DIRETRIZ

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1. OBJETIVOS

A presente Política de Suprimentos (“Política”) tem como objetivo estabelecer as normas para a
realização de compras de produtos e serviços para todas as operações da G2L, delimitando responsabilidades
e âmbitos de atuação de cada área envolvida no processo.
Visa ainda, garantir a competividade, qualidade, transparência, lisura, segurança, legalidade e
responsabilidade socioambiental ao processo de Suprimentos.

2. ABRANGÊNCIA

Aplica-se indistinta e indiscriminadamente a todos os colaboradores e Operações de Negócio da G2L.

3. DEFINIÇÕES

Âmbito de atuação: Limite de competência atribuída aos setores da companhia conforme definições
constantes na presente Política.
Área Requisitante ou Área Solicitante: Departamento interno da G2L que solicita a compra de um bem
ou serviço.
Área de Suprimentos: Departamento interno da G2L responsável por realizar as compras de todos e
quaisquer insumos ou serviços necessários para as operações ou áreas de negócios da empresa.
Compras estratégicas: Compras de produtos ou serviços que devido a sua criticidade, complexidade,
recorrência, grande desembolso financeiro ou ainda, por seu caráter estratégico necessitam de uma avaliação
e negociação criteriosa pela área de Suprimentos, e que consequentemente possuem um prazo para a
finalização maior que os demais tipos de compras.
Compras emergenciais: Caracteriza-se uma compra emergencial a necessidade em caráter excepcional
de atendimento urgente de situação que possa ocasionar prejuízo ou comprometer o trabalho e que não pôde
ser prevista antecipadamente.
Compras Fora do Fluxo ou Pedidos Fora de Fluxo: Caracteriza-se como uma irregularidade ao processo
de Suprimentos e a essa Diretriz, e trata-se de compras ou acordos de fornecimento de produto ou serviço,
onde a Área Solicitante efetuou a negociação diretamente com o fornecedor, sem o envolvimento da área de
Suprimentos.
Compras isentas: São as compras e/ou contratações de categorias, que por critérios definidos pela
Direção da G2L não tramitam por meio da Área de Suprimentos, sendo o Gerente da Área Solicitante o
responsável por todo o processo.
Compras pontuais ou spot: É a compra de produto ou contratação de serviço não recorrente e de baixa
complexidade, os quais, não necessitam de assinatura de contrato.
Compras condicionadas por critérios técnicos: Contratação de fornecedor detentor de especialização,
patente, licença, exclusividade de venda ou certificação, ou seja, aqueles cujo conceito no campo de sua
especialidade, decorrente de desempenho anterior, estudos, experiências, publicações, organização,
aparelhamento, equipe técnica ou de outros requisitos relacionados com suas atividades, permita embasar

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que o seu trabalho é essencial e indiscutivelmente o mais adequado à plena satisfação do objeto a ser
contratado.
Escopo técnico: Refere-se a toda e qualquer informação que seja necessária e relevante para
caracterizar e/ou definir o produto ou serviço a ser adquirido, sendo estas informações sempre de
responsabilidade da Área Solicitante. Tais informações devem sempre estar anexadas ou descritas na
Solicitação de Compra.
ETC – Empresa de Transporte Rodoviário de Cargas: Pessoa jurídica constituída por qualquer forma
prevista em lei que tenha no transporte rodoviário de cargas a sua atividade principal.
Dispensa de Cotação: Ocasião em que fica dispensada a cotação com no mínimo 3 (três) fornecedores,
em virtude do baixo importe da compra, compra emergencial, ou outras características, sejam técnicas,
geográficas, documentais, ou comerciais que dificulte as cotações, impactando nas operações da G2L e/ou
prazo de atendimento.
Fornecedor: Pessoa jurídica, pública ou privada, nacional ou estrangeira, habilitada a fornecer, produtos
ou serviços para a G2L.
Sistema Protheus: Sistema ERP usado para os processos de Solicitação, Compras, Pagamentos, entre
outros processos da G2L.
Solicitação de Compra (SC): Documento eletrônico emitido pela área solicitante no sistema Protheus
que visa formalizar uma necessidade de abastecimento de produtos ou aquisição de serviços a serem
atendidos pela área de Suprimentos. A SC deve conter toda e qualquer informação relevante para a
contratação, tais como, especificação técnica, local de entrega, prazos, quantidades etc.
Pedido de Compra: Documento emitido pela área de Suprimentos no sistema Protheus, a partir de uma
Solicitação de Compras, que formaliza quais foram os produtos, serviços, quantidades, preços e condições de
prazo e pagamento acordados com o fornecedor.
Contrato Sistêmico: Documento eletrônico gerado pela área de Suprimentos no sistema Protheus, a
partir de uma Solicitação de Compras, que visa facilitar e automatizar a compra de serviços ou produtos
recorrentes e, que possuam um contrato jurídico firmado e na validade entre G2L e Fornecedor.
Medição de Serviços: Documento emitido pelo usuário e registrado no sistema Protheus pela área de
Suprimentos para confirmação da prestação de um serviço recorrente, podendo ser de valor fixo ou variável.
Tac-agregado: Aquele que coloca veículo de sua propriedade ou de sua posse, a ser dirigido por ele
próprio ou por preposto seu, a serviço do contratante, com exclusividade, mediante remuneração certa.

