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MIT041 - ESPECIFICAÇÃO DE PROCESSOS SISTÊMICOS

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Processo:

 8.1.1 Controle de Documentos

Principais Objetivos:

 Registrar e controlar os documentos que são exigidos pela empresa em cada situação do contrato, sendo estes relacionados aos
contratos de venda/compras de produtos e serviços.

Origens dos Dados:

 Folha de Pagamento;
 F.G.T.S. (comprovante de pagamento on-line);
 GFIP/RE (Protocolo de conectividade, RET e resumos de informações à Previdência);
 I.N.S.S. (guia GPS pagamento on-line);
 SESI/SENAI (Guia de recolhimento a terceiros se houver);
 Relação de plano odontológico e comprovante de pagamento;
 Seguro de vida (relação e comprovante de pagamento);
 TRCT (em caso de demissão no tomador/obra);
 GRRF (Demonstrativo do trabalhador);
 Guia GRRF (comprovante de pagamento);
 PPP (Perfil profissiográfico Previdenciário);
 Nota Fiscais de serviços;
 Declaração de contador – Escrituração Contabil;
 Declaração de contador – Compensação do INSS;
 Relação de empregados alocados na obra;
 CND (Certidão Negativa de Débitos);
 CRF (Certidão de Regularidade do FGTS).

Fatores Críticos de Sucesso:

 Critério na definição dos documentos exigidos em cada fase do contrato;


 Envio da documentação para o setor de Suprimentos (Contrato de Compras) e Faturamento (Contrato de Vendas) e associação de
documentação digitalizada ao contrato cadastrado.

Restrições:

 Caso hajam documentos não disponibilizados na fase do contrato, o mesmo não poderá seguir para a fase seguinte até que as
pendências sejam liberadas.

Descrição do Processo:

Conforme Fluxograma Anexo: 8 Gestão de Contratos – 8.1 Estruturação – 8.1.1 Documentos

 O controle e arquivamento físico dos documentos são de responsabilidade do Suprimentos (Contrato de Compra) e Faturamento
(Contrato de Venda), e é efetuado em pasta individual para cada contrato firmado pela empresa por fornecedor.

 A XXX fará uso da associação de documentos a contratos nas seguintes fases/processos:


o Em Elaboração – Documentos base para cadastro do contrato;
o Vigente – Contrato digitalizado para todos os tipos de contrato.
o Medições – Documentos a serem entregues ao cliente no momento das medições (Processo não padrão do Protheus).
Será necessária adaptação da ferramenta conforme documento MIT024 - Especificação de Personalização.

 O fluxo de documentos dos processos utilizado atualmente pela empresa na contratação de todos os contratos segue o seguinte
caminho:
o Elaboração da proposta;
o Envio da proposta para fornecedores;
o Envio de proposta para órgão;
o Emite contrato;
o Envia o contrato para fornecedor;
o Setor responsável recebe o contrato assinado;

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o Gestor assina aprovação do contrato;


o Contrato Vigente.

 As fases iniciais dos contratos serão controladas pelo setor responsável utilizando o Microsiga Protheus no módulo de compras,
passando pelas fases: Solicitação de compras, Cotação, Pedido de Compra e Liberação de Pedido. Finalizado esta fase, o setor
responsável gera o contrato baseado no pedido de compras liberado. Verificado possibilidade de automatizar do pedido de
compra gerar o contrato. Será necessária adaptação da ferramenta conforme documento MIT024 - Especificação de
Personalização. A definição de documentos exigidos para cada fase foi elaborado pela XXX, criando procedimentos internos que
controlarão cada fase do contrato.

 Conforme tabela indicada abaixo será solicitada os seguintes documentos para a fase de EM ELABORAÇÃO. Vale ressaltar que o
cadastro dos documentos junto ao contrato será de responsabilidade da Área Responsável pelo contrato.

TIPOS DE CONTRATOS DOCUMENTAÇÃO FASE

*Contrato Social;
MATERIAIS/MÃO DE
FORNECIMENTO/PRESTAÇÃO *Certidões
OBRA EM ELABORAÇÃO
DE SERVIÇO/LOCAÇÃO Municipal/Estadual/Fedreal.

FORNECIMENTO/PRESTAÇÃO MATERIAIS/MÃO DE Contrato Digitalizado;


EM VIGÊNCIA
DE SERVIÇO/LOCAÇÃO OBRA

Saídas:

 Não há.

