2022 MANUAL PRÁTICO DO SETOR DE RECEBIMENTO

ENTRADA DE MERCADORIAS
DEPÓSITO CENTRAL IMPERATIZ-MA

INTRODUÇÃO

Para sairmos do “bloqueio às melhorias” precisamos questionar cada aspecto de

nosso trabalho e enxergá-lo de maneiras nunca antes imaginadas

Ser dividido em partes e devem ser analisados os princípios desenvolvidos durante anos
que podem ser utilizados para aperfeiçoamento dos métodos, não esqueça do resultado
desejado e dos recursos disponíveis ao estudá-los, assim você saberá juntar as partes
para um resultado contínuo, leve e sem dificuldades.

Componentes
São componentes de um bom método de trabalho:
 Tranqüilidade/ Paciência;
 Etapas do procedimento;
 Segurança;
 Mecanismo à prova de erros (Conferência);
 Qualidade desenvolvida;
 Agilidade.
Os benefícios
Conhecer os princípios dos bons métodos:
 Mudar a maneira como você ver o trabalho;
 Dá a você o conhecimento especifico a ser aplicado no trabalho;
 Fornecer à mesma linguagem para as discussões sobre o
aperfeiçoamento do procedimento.
Estratégias
Para se obter os princípios dos bons métodos deve-se:
 A aprendê-los;
 A procurar exemplos de bons métodos;
 A reconhecer exemplos de métodos não tão bons em seu trabalho.
Procedimento
O procedimento que você vai conhecer foi criado com a informação das pessoas
que os utilizam também tem as maiores chances de ser aceitos e utilizados com
coerência. A curva de aprendizado na implementação dos novos métodos também é
reduzida consideravelmente e por isso tivemos essa iniciativa de levar a você este
método de ensino no qual o aprendizado e resultado só depende de você.

Melhoria contínua
Qualquer método que criamos e simplesmente o melhor método que conhecemos
ate agora (ou mudamos agora), mas portas estão abertas para outras melhorias,
qualquer idéia surgida deve ser dividida com seu superior hierárquico e após conosco.

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 Sumário

1. AGENDAMENTOS ..................................................................................................................4
Legenda........................................................................................................................................................8
2. PROCEDIMENTO INICIAL AO RECEBIMENTO DAS NOTAS FISCAIS .............................. 11
3. TIPOS DE ENTRADAS ......................................................................................................... 12
DACTE /CTe Documento auxiliar de Conhecimento de Transportes ......................................................12
Notas Fiscais ..............................................................................................................................................13
Tipos de Saídas ..........................................................................................................................................13
4. CONFERÊNCIA DE NF......................................................................................................... 13
5. CONFERÊNCIA FINANCEIRA .............................................................................................. 15
6. PRORROGAÇÃO .................................................................................................................. 17
7. PASSO A PASSO ENTRADA DE CT-E E NF ....................................................................... 18
Entrada Conhecimento de Transporte .......................................................................................................18
Entrada notas Fiscais .................................................................................................................................22
Conferencia Cega.......................................................................................................................................27
8. DEVOLUÇÃO ........................................................................................................................ 29
9. RECUSA ............................................................................................................................... 32
Orientação para recusa no recebimento de mercadorias ............................................................................32
10. AUTORIZAÇÃO DE USO NF-E ......................................................................................... 34
11. CADASTRO DE CUBAGEM E PESO ................................................................................ 34

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 Setor Recebimento de Mercadoria

A atividade de carga e descarga pode ser considerada uma parte fundamental

da jornada logística, onde são colocados ou retirados produtos em veículo
imobilizado. Sendo assim, é necessário que esse processo seja controlado de forma
eficiente. É aí que entra o agendamento de cargas, que serve para estruturar esse
fluxo e garantir que tudo saia de maneira assertiva, eficiente, contribuindo para
melhores resultados.
Para fazer o controle dos agendamentos de carga e descarga, é necessário
compreender a realidade e o dia a dia da empresa, bem como suas necessidades.
Isso vai atribuir valores às etapas a serem empregadas. Também é preciso estar por
dentro da realidade do funcionamento do processo de carga e descarga.

1. AGENDAMENTOS

O processo inicial das mercadorias no deposito é por agendamento das cargas, o

setor comercial faz a negociação junto com os diretores de compra e representantes,
após fechado o pedido, é implantado no sistema e fica disponível para cada CD da
Magazine Liliani o pedido para sua filial, não tendo acesso para ver o pedido de outras
filias para não correr o risco de agendar e receber os produtos de outro deposito.
Para agendar as cargas é necessário verificar o pedido de compra com a
solicitação enviada pelo fornecedor para garantir que ele está cumprindo como o que foi
acordado com o setor comercial da Magazine Liliani, pois no agendamento é possível
identificar possíveis erros do fornecedor ou transportadora como; valor do frete,
quantidade e valor unitário maior do que o negociado, entre outros. Encontrado alguma
divergência, deve informar para o setor comercial para eles verificarem com o
representante, e agendar somente após o comercial autorizar, abaixo segue as etapas
para agendamento, pode parecer extenso à primeira vista, mais conforme o processo é
compreendido, se torna mais rápido a verificação e confirmação da agenda.
O fornecedor deve passar por e-mail a solicitação de agenda com o formulário
padrão da Magazine Liliani de agendamento, informando alguns dados que são
obrigatórios, como; Pedido de Compra / Descrição do Produto / Quantidade e Valor
Unitário, e mais abaixo na planilha as informações de Fornecedor / Solicitante do
Agendamento / Representante e Data Sugerida. A Magazine Liliani vai retornar esse e-

4
mail com essa mesma planilha informado o nome Responsável Liliani pelo Agendamento
e confirmação da data caso esteja tudo dentro do negociado.

