Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
Data:
Cliente: Indicar o Cliente
Página: 1 de 15
Sistema: Indicar o Aplicativo
Processo:
Principais Objetivos:
Registrar e controlar os documentos que são exigidos pela empresa em cada situação do contrato, sendo estes relacionados aos
contratos de venda/compras de produtos e serviços.
Folha de Pagamento;
F.G.T.S. (comprovante de pagamento on-line);
GFIP/RE (Protocolo de conectividade, RET e resumos de informações à Previdência);
I.N.S.S. (guia GPS pagamento on-line);
SESI/SENAI (Guia de recolhimento a terceiros se houver);
Relação de plano odontológico e comprovante de pagamento;
Seguro de vida (relação e comprovante de pagamento);
TRCT (em caso de demissão no tomador/obra);
GRRF (Demonstrativo do trabalhador);
Guia GRRF (comprovante de pagamento);
PPP (Perfil profissiográfico Previdenciário);
Nota Fiscais de serviços;
Declaração de contador – Escrituração Contabil;
Declaração de contador – Compensação do INSS;
Relação de empregados alocados na obra;
CND (Certidão Negativa de Débitos);
CRF (Certidão de Regularidade do FGTS).
Restrições:
Caso hajam documentos não disponibilizados na fase do contrato, o mesmo não poderá seguir para a fase seguinte até que as
pendências sejam liberadas.
Descrição do Processo:
O controle e arquivamento físico dos documentos são de responsabilidade do Suprimentos (Contrato de Compra) e Faturamento
(Contrato de Venda), e é efetuado em pasta individual para cada contrato firmado pela empresa por fornecedor.
O fluxo de documentos dos processos utilizado atualmente pela empresa na contratação de todos os contratos segue o seguinte
caminho:
o Elaboração da proposta;
o Envio da proposta para fornecedores;
o Envio de proposta para órgão;
o Emite contrato;
o Envia o contrato para fornecedor;
o Setor responsável recebe o contrato assinado;
As fases iniciais dos contratos serão controladas pelo setor responsável utilizando o Microsiga Protheus no módulo de compras,
passando pelas fases: Solicitação de compras, Cotação, Pedido de Compra e Liberação de Pedido. Finalizado esta fase, o setor
responsável gera o contrato baseado no pedido de compras liberado. Verificado possibilidade de automatizar do pedido de
compra gerar o contrato. Será necessária adaptação da ferramenta conforme documento MIT024 - Especificação de
Personalização. A definição de documentos exigidos para cada fase foi elaborado pela XXX, criando procedimentos internos que
controlarão cada fase do contrato.
Conforme tabela indicada abaixo será solicitada os seguintes documentos para a fase de EM ELABORAÇÃO. Vale ressaltar que o
cadastro dos documentos junto ao contrato será de responsabilidade da Área Responsável pelo contrato.
*Contrato Social;
MATERIAIS/MÃO DE
FORNECIMENTO/PRESTAÇÃO *Certidões
OBRA EM ELABORAÇÃO
DE SERVIÇO/LOCAÇÃO Municipal/Estadual/Fedreal.
Saídas:
Não há.
Nome: _____________________________________________________
Assinatura: _________________________________________________
Processo:
8.1.2 Contratos
Principais Objetivos:
Cadastrar e controlar todos os processos de contratação de produtos e/ou serviços, permitindo detalhar todas as especificações
de um contrato da empresa, tais como: fornecedores, cliente, vigência, data da assinatura, responsável, objeto do contrato,
cláusulas contratuais, multas, uso de cauções, índices de reajuste, planilhas, cronogramas.
Critério no registro das informações inerentes ao contrato, principalmente com relação a dados relacionados ao tipo do contrato,
vigência, valores, quantidade e objeto contratual;
Envio do documento folha de rosto da área responsável pelo contrato para o setor responsável cadastrar.
Restrições:
Caso haja pendências nas fases de acompanhamento e registro de contrato, os mesmos não poderão seguir o fluxo até que seja
sanada a pendência.
Descrição do Processo:
Informações:
O registro e controle dos contratos firmados pela empresa são efetuados em planilha atualizada pelo Setor Responsável. É
utilizado como pré-requisito para cadastro na planilha o Pedido de Compra/Venda que contem informações base do contrato,
este mesmo será utilizado pelo Setor Responsável para cadastro dos contratos no Microsiga Protheus.
O processo de solicitação de cadastro de contratos pelo Setor de Suprimentos será feito seguindo a seguinte seqüência:
o Solicitação de Compra;
o Cotação;
o Pedido de Compra;
o Analise do Valor do PC ou se trata de uma compra constante;
o Gera Contrato.
