Tipo de Documento: Código: POP

Nº da Revisão: 00

MANUAL

Data: JANEIRO /2019

Título: Data da 1ª Emissão:

NORMAS E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVO Validade:2 anos

Responsável pela Elaboração: Responsável pela Revisão: Responsável pela Aprovação:

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Bruno Aleixo Equipe Backoffice Diretoria

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Nº da Revisão:00 MANUAL

Data: JANEIRO/2021 Título:

Data: 28/01/2021 NORMAS E PRODECIMENTOS ADMINISTRATIVOS

Validade: 02 Anos

Objetivo:
Estabelecer os procedimentos para o bom desenvolvimento das atividades
administrativas de forma que os critérios aqui definidos sejam obedecidos e
executados de acordo com as atividades descritas nesse manual.

Procedimentos:

1. Marketing e Vendas
2. Planejamento e Engenharia
3. Compras e almoxarifado
4. Logística
5. Financeiro
6. Departamento Fiscal
7. Departamento Jurídico
8. Recursos humanos
9. Operacional

Os processos elaborados têm como premissas:

✔ Segundo a Melhoria Contínua PDCA (Plan, Do, Check, Action);

✔ Os Documentos e Registros devem ser Protegidos e Rastreáveis;

✔ Os processos devem ser Preventivos.

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Data: JANEIRO/2021 Título:

Data: 28/01/2021 NORMAS E PRODECIMENTOS ADMINISTRATIVOS

Validade: 02 Anos

1- MARKETING E VENDAS:

PROCEDIMENTO:
1- Captação de cliente: Utilizar meios de comunicação (Redes sociais, e-mails, E-books e
demais campanhas). Desenvolvimento em conjunto ao departamento de Marketing

2- Leads: Criar ações e controles para condução do negócio e realizar follow-up

semanal até a conclusão do processo.
3- Converter em Oportunidades: Trabalhar as negociações dentro das condições da empresa
para não perder negócio. Atuar com demais áreas da empresa para viabilizar o fechamento do
pedido.

4- Fidelizar: Apresentar diferenciais e processos organizacional para melhor atendimento ao

cliente.

5- Conclusão do negócio: Aceite de pedido de compra e assinatura do contrato.

6- Ordem de serviço: Elaborar ordem de serviço com dados do cliente e informações

necessária para o departamento de planejamento.

7- Reunião de Alinhamento: Apresentar necessidades do cliente, explicar escopo dos serviços

contratados e discutir prazos para execução.

Periodicidade do monitoramento:

Diário/Mensal.

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Data: JANEIRO/2021 Título:

Data: 28/01/2021 NORMAS E PRODECIMENTOS ADMINISTRATIVOS

Validade: 02 Anos

2- PLANEJAMENTO E ENGENHARIA:

PROCEDIMENTO:
1- Planejamento de obra: Elaborar cronograma de obra e cronograma físico financeiro;

2- Lista de compra: Criar requisição de compra e apresentar ao departamento de

compra.
3- PO (Planejamento de obra): Criar procedimento de obra com detalhamento das atividades,
por categoria, lista de ferramentas e materiais.

4- Mão de obra: Dimensionar mão de obra qualificada para execução dos trabalhos seja por
meio orgânico ou terceirizada.

5- APR e Treinamento: Criar APR’s para as obras elaborar e ministrar treinamento dos
processos.

6- Documentação: Elaborar requisição de documentos para o departamento de recursos

humanos (ASO, NR’s, Ficha de registro, Ficha de EPI’s, PPRA e PCMSO).

7- Projetos:

Realizar reunião de alinhamento com cliente para entendimento das necessidades;

Criar matriz técnica;
Anteprojeto;
Projeto (Arquitetura, Civil, estrutural, instalações etc..);
AS-BUILT;
Memorial descritivo;
Memorial de cálculo (Se aplicável);
Data book.

Periodicidade do monitoramento:

Diário/Mensal.

