PC.01-005 - Política de Aquisições de Bens, Produtos e Serviços-1

POLÍTICA CORPORATIVA
Política de aquisições de bens, produtos e serviços

Relação com a Cadeia de Valor: Negociar e comprar materiais e serviços Data de publicação: 24/07/2023
Área Gestora do Padrão: Gerência de Suprimentos Data de vigência: 24/07/2026
1. OBJETIVO
Esta política tem por objetivo instituir princípios, diretrizes e responsabilidades a serem observados na
aquisição de bens e produtos, bem como, na contratação de serviços, garantindo a eficiência na
utilização dos recursos da empresa, qualidade, transparência e segurança nas transações.
2. ABRANGÊNCIA
Este padrão é aplicável a todos os colaboradores da Iter e suas coligadas.
3. REFERÊNCIAS E COMPLEMENTARES
• POP.01-012 - Emitir solicitação de compra e serviço;
• NA-013 - Norma para Contratação de Fornecedores – LGPD;
• PC-005 - Política de alçadas de aprovação;
• PC-006 – Política de Gestão de Ativos;
• POP.01-002 - Análise Financeira de Fornecedores.
4. SIGLAS E DEFINIÇÕES
• Bens/produtos: tudo que pode ser avaliado economicamente, ou seja, possui um preço. Divide-se
em:
a) Bens/produtos Tangíveis: que tem um corpo físico, tais como terrenos, benfeitorias em
imóveis, equipamentos, ferramentas, máquinas, móveis, veículos, dentre outros.
b) Bens/produtos Intangíveis: o valor reside não em qualquer propriedade física, mas nos direitos
de propriedade que são legalmente conferidos aos seus possuidores, tais como softwares,
patentes, marcas dentre outros.
• CEO: Chief Executive Officer- Diretor(a) Presidente.
• CFO: Chief Financial Officer – Diretor(a) Financeiro.
• DP: Departamento Pessoal.
• ERP: Sistema de Gestão Integrado, RM Totvs.
• Frete CIF: A sigla CIF corresponde a “Custo, Seguro e Frete” (ou “Cost, Insurance and Freight”, em
inglês). Nessa modalidade, o frete já está incluso no valor da compra e é o comprador quem arca com
os custos, porém não com a responsabilidade.
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• Frete FOB: A sigla FOB corresponde a “Free on Board”, em inglês, ou “Livre a Bordo”. Trata-se de uma
opção em que o cliente é que se torna o responsável pela integridade e pela entrega do produto,
devendo contratar o transporte.
• Incoterm Ex-works: é o termo de comércio internacional que determina que o exportador tem
menor responsabilidade nos custos, riscos de transporte e desembaraço aduaneiro da mercadoria.
• RFI: A sigla RFI corresponde a “Request For Information” em inglês, ou “Solicitação de Informações”.
Ela é utilizada para pedir informações a um fornecedor sobre determinado escopo de serviço ou
fornecimento de material.
• RFP: A sigla RFP corresponde a “Request For Proposal” em inglês, ou “Solicitação de Proposta”. Ela é
utilizada para solicitar proposta ao fornecedor, sendo mais utilizadas para aquisições que possuem
escopo de serviço ou material.
• RFQ: A sigla RFQ corresponde a “Request For Quotation” em inglês, ou “Solicitação de Cotação”. Ela é
utilizada para solicitar cotação ao fornecedor, sendo mais utilizadas para aquisições que possuem já
uma especificação técnica definida.
• SC: Solicitação de Compra.
• Serviço: exercício e desempenho de qualquer atividade produzida ao mesmo tempo em que é
consumido, não podendo ser armazenado, tais como reformas, manutenções, instalações, dentre
outros.
• Sistema ERP: É o sistema utilizado pela empresa para gerenciamento dos seus processos.
• SLA: definição de prazo para atendimento à uma solicitação.
• SdS: Solicitação de Serviço.
5. DIRETRIZES
5.1 Premissas Básicas
I. As atividades de contratações deverão ser executadas/coordenadas apenas por

profissionais do setor de Suprimentos da Iter. Os únicos canais e situações autorizados
para comunicação comercial (cotação e contratação sem a condução do setor de
Suprimentos) com o mercado são:
a) Jurídico: Somente para as contratações exclusivas de serviços jurídicos com a

aprovação da Gerência Jurídica;
b) DP/Gente e Gestão: Somente para as contratações exclusivas referentes à pacote de

benefícios, que não possuem margem de negociação, como por exemplo vale transporte. A
contratação de Benefícios específicos que envolvam dados sigilosos, será conduzida em
conjunto com a área de Suprimentos.
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c) Taxas, Gastos com Energia, Água e Esgoto, Assinaturas e Revistas, Contribuições

Associativas, Despesas de Cartório, Permuta, Patrocínio, Condomínio, Cartão Corporativo,
Seguros, Empréstimos, Fianças, Câmbio e outras garantias.
Estes pagamentos deverão ser tratados diretamente no MOVIMENTO 1.1.19 SOLICITAÇÃO DE