O processo de solicitação de cadastro de contratos pelo Setor de Faturamento será feito seguindo a seguinte seqüência:
o Pedido de Venda;
o Gera Contrato.
Os contratos são controlados fisicamente pelo Setor Responsável através de arquivamento em pastas individuais em Arquivo e
organizado por fornecedor/cliente junto de toda a documentação comercial.
Os alertas do sistema para o módulo de gestão de contratos citados abaixo serão enviados para o responsável pelo contrato:
o Log de execução das medições automáticas;
o Aviso de vencimento do contrato;
o Aviso de término do contrato;
o Percentual limite de saldo das planilhas do contrato.
Os contratos que serão controlados pelo sistema levantados na XXX têm as seguintes características:
o Fornecimento
MATERIAIS
MÃO DE OBRA
MÃO DE OBRA E EQUIPAMENTOS
MÃO DE OBRA E MATERIAIS
MÃO DE OBRA EQUIPAMENTOS E MATERIAIS
o Prestação de Serviço
ADVOCATÍCIO
CONTÁBIL
LIMPEZA
VIGILÂNCIA ELETRÔNICA
FOTOGRAFIA
CERIMONIAL
MANUTENÇÃO
ELABORAÇÃO DE PROJETOS
ELABORAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DE PROJETOS
MOTOBOY
DIVULGAÇÃO
CALL CENTER
REPRESENTAÇÃO COMERCIAL
MEDICINA DO TRABALHO
ASSISTÊNCIA TÉCNICA
INFORMÁTICA
DESCONTAMINAÇÃO
CONSULTORIA
AGÊNCIA DE VIAGEM
o Locação
VEÍCULOS
IMÓVEL COMERCIAL
IMÓVEL RESIDENCIAL
GALPÃO
TERRENO
o Convênio
o Patrocínio
o Leasing
As situações padrões de contratos do Microsiga Protheus serão utilizadas relacionadas a status atualmente usados pelo setor
Responsável como forma de sinalização de posição dos contratos, segue abaixo tabela contendo a relação entre situação x status
atual:
X
Aprovação de Revisões X O X X
Contrato:
Trata-se de um vínculo jurídico entre dois ou mais sujeitos de direito correspondido pela vontade, da responsabilidade do ato
firmado, resguardado pela segurança jurídica em seu equilíbrio social, ou seja, é um negócio jurídico bilateral ou plurilateral. É
o acordo de vontades, capaz de criar, modificar ou extinguir direitos.
Distrato:
Trata-se do trato em sentido contrário, ou seja, um contrato pelo qual os figurantes eliminam o vínculo estabelecido entre si.
Tipo de contrato:
São as classificações de contratos existentes na empresa, que serão utilizados para definir os descritivos e o comportamento dos
contratos, podendo ser classificados como, por exemplo: Manutenção, Venda, Prestação de Serviço e Locação.
Controle de Acessos:
São configurações de transações do contrato cada usuário ou grupo terá acesso dentro do módulo, por exemplo, é possível
configurar um grupo de usuários para elaborar o contrato, outro para executar as medições, outro responsável pelo
encerramento das medições.
Situação do Contrato:
Observação:
Os processos documentados possuem algumas boas práticas adotadas pelo mercado, que foram sugeridas pelo consultor da TOTVS S.A.
durante o levantamento das informações, conforme solicitação da XXX.
Saídas:
Contratos.
Nome: _____________________________________________________
Assinatura: _________________________________________________
Processo:
8.1.3 Planilha
Principais Objetivos:
Armazenar a estrutura física do contrato, com as quantidades, valores unitários e totais. Permitindo também a divisão dos
produtos/serviços em diversas planilhas com vigência e cronograma distintos.
Editais públicos;
Prospects comerciais;
Planilhas de formação de preço.
Critério no cadastro dos produtos/serviços, verificando as especificações técnicas, fiscais e contábeis dos mesmos, antes do
registro das planilhas;
Critério na definição dos tipos de planilhas que são utilizadas pela empresa para elaboração dos valores dos objetos contratuais.
Restrições:
Não há.
Descrição do Processo:
Informações:
A elaboração da formação de preço dos serviços e produtos prestados para a empresa nos contratos firmados é efetuada pelo
Setor responsável, passando por todo o processo de compras (Solicitação, Cotação, Pedido de Compra e Liberação/Pedido
Venda).
Os valores, vigência, quantidade e Produto/Serviço a serem adotados nas planilhas devem respeitar as demandas contidas no
contrato. Fazendo uso do padrão Microsiga Protheus, será utilizada como base para formação da planilha a solicitação de compra
do contrato.