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Assinatura: _________________________________________________

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 8.1.2 Contratos

Principais Objetivos:

 Cadastrar e controlar todos os processos de contratação de produtos e/ou serviços, permitindo detalhar todas as especificações
de um contrato da empresa, tais como: fornecedores, cliente, vigência, data da assinatura, responsável, objeto do contrato,
cláusulas contratuais, multas, uso de cauções, índices de reajuste, planilhas, cronogramas.

Origens dos Dados:

 Contratos juntos aos fornecedores/clientes;


 Termos contratuais;
 Aditivos contratuais;
 Rescisões contratuais;
 Termo de distrato.

Fatores Críticos de Sucesso:

 Critério no registro das informações inerentes ao contrato, principalmente com relação a dados relacionados ao tipo do contrato,
vigência, valores, quantidade e objeto contratual;
 Envio do documento folha de rosto da área responsável pelo contrato para o setor responsável cadastrar.

Restrições:

 Caso haja pendências nas fases de acompanhamento e registro de contrato, os mesmos não poderão seguir o fluxo até que seja
sanada a pendência.

Descrição do Processo:

Conforme Fluxograma Anexo: 8 Gestão de Contratos – 8.1 Estruturação – 8.1.2 Contratos

Informações:

 O registro e controle dos contratos firmados pela empresa são efetuados em planilha atualizada pelo Setor Responsável. É
utilizado como pré-requisito para cadastro na planilha o Pedido de Compra/Venda que contem informações base do contrato,
este mesmo será utilizado pelo Setor Responsável para cadastro dos contratos no Microsiga Protheus.

 O processo de solicitação de cadastro de contratos pelo Setor de Suprimentos será feito seguindo a seguinte seqüência:
o Solicitação de Compra;
o Cotação;
o Pedido de Compra;
o Analise do Valor do PC ou se trata de uma compra constante;
o Gera Contrato.

 O processo de solicitação de cadastro de contratos pelo Setor de Faturamento será feito seguindo a seguinte seqüência:
o Pedido de Venda;
o Gera Contrato.

 Os contratos são controlados fisicamente pelo Setor Responsável através de arquivamento em pastas individuais em Arquivo e
organizado por fornecedor/cliente junto de toda a documentação comercial.

 Os alertas do sistema para o módulo de gestão de contratos citados abaixo serão enviados para o responsável pelo contrato:
o Log de execução das medições automáticas;
o Aviso de vencimento do contrato;
o Aviso de término do contrato;
o Percentual limite de saldo das planilhas do contrato.

 Os contratos que serão controlados pelo sistema levantados na XXX têm as seguintes características:
o Fornecimento
 MATERIAIS

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 MÃO DE OBRA
 MÃO DE OBRA E EQUIPAMENTOS
 MÃO DE OBRA E MATERIAIS
 MÃO DE OBRA EQUIPAMENTOS E MATERIAIS

o Prestação de Serviço
 ADVOCATÍCIO
 CONTÁBIL
 LIMPEZA
 VIGILÂNCIA ELETRÔNICA
 FOTOGRAFIA
 CERIMONIAL
 MANUTENÇÃO
 ELABORAÇÃO DE PROJETOS
 ELABORAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DE PROJETOS
 MOTOBOY
 DIVULGAÇÃO
 CALL CENTER
 REPRESENTAÇÃO COMERCIAL
 MEDICINA DO TRABALHO
 ASSISTÊNCIA TÉCNICA
 INFORMÁTICA
 DESCONTAMINAÇÃO
 CONSULTORIA
 AGÊNCIA DE VIAGEM

o Locação
 VEÍCULOS
 IMÓVEL COMERCIAL
 IMÓVEL RESIDENCIAL
 GALPÃO
 TERRENO

o Convênio
o Patrocínio
o Leasing

 As situações padrões de contratos do Microsiga Protheus serão utilizadas relacionadas a status atualmente usados pelo setor
Responsável como forma de sinalização de posição dos contratos, segue abaixo tabela contendo a relação entre situação x status
atual:

Situação Contrato no Protheus Status de Contratos Processo atual XXX


Em Elaboração Elaboração
Emitido Emitido e Enviado para o Solicitante
Em Aprovação Contrato assinado pelo Fornecedor/Cliente
Contrato Assinado pelo Diretor
Vigente
Arquivamento
Vigência
Finalizado
Ocorrência
Paralisado
Aditivo
Revisado e Revisão
Renovação

 A XXX fará uso do controle de acessos a contratos no Protheus de forma hierárquica:


Processo Responsável Inclusão Edição Exclusão Visualização

Controle de Contratos Setor Responsável X X X X


X
Controle de Planilhas Setor Responsável X X X
X
Controle de X
Setor Responsável X X X
Cronogramas X
X
Controle de Documentos Setor Responsável X X X
X
X
Controle de Situações Setor Responsável X O O
X
X
Controle de Medições Setor Responsável X X X
X
Controle de Revisões Setor Responsável X X X X

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X
Aprovação de Revisões X O X X

Conceitos da Regra de Negócio:

Contrato:

 Trata-se de um vínculo jurídico entre dois ou mais sujeitos de direito correspondido pela vontade, da responsabilidade do ato
firmado, resguardado pela segurança jurídica em seu equilíbrio social, ou seja, é um negócio jurídico bilateral ou plurilateral. É
o acordo de vontades, capaz de criar, modificar ou extinguir direitos.