PAGAMENTO, dentro do sistema RM TOTVS.
II. Não é permitido a qualquer outra área ou situação que não seja mencionada no inciso (I)
solicitar proposta comercial, negociar ou iniciar um processo de aquisição que não seja
através de Suprimentos;
III. Para estimativas de esforço e custo, com a finalidade de compor composição de

orçamento, a área demandante deverá abrir uma SDS ou SC informando todos os detalhes
no campo “observação” como RFI;
IV. O processo de aquisição de bens/produtos e serviços deverá ser integralmente

formalizado no sistema ERP, compreendendo desde a emissão das solicitações até o
processamento do pagamento;
V. Deve-se buscar oportunidades de redução de custos, por meio do planejamento

antecipado da demanda, ganhos de escala e sinergia nas aquisições;
VI. A contratação de empresas em que pelo menos um dos sócios seja cônjuge ou parente de
1º ou 2º grau de um membro da equipe da área solicitante, Suprimentos ou gestor
aprovador da compra deverá ser submetida à Diretoria para análise e deliberação. Nesses
casos, deverá haver no mínimo uma proposta de fornecedor sem vínculo. Sendo o vínculo
com Diretor Estatutário, a contratação somente poderá ser realizada respeitando o
disposto no Estatuto Social (sendo necessária a formalização da aprovação de Compliance
e dos acionistas para este tipo de situação).
5.2 Tipos de Solicitações de Compra/Serviço
5.2.1 Solicitação de compra/serviço – Normal
I. Solicitações de compras/serviços categorizadas como NORMAL são aquelas cujo

processo não necessita de nenhum tratamento diferenciado, ou seja, não são
urgentes.
II. Para aquisição de materiais e equipamentos a área solicitante deve fornecer todas as
especificações técnicas no corpo da solicitação, como por exemplo: marca, modelo e
dimensões.
III. Para aquisição de serviços a área solicitante deve elaborar e anexar na solicitação a
especificação técnica de contratação de serviços conforme ETC – Escopo Técnico de
Contratação (Anexo I), submeter a SdS ao processo de aprovação e interagir com a
área de Suprimentos em cada etapa do processo de contratação, incluindo o
agendamento de visitas técnicas.
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IV. O setor de Suprimentos só dará andamento nas solicitações que estiverem dentro dos
parâmetros mencionados aqui. Caso seja necessário detalhamento das especificações,
a solicitação irá retornar ao requisitante e o tempo de atendimento será contado a
partir da última data de liberação ao Suprimentos.
5.2.2 Solicitação de compra/serviço – Urgente
I. Em casos de exceção, devido a urgência demandada pela necessidade do negócio.
II. São classificadas como urgentes somente solicitações que se encaixem nos requisitos
abaixo:
a) Envolvimento de risco de alto impacto que interrompa o serviço ou o processo

contínuo essencial;
b) Fato gerador de crise envolvendo segurança do trabalho, meio ambiente, imagem,
valores da empresa e patrimônio;
c) Outras solicitações que possam impactar a nossa prestação de serviços e não
previstas no item a e b, desde que avaliadas em conjunto com a área de
Suprimentos.
III. As solicitações de urgência devem ser direcionadas via e-mail para o setor de
Suprimentos detalhando a situação, além da obrigatoriedade de o processo estar
devidamente aprovado no sistema. O requisitante deverá sinalizar na Solicitação de
Compra ou na Solicitação de Serviço, a opção de Contratação Urgente, incluir a
justificativa de emergência e anexar a aprovação do Gerente da área requisitante e
informando a expectativa de finalização do processo de contratação, a fim de
Suprimentos atender a demanda em tempo hábil.
IV. O setor de Suprimentos irá tratar da solicitação com status de urgência assim que ela
for disponibilizada para o setor.
V. Caso o atendimento da solicitação urgente traga impacto na fila de atendimento,

entende-se que poderá ocorrer atraso no tratamento das solicitações normais em fila
ou já em atendimento.
5.3 Categorias de Compra/Serviço
5.3.1 Aquisição de compra/serviço – Direta
I. Utilizando fornecedor indicado, formalmente justificado e aceito por Suprimentos,

devido a sigilo, urgência e dependência técnica ou outras, as justificativas e
aprovações deverão ser realizadas através do Formulário de Contratação Isenta de
Concorrência – ANEXO II, exceto nos casos quando se faz necessária a manutenção
evolutiva, corretiva e/ou preventiva de produtos/serviços indicados pelo requisitante
como plataforma legado, devendo o requisitante enviar as informações que
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comprovem a classificação de plataforma legado, como por exemplo: histórico da

compra e riscos envolvidos em uma troca tempestiva, deverá ser preenchido pela área
requisitante e devidamente aprovado conforme alçada da Gerência e Diretoria da área
requisitante.
II. O Formulário de Contratação Isenta de Concorrência poderá ser rejeitado por

Suprimentos no caso de justificativa incompleta, incoerente, motivo indevido ou
quando Suprimentos entender que não é seja aplicável, mesmo que o formulário já
esteja aprovado. Para isto é facultado ao requisitante, a consulta prévia ao comprador,
para esclarecimentos de dúvidas sobre o histórico da compra do produto/serviços.
5.3.2 Aquisição de compra/serviço – Regularização
Em caso de serviços, onde o requisitante negocia sua demanda diretamente com o fornecedor,
o fornecedor executa o serviço, e o requisitante solicita regularização do processo junto à
Suprimentos. O requisitante deverá obrigatoriamente anexar a justificativa no qual o serviço
foi executado sem envolvimento de Suprimentos, junto com a aprovação por e-mail do Diretor
da área Requisitante Responsável e do Diretor Financeiro, independente de valor, para geração
dos Pedidos de compra de regularização.
5.3.3 Aquisição de compra/serviço – Concorrência
I. São consideradas solicitações de compra com categoria “concorrência” todas as

aquisições de bens e serviços que serão conduzidas pelo setor de Suprimentos.
II. O requisitante deverá disponibilizar no sistema a solicitação já aprovada com todos os