A planilha é um dos documentos imprescindível no controle do contrato atual da XXX, portanto ficará sobre responsabilidade da
área a informação da planilha junto a documentos para cadastro da mesma no sistema.
Planilha:
Trata-se da definição do detalhamento do contrato, ou seja, os itens contidos nele. Como por exemplo, em um contrato de
prestação de serviço, podem existir as planilhas: "Visita do Técnico" e "Materiais de Consumo".
Utilizada para cadastrar as planilhas que serão usadas na elaboração dos contratos, onde serão informados os dados relacionados
ao número do contrato, ao fornecedor, cliente, à validade da planilha (data inicial e data final), aos produtos/serviços
associados ao contrato, à autorização de reajustes dos itens da planilha, entre outros dados.
Observação:
Os processos documentados possuem algumas boas práticas adotadas pelo mercado, que foram sugeridas pelo consultor da
TOTVS S.A. durante o levantamento das informações, conforme solicitação da XXX.
Saídas:
Não há.
Nome: _____________________________________________________
Assinatura: _________________________________________________
Processo:
8.1.4 Cronograma
Principais Objetivos:
Registrar e controlar os cronogramas financeiro, físico e contábil relacionados aos contratos de compra ou venda firmados.
Origem dos Dados:
Editais públicos;
Prospects comerciais;
Cronogramas de execução.
Critério na definição das competências financeiras que serão adotadas para o cronograma e a geração das previsões de
pagamento e/ou recebimento relacionadas aos contratos de compra e/ou venda firmados;
Critério na definição das estruturas físicas adotadas para o cronograma e o planejamento físico dos gastos baseando-se nas
medições relacionadas aos contratos de compra/venda firmados;
Restrições:
Não há.
Descrição do Processo:
Conforme Fluxograma Anexo: 8 Gestão de Contratos – 8.1 Estruturação – 8.1.4 Cronograma
Informações:
Hoje o controle de provisões dos contratos de prestação de serviços e materiais é controlado via planilha atualizada a cada
medição disponibilizada pelo setor responsável pelo contrato para o financeiro. Mensalmente é disponibilizada para a XXX uma
planilha contendo as informações de pagamento e saldo do contrato.
A forma de pagamento e alocação das parcelas para provisão de pagamento do contrato deverão estar contidas no documento de
folha de rosto disponibilizado para cada Gestor, este documento contem informações imprescindíveis para o Setor Responsável
efetuar o cadastro do contrato no sistema.
Cronograma Financeiro:
Trata-se da divisão do montante do contrato em parcelas periódicas, o que proverá o Setor Financeiro de informações que
permitam ao mesmo planejar os desembolsos e recebimentos decorrentes de contratos.
O cronograma financeiro estabelece as parcelas de pagamento ou recebimento do contrato de acordo com o valor total
informado na planilha.
Cronograma Físico:
Trata-se do controle dos desembolsos ou recebimentos baseados na estrutura física do contrato, permitindo o planejamento
físico dos gastos e/ou recebimentos nos cronogramas, visando automatização das medições do contrato.
São as parcelas contendo a previsão física, ou seja, as quantidades previstas dos produtos/serviços para aquela competência.
Observação:
Os processos documentados possuem algumas boas práticas adotadas pelo mercado, que foram sugeridas pelo consultor da
TOTVS S.A. durante o levantamento das informações, conforme solicitação da Totvs-BA.
Saídas:
Não há.
Nome: _____________________________________________________
Assinatura: _________________________________________________
Processo:
Principais Objetivos:
Registrar e controlar os valores relacionados aos descontos, multas e bonificações que incidirão sobre os contratos firmados.
Descontos contratuais;
Multas contratuais;
Bonificações contratuais.
Critério na definição dos percentuais e/ou valores de descontos, multas e bonificações relacionados aos contratos firmados.
Restrições:
Não há.
Descrição do Processo:
Conforme Fluxograma Anexo: 8 Gestão de Contratos – 8.1 Estruturação – 8.1.6 Descontos, Multas e Bonificações
Informações:
Os valores considerados para desconto, multas e bonificações variam conforme negociação definida individualmente por
contrato.
Desconto:
Trata-se do abatimento financeiro cedido sobre o valor a ser pago/recebido referente a uma obrigação firmada. Geralmente os
descontos relacionados a contratos referem-se a valores adiantados, por razões pontuais, como combustíveis, materiais
danificados, transporte, adiantamentos, etc.