Distrato:

 Trata-se do trato em sentido contrário, ou seja, um contrato pelo qual os figurantes eliminam o vínculo estabelecido entre si.

Tipo de contrato:

 São as classificações de contratos existentes na empresa, que serão utilizados para definir os descritivos e o comportamento dos
contratos, podendo ser classificados como, por exemplo: Manutenção, Venda, Prestação de Serviço e Locação.

Controle de Acessos:

 São configurações de transações do contrato cada usuário ou grupo terá acesso dentro do módulo, por exemplo, é possível
configurar um grupo de usuários para elaborar o contrato, outro para executar as medições, outro responsável pelo
encerramento das medições.

Situação do Contrato:

 Cancelado: Cancelamento de contrato.


 Em Elaboração: Na elaboração (construção) do contrato.
 Emitido: Elaborando o contrato, aguardando assinatura.
 Em Aprovação: Assinado o contrato, aguardando aprovação final.
 Vigente: Contrato ativo, liberado para movimentações (medições e revisões).
 Paralisado: Paralisado o contrato através de revisão.
 Sol. Finalização: Em fase de finalização.
 Finalizado: Encerrado.
 Revisão: Cópia do contrato gerada pela revisão, mas não aprovada.
 Revisado: Histórico do contrato (aprovado).

Observação:

 Os processos documentados possuem algumas boas práticas adotadas pelo mercado, que foram sugeridas pelo consultor da TOTVS S.A.
durante o levantamento das informações, conforme solicitação da XXX.

Saídas:

 Contratos.

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 8.1.3 Planilha

Principais Objetivos:

 Armazenar a estrutura física do contrato, com as quantidades, valores unitários e totais. Permitindo também a divisão dos
produtos/serviços em diversas planilhas com vigência e cronograma distintos.

Origens dos Dados:

 Editais públicos;
 Prospects comerciais;
 Planilhas de formação de preço.

Fatores Críticos de Sucesso:

 Critério no cadastro dos produtos/serviços, verificando as especificações técnicas, fiscais e contábeis dos mesmos, antes do
registro das planilhas;
 Critério na definição dos tipos de planilhas que são utilizadas pela empresa para elaboração dos valores dos objetos contratuais.

Restrições:

 Não há.

Descrição do Processo:

Conforme Fluxograma Anexo: 8 Gestão de Contratos – 8.1 Estruturação – 8.1.1 Planilha

Informações:

 A elaboração da formação de preço dos serviços e produtos prestados para a empresa nos contratos firmados é efetuada pelo
Setor responsável, passando por todo o processo de compras (Solicitação, Cotação, Pedido de Compra e Liberação/Pedido
Venda).

 Os valores, vigência, quantidade e Produto/Serviço a serem adotados nas planilhas devem respeitar as demandas contidas no
contrato. Fazendo uso do padrão Microsiga Protheus, será utilizada como base para formação da planilha a solicitação de compra
do contrato.

 A planilha é um dos documentos imprescindível no controle do contrato atual da XXX, portanto ficará sobre responsabilidade da
área a informação da planilha junto a documentos para cadastro da mesma no sistema.

Conceitos da Regra de Negócio:

Planilha:

 Trata-se da definição do detalhamento do contrato, ou seja, os itens contidos nele. Como por exemplo, em um contrato de
prestação de serviço, podem existir as planilhas: "Visita do Técnico" e "Materiais de Consumo".

 Utilizada para cadastrar as planilhas que serão usadas na elaboração dos contratos, onde serão informados os dados relacionados
ao número do contrato, ao fornecedor, cliente, à validade da planilha (data inicial e data final), aos produtos/serviços
associados ao contrato, à autorização de reajustes dos itens da planilha, entre outros dados.

Observação:

 Os processos documentados possuem algumas boas práticas adotadas pelo mercado, que foram sugeridas pelo consultor da
TOTVS S.A. durante o levantamento das informações, conforme solicitação da XXX.