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Data: JANEIRO/2021 Título:

Data: 28/01/2021 NORMAS E PRODECIMENTOS ADMINISTRATIVOS

Validade: 02 Anos

3- COMPRAS E ALMOXARIFADO:

PROCEDIMENTO:
1- Requisição de compras: Receber a requisição de compra do departamento de planejamento
ou demais áreas com o detalhamento dos materiais ou serviços a serem contratados e data de
necessidade na obra.

2- Fazer Seleção de Fornecedores, por meio de mídias digitais, contato telefônico ou

indicações.

3- Enviar Escopo de Serviços e/ou Especificações dos Materiais com o máximo de clareza e
detalhes incluindo as solicitações de dados da empresa e dos documentos obrigatórios
técnicos, legais e operacionais (Lista de Empresas para quem fornecem, ART, Calibração até
Inmetro, Fisqps, ...) para que enviem orçamentos;

4 - Tirar dúvidas dos Fornecedores Selecionados sobre os serviços ou materiais que serão
adquiridos, incluindo visitas agendadas ao Parque Logístico ou fornecimento de outras
informações necessárias (Projetos, Fotos, ...). Manter Registro desta troca de informações.

5 -Fazer Avaliação dos Fornecedores Selecionados através das informações obtidas durante as
cotações (Fornecimento a Outras Empresas, Documentos Obrigatórios, Capacidade de
Fornecimento, Preço, Prazo, Condições de Pagamento, ...);

6 – Fechamento do pedido de compra, apresentar mapa de cotação com os comparativos,

buscando sempre o melhor preço com o produto de qualidade equivalente e que atenda o
escopo de nosso cliente.

Após aprovação elaborar pedido de compra, com as informações cadastrais do fornecedor e

da contratante, bem como as condições comerciais negociadas e prazos ajustados para
elaboração do contrato de prestação de serviço.

7 - Inserir no arquivo de Fechamento Mensal Operacional (Reavaliação de Fornecedores de

Serviços), após a aquisição do fornecedor escolhido, os dados de contatos, de contrato e
documentos obrigatórios solicitados na avaliação;

8- Tomar Ações Corretivas em caso de reprovações sucessivas (serviços eventuais ou com

contratos).

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Data: JANEIRO/2021 Título:

Data: 28/01/2021 NORMAS E PRODECIMENTOS ADMINISTRATIVOS

Validade: 02 Anos

Periodicidade do monitoramento:

Diário/Mensal.

4- LOGISTICA:

PROCEDIMENTO:
1- Programação colaboradores: Estabelecer em conjunto ao departamento de planejamento e
compras os roteiros para distribuição de pessoas e materiais.

2- Programação de retiradas: Receber programação de retiradas de materiais buscando

sempre atender o melhor percurso e necessidade da equipe administrativa e operacional.

3- Controle de Frotas – Gerir e controlar frotas da empresa;

Criar controle de revisões e manutenção necessárias;

Controle de gasto com combustível;
Controle de multas e infrações;
Aquisição e vendas de novos veículos;

4 – Aspecto visual analisar aspecto visual dos veículos, limpeza, amassados e adesivos.

Periodicidade do monitoramento:

Diário/Mensal.

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Data: JANEIRO/2021 Título:

Data: 28/01/2021 NORMAS E PRODECIMENTOS ADMINISTRATIVOS

Validade: 02 Anos

5 - FINANCEIRO:

PROCEDIMENTO: Tesouraria: Planejar e fazer cumprir a programação financeira de

contas a pagar e receber.

Contas a pagar

Realizar a programação e lançamento das despesas que vem do setor de compras.

Fazer a gestão de comprovantes de pagamentos, realizando a emissão e conciliando com o

fluxo de caixa da empresa.

Reportar a programação de pagamento aos fornecedores e departamento de compras.

Emitir relatórios de lançamentos das despesas.

Emitir extrato bancário para conciliação das contas da empresa.

Pagamento de folha salarial após validação e fechamento pelo departamento de recursos

humanos.