Abaixo uma demonstração de agendamento como Fornecedor Multilaser, que

enviou em anexo a planilha e mais cópia da Nota Fiscal, Obs; não cobramos a nota fiscal
no processo de agendamento pois tem alguns fornecedores que só faturam após a
confirmação de agenda.

'

Na planilha são informados todos os dados necessários para conferirmos com o

pedido de compra no sistema, no caso abaixo o pedido 81067.

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 Agora deve verificar no sistema LIVE para averiguar planilha de agendamento com
o pedido de compra, abrindo as seguintes telas.

Clique na ordem abaixo;

 Compra
 Consulta
 Pedido de Compra

Ao clicar vai abrir a tela abaixo,

 Pedido de compra
Existem duas formas para consultar os pedidos, clicando nas janelas Pedido ou
Fornecedor.
Pedido - Quando o fornecedor informa na planilha de agendamento o pedido especifico,
no caso 81067 vai abrir apenas o pedido digitado.

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Fornecedor – Nessa opção, deve-se digitar o nome especifico do Fornecedor, nessa
parte é necessário observar se ele está cadastro com a Razão Social ou nome Fantasia,
nessa situação em especifico estamos verificando da Multilaser.

Pode ocorrer de quando for digitar pelo nome do fornecedor, apareça mais de um
CNPJ cadastrado no nosso sistema, isso porque existem alguns que já foram cancelados
e cadastrados novos ou que são fabricas com filias de estados diferentes, os pedidos só
vão estar castrado em um dos CNPJ independente do estado que estejam vindos os
produtos.
Nesse caso vai está no Multilaser – 02 selecionem e clique na lupa azul ao lado
pesquisa.

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 Vai abrir a tela com todos os pedidos, conforme abaixo, mais apenas alguns estão
aptos para recebimento.
Legenda
 Status - você vai identificar pela cor os pedidos disponíveis para
recebimento.
Verde – Liberado, é um pedido novo, disponível para recebimento.
Azul – Entrada parcial, já foi recebida notas com esse pedido, e ficou pendencia para
próximas cargas.
Vermelho – Cancelado, o pedido foi cancelado pelo setor comercial a pedido dos
diretores de compra ou fornecedores caso esses não consigam entregar as mercadorias.
Laranja – Entrada Total, já foi recebida toda a mercadoria do pedido, não sendo mais
possível recebimento nesses pedidos.
Preto – Digitado e Cinza – Renegociado, o comercial está implantando novo pedido ou
negociando ainda com o Fornecedor, nesses casos o Setor Comercial precisa autorizar o
agendamento caso o fornecedor solicite antes da liberação.
 Pedido - os números dos pedidos não se repetem, conforme vão sendo
inseridos novas negociações e gerado novo número.
 Fornecedor – nome da razão social ou fantasia do fornecedor.
 Filial de Entrega - filial de recebimento da mercadoria.
 Comprador – os diretores de compra Samuel / Wanderlei, muda conforme a
linha comprada.
 Filial do Pedido – sempre vai ser a loja-01 Matriz.

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  Quantidade Solicitada – quantidades de produtos comprados não
necessariamente vão ser agendados e recebidos tudo de uma só vez, pois a
quantidade de alguns fornecedores é bem grande para uma só carga.
 Quantidade Pendência – conforme for recebendo as mercadorias, vai
baixando a quantidade até 0,000 e o pedido ficar com Status Laranja.
 Total do Pedido – valor total da mercadoria comprada.
 Tipo Pedido – Faturado/Vendor/Bonificação, que vai ser abordado mais
afrete.

Clicando em cima do pedido, vai abrir outra, tela essa vai conter as informações da
negociação, na primeira aba IDENTIFICAÇÃO;
 O Número do Pedido
 Frete, CIF ou FOB
 Tipo do pedido, que pode ser FATURADO, VENDOR e BONIFICAÇÃO.
Mais para o fim da tela tem;
 INFORMAÇÕES ADICIONAIS e Observações, o setor comercial coloca algumas
informações Relevantes nesse espaço, onde cada depósito precisa se atentar,
como o prazo para pagamento do Fornecedor, se tiver Frete vai informar o
percentual, prazo para pagamento do frete e se esse pedido é e faturamento
imediato, ou se ele e negociação para faturamento em um determinado mês,
como; Faturamento para Agosto, nessas situações caso o fornecedor esteja

9
 solicitando agenda para entrega antes no mês informado, enviar e-mail para o
setor comercial solicitando autorização para essa antecipação ou não.