dados já mencionados para aquisição da compra/serviço. Atendendo todos os critérios
da solicitação, o setor de Suprimentos abrirá o processo de cotação tendo como
parâmetro as informações abaixo:
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Será válido a continuidade no processo, quando houver declínio do fornecedor ou as situações

abaixo, para aprovação, pela Gerência de Suprimentos:
a) Quando da devida comprovação de que o fornecedor foi convidado formalmente pelo

comprador e o fornecedor não apresentou proposta, considerando que:
• O objeto da contratação faz parte do portfólio de vendas do fornecedor, ou

seja, ele já está habituado em fornecer para o mercado aquele produto e/ou
serviços;
• Quando não for caracterizado vício de convite daquele determinado

fornecedor, onde já era conhecido de sua incapacidade na apresentação de
respostas as solicitações formalizadas por Suprimentos.
b) Em casos excepcionais, quando não for possível obter a quantidade mínima de

propostas ou existirem outras variáveis que indiquem decisão em contrário, como, por
exemplo, escassez ou falta de conhecimento regional de fornecedores habilitados para
fornecer um produto/serviço, além de qualidade e prazo, o comprador poderá dar
continuidade ao processo. Para tal, deverão ser registrados os motivos da opção, a
aprovação formal dos responsáveis via e-mail de acordo com alçada de aprovações em
Suprimentos.
c) Caso tenha registro de contratação, realizado dentro dos últimos três meses, poderão
ser negociados diretamente com o fornecedor ganhador do último processo.
d) Em casos de Solicitações, para Plano de Contingência.
5.3.3.1. Caso o cliente interno direcione um fornecedor, formalmente justificado e

aceito por Suprimentos, devido a sigilo, urgência e dependência técnica ou outras, as
justificativas e aprovações deverão ser realizadas através do Formulário de
Contratação Isenta de Concorrência – ANEXO II, deverá ser preenchido pela área
requisitante e devidamente aprovado conforme alçada da Gerência e Diretoria da área
requisitante.
O Formulário de Contratação Isenta de Concorrência poderá ser rejeitado por

Suprimentos no caso de justificativa incompleta, incoerente, motivo indevido ou
quando Suprimentos entender que não seja aplicável, mesmo que o formulário já esteja
aprovado. Para isto é facultado ao requisitante, a consulta prévia ao comprador, para
esclarecimentos de dúvidas sobre o histórico da compra do produto/serviços.
5.4 Mesa de Compras
Todo processo, conduzido por Suprimentos, com valor igual ou superior a R$ 300.000,00
(trezentos mil reais), incluindo aditivo de valor, deverá passar pela Mesa de Compras para
aprovação. Aditivos exclusivamente de prazo estão dispensados da apresentação na mesa de
compras.
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Participantes da Mesa de Compras:

Apresentadores: Comprador responsável e Requisitante Interno (responsável pela avaliação
técnica do processo ou esteja habilitado a responder sobre o mesmo).
Obrigatórios: Gerente de Suprimentos, Gerente da Área requisitante, Gerente Geral de Finanças e
CFO.
Documentação:
Template de Negociação.
Aprovação:
Se dará somente por unanimidade dos participantes e deverá ser formalizada através de ATA,
validada pelos participantes, por e-mail.
5.5 Prazos, cotação e negociação com fornecedores
5.5.1 Prazos
I. Devem ser cumpridos os prazos estabelecidos abaixo:
II. Observações:
a. O prazo de envio da solicitação de orçamento será iniciado a partir do recebimento

do escopo detalhado do serviço ou da especificação completa do bem/produto,
considerando o movimento já aprovado para evolução no sistema;
b. Quando aplicável avaliação técnica das propostas, o prazo para entrega de material
e execução do serviço será iniciado após avaliação e definição pelo gestor
solicitante quanto ao fornecedor que mais atendeu aos requisitos técnicos,
seguindo com a emissão e envio do pedido e tratativa contratual;
c. Quando houver necessidade de elaboração de contrato, o Jurídico possui prazos
pré-determinados para concluir a análise jurídica, nos casos em que o fornecedor
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aceite utilizar a minuta padrão da Iter e nos demais casos em que precisará de
análise específica.
d. Não estão incluídos os prazos de entrega dos fornecedores;
e. Caso, tenhamos a falta de retorno do cliente interno em até 3 dias (para
alinhamento de Escopo e Documentos Técnicos para seguir na contratação,
Alinhamento de Visita Técnica, Avaliação técnica, Avaliação de Minuta), a
solicitação será cancelada.
f. Se durante o processo de cotação houver a necessidade de alterar o bem, produto
ou serviço, por descontinuidade, informação incompleta ou mudança do item por
decisão do gestor, a mesma solicitação deverá ser editada com as informações
atualizadas, reiniciando os trâmites sistêmicos para fins de SLA;
g. Os processos de aquisição de bens importados devem seguir sistemicamente o
mesmo fluxo que os de aquisição em mercado nacional.
5.5.2. Cotação de preços
I. Após o recebimento da solicitação de compra/serviço dentro de todos os critérios

estabelecidos aqui, o setor de Suprimentos irá abrir o processo de cotação com os
proponentes que se enquadrem no escopo e conduzirá todas as etapas necessárias para a
aquisição, sendo elas:
• Procurement e desenvolvimento de fornecedores;
• Envio da solicitação de cotação;
• Agendamento de visita técnica em conjunto com a área solicitante (quando
solicitado na especificação técnica);
• Solicitação de propostas (comerciais e técnicas);
• Solicitação da validação da Proposta Técnica e emissão do RAT (Relatório de
Avaliação Técnica) – ANEXO III, sendo este racional obrigatório apenas para
concorrências, pela área solicitante (quando necessário);
• Solicitação de Análise Financeira dos proponentes à área Financeira, em casos de
adiantamentos ou compras acima de R$ 100.000,00;
• Equalização de propostas comerciais;
• Inserção das cotações no sistema e na Rede de Suprimentos, levando em
consideração o tópico 5.5.3;
• Validação de contrato com o departamento Jurídico;
• Envio do pedido de compras ou a adjudicação do contrato.
II. Para garantir competitividade e transparência ao processo de aquisição, os fornecedores