Workflow de Aprovações: Conjunto de regras sistêmicas predefinidas que definem o caminho e os

aprovadores de acordo com o centro de custo, tipo de solicitação e seu valor financeiro.

4. DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES

4.1 PREMISSAS

4.1.1. A Área de Suprimentos é o único departamento da G2L autorizado a negociar, firmar acordos,
contratos, emitir pedidos de compra ou quaisquer outros tipos de compromissos com fornecedores de
produtos ou serviços de qualquer tipo, independentemente de seu valor, urgência ou finalidade.

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4.1.2. São consideradas Compras Isentas e por esse motivo, não se aplica o descrito no item 4.1
supracitado as seguintes atividades:

i. Prestadores de serviços jurídicos que sejam tratativas confidenciais;

ii. Prestadores de serviços de Recursos Humanos que sejam tratativas confidenciais;
iii. Contratação de Tac-agregados;
iv. Contratação de ECTs.

4.1.3. Cabe a área responsável por esse tipo de contratação, buscar, através de assinatura em formulário
específico - “Autorização para Compras Isentas”-, antes de iniciar qualquer tratativa com o fornecedor, a
autorização do CEO da G2L para que o processo seja conduzido como Compra Isenta, exceto para as
contratações de Tac-agregados, as quais deveram estar amparadas por política específica.

4.1.4. Todas as atividades de desenvolvimento, qualificação e homologação de fornecedores devem

seguir os requisitos referentes ao Código de Ética e Conduta, SSMA – Saúde, Segurança e Meio Ambiente e
Qualidade dispostos em políticas, diretrizes e procedimentos internos da G2L.

4.1.5. É também de responsabilidade exclusiva da Área de Suprimentos o cadastro de fornecedores e a

manutenção de seus registros eletrônicos, mantendo, sempre que necessário e de acordo com as demais
normas e políticas da G2L todos os documentos atualizados.

4.1.6. É dever de todos os envolvidos no processo trabalhar para garantir que as contratações sejam
avaliadas de acordo com as melhores práticas de responsabilidade de mercado e que o processo de
concorrência seja conduzido com equidade, transparência e de forma ética, respeitando-se o código de
conduta e ética e demais diretrizes internas aplicáveis.