Segunda aba, DETALHES, vai informar;

 Produtos, código cadastrado no GEMCO e migrado para o LIVE Sistema da
Magazine Liliani.
 Código Fornecedor, que é a numeração do registro que vem na N.F. do
Fornecedor.
 Descrição, nem sempre o cadastro do Fornecedor que vem na N.F. vai ser igual ao
nosso. O Departamento Comercial cadastra os produtos de forma que todos os
setores, tanto depósitos para recebimento das mercadorias, quanto ao
departamento de vendas consigam identificar o produto. É necessário ter bastante
atenção para não agendar e receber produtos ou voltagem diferentes do
negociado.
 Na planilha de agenda, verificar se os valores unitários estão de acordo com os
que estão no pedido do sistema.
 Quantidade: o fornecedor não vai entregar necessariamente a mesma quantidade
em um único carro, são compradas muitas peças de alguns fornecedores e ele
10
 pode atender em várias cargas desde que esteja de acordo com as quantidades
pedintes.

Terceira aba NEGOCIAÇÃO, cálculos dos Impostos e a forma de pagamento, essa

só vai saber quando a nota chegar.
Quarta aba HISTÓRICO, conforme for efetuando a entrada das notas nos pedidos,
vai registrando no histórico as notas fiscais e datas da entrada.

Depois de verificado tudo, responder o e-mail para o fornecedor com data

solicitada por ele ou conforme a disponibilidade do deposito e aguarda a carga chegar
para recebimento.

2. PROCEDIMENTO INICIAL AO RECEBIMENTO DAS NOTAS FISCAIS

Ao receber a nota fiscal da portaria em anexo ao documento chamado

CONTROLE DE RECEBIMENTO DE FORNECEDOR, deve ser confirmado
minuciosamente todas as informações existentes na Nota Fiscal e DACTE Documento
Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico / Conhecimento de Transporte
Eletrônico (CT-e) caso tenha frete para essa mercadoria, com o sistema LIVE,
observando cada detalhe existente, vejam nos tópicos abaixo.

Dados a serem conferidos na NF para recebimento, todos os dados têm que estar
correspondentes ao depósito que vai receber a mercadoria.
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 NATUREZA DA OPERAÇÃO;
 RAZÃO SOCIAL;
 CNPJ;
 INSCRIÇÃO ESTADUAL;
 ENDEREÇO;
Após essa conferência preliminar, conferir os dados abaixo com o pedido de compra,
mesmo consultando os pedidos com a relação informada pelo Fornecedor no
agendamento, a mercadoria ainda pode chegar com algumas divergências, ou alguns
pequenos ajustes.
 PEDIDO DE COMPRA;
 PRODUTOS;
 QUANTIDADE;
 VALOR UNITÁRIO;
 VENCIMENTO;
Se a mercadoria for com frete FOB, verificar CT-e com os dados informados na
Observação do pedido.
 TIPO DE FRETE;
 VALOR DO FRETE /PERCENTUAL;
 PRAZO DE PAGAMENTO;

Para cada natureza de operação fiscal existe um tipo de nota em nosso sistema a
ser utilizado, para entradas e respectivamente da mesma operação saídas caso seja
necessário Devolução, seguem exemplos abaixo:

3. TIPOS DE ENTRADAS

Nesse manual será abordado bastante os nomes Nota Fiscal abreviado para NF,
Conhecimento de Transporte Eletrônico abreviado para CT-e, Nota Fiscal de Devolução
abreviado para NFD.

DACTE /CTe Documento auxiliar de Conhecimento de Transportes

316 - Aquis. Serv. Transp. Cte C/ICMS(E)

317 - Aquis. Serv.Transp.Cte Optan.Simples (E)

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 Notas Fiscais

7 – Transf.P/ Comercialização (E)

278 – Compra Para Comercialização NFE - (E)
2 – Bonificações, Doação Ou Brinde (E)
385 – Bonificação S/ Icms (E)
279 – Simples Faturamento - Nfe (E)
301 – Venda A Ordem - Nfe (E) (279 e 301 são entradas vinculadas)
158 - Remessa Conta E Ordem (E) (282 e 158 são entradas vinculadas)
282 - Compra Em Venda A Ordem - NFE (E) (quando tiver o imposto de ICMS)

Tipos de Saídas

55 - Transf.Merc.Adquir./Receb.De Terce(S)
281 - Dev. Compra P/ Comercialização - NFE (S) (Quando a entrada é no tipo 278)
78 - Dev.De Brinde/Doacao/Bonifica(S) (Quando a entrada é no tipo 2)
280 - Dev. Merc.Recebida Simples Faturam.NFE(S) (Quando a entrada é no tipo 279)
302 - Dev. Venda A Ordem - NFE (S) (Quando a entrada é no tipo 301)

O seguinte detalhamento mostrara separadamente a parte fiscal do financeiro

obedecendo cada regra existente, vale enfatizar que qualquer descuido na entrada de
notas no sistema acarretará em sérias consequências, atingindo diversos setores.
Portanto seja objetivo, ágio e detalhista e consequentemente você irá ver seu trabalho
fluir com assiduidade.