devem ser convidados para a concorrência considerando as alçadas de valor para cotação.
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III. Para garantir transparência do processo, todos os documentos devem ser enviados aos
proponentes sistemicamente através do setor de Suprimentos e recebidos no mesmo fluxo, de
forma que todos os documentos do processo comercial estejam concentrados nesta área.
IV. O fornecedor deverá enviar a proposta técnica em arquivo independente da proposta

comercial, ambas devem ser enviadas diretamente ao setor de Suprimentos. Em hipótese
alguma os valores comerciais nominativos de fornecedor devem ser enviados ou revelados à
área requisitante diretamente pelo proponente.
V. Ao receber as propostas comerciais, o setor de Suprimentos enviará primeiramente as

propostas técnicas para análise e aprovação da área requisitante. Sendo necessário
informações complementares à proposta técnica a área requisitante informará a necessidade
que, por sua vez, acionará a proponente para esclarecimento.
VI. Este processo de esclarecimento poderá ocorrer ilimitadamente, desde que respeitado o
prazo estipulado no cronograma de aquisições a partir da definição de escopo.
VII. É de responsabilidade do requisitante enviar formalmente via e-mail, o Formulário da RAT

(Relatório de Avaliação Técnica) – ANEXO III.
VIII. É obrigatório o responsável pelo processo de compra anexar o parecer ao ERP e na Rede de
Suprimentos.
IX. Será considerado declínio de cotação os casos em que existir formalmente, o retorno do
fornecedor ao setor de Suprimentos informando que estão declinando do processo. Caso o
proponente não retorne formalmente dentro do prazo determinado será realizada uma nova
tentativa de contato e posterior solicitação a um novo fornecedor.
X. O setor requisitante deverá ser informado sempre que houver impactos no prazo de
entrega.
XI. Ao final da negociação, caso o valor da proposta do proponente vencedor seja superior ao
valor de orçamento previsto e aprovado na solicitação, o setor de Suprimentos devolverá a
solicitação ao solicitante que analisará a necessidade de continuidade com ajuste do escopo
ou do orçamento, ou ainda o cancelamento do processo.
XII. Após a análise, o solicitante poderá reenviar a solicitação com o valor ajustado para novo
fluxo de aprovação das alçadas competentes ou comunicar formalmente o cancelamento do
referido processo de aquisição.
XIII. Caso o setor requisitante retorne o processo com alguma alteração de escopo o cálculo
para apuração do indicador de atendimento será reiniciado a partir da última data de liberação
da solicitação no ERP.
5.5.3. Negociação com fornecedores
I. O setor de Suprimentos conduzirá e acompanhará o processo de aprovação executiva

da negociação comercial, para ao final, gerar o pedido de compra e comunicar via e-mail o
proponente vencedor do processo de aquisição.
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II. É de responsabilidade do setor de Suprimentos formalizar a aquisição de compra/serviço

no sistema e junto ao fornecedor.
III. Para compra de produto ou serviço de uso contínuo deverá ser avaliada a possibilidade de
elaboração de contrato de fornecimento por um período específico.
IV. Deve-se promover a constante avaliação de mercado em busca de novos fornecedores,

visando obter melhores condições de aquisição; assim como a avaliação sistêmica dos
fornecedores já cadastrados após cada operação de parceria realizada.
V. Após recebimento e análise das propostas é facultada a abertura de uma negociação que
tem por objetivo melhorar as condições comerciais e de fornecimento e deve ser conduzida
somente pelo setor de Suprimentos.
VI. Cabe ao gestor do contrato, com o apoio do setor de Suprimentos, providenciar a

aceitação e assinatura por parte do fornecedor das diretrizes de tratamento de dados
pessoais, caso sejam transmitidas informações confidenciais sobre o negócio da Iter durante a
negociação, ainda que esta não esteja concluída.
VII. Cabe à área de Suprimentos priorizar nas negociações com os fornecedores que o
pagamento ocorra somente após a entrega do bem/produto ou o serviço ter sido prestado. Nos
casos em que esta condição não for aceita pelos fornecedores deverá ser observado o
disposto no item 5.7.1..
VIII. Para as aquisições de bens/produtos e serviços que exijam ou tenham mais de 01 proposta
de fornecimento, deverá ser gerado o mapa comparativo no sistema ERP, configurado para
indicar o fornecedor que apresentou a proposta com menor preço. Caso o fornecedor de menor
valor não seja o vencedor é necessário realizar uma interferência no sistema com a devida
justificativa.
IX. Para solicitações de compra será encaminhado ao proponente vencedor o arquivo da

Ordem de Compra, por e-mail.
X. Para as solicitações de serviço será encaminhado ao proponente vencedor o arquivo da