Multa:
Trata-se do pagamento de valor em dinheiro, a título de indenização, penalizando a parte inadimplente pelo descumprimento de
alguma regra determinada por cláusulas contratuais.
Bonificação:
Trata-se de concessão de prêmio a título de gratificação, quando determinada condição contratual foi alcançada por uma das
partes, sendo relacionadas a prazo ou valor.
Observação:
Os processos documentados possuem algumas boas práticas adotadas pelo mercado, que foram sugeridas pelo consultor da
TOTVS S.A. durante o levantamento das informações, conforme solicitação da XXX.
Saídas:
Não há.
Nome: _____________________________________________________
Assinatura: _________________________________________________
Processo:
8.2.1 Medições/Entregas
Principais Objetivos:
Registrar e controlar as medições e/ou entregas efetuadas em determinado período para os contratos firmados pela empresa.
Medições realizadas;
Entregas efetuadas.
Critério no registro das informações referentes à medições/entregas, relacionadas aos contratos, principalmente com relação a
dados relacionados aos valores e quantidades efetivamente realizadas. A medição deve funcionar como um espelho da nota fiscal
que deverá ser emitida antes do faturamento.
Restrições:
Caso hajam documentos não disponibilizados no momento da medição a mesma não poderá seguir com o processo até que as
pendências sejam liberadas. Este processo não é padrão do sistema sendo assim necessário adaptar a rotina para que atenda o
processo. Anexo documento MIT024 - Especificação de Personalização_Medição.
Descrição do Processo:
Conforme Fluxograma Anexo: 8 Gestão de Contratos – 8.2 Controle de Contratos – 8.2.3 Medições/Entregas
Informações:
O registro e controle das medições dos contratos são feitos de forma manual em planilha contendo o boletim da medição e saldo
do contrato como pré-aviso da nota que será emitida;
As medições são realizadas pelo setor responsável, que efetuam a conferência e acompanhamento da realização dos serviços ou
entrega de produtos efetivamente contratados. A utilização do sistema nas medições deverá seguir este fluxo operacional com o
responsável pelo contrato efetuando a sua medição.
Medição:
Observação:
Os processos documentados possuem algumas boas práticas adotadas pelo mercado, que foram sugeridas pelo consultor da
TOTVS S.A. durante o levantamento das informações, conforme solicitação da XXX.
Saídas:
Medições/Entregas;
Boletim de medição;
Medições x notas fiscais.
Nome: _____________________________________________________
Assinatura: _________________________________________________
Processo:
8.2.2 Revisões
Principais Objetivos:
Registrar e controlar as revisões realizadas nos contratos de compra e/ou venda firmados pela empresa.
Revisões contratuais;
Reajustes contratuais;
Re-equilíbrio contratual.
Critério no registro das informações referentes às revisões contratuais, principalmente com relação a dados relacionados aos
valores, quantidades e/ou prazos efetivamente revisados.
Definição de aprovadores de revisões.
Restrições:
Caso hajam revisões a serem realizadas, as mesmas deverão ser liberadas para efetivação das alterações, para que se dê
continuidade ao processo de acompanhamento e controle do contrato.
Descrição do Processo:
Conforme Fluxograma Anexo: 8 Gestão de Contratos – 8.2 Controle de Contratos – 8.2.2 Revisões
Informações:
As informações de revisões de contratos são de responsabilidade do Setor Responsável que inicia o processo de renovação do
mesmo se necessário.
Será de responsabilidade do setor financeiro o cadastro de histórico de índices econômicos para que possam ser executadas as
revisões de reajuste.
Revisão:
Trata-se do registro das alterações contratuais ocorridas em um contrato, e que acarretaram possivelmente mudanças
relacionadas à parte financeira ou à vigência do mesmo.
Um aditivo é uma alteração de quantidades ou prazo de um contrato vigente, podendo ser gerado um acréscimo ou decréscimo.
Este tipo de revisão somente paralisa e reinicia o contrato por um motivo previamente acordado entre ambas as partes.
Esta é uma revisão das cláusulas do contrato que pode ser revista e armazenada o histórico das cláusulas antecedentes.
É a revisão com cálculo do novo valor do contrato com base no histórico do índice relacionado, e no período atual do reajuste.
Atualização das quantidades dos itens de contrato sem influenciar o valor total do mesmo, ou seja, realização de trocas entre os
itens que possuam valores equiparados.
Observação:
Os processos documentados possuem algumas boas práticas adotadas pelo mercado, que foram sugeridas pelo consultor da
TOTVS S.A. durante o levantamento das informações, conforme solicitação da XXX.
Saídas:
Revisões.
Nome: _____________________________________________________
Assinatura: _________________________________________________