4. CONFERÊNCIA DE NF

Pesquisado o pedido de compra no sistema LIVE na aba COMPRA

/CONSULTA/PEDIDO DE COMPRA verificar as informações existentes e comparar com
a respectiva nota fiscal podendo ocorrer de vir várias NF’S para o mesmo pedido, isso é
normal e o procedimento de entrada prossegue normalmente. Todas as abas estão
detalhadas acima, na parte de agendamento, é o mesmo processo de verificação, só que
agora com as notas em mãos.

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 Lembrando que cada nota fiscal devera ser realizada a entrada separadamente, não
podendo em hipótese alguma somá-las para efetuar entrada como se fosse uma só nota
fiscal.

A) Ao localizar o pedido de compra deve ser anotado de lápis o número no corpo da nota
fiscal. Vale ressaltar que as notas fiscais que não contêm a informação referente ao
número do pedido de compra na observação, devem ser considerado o pedido mais
antigo que constar no sistema.

B) Encontrar o código interno da mercadoria e anotar de lápis no corpo da nota de acordo

com a descrição no pedido de compra, observando que a referencia do produto e que
prevalece na descrição, pois usamos esse padrão para melhor comunicação ao se referir
de mercadoria. Exemplo: Chega com a NF do fornecedor com a descrição
CHB53EBANA FREEZER HORIZONTAL 2 DOORS 534L 127V BR em nosso sistema foi
cadastrado como FREEZER CONSUL HOR. 534 LTS CHB53EB BRANCO 127V, Ex
COZ ROSE PTO em nosso sistema foi cadastrado como COZ. ITATIAIA ROSE 3PCAS
S/BALCAO PRETO/BRANCO observe que a descrição é diferente, mas a referência é a
mesma.

C) Comparar o valor unitário da mercadoria que contém na NF com o do pedido de compra,

observando casos que ocorrem de o valor estar com décimos após os centavos na NF do
fornecedor. Exemplo R$ 996,6325 e no sistema ter 996,63 existe uma diferença unitária
de R$ 0,0025 décimos dependendo da quantidade de mercadoria gera uma divergência
de centavos no valor. Essa divergência de poucos centavos o sistema LIVE tem uma
margem de tolerância de valores armazenados no cadastro no sistema que normalmente
é 0,10% MAX e 0,10% MIN, caso seja divergência maior o sistema vai informar uma
mensagem de erro, e vai informar que deve entrar em contato com o Departamento
Comercial para realizar a alteração, tente sempre verificar com o assistente da linha por
e-mail copiando a gerente do departamento.

D) Verificar a alíquota de ICMS e IPI na NF e comparar as informações contidas no pedido

de compra, qualquer divergência deve entrar em contato com a responsável pela linha no
Departamento Comercial.

E) Observar a quantidade de mercadoria para cada item existente na nota fiscal se está de
acordo com o pedido de compra.

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 F) Analisar se a data do vencimento da duplicata referente ao pedido está de acordo com a
data contida no pedido de compra. Existem os prazos na observação dos pedidos.

G) Calcular o valor do frete FOB, existe planilhas já prontas para só informar os dados, para
verificação se está de acordo com a negociação do setor comercial, caso não esteja entre
em contato com a responsável pela linha.

H) Avaliar o prazo de entrega se está de acordo com a negociação do Departamento

Comercial. Condição de pagamento a partir da entrega o prazo passa a conta a partir do
dia que a mercadoria for recebida nos CDs, e o prazo a partir do faturamento, passar a
contar a partir da nota faturada pelo fornecedor, caso nessa situação a mercadoria
chegue com atraso, deve pedir prorrogação da data de vencimento via e-mail solicitando
os dias de acordo com o atraso na entrega.

5. CONFERÊNCIA FINANCEIRA

A) Prazos de entrega e tipos de negociação a partir do faturamento.

O prazo de entrega para a maioria dos fornecedores funciona da seguinte forma: para
vindas de Manaus-AM é dado ao fornecedor um prazo máximo de 15 dias para entrega
(caso vencimento seja a partir da data de emissão/faturamento) para demais localidades
o prazo máximo é de 10 dias (para vencimentos a partir da data de emissão/faturamento).
Dependendo de onde a carga esteja vindo ou de qual estado.

Existem diversos tipos de negociações, dentre as principais podemos citar: faturado,

vendor e bonificação.

Na negociação onde o pedido de compra implantado no sistema simplesmente como

FATURADO, trata-se de negociação simples sem taxa de mercado, ao efetuar a entrada
caso venha os boletos junto com as notas pode ajustar as datas conforme os boletos,
exemplo: pedido Faturado:

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Na negociação onde o pedido de compra implantado no sistema como VENDOR, é por
que existe uma taxa de mercado/financeira a ser paga para o banco, em hipótese alguma
pode alterar data ou valor quando estiver efetuando a entrada, pois pode desajustar a
taxa de juros, Whirlpool e Electrolux são exemplo de pedido Vendor:

O que é VENDOR? É uma forma de financiamento de vendas onde o vendedor recebe à

vista do banco o valor da venda e o comprador paga ao banco à prazo. Assemelha-se em
diversos aspectos ao desconto de títulos. Características: • A empresa vendedora
assume o risco de não pagamento da dívida pela empresa compradora. • A base de
cálculo dos tributos e contribuições incidentes sobre o faturamento fica diminuída, uma
vez que os juros não estão embutidos no preço faturado (base de cálculo desses
tributos). Não incidirão IPI, ICMS, PIS, COFINS • Incidirá IOF sobre o crédito. • A taxa de
financiamento da instituição financeira é geralmente menor que a taxa praticada pela
empresa vendedora no caso • Autofinanciamento da venda, uma vez que o risco é
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 rateado por varias operações. A cada pedido o vendedor negocia com o comprador o
valor a taxa e o prazo de pagamento mais adequado.