Ordem de Serviço ou de Contrato, por e-mail.
5.6 Autorização de fornecimento ou prestação de serviço
5.6.1. Emissão da ordem de compra/serviço
I. O envio de ordens de compra/serviço/contrato deverá ser feito apenas após aprovação

na alçada do ERP, que é feito conforme PC-005 -Política de alçadas de aprovação.
II. A autorização para que o fornecedor entregue os bens/produtos ou inicie a prestação

de serviço deve ocorrer somente após ordem de compra/serviço aprovada ou após
assinatura do contrato, ou seja, antes da emissão da nota fiscal. Esta ação é importante
para:
a) Garantir que a aquisição seja concretizada somente após aprovação dos
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gestores, de acordo com os limites estabelecidos na Política de Alçadas de

aprovação e assunção de responsabilidades;
b) Gerar previsão de fluxo de caixa para subsidiar a tomada de decisão financeira;
c) Resguardar o Grupo Iter S/A quanto às cláusulas de fornecimento;
d) Evitar multa por atraso de pagamento em função da necessidade de emitir a
ordem de compra/serviço e obter as aprovações dentro do prazo adequado para
processar o pagamento sistemicamente;
e) Acompanhar o recebimento de bens e produtos solicitados ao fornecedor.
III. A formalização da aquisição deverá ser com o valor total do bem, produto ou serviço,
independentemente do número de parcelas, e deverá ser aprovada, respeitando os limites
estabelecidos na Política de alçadas de aprovação e assunção de responsabilidades.
5.7 Análise Financeira
5.7.1. Análise Financeira / Análise de Crédito
I. Para toda contratação de Serviço acima de R$ 100.000,00. a Gerência Financeira deverá

realizar pesquisa prévia junto à empresa especializada para obter situação
socioeconômica do fornecedor. Caso a pesquisa aponte algum desvio, o responsável pela
compra deverá obter aprovação do Gestor da área solicitante e Diretor Financeiro para a
realização da compra.
II. Para toda compra que for requerido adiantamento de pagamento entre R$ 5.000,00 e R$
50.000,00, a Gerência Financeira deverá realizar pesquisa prévia junto à empresa
especializada para obter situação socioeconômica do fornecedor. Caso a pesquisa aponte
algum desvio, o responsável pela compra deverá obter aprovação do Gestor da área
solicitante e Diretor Financeiro para a realização da compra.
III. Para valores superiores à R$ 50.000,00, para adiantamento, além da consulta de crédito,
deverá ser solicitada uma garantia financeira para efetivação do pagamento de valor
adiantado.
IV. O processo de análise financeira é executado pela Gerência Financeira, para isso o setor de
Suprimentos fornecerá todos os documentos necessários para a pesquisa e conduzirá o
trâmite sendo o ponto focal entre o departamento financeiro, o gestor de contrato e o
fornecedor contratado.
V. Não existindo nenhuma ocorrência para tratamento, o processo de aquisição seguirá

normalmente.
VI. Fica dispensada a análise financeira para ordens de compra/serviço em que o pagamento
seja feito após entrega.
5.8 Minuta Padrão de Contrato e Aditivos
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I. Serão, obrigatoriamente, objetos de contrato as seguintes operações de compra:
• Prestação de serviços com prazo igual ou superior a 06 (seis) meses ou;
• Contratações de prestação de serviços com valores superiores a R$ 20.000,00.
II. O setor de Suprimentos utilizará o termo de condições gerais de fornecimento, junto da

Ordem de Serviço, no processo de aquisição de bens e serviços de até R$ 20.000,00.
III. Para casos de exceção será elaborado um contrato específico que substituirá a minuta
padrão e obrigatoriamente será assinado pelo fornecedor antes de ser submetido para
assinatura das alçadas competentes das empresas do Grupo Iter.
IV. Quaisquer outras operações de compras que, mesmo que não se enquadrem em nenhuma
das formas anteriormente citadas, mas que pela importância do seu objeto para a
empresa, complexidade, caráter repetitivo ou valor, gerem riscos operacionais,
comerciais, trabalhistas ou de perdas financeiras para a empresa, a critério do gestor,
poderão ser objeto de contrato.
V. Caberá ao setor de Suprimentos, quando responsável pelo processo de contratação, com o

suporte do solicitante enviar ao Jurídico, para a elaboração do contrato, toda a
documentação legal da empresa a ser contratada, a proposta comercial e técnica final
negociada e demais anexos definidos pela área solicitante como necessários para a
contratação, tais como: especificações, normas de segurança e saúde ocupacional, etc.
VI. Nos casos de aditamento e/ou necessidade de realização de nova concorrência, o setor de
Suprimentos deverá ser comunicado por SdS (Solicitação de Serviço) com antecedência
de 60 (sessenta) dias do término do contrato para realização do processo de contratação,
principalmente reajustes previstos em contrato e controle da vigência contratual,
aditivos de valor, mudança da fórmula de reajuste e/ou escopo, dos contratos que
estejam inseridos nas hipóteses mencionados no item (i);
VII. I. Aditivos, que o instrumento contratual não foi submetido ao crivo do jurídico e que
altere o escopo do contrato, assim como, o valor contratual acima do limite do item (i), ou
que venham no formato elaborado pelo fornecedor comunicação de aceite contratual é
considerada finalizada e vigente quando Jurídico ou Suprimentos enviar os documentos
necessários em um único meio de comunicação eletrônico para as partes interessadas.
VIII. A área requisitante deverá preencher o Formulário de Revisão de Contrato – ANEXO IV e

aprovar com o Gestor da área requisitante, incluindo como anexo na SdS.
IX. Suprimentos enviará um e-mail de Conclusão de processo, na finalização de um Contrato

ou Aditivo, copiando o requisitante, Gestor do Contrato da área requisitante, fornecedor e
a Gerência de Suprimentos, com o Documento Jurídico finalizado e seus ANEXOS, incluindo
o Formulário Boletim de Medição – ANEXO V.
X. O acompanhamento da evolução da execução do contrato e do cumprimento das cláusulas