Saídas:

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 Não há.

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 8.1.4 Cronograma

Principais Objetivos:

 Registrar e controlar os cronogramas financeiro, físico e contábil relacionados aos contratos de compra ou venda firmados.
Origem dos Dados:

Origens dos Dados:

 Editais públicos;
 Prospects comerciais;
 Cronogramas de execução.

Fatores Críticos de Sucesso:

 Critério na definição das competências financeiras que serão adotadas para o cronograma e a geração das previsões de
pagamento e/ou recebimento relacionadas aos contratos de compra e/ou venda firmados;
 Critério na definição das estruturas físicas adotadas para o cronograma e o planejamento físico dos gastos baseando-se nas
medições relacionadas aos contratos de compra/venda firmados;

Restrições:

 Não há.

Descrição do Processo:
Conforme Fluxograma Anexo: 8 Gestão de Contratos – 8.1 Estruturação – 8.1.4 Cronograma

Informações:

 Hoje o controle de provisões dos contratos de prestação de serviços e materiais é controlado via planilha atualizada a cada
medição disponibilizada pelo setor responsável pelo contrato para o financeiro. Mensalmente é disponibilizada para a XXX uma
planilha contendo as informações de pagamento e saldo do contrato.

 A forma de pagamento e alocação das parcelas para provisão de pagamento do contrato deverão estar contidas no documento de
folha de rosto disponibilizado para cada Gestor, este documento contem informações imprescindíveis para o Setor Responsável
efetuar o cadastro do contrato no sistema.

Conceitos da Regra de Negócio:

Cronograma Financeiro:

 Trata-se da divisão do montante do contrato em parcelas periódicas, o que proverá o Setor Financeiro de informações que
permitam ao mesmo planejar os desembolsos e recebimentos decorrentes de contratos.
 O cronograma financeiro estabelece as parcelas de pagamento ou recebimento do contrato de acordo com o valor total
informado na planilha.

Cronograma Físico:

 Trata-se do controle dos desembolsos ou recebimentos baseados na estrutura física do contrato, permitindo o planejamento
físico dos gastos e/ou recebimentos nos cronogramas, visando automatização das medições do contrato.
 São as parcelas contendo a previsão física, ou seja, as quantidades previstas dos produtos/serviços para aquela competência.

Observação:

 Os processos documentados possuem algumas boas práticas adotadas pelo mercado, que foram sugeridas pelo consultor da
TOTVS S.A. durante o levantamento das informações, conforme solicitação da Totvs-BA.

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 8.1.6 Descontos, Multas e Bonificações

Principais Objetivos:

 Registrar e controlar os valores relacionados aos descontos, multas e bonificações que incidirão sobre os contratos firmados.

Origens dos Dados:

 Descontos contratuais;
 Multas contratuais;
 Bonificações contratuais.

Fatores Críticos de Sucesso:

 Critério na definição dos percentuais e/ou valores de descontos, multas e bonificações relacionados aos contratos firmados.

Restrições:

 Não há.

Descrição do Processo:
Conforme Fluxograma Anexo: 8 Gestão de Contratos – 8.1 Estruturação – 8.1.6 Descontos, Multas e Bonificações

Informações:

 Os valores considerados para desconto, multas e bonificações variam conforme negociação definida individualmente por
contrato.

Conceitos da Regra de Negócio:

Desconto:

 Trata-se do abatimento financeiro cedido sobre o valor a ser pago/recebido referente a uma obrigação firmada. Geralmente os
descontos relacionados a contratos referem-se a valores adiantados, por razões pontuais, como combustíveis, materiais
danificados, transporte, adiantamentos, etc.

Multa:

 Trata-se do pagamento de valor em dinheiro, a título de indenização, penalizando a parte inadimplente pelo descumprimento de
alguma regra determinada por cláusulas contratuais.

Bonificação:

 Trata-se de concessão de prêmio a título de gratificação, quando determinada condição contratual foi alcançada por uma das
partes, sendo relacionadas a prazo ou valor.

Observação:

 Os processos documentados possuem algumas boas práticas adotadas pelo mercado, que foram sugeridas pelo consultor da
TOTVS S.A. durante o levantamento das informações, conforme solicitação da XXX.

Saídas:

 Não há.

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 8.2.1 Medições/Entregas

Principais Objetivos:

 Registrar e controlar as medições e/ou entregas efetuadas em determinado período para os contratos firmados pela empresa.

Origens dos Dados:

 Medições realizadas;
 Entregas efetuadas.