6. PRORROGAÇÃO

A prorrogação de boletos deve ser solicitada sempre em que a mercadoria for

entregue fora do prazo estipulado. Deve-se enviar e-mail com as informações
necessárias ao fornecedor para que solicitação seja atendida, abaixo segue modelo de
solicitação de prorrogação pode enviar pelo mesmo e-mail do agendamento caso não
tenha o contato do financeiro do fornecedor.

Segue abaixo solicitação de prorrogação do Fornecedor FIBRASCA

Conforme negociação existe divergência no prazo:

NF. 228188
R$ - 16.964,00
Data. Emissão: 09/12/2021
Data. Recebimento: 03/02/2022
Ped. 79621 Prazo 90 dias
Praz. De entrega 10 dias, levaram 56 dias para entrega.
Solicitamos 46 dias de prorrogação
VENC NF: 27/03/2022, já tinha um prazo maior para essa NF, mais não o suficiente pelo atraso.
PARA 24/04/2022

Joinville – SC Obs. Neste caso o prazo de vencimento e apenas 44 dias, foi solicitado 46
dias do prazo por atraso totalizando 90 dias conforme negociação.

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 7. PASSO A PASSO ENTRADA DE CT-E E NF

Entrada Conhecimento de Transporte

A) Na tela inicial do sistema LIVE clicar na ordem abaixo;

 Compra
 Movimentação
 Entrada CTRC

Vai abrir a tela abaixo, clicando no + vai abrir outra tela para entrada do CTe, aqui
também pode consultar CT-es que já foram efetuados entradas, é só colocar o número ou
data e consultar clicando da lupa.

Simulando entrada CT-e

Temos um conhecimento de transporte da MLOG, vamos preencher a primeira partir.
B) IDENTIFICAÇÃO, tipo de entrada utilizamos os;
316 - Aquis. Serv. Transp. CTE C/ICMS(E)
317 - Aquis. Serv.Transp.Cte Optan.Simples (E)
No caso abaixo digitar tipo 316, o modelo sempre vai ser 57, filial correspondente
ao deposito, no caso 02, e Transportadora digitar o CNPJ, pois se for digitar por nome
pode ser que apareça várias transportadoras com o mesmo nome pois algumas tem
várias filias.
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 Agora vai ser digitado as notas fiscais que vem informando no CTe, pode ser
verificado no conhecimento de transporte em DOCUMENTOS ORIGINÁRIOS no caso da
MLOG vem uma NF da Whirlpool por CTe, mais tem casos que vem várias NFs para um
CTe ex: HENN. Sempre vai ser entrada primeiro no CTe para depois efetuar a entrada na
NF, pois vamos vincular o valor do frete com a mercadoria na NF.
C) ITENS na mesma tela, digitar agora as notas fiscais informadas no CTe, o CNPJ
do fornecedor, depois o Número da Nota fiscal, Serie e o Valor, clicar no botam em azul
ao lado e essa informação vai descer, caso tenha mais notas, é só repetir o processo até
finalizar a quantidade de notas informadas no CTe, sempre verificar ao finalizar para ver
se não foi digitado algum número errado, pois quando for efetuar a entrada das NFs pode
não conseguir, se salvar alguma informação errada, o sistema vai barrar com
mensagens.

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 Voltando para o documento de Frete CT-e, agora deve digitar a chave, se estiver
correto vai ficar verde o botão ao lado, logo após digita o número do documento, série,
data da emissão e digitar a data da entrada, de forma alguma pode digitar datas
retroativas, sempre a data da entrada, por mais que tenha recebido a mercadoria no dia
anterior, sempre vai ser o dia que está fazendo o processo de entrada no sistema.

Agora vamos digitar os valores do ICMS, essa informação é encontrada no CT-e em

INFORMAÇÕES RELATIVAS AO IMPOSTO, é por essa informação que é definida, se a
entrada do CTe é no tipo 316 pois é com ICMS e 317 sem ICMS.
Digitar o Valor do conhecimento (VALOR A RECEBER) Base de cálculo ICMS vai
se repetir automático o mesmo valor/Outros não precisa digitar nada/ Aliq.ICMS o que

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 está informado no documento de frete/Valor do ICMS que está ao lado da alíquota no
documento.
D) NEGOCIAÇÃO é informado o vencimento do boleto do frete, é com base nessa
informação que o Financeiro vai conferir e pagar o frete, caso venha o boleto do frete,
digitar a data Vencimento em, se não estiver em atraso ou próximo do vencimento, pois
o frete na maioria das vezes a negociação para pagamento tem o prazo mais curto, de 28
a 30 dias. Caso não tenha o boleto, alterar no campo Prazo conforme negociado e
informado no pedido de compra no campo OBSERVAÇÕES.