contratuais é responsabilidade única e exclusiva do Gestor do Contrato designado pela
área requisitante e tem como objetivo evitar desequilíbrios econômico-financeiros,
interrupções de fornecimento e emergências, através da identificação preventiva de
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necessidades de repactuações de preço e aditamentos de escopo, prazo ou quantidade.
XI. Nos casos de necessidade de alteração de escopo que gere aumento no valor contratado
deverá ser avaliada a necessidade de realização de nova cotação. O resultado da avaliação
deverá ser encaminhado a Suprimentos, com o aval do Diretor da Área. Se o novo valor de
contratação extrapolar o previsto em orçamento, deverá haver a aprovação da área de
Planejamento Financeiro e Diretor Financeiro.
5.9 Acompanhamento de ordens e recebimento de bens/produtos
I. Cabe ao responsável pela compra realizar uma rotina de follow up e verificar a existência
de ordens não atendidas no prazo acordado durante a negociação e, caso haja, acionar o
fornecedor e informar ao solicitante o status do processo;
II. Os bens/produtos deverão ser recebidos pelo Almoxarifado ou pelo Cargueiro sob
orientação do Almoxarifado, assim como, pelo próprio solicitante quando se tratar de
materiais específicos;
III. No caso de bens destinados ao imobilizado, o recebimento deverá ocorrer de acordo com a
“PC-006 – Política de Gestão de Ativos”. Em caso de previsão de recebimento de materiais
de grande volume e fora do horário padrão os setores de cargueiro e segurança devem ser
avisados com no mínimo 02 (dois) dias de antecedência.
5.10 Recebimento de nota fiscal e pagamento de fornecedores
I. Em função do fechamento contábil, as notas fiscais deverão ser emitidas pelos

fornecedores, preferencialmente, até o dia 22 de cada mês. Essa informação deve ser
passada aos fornecedores no mesmo momento do envio do pedido;
II. Para efeitos de lançamento contábil da nota fiscal de bens e produtos, deverá ser
considerada a data de entrada da mercadoria na empresa, independente da data de
emissão da nota;
III. O sistema deve estar configurado para permitir a entrada de notas fiscais somente para
ordens de compra/serviço devidamente aprovadas, conforme limite de alçada de
aprovação de compras;
IV. Os pagamentos de fornecedores da Iter inclusive adiantamentos, são realizados todas as

terças-feiras e sextas-feiras (podendo haver alteração em caso de dias não-úteis). Dessa
forma, toda a documentação deve estar disponível no setor de Contas a Pagar com
antecedência mínima de 07 (sete) dias da data do vencimento, possibilitando que sejam
realizadas todas as conferências e aprovações necessárias para garantir a realização do
pagamento;
V. A nota fiscal de um material recebido sempre deve ser encaminhada para o Almoxarifado
para devido tratamento e direcionamento para pagamento.
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5.11 Arquivamento da documentação de aquisição
I. Toda documentação relativa a um processo de compras (cotações, e-mails, relatórios, atas

de reuniões, documentos técnicos, etc.) deverá ser anexada ao sistema ERP e na Rede de
Suprimentos, por Suprimentos para fins de consulta e rastreabilidade pelo período mínimo
de 05 anos;
II. Os contratos, anexos e aditivos deverão ser arquivados, em meio eletrônico através do
sistema ERP e na Rede de Suprimentos, pelo período mínimo de 06 anos a contar da data
da última prestação do serviço;
III. Os setores que tratam diretamente algum processo são responsáveis pelo arquivamento
da documentação das aquisições que conduziram sem o envolvimento do setor de
Suprimentos.
5.12 Itens Complementares
5.12.1. Processo de contratação
I. O processo de contratação inicia-se pela formalização da demanda da área requisitante

através do movimento de Solicitação de Compra/Serviço.
II. O framework abaixo ilustra as principais etapas do processo de contratação de bens e

serviços:
5.12.2. Fretes (CIF e FOB)
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I. São comumente utilizados Grupo Iter S/A as modalidades de frete CIF E FOB.
II. Em ambos os casos, a área solicitante ou o fornecedor deverá enviar todas as

informações necessárias para a contratação (veja abaixo) e estas informações
deverão estar anexas na solicitação de serviço (direcionada ao frete) conforme
formulário de solicitação de emissão de nota fiscal (Anexo VI).
• Tipo de Frete: Compartilhado/Dedicado;
• Volume da carga;
• Valor da Carga;
• Endereço de retirada e entrega;
• Solicitação ou não do código de rastreamento;
• Data programada para retirada e data esperada de entrega.
III. A contratação do frete só será feita após emissão e aprovação de solicitação de

serviço no sistema ERP.
IV. A solicitação da emissão de nota fiscal interna é de responsabilidade da área

requisitante do transporte através do formulário disponibilizado.
V. Para aquisições internacionais utilizamos como padrão o Incoterm Ex-works. O

pagamento referente à etapa de embarque, caso haja, é condicionado à aprovação
da Iter para a documentação enviada pelo fornecedor.
5.12.3. Cartão Corporativo
I. A utilização do cartão de crédito corporativo designado ao setor de Suprimentos ficará

restrito a compras que se encaixem nos requisitos abaixo:
• Compras prioritárias em que o tempo de entrega dos fornecedores não atenda
a necessidade;
• Materiais que a venda é exclusivamente restrita a internet;
• Materiais nos quais a diferença de preço seja 30% menor em relação ao valor
dos fornecedores físicos/faturados.
• Todas as demandas mencionadas ou não neste documento, precisarão de
autorização da Gerente de Suprimentos, independentemente do valor.
II. Para os produtos comprados online só haverá devolução se o material chegar com
defeito ou incorreto.
III. As compras realizadas no cartão corporativo de posse de outras gerências são de

