1.3 En caso sea necesario seleccionar a un nuevo proveedor de recursos críticos,

se debe seguir lo establecido en el procedimiento “Evaluación, Selección y Re-
evaluación de Proveedores” P-LOGI-002.
Queda establecido que las negociaciones con los proveedores, de acuerdo a la
naturaleza de la compra, podrá realizarlas el Usuario Solicitante o Encargado
de la Negociación, según sea el caso.
Toda versión impresa sin el sellado correspondiente se considera COPIA NO CONTROLADA
 CÓDIGO: P-LOGI-001

PROCEDIMIENTO FECHA: 21/04/2018

COMPRAS VERSIÓN: 04
ÁREA: LOGÍSTICA PÁGINA: 4/5

6.1.4 Una vez acordadas las condiciones, la SIC es convertida en una Orden de
Compra y enviada al proveedor.
6.1.5 La recepción de todos los bienes o servicios se hace en OBS por el Usuario
Solicitante o por el colaborador de almacén según sea el caso.
6.1.6 Las facturas por los bienes y servicios adquiridos por PAMOLSA serán
entregadas por los proveedores y acompañadas por la Orden de Compra.

6.2 COMPRA DE ACTIVOS FIJOS

En este grupo se clasifican todo tipo de bienes de cualquier naturaleza, que se
adquieren con la intención de emplearlos en forma permanente para el desarrollo del
giro normal del negocio; no están destinados para la venta y su vida útil es mayor a
un año.
Se consideran gastos las reparaciones y mantenimiento que se realicen al bien. Las
mejoras que aumenten la eficiencia o extiendan la vida útil del activo incrementarán
el valor del activo.
Las compras de activos fijos son aprobadas por el Gerente General.
Una vez recibido el activo, el Área de Administración y Finanzas procederá a
registrarlo en la Contabilidad.

6.3 CONTRATOS
PAMOLSA, puede firmar contratos en los siguientes casos:
 Las características particulares del bien o servicio lo ameriten.
 Cuando haya temas de seguridad industrial involucrados en el servicio.
 Cuando sea necesario deslindar responsabilidades laborales o de cualquier otra
índole y ello no se desprenda de la orden de compra.
 En aquellos casos en que los precios de los bienes tengan una constante
rotación en la empresa (con el objetivo de mantener los precios estables por un
tiempo determinado).
 Cuando, a criterio de la Gerencia, sea necesario contar con un contrato.

Las únicas personas facultadas para suscribir contratos en representación de

PAMOLSA son aquellas que han sido legalmente designadas para tal efecto.

Los originales de los contratos suscritos por los proveedores deberán ser remitidos al
Área de Administración y Finanzas para su registro en la base de datos de contratos
y su correspondiente custodia.

6.4 RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE RECURSOS CRÍTICOS

6.4.1 En el caso de bienes (recursos críticos):
El encargado de la recepción verifica que el producto crítico cumple con lo
requerido, contrastando el producto comprado vs. la orden de compra. Si el
producto crítico cumple con los requisitos de compra, se procesa la recepción
en el OBS en señal de aceptación. Si el recurso crítico no cumple con los
requisitos de compra el producto es rechazado.
6.4.2 En el caso de servicios (recursos críticos):

Toda versión impresa sin el sellado correspondiente se considera COPIA NO CONTROLADA

 CÓDIGO: P-LOGI-001

PROCEDIMIENTO FECHA: 21/04/2018

COMPRAS VERSIÓN: 04
ÁREA: LOGÍSTICA PÁGINA: 5/5

El usuario solicitante gestiona la orden de compra para su trámite en el OBS en

señal de aceptación o conformidad.
Cada usuario debe llevar un control del seguimiento de los servicios recibidos.

7. REGISTROS
Los registros generados como resultado de la aplicación del presente procedimiento son:
 Solicitud interna de compra
 Cotización (opcional)
 Orden de compra
 Reporte en ORACLE de recepciones de bienes y servicios

8. MODIFICACIONES AL DOCUMENTO
 En el ítem 3.2 se cambió al Gerente de Recursos Humanos por el Jefe de Servicios
Generales.
 En el ítem 4 se modificó la norma ISO 9001:2008 a la versión ISO 9001:2015.
 Del ítem 5.6 se eliminó el enviar la comunicación de rechazo a los proveedores no
favorecidos.
 En el ítem 6.1.3 se cambió el nombre del procedimiento P-LOGI-002 a “Evaluación,
Selección y Re-evaluación de Proveedores”.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Jefe de Abastecimiento Director de Logística y TI Director de Logística y TI

Toda versión impresa sin el sellado correspondiente se considera COPIA NO CONTROLADA