Agora só clicar em Salvar, e efetuar a entradas das notas fiscais correspondente ao frete.

Se não tiver ICMS, é no tipo 317, repetir o mesmo processo ao incluir as notas, vai
ser alterado apenas ao digitar o Valor do conhecimento (VALOR A RECEBER) e
automaticamente o sistema vai repetir o valor em Outros. A diferença é só nesses dois
campos.

21
 Entrada notas Fiscais

Caso a nota não tenha frete é só efetuar normalmente a entrada da nota, o processo
de entrada do CTe é feito antes da entrada das notas.

A) Na tela inicial do sistema LIVE aba COMPRAS/ ENTRADA DE NERCADORIA.

B) Vai abrir a tela abaixo, para efetuar a entrada, é só clicar no botão + e vai abrir outra
tela, essa tela também pode ser utilizada para consultar nota que já foram efetuadas
entradas, e só digitar o Nota Fiscal ir na lupa e pesquisar.

22
 C) Após clicar no +, vai abrir a tela para entra da NF, IDENTIFICAÇÃO, digite o Tipo
de nota de acordo com a natureza da operação. Tipo de Movimentação / Emitente
(Fornecedor) digitar o CNPJ / Data Entrada, mas abaixo tem o campo PESQUISA DE
NOTA FISCAL, digita a chave da nota ou o Número da NF/Serie/Emissão em, e
pesquisar na lupa.

D) Assim que clicar em pesquisar, é para aparecer o número dos pedidos de compra que
tem nos modelos faturados pelo fornecedor.

23
 E) Como já foi feito o processo de conferencia antes da entrada, o número que foi
anotado na NF, é o que deve marcar para prosseguir.

F) Se não tiver nenhuma divergência, o sistema já vai redirecionar para outra tela, com as
abas IDENTIFICAÇÃO/ITENS DA NOTA/DIVERGÊNCIA. Na tela IDENTIFICAÇÃO não
tem como fazer alterações e ajustes, o sistema já importou as informações da nota do
fornecedor com o pedido de compra do Odin, caso tenha frete e já foi efetuado a
entrada, também já importou as informações e fez o rateio em caso de mais de uma NF
por CTe.

G) ITENS DA NOTA, os itens vão estar de acordo com o pedido de compra, preço,
quantidade, percentual de frete. Pode ocorrer do IPI ou ICMS não estarem de acordo
com a nota fiscal, nessa situação não vai bater os valores da NF com o que o sistema

24
 está calculando, na parte inferir da tela CÁLCULU DO IMPOSTO, comparar valores em
divergência, passar para o Departamento Comercial para o assistente da linha ajustar.

H) DIVERGÊNCIA, essa tela vai ser digitado os valores que constam na Nota Fiscal, mais
precisamente onde os ícones estão em vermelhos, e só digitar os valores constantes
na NF, se tiver tudo certo vai ficar tudo na cor verde.

Só uma ressalva para os ícones Vlr.do Frete e Vlr. do conhecimento de frete.

 A maioria dos fornecedores o frete é CIF não pagamos frete, isso vai informar no
pedido de compra, dessa forma na entrada não é para ter nenhum valor para
cobrar nesses dois campos, vai ficar na cor verde.

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  Temos também o frete CIF, porém com o valor de frete destacado em Nota Fiscal
vai ter essa informação no pedido de compra em observações, alguns ex..
Gelius, Electrolux, Suggar. Esse valor o Comercial já vai deixar cadastrado
também no sistema, o ícone Vlr. do frete vai estar em vermelho para digitar o
valor destacado na NF, se ficar verde deu tudo certo se ficar na cor vermelha
passe para o comercial até ajustar.

 E o frete FOB já mencionado, o pedido vai estar informado FOB, vai informar o
percentual em observações do pedido, vai ter um Conhecimento de transporte
CTe para efetuar entrada antes da nota, esse valor vai está informado o Vlr. do
conhecimento de frete, como já foi efetuado a entrada, esse valor já vai constar
automaticamente.

Caso tenha boletos, ajustar datas na mesma dela onde informa NEGOCIAÇÃO DA
ENTRADA e salvar.

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 Conferencia Cega

I) Após efetuar a entrada da nota fiscal, voltar para tela inicial para imprimir o relatório de
conferencia cega, esse relatório possibilitara a conferência das mercadorias no ato da
entrega pelo setor operacional.
 Compras
 Movimento
 Conferência cega

Digitar a chave acesso da nota ou Número da NF/Série/Data da Emissão, clicar na lupa

pesquisar, vai aparece o produto referente a nota que foi efetuada entrada.

Após a entrada da nota fiscal no sistema LIVE deve ser impresso o relatório de
conferência cega e encaminhado ao setor operacional (Conferente), até esse ponto a
mercadoria não está no estoque contábil, consta apenas como entrada parcial.
27
 Após o conferente voltar com o relatório depois que recebeu a mercadoria, conferir
todos os itens e quantidades. E volta para a mesma tela da impressão do relatório e
colocar a quantidade recebida, clicar em validar conferencia o Status ao lado do produto
tem que ficar na cor verde, se ficar vermelho é porque foi digitado a quantidade errada,
após ficar na cor verde clicar em salvar.