4.2. DESCRIÇÃO DO FLUXO DE COMPRAS

4.2.1. As Compras Estratégicas, Pontuais, emergenciais ou Condicionadas, devem seguir o macrofluxo

abaixo:

i. Emissão da Solicitação de Compras (SC);

o A Área Solicitante deverá formalizar sua necessidade, de produto ou serviços, através de emissão de
Solicitação de Compras no sistema Protheus, anexando e/ou descrevendo nos campos específicos o Escopo
Técnico com o maior grau de detalhamento possível para que a Área de Suprimentos possa ser assertiva na
contratação.
o Após emitida pelo Solicitante, a SC passará pelo Workflow de aprovações.
ii. Após aprovação da SC pelo gestor responsável pela Área Solicitante, a Área de Suprimentos analisará a
Solicitação, e caso encontre alguma divergência poderá recusá-la, ou pedir maiores detalhes técnicos para que
seja possível iniciar as cotações.
iii. A Área de Suprimentos deverá buscar, sempre que possível, propostas de no mínimo 3 (três)

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fornecedores, a fim de garantir um nível adequado de competitividade.

iv. Cabe a Área Solicitante, sempre que necessário, a validação técnica das propostas recebidas, a fim de
garantir a conformidade e aderência das propostas recebidas;
o Em caso de desclassificação técnica de um ou mais fornecedores, o Solicitante deverá justificar
detalhadamente, por e-mail, os critérios que embasam tal decisão. Essa justificativa deve ser aprovada, pelo
gestor máximo da área solicitante e pelo gestor de Suprimentos, nessa ordem.
v. Após a etapa de validação técnica, Suprimentos iniciará as rodadas de negociação, com objetivo de
alcançar as melhores condições comerciais à G2L.
vi. Finalizadas as negociações, a área de Suprimentos deve avaliar a necessidade ou não, de formalização
da negociação através de contrato jurídico, e, sendo necessário essa formalização, deverá iniciar as tratativas
com o Fornecedor e Departamento Jurídico da G2L.
vii. Suprimentos deve ainda providenciar a emissão do Pedido de Compras ou Contrato Sistêmico (somente
compra recorrentes de produtos ou serviços).
viii. Cabe a área de Suprimentos formalizar a aceitação da proposta ao Fornecedor vencedor do processo
de compras e orientá-lo quanto a:
o Obrigatoriedade sobre fazer constar o número do Pedido de Compras, Contrato Sistêmico, ou Medição
nos documentos fiscais emitidos;
o Prazos e janelas para emissão de documentos fiscais;
o E-mails para envio das cobranças e notas fiscais.
ix. Cabe a Área Solicitante:
o Acompanhar a execução dos trabalhos ou entregas de produtos, garantindo a conformidade entre o
contratado e o executado e/ou entregue;
o Realizar a entrada sistêmica (Pré Nota) no sistema Protheus, formalizando assim a execução do serviço
e/ou a entrega do produto.
o Realizar a entrada dos formulários e/ou notas fiscais no sistema Sharepoint conforme procedimentos
da área de Tesouraria da G2L.

4.2.2. Para as Compras Condicionadas, acrescenta-se ao processo acima descrito a necessidade de

preenchimento do documento “Memorando de Condicionamento”, que visa, justificar e formalizar a
aprovação de um processo de compras onde somente 1 (um) fornecedor está apto tecnicamente a fornecer
e/ou prestar um determinado serviço.

4.2.2.1. A Aprovação do “Memorando de condicionamento”, seguirá as mesmas alçadas estipuladas na

Matriz de Alçadas da G2L em vigor no momento do processo de compras.

4.2.3. As compras realizadas sem a participação obrigatória da Área de Suprimentos são classificadas
como Compras Fora de Fluxo. Essas compras caracterizam uma irregularidade e, portanto, um
descumprimento da Política de Compras da G2L. Dessa forma o responsável por esta irregularidade ficará
passível as sanções cabíveis.

4.2.4. As Compras Fora de Fluxo, devem seguir o macrofluxo abaixo:

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i. O solicitante será o responsável pelo preenchimento e assinaturas do documento “Memorando de