Fatores Críticos de Sucesso:

 Critério no registro das informações referentes à medições/entregas, relacionadas aos contratos, principalmente com relação a
dados relacionados aos valores e quantidades efetivamente realizadas. A medição deve funcionar como um espelho da nota fiscal
que deverá ser emitida antes do faturamento.

Restrições:

 Caso hajam documentos não disponibilizados no momento da medição a mesma não poderá seguir com o processo até que as
pendências sejam liberadas. Este processo não é padrão do sistema sendo assim necessário adaptar a rotina para que atenda o
processo. Anexo documento MIT024 - Especificação de Personalização_Medição.

Descrição do Processo:
Conforme Fluxograma Anexo: 8 Gestão de Contratos – 8.2 Controle de Contratos – 8.2.3 Medições/Entregas

Informações:

 O registro e controle das medições dos contratos são feitos de forma manual em planilha contendo o boletim da medição e saldo
do contrato como pré-aviso da nota que será emitida;

 As medições são realizadas pelo setor responsável, que efetuam a conferência e acompanhamento da realização dos serviços ou
entrega de produtos efetivamente contratados. A utilização do sistema nas medições deverá seguir este fluxo operacional com o
responsável pelo contrato efetuando a sua medição.

Conceitos da Regra de Negócio:

Medição:

 Trata-se de um processo de verificação/fiscalização da realização de um serviço ou recebimento de um material vinculado a um


contrato, indicando os percentuais/quantidades realizados, ou recebidos, e seus respectivos valores.

Observação:

 Os processos documentados possuem algumas boas práticas adotadas pelo mercado, que foram sugeridas pelo consultor da
TOTVS S.A. durante o levantamento das informações, conforme solicitação da XXX.

Saídas:

 Medições/Entregas;
 Boletim de medição;
 Medições x notas fiscais.

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 8.2.2 Revisões

Principais Objetivos:

 Registrar e controlar as revisões realizadas nos contratos de compra e/ou venda firmados pela empresa.

Origens dos Dados:

 Revisões contratuais;
 Reajustes contratuais;
 Re-equilíbrio contratual.

Fatores Críticos de Sucesso:

 Critério no registro das informações referentes às revisões contratuais, principalmente com relação a dados relacionados aos
valores, quantidades e/ou prazos efetivamente revisados.
 Definição de aprovadores de revisões.

Restrições:

 Caso hajam revisões a serem realizadas, as mesmas deverão ser liberadas para efetivação das alterações, para que se dê
continuidade ao processo de acompanhamento e controle do contrato.

Descrição do Processo:

Conforme Fluxograma Anexo: 8 Gestão de Contratos – 8.2 Controle de Contratos – 8.2.2 Revisões

Informações:

 Deve-se aplicar todas as possíveis revisões conforme lista abaixo:


o Aditivo
o Paralisação e Reinício
o Alteração de Cláusulas
o Reajuste
o Realinhamento
o Readequação

 As informações de revisões de contratos são de responsabilidade do Setor Responsável que inicia o processo de renovação do
mesmo se necessário.

 Será de responsabilidade do setor financeiro o cadastro de histórico de índices econômicos para que possam ser executadas as
revisões de reajuste.

 Aprovação de Revisão também fica a cargo do Setor Responsável.

Conceitos da Regra de Negócio:

Revisão:

 Trata-se do registro das alterações contratuais ocorridas em um contrato, e que acarretaram possivelmente mudanças
relacionadas à parte financeira ou à vigência do mesmo.

Revisão tipo Aditivo:

 Um aditivo é uma alteração de quantidades ou prazo de um contrato vigente, podendo ser gerado um acréscimo ou decréscimo.

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Revisão tipo Paralisação e reinício:

 Este tipo de revisão somente paralisa e reinicia o contrato por um motivo previamente acordado entre ambas as partes.

Revisão tipo Alteração de Cláusulas:

 Esta é uma revisão das cláusulas do contrato que pode ser revista e armazenada o histórico das cláusulas antecedentes.

Revisão tipo Reajuste:

 É a revisão com cálculo do novo valor do contrato com base no histórico do índice relacionado, e no período atual do reajuste.

Revisão tipo Realinhamento:

 É um realinhamento de novos valores do contrato negociados com o fornecedor/cliente.

Revisão tipo Readequação:

 Atualização das quantidades dos itens de contrato sem influenciar o valor total do mesmo, ou seja, realização de trocas entre os
itens que possuam valores equiparados.

Observação:

 Os processos documentados possuem algumas boas práticas adotadas pelo mercado, que foram sugeridas pelo consultor da
TOTVS S.A. durante o levantamento das informações, conforme solicitação da XXX.

Saídas:
 Revisões.

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