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 Salvar a nota fiscal, após a confirmação a mercadoria entra no estoque contábil. Ao
receber o relatório de conferencia cega devidamente assinado e datado com as
informações claras e objetivas pelo conferente, entregar os canhotos das notas fiscais
referentes às mercadorias recebidas juntamente com a via do CTR chamada
comprovante de entrega referente à nota fiscal das mercadorias recebidas, entregar ao
motorista da transportadora. O produto já vai estar disponível no estoque para venda, ou
caso de devolução se tiver ocorrido algum problema na carga.

8. DEVOLUÇÃO

O processo de devolução se dá por diversos motivos de divergência na carga, pode ser

mercadoria avariada ou faltando volume em caso de móveis, pode ser também por falta,
produto na cor errada, voltagens e modelo trocados. Essa divergência deve ser detectada
durante o processo de recebimento, com o motorista ainda no deposito, e deixá-lo ciente
que será emitido devolução, e entregar os canhotos da nota de entrega para o motorista,
junto com a devolução para o mesmo assinar a NFD.

Para emitir a devolução é o mesmo processo de gerar um pedido no sistema, o que muda
é o tipo de saída.

 Vendas
 Movimentação
 Outras saídas, clicar no +.

Vai abrir a tela de pedido, em DADOS GERAIS digitar o tipo de devolução, em Tipo de
Movimentação / Emitente (loja) / Destinatário (Fornecedor) digitar o CNPJ, depois vai em
Número da NF e digita a nota fiscal de entrada, Série NF e Data de Emissão e clicar na
lupa, logo após vai aparecer todos os itens referente a NF de entrada abaixo, em QTD,
vai digitar no modelo a quantidade para devolução, o exemplo abaixo vai mostra uma
devolução no tipo 281 - Dev. Compra P/ Comercialização - NFE (S).

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Após informar o modelo (s) e a quantidade (s) devolvida (s), vai para aba DETALHES,
caso o frete seja FOB, digitar o CNPJ da Transportadora, e na OBSERVAÇÃOES, deve
relatar o que aconteceu e o porquê esta emitindo a devolução, de uma forma clara e
objetiva para não ter questionamentos por parte do Fornecedor ou Transportadora
sempre informado o nome do motorista e o cpf.

Após faturar o pedido de devolução, imprima a NFD tire uma cópia e peça para o
motorista assinar por extenso e datar, entregue a 1° via original para o motorista, a 2° via
que a que ele assinou, deve digitalizar para passar para o e-mail do fornecedor, pode ser
no mesmo e-mail do agendamento da carga.
No canhoto da nota do fornecedor deve também colocar uma observação que foi
emitida uma nota fiscal de devolução Ex. (NFD 172542) pois quando o motorista for fazer
o acerto do frete, o fornecedor vai saber que existe uma devolução, digitalizar também
esse canhoto e passar no mesmo e-mail da devolução copiando os setores comercial
(assistente da linha) gerencia do deposito e Financeiro da Magazine Liliani.

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Vale uma ressalva para Devoluções para frete FOB.

Frete FOB e aquele pago pelo destinatário da mercadoria, ou seja, da saída (Origem) até
a entrega ao destinatário e de inteira responsabilidade do destinatário caso chegue
mercadoria avariada o problema deve ser resolvido entre o destinatário e a
transportadora contratada pela Liliani, em alguns casos Climazon, de forma alguma deve
ser realizado a devolução ao fornecedor. Entre em contato com o setor comercial para se
certificar para que deve emitir a Devolução.

Depois que finalizar o processo de devolução, gerar um romaneio para dar baixa
nesse pedido no sistema, e encerar.
Setor Financeiro da Magazine Liliani deve estar cinte de todas as devoluções pois
eles solicitam o abatimento do valor devolvido nos boletos apagar. Arquivar essas notas
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 em pasta durante o ano vigente, depois alquilavas de modo que fique disponível caso o
Setor Financeiro venha solicita a cópia novamente, pois as notas fiscais de devolução
estão sujeitas a questionamentos por parte do Fornecedor e Transportadora.

9. RECUSA

Orientação para recusa no recebimento de mercadorias

Para fazer uma recusa de mercadoria, a orientação deve vir dos Departamento
Comercial ou Fiscal após toda a verificação da nota. Esse processo é um tipo de
devolução da mercadoria ou da nota quando existe desacordo com o que foi faturado
pelo fornecedor e o que existe no pedido de compra, a diferença é que para esse
processo não vamos efetuar a entrada da nota, ela será recusa na mesma NF do
Fornecedor, para não movimentar o pedido ou a ausência do pedido, os motivos podem
ser;

 Faturamento de produto que não consta no pedido, cor ou voltagem diferente.