Compra Fora de Fluxo”.
ii. Emissão da Solicitação de Compras (SC);
o A Área Solicitante deverá formalizar sua necessidade, de produto ou serviços, através de emissão de
Solicitação de Compras no sistema Protheus, anexando e/ou descrevendo nos campos específicos o Escopo
Técnico com o maior grau de detalhamento possível para que a Área de Suprimentos possa ser assertiva na
contratação.
o O solicitante deverá anexar ainda, o “Memorando de Compra Fora de Fluxo”, o qual deverá estar
devidamente preenchido e assinado pelo CEO, CFO, Gerente da Área Solicitante e pelo colaborador
responsável pela compra.
o Após emitida pelo Solicitante, a SC passará pelo Workflow de aprovações.
iii. A área de Suprimentos apenas formalizará a emissão do Pedido de Compras, uma vez que toda a
responsabilidade por esse tipo de compra é do Solicitante.
iv. Cabe a Suprimentos o acompanhamento dos índices de Compra Fora de Fluxo afim de munir a
Direção com as informações necessárias para toma de decisão em caso de descumprimento da política.

4.3. DISPENSA DE COTAÇÃO

4.3.1. Não haverá exigência de concorrência, com no mínimo três cotações, nos casos de compras de
produtos ou serviços quando:

i. Valores pontuais até R$ 1.000,00 (um mil reais), desde que não se trate de parcelas ou mensalidade
referente a prestação de serviços recorrentes;
ii. Excepcionalmente nos casos de compras e contratações emergenciais, mediante anuência do gestor
da Área de Suprimentos e justificativa/detalhamento pela Área Solicitante dos motivos que caracterizam esse
processo como emergencial;
iii. Compras condicionadas por critérios técnicos;
iv. Para as compras da categoria manutenção de frota, sempre que, o veículo estiver imobilizado e sem a
possibilidade de locomoção ou, que o custo de locomoção supere ou represente parte significativa do custo
total do conserto.

4.4. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

4.4.1. Os processos abrangidos por essa Política, tem como responsáveis:

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Processo Área Responsável

Elaboração do escopo técnico Solicitante
Emissão de Solicitação de Compras Solicitante
Acompanhamento Aprovações Solicitações de Compras Solicitante
Negociação com fornecedores Suprimentos
Emissão de Pedido de Compras Suprimentos
Acompanhamento Aprovações Pedido de Compras Suprimentos
Emissão de Contrato Sistêmico Suprimentos
Formulário Medição Contratos Solicitante
Emissão Medição Contratos (Protheus) Suprimentos
Elaboração/Assinaturas Memorando Condicionamento Solicitante
Elaboração/Assinaturas Memorando Compras Fora de Fluxo Solicitante
Solicitação Compra Isenta Solicitante
Elaboração/Validação Contratos Jurídicos Jurídico
Cadastro de Fornecedores Suprimentos
Assinaturas Contratos Jurídico
Comunicação Fornecedores Suprimentos
Tabela 1 – Matriz de Responsabilidades

5. DISPOSIÇÕES GERAIS

5.1. A área de Suprimentos é responsável pela comunicação, implantação, treinamento e revisão

permanente dos critérios estabelecidos nesta Diretriz, garantindo seu enquadramento com a estratégia de
abastecimento do negócio e seu alinhamento com as melhores práticas de mercado.

5.2. Quaisquer violações que ocorram a esta diretriz corporativa, estão sujeitas às sanções disciplinares,
observadas a natureza e gravidade da infração. Na identificação ou suspeita de possível violação, deve-se
buscar orientação com a liderança de Suprimentos e/ou acionar demais áreas para análise (Auditoria Interna,
Jurídico, RH ou Canal de Denúncias).

5.3. Os casos omissos nesta diretriz corporativa devem ser submetidos à validação da Liderança de
Suprimentos ou Gestor Financeiro.

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ANEXO 1 – MEMORANDO DE CONDICIONAMENTO DE FORNECEDOR

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ANEXO 2 – AUTORIZAÇÃO PARA COMPRAS ISENTAS

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ANEXO 3 – MEMORANDO PARA COMPRAS FORA DO FLUXO

HISTÓRICO DE APROVAÇÕES
Elaborado por: Fábio Roberto Martins Duarte – Coordenador de Compras
Revisado por: Gildênia Oliveira Mesquita – Analista de Qualidade Sênior
Aprovado por: Marlos Tavares – CEO – Diretor Executivo

HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES
Revisão Data Descrição das Alterações
00 29/08/2022 Emissão Inicial

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