responsabilidade de cada área e deve haver prestação de contas diretamente com o
departamento financeiro.
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6. RESPONSABILIDADES
6.1. Área Solicitante
• Planejar suas demandas de Solicitação de compra/serviço conforme plano de

contratação, informando ao setor de Suprimentos;
• Preencher adequadamente as solicitações de compra/serviço com todos os dados
necessários para conclusão do processo, de acordo com os critérios estabelecidos pela
Área de Suprimentos neste documento;
• Anexar na solicitação de compra/serviço todos os documentos necessários ao processo
de aquisição;
• Responder pelos questionamentos técnicos dos fornecedores durante o processo de
aquisição dentro da programação acordada entre Suprimentos e área solicitante;
• Prestar todas as informações para aprovação da fonte orçamentária prevista na
solicitação, junto à área de Planejamento Financeiro;
• Ser responsável pelo processo de aprovação da Solicitação de compra/serviço dentro da
alçada de aprovações. As solicitações deverão ser aprovadas, eletronicamente, pelos
gestores responsáveis pelo centro de custo solicitante. O sistema deve estar
configurado para que Suprimentos dê andamento apenas às solicitações aprovadas pelo
gestor do centro de custo;
• Definir parâmetros de ressuprimento para itens estocáveis;
• Para as aquisições de contratos de serviços, indicar no processo de contratação quem
será o Fiscal e Gestor do contrato;
• Informar sobre a necessidade de confidencialidade aos compradores no início do
processo de contratação;
• Participar, quando solicitado da análise de avaliação e qualificação do fornecedor;
• Ser responsável pela gestão com o fornecedor da entrega de documentação acessória
para os contratos de prestação de serviços.
• Receber as notas fiscais e boletos, anexá-las ao atendimento e encaminhar para as
respectivas áreas efetuarem o lançamento.
6.2. Suprimentos
• Executar o processo de aquisição, desempenhando atividades como seleção de

fornecedores para cotação, análise comercial das propostas, negociação das condições
comerciais, aprovação da aquisição, tratativas contratuais, inserção dos dados de
contratos de aquisições ou alterações e a aprovação no sistema ERP da Companhia;
• Ser o personagem integrador entre cliente interno e fornecedor durante o processo de
aquisição de bens e serviços, assim como ser a interface entre o solicitante, o setor
jurídico e o fornecedor na tratativa contratual;
• Utilizar as minutas de contrato padrão disponibilizadas pela Área Jurídica;
• Reportar o andamento do processo de aquisição para a área solicitante sempre que
possível, considerando ao menos um reporte semanal;
• Seguir as regras de conduta ética e de relacionamento com fornecedores, posicionando-
se sempre proativamente na busca por oportunidades de redução do custo total de
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propriedade ao longo de toda a cadeia de valor dos bens e serviços adquiridos;

• Apoiar os clientes internos em qualquer esclarecimento durante o processo de aquisição;
• Enviar todas as solicitações relativas à análise jurídica ao departamento Jurídico.
6.3. Gerência Financeira
• Executar a análise financeira do fornecedor de acordo com os documentos normativos

vigentes em até 3 dias úteis;
• Participar quando solicitado da Qualificação do Fornecedor;
6.4. Gerência Jurídica
• Disponibilizar e atualizar as minutas de contrato padrão para o processo de aquisição;

• Revisar os contratos e aditivos contratuais em conformidade com o anexo a contar do
envio da solicitação com a devida documentação ao departamento Jurídico;
• Enviar os contratos para assinatura eletrônica via plataforma de assinaturas. Os
pagamentos só serão realizados após os contratos estarem digitalmente assinados.
6.5. Gestores
• Analisar todas as informações contidas nas solicitações e ordens disponibilizadas para

avaliação e aprovar/recusar conforme necessidade da área;
• Zelar pela execução integral do objeto contratual sob responsabilidade de sua área;
• Nos casos de necessidade de alteração de escopo, definir o escopo adicional e enviar a
solicitação de elaboração do aditivo contratual para Suprimentos;
• Acompanhar o prazo de vigência das contratações com antecedência suficiente para que
não ocorra descontinuidade dos serviços ou renovação automática indesejada.
6.6. Diretoria
• Aprovar/Reprovar as Solicitações e Ordens de Compra/Serviço das categorias, caso

aplicável;
• Deliberar sobre os casos de alguma forma não contemplados nesta Política.
7. ANEXOS
• Anexo 1 – ETC (Escopo Técnico de Contratação)
• Anexo 2 – Formulário de Isenção de Concorrência
• Anexo 3 – RAT (Relatório de Análise Técnica)
• Anexo 4 – Formulário de Revisão de Contrato
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• Anexo 5 - Formulário Boletim de Medição

• Anexo 6 - Formulário de solicitação de emissão de nota fiscal
8. CONTROLE DE VERSÕES
Este padrão passa a vigorar a partir da data de sua publicação, sendo revogadas todas as disposições
em contrário e as versões anteriores.
8.1. Registro de alterações:

Descrição da Data de
Versão Elaboração Aprovação/Revisão
alteração publicação
Almir Lobianco – Gerente de André Albuquerque - Diretor
Controladoria e Suprimentos Administrativo Financeiro
Emissão inicial
01 João Rebelo - Coordenador de Sandro Fernandes - Diretor 18/09/2018
Compras Geral
Sergio Andreoli – Diretor
Financeiro
Diego Scofano – Diretor
Técnico
Stéphanie Werneck - Atualização
02 Coordenadora de Suprimentos Ana Lúcia Selvatici – Diretora 27/04/2022
de Negócios
Analu Fiuza – Diretora de
Gente e Gestão
Sandro Fernandes – CEO
(AC) Diana Mattos – Gerente
Geral de Finanças
(AC) Sergio Andreoli – Diretor
Financeiro
Carina Souza – Gerente de (AER) Diego Scofano – Diretor
03 Suprimentos Técnico 24/07/2023
Atualização
Anna Luiza de Sá – Analista de (AER) Analu Fiuza – Diretora de
Suprimentos Sênior Gente e Gestão
(AER) Sandro Fernandes – CEO
(AER) Marcus Peixoto – COO
Legenda:
(AC) Área Competente

(AER) Área Envolvida Revisora
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POLÍTICA CORPORATIVA

Política de aquisições de bens, produtos e serviços

I. As atividades de contratações deverão ser executadas/coordenadas apenas por

a) Jurídico: Somente para as contratações exclusivas de serviços jurídicos com a

b) DP/Gente e Gestão: Somente para as contratações exclusivas referentes à pacote de

c) Taxas, Gastos com Energia, Água e Esgoto, Assinaturas e Revistas, Contribuições

Estes pagamentos deverão ser tratados diretamente no MOVIMENTO 1.1.19 SOLICITAÇÃO DE

III. Para estimativas de esforço e custo, com a finalidade de compor composição de

IV. O processo de aquisição de bens/produtos e serviços deverá ser integralmente

V. Deve-se buscar oportunidades de redução de custos, por meio do planejamento

5.2 Tipos de Solicitações de Compra/Serviço

5.2.1 Solicitação de compra/serviço – Normal

I. Solicitações de compras/serviços categorizadas como NORMAL são aquelas cujo

5.2.2 Solicitação de compra/serviço – Urgente

I. Em casos de exceção, devido a urgência demandada pela necessidade do negócio.

a) Envolvimento de risco de alto impacto que interrompa o serviço ou o processo

V. Caso o atendimento da solicitação urgente traga impacto na fila de atendimento,

5.3 Categorias de Compra/Serviço

5.3.1 Aquisição de compra/serviço – Direta

I. Utilizando fornecedor indicado, formalmente justificado e aceito por Suprimentos,

comprovem a classificação de plataforma legado, como por exemplo: histórico da

II. O Formulário de Contratação Isenta de Concorrência poderá ser rejeitado por

5.3.2 Aquisição de compra/serviço – Regularização

5.3.3 Aquisição de compra/serviço – Concorrência

I. São consideradas solicitações de compra com categoria “concorrência” todas as

II. O requisitante deverá disponibilizar no sistema a solicitação já aprovada com todos os

Será válido a continuidade no processo, quando houver declínio do fornecedor ou as situações

a) Quando da devida comprovação de que o fornecedor foi convidado formalmente pelo

• O objeto da contratação faz parte do portfólio de vendas do fornecedor, ou

• Quando não for caracterizado vício de convite daquele determinado

b) Em casos excepcionais, quando não for possível obter a quantidade mínima de

d) Em casos de Solicitações, para Plano de Contingência.

5.3.3.1. Caso o cliente interno direcione um fornecedor, formalmente justificado e

O Formulário de Contratação Isenta de Concorrência poderá ser rejeitado por

5.4 Mesa de Compras

Participantes da Mesa de Compras:

5.5 Prazos, cotação e negociação com fornecedores

I. Devem ser cumpridos os prazos estabelecidos abaixo:

a. O prazo de envio da solicitação de orçamento será iniciado a partir do recebimento

5.5.2. Cotação de preços

I. Após o recebimento da solicitação de compra/serviço dentro de todos os critérios

II. Para garantir competitividade e transparência ao processo de aquisição, os fornecedores

IV. O fornecedor deverá enviar a proposta técnica em arquivo independente da proposta

V. Ao receber as propostas comerciais, o setor de Suprimentos enviará primeiramente as

VII. É de responsabilidade do requisitante enviar formalmente via e-mail, o Formulário da RAT

5.5.3. Negociação com fornecedores

I. O setor de Suprimentos conduzirá e acompanhará o processo de aprovação executiva

II. É de responsabilidade do setor de Suprimentos formalizar a aquisição de compra/serviço

IV. Deve-se promover a constante avaliação de mercado em busca de novos fornecedores,

VI. Cabe ao gestor do contrato, com o apoio do setor de Suprimentos, providenciar a

IX. Para solicitações de compra será encaminhado ao proponente vencedor o arquivo da

X. Para as solicitações de serviço será encaminhado ao proponente vencedor o arquivo da

5.6 Autorização de fornecimento ou prestação de serviço

5.6.1. Emissão da ordem de compra/serviço

I. O envio de ordens de compra/serviço/contrato deverá ser feito apenas após aprovação

II. A autorização para que o fornecedor entregue os bens/produtos ou inicie a prestação

gestores, de acordo com os limites estabelecidos na Política de Alçadas de

5.7 Análise Financeira

5.7.1. Análise Financeira / Análise de Crédito

I. Para toda contratação de Serviço acima de R$ 100.000,00. a Gerência Financeira deverá

V. Não existindo nenhuma ocorrência para tratamento, o processo de aquisição seguirá

5.8 Minuta Padrão de Contrato e Aditivos

I. Serão, obrigatoriamente, objetos de contrato as seguintes operações de compra:

• Prestação de serviços com prazo igual ou superior a 06 (seis) meses ou;