 Faturamento indevido, quando não existe um pedido comprado pela Liliani e o
fornecedor faturou por engado.
 Duplicidade de pedido, por um erro no sistema do fornecedor ele duplicou o mesmo
pedido.
 SKU repetido, quando o fornecedor fatura na mesma NF o mesmo produto repetido
mais de uma vez.
 Preço errado, o fornecedor vai efetuar a entrada dessa NF no seu sistema para
refaturar com o preço correto e avos utilizar o mesmo pedido de compra.
 Pedido cancelado, entre outros motivos

Ao recusar o recebimento de determinada mercadoria, deverá proceder da seguinte

maneira.
Anotar a RECUSA no verso da nota ou DANFE informando o seguinte:

 Número da NF que está sendo recusado.

 Motivo de estar recusando o recebimento da mercadoria, alguns relacionados
acima.
 Informar o nome e número do RG ou CPF do motorista e pegar a assinatura do
mesmo.
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  Assinatura do Funcionário da filial que esta recusando o recebimento da mercadoria
com o carimbo do CNPJ.

Após esses procedimentos, enviar para o fornecedor copiando, setor fiscal e

financeiro e comercial via e-mail cópia da recusa (Verso da NF).

33
10. AUTORIZAÇÃO DE USO NF-E

Todas as notas fiscais de fornecedor que forem dadas entradas devem ser
encaminhadas para o Departamento Financeiro, juntamente a nota deve ser anexada a
autorização de uso da NF-e, vale lembrar que a mesma deve ser impressa em papel
branco sem rasura, enviar as notas por malote. Abaixo segue link usado para consulta da
autorização de uso:

http://www.nfe.fazenda.gov.br/PORTAL/principal.aspx

11. CADASTRO DE CUBAGEM E PESO

Para as filiais que não têm acesso ao cadastramento de peso e cubagem:

É necessário solicitar o cadastramento de Peso e Cubagem dos produtos,

modelos novos que são recebidos de Fornecedores ou produtos antigos que são
tralhados apenas em algumas regionais e ainda não possuem cadastro, mercadorias que
na maioria são recebidas nos principais depósitos 02, 05, 16, 26, 40 e 45, e são
redistribuídos entre as lojas, por meio da nossa frota, por isso, antes do faturamento e
necessário verificar se ás mercadorias à serem transferidas já tem cadastro. Essa
orientação vale também nos casos de troca de NF com Fornecedores.

Como identificar no RELATÓRIO DE SEPARAÇÃO DE MERCADORIAS sem Peso e

Cubagem;

Ao gerar o pedido de Transferência, clicar em cima do pedido, vai abrir uma tela
com todos os itens, e no canto superior direito, tem a opção Relatório de Separação.

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 Vai abrir na tela, o RELATÓRIO DE SEPARAÇÃO DE MERCADORIAS, observe
que na imagem abaixo tem 10 unidades do BOX TOPAZIO MAKRO MOLA BONNEL
138X65 MARRON informando Peso (ton) 0,010 Cubagem 0,000 e Volume 10,00 (que é o
mesmo que a quantidade), isso por que todo produto novo entrar no sistema com peso 1
e cubagem 0,00, confira com os demais itens que já estão cadastrados no mesmo
relatório.

Agora com o peso e a cubagem já cadastrados do BOX MAKRO, observe a

diferença do mesmo relatório que foi apenas atualizado após o cadastramento, a
diferença no Total.

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 Os caminhões passam pelos Postos de Fiscalização EX: (SEFAZ, TABULETA), à
maioria fica nas entradas e saídas dos Estados, quando o motorista for apresentar as
Notas e Manifestos para o fiscal, e o mesmo detectar que existe divergência ou excesso
de peso no caminhão comparado com o informado nas NF´s, a Magazine Liliani vai ser
multada. Por isso, se faz necessário o cadastramento de Peso e da Cubagem.

 A mercadoria sem peso, implica no peso total do caminhão carregado e entre outros
fatores, não podendo exceder o peso máximo dos caminhões.
 A cubagem é fundamental para identificar qual a capacidade de carga disponível em um
veículo e ao mesmo tempo, quais são suas limitações, dependendo do tamanho do
caminhão, para os relatórios de carregamento.

Por favor solicitar por e-mail para cadastramento deposito.02.imp@liliani.com.br,

adm.02.imp@liliani.com.br copiando gerente.02.imp@liliani.com.br e
administracaofrota@liliani.com.br.

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A) Clique na aba CADASTROS/ COMPRAS/ PRODUTOS

B) Em seguida deve ser digitado o código do item e clique no botão consultar:

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C) Após consultar ira aparecer a descrição, selecione o produto e clique no botão
ALTERAÇÃO

D) Irá aparecer a tela que mostra os principais dados de cadastro do

Produto.

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E) Clique na seta ate aparecer o símbolo abaixo;

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F) Após clicar em Dados Logísticos, irá aparecera a seguinte tela para que o peso e
medidas (comprimento, largura e altura) do produto sejam digitados:

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G) Após digitar os pesos e medidas feche a tela e clique em confirmação:

Estará cadastrado o peso e cubagem do produto.

Obs.: em hipótese alguma nunca alterar a descrição ou algo relacionado ao cadastro dos
produtos, apenas os DADO LOGISTICOS.

“ A alegria está na luta, na tentativa, no sofrimento envolvido e não na vitória

propriamente dita”.
Mahatma Gandhi.

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