Contas a receber

Analisar junto ao departamento de planejamento e obras, as datas de emissão das medições;

Realizar projeções de recebíveis com base nos contratos assinados;

Realizar a gestão dos aportes financeiros realizados pelos nossos clientes.

Elaborar controle de fluxo de caixa por obra para análise de rentabilidade dos contratos.

3- Gerenciamentos de contas

Garantir melhores taxas e limite de credito junto aos bancos;

Negociar dividas e juros de empréstimos quando necessário;

Analisar condições comerciais de bancos;

Apresentar condições de aplicações e investimentos;

Negociar apólice de seguros;

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Data: JANEIRO/2021 Título:

Data: 28/01/2021 NORMAS E PRODECIMENTOS ADMINISTRATIVOS

Validade: 02 Anos

Periodicidade do monitoramento:

Diário/Mensal.

6 - FISCAL:

PROCEDIMENTO:
1- Contabilidade: Estabelecer junto a prestadora de serviços e fazer cumprir os seguintes itens.

✔ Suporte e orientação na análise Fiscal;

✔ Recolhimento de guias de impostos;

✔ Balanço Patrimonial da empresa e seus sócios;

✔ Apresentação de RAIS e DIRF;

✔ Relatórios contábeis e conciliação bancária;

✔ Desoneração de folha de pagamento;

✔ Emissão de holerites;

✔ Auxilio e suporte no e-social;

✔ Emissão de extratos de FGTS;

✔ Elaboração de imposto de renda pessoa Jurídica;

Periodicidade do monitoramento:

Diário/Mensal.

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Data: JANEIRO/2021 Título:

Data: 28/01/2021 NORMAS E PRODECIMENTOS ADMINISTRATIVOS

Validade: 02 Anos

7 - JURIDICO:

PROCEDIMENTO:
1- Contratos:

✔ Solicitar suporte ao departamento jurídico na validação de minutas contratuais;

✔ Estabelecer padrão de contrato de prestadores de serviços e clientes;

✔ Auxilio em respostas a notificações;

✔ Analise jurídica em processos trabalhistas;

✔ Emissão de notificações

Periodicidade do monitoramento:

Diário/Mensal.

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Data: JANEIRO/2021 Título:

Data: 28/01/2021 NORMAS E PRODECIMENTOS ADMINISTRATIVOS

Validade: 02 Anos

8 – RECURSOS HUMANOS:

PROCEDIMENTO:
1-GERAL:

✔ Controle de ponto;

✔ Gestão de folha de pagamento;

✔ Gestão de benéficos;

✔ Seleção e recrutamento;

✔ Desligamentos;

✔ Advertências;

✔ Gestão de treinamentos

✔ Elaboração de politicas

✔ Avaliação e elaboração de estratégias;

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Data: JANEIRO/2021 Título:

Data: 28/01/2021 NORMAS E PRODECIMENTOS ADMINISTRATIVOS

Validade: 02 Anos

✔ Estar sempre em contato com os colaboradores

Periodicidade do monitoramento:

Diário/Mensal.

9 – OPERACIONAL:

PROCEDIMENTO:
1-GERAL:

Emitir check-list de obras;

Elaborar APR das atividades;

Realizar o isolamento e sinalização da obra;

Zelar pelas ferramentas e materiais da empresa;

Fazer cumprir os prazos com nossos clientes;

Utilizar e zelar de seus EPI’s;

Realizar trabalhos com qualidade, segurança e no menor tempo possível;

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Data: JANEIRO/2021 Título:

Data: 28/01/2021 NORMAS E PRODECIMENTOS ADMINISTRATIVOS

Validade: 02 Anos

Realizar controle de materiais na obra;

Controlar documentos da obra;

Reportar as informações para o setor administrativo sobre o andamento dos serviços;

Manter os locais de atividades sempre limpos e organizados;

Cobrar de terceiros a manutenção de conduta e cumprimentos de suas atividades;

Realizar a verificação e validação do serviço antes da entrega ao cliente;

Periodicidade do monitoramento:

Diário/Mensal.

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