MIT041 - Especificacao de Processos - Compras REMAZA TO BE

MIT041 – Especificação de Processos – Compras
Cliente:
Projeto: IMPLANTAÇÃO DO PROTHEUS 12
Versão: 1.0
11/10/2016
Título do documento
Índice
1 DESCRIÇÃO DO PROCESSO – MOVIMENTAÇÕES DE COMPRAS.....................................................4

1.1 Solicitar / Cotar / Solicitação de Compras..................................................................................................5
1.2 Solicitar / Cotar / Solicitação de Compras Previstas..................................................................................7
1.3 Solicitar / Cotar / Aglutinação de Solicitação de Compras.........................................................................7
1.4 Solicitar / Cotar / Sugestões de Compras..................................................................................................7
1.5 Solicitar / Cotar / Gera Cotações...............................................................................................................8
1.6 Solicitar / Cotar / Atualiza Cotações...........................................................................................................9
1.7 Solicitar / Cotar / Analisa Cotações..........................................................................................................10
1.8 Solicitar / Cotar / Solicitação por Ponto de Pedido..................................................................................10
1.9 Solicitar / Cotar / Itens para Importação...................................................................................................11
1.10 Solicitar / Cotar / Portal Marketplace........................................................................................................11
1.11 Central de Compras / Matriz de Abastecimento......................................................................................12
1.12 Central de Compras / Central de Compras..............................................................................................12
1.13 Pedidos / Pedidos de Compra.................................................................................................................14
1.14 Pedidos / Eliminar Resíduos....................................................................................................................16
1.15 Liberação / Liberação de Documentos....................................................................................................16
1.16 Contratos / Contrato Parceria..................................................................................................................17
1.17 Contratos / Matriz de Fornecimento.........................................................................................................18
1.18 Contratos / Autorização de Entrega.........................................................................................................19
1.19 Contratos / Autorizações de Entrega Previstas.......................................................................................19
1.20 Contratos / Aglutinação de Autorizações de Entrega..............................................................................20
1.21 Contratos / Gera Autorização de Entrega por Contrato...........................................................................20
1.22 Movimentos / Pré Documento de Entrada...............................................................................................21
1.23 Movimentos / Aviso de Recebimento de Carga.......................................................................................22
1.24 Movimentos / Documento de Entrada......................................................................................................22
1.25 Movimentos / Transferência entre Filiais.................................................................................................24
1.26 Movimentos / Nota de Conhecimento de Frete........................................................................................25
1.27 Movimentos / Despesas de Importação...................................................................................................25
1.28 Movimentos / Baixas do CQ.....................................................................................................................26
2 DESCRIÇÃO DO SUB PROCESSO – CONSULTAS..............................................................................26
2.1 Cadastros / Genéricos.............................................................................................................................26
2.2 Cadastros / Genérico Relacional.............................................................................................................26
2.3 Cadastros / Posição Fornecedor..............................................................................................................27
2 Versão 3.0
2.4 Cadastros / Consulta de Produtos...........................................................................................................27

2.5 Cadastros / Consulta Posição das Solicitações ao Armazém.................................................................27
3 DESCRIÇÃO DO SUB PROCESSO – RELATÓRIOS............................................................................28
3.1 Cadastros.................................................................................................................................................28
3.2 Solicitar e Cotar........................................................................................................................................28
3.3 Pedidos....................................................................................................................................................29
3.4 Contratos..................................................................................................................................................29
3.5 Documentos de Entrada..........................................................................................................................29
3.6 Específicos...............................................................................................................................................29
4 DESCRIÇÃO DO SUB PROCESSO – MISCELÂNEA............................................................................30
4.1 Gerar Demanda........................................................................................................................................30
4.2 Ajuste / Custo de Entrada........................................................................................................................31
4.3 Ajuste / Refaz Empenhos (Acumulados).................................................................................................31
4.4 Ajuste / Refaz Poder Terceiros................................................................................................................32
4.5 Ajuste / Lançamentos Contábeis.............................................................................................................32
5 FLUXOGRAMA DO PROCESSO – COMPRAS......................................................................................33
6 DESCRIÇÃO DETALHADO DO PROCESSO – COMPRAS...................................................................35
7 INFORMAÇÕES DO PROCESSO...........................................................................................................36
7.1 Saídas do Sistema...................................................................................................................................36
7.2 Interfaces..................................................................................................................................................37
7.3 Conversão................................................................................................................................................37
8 RESPONSÁVEIS PELAS INFORMAÇÕES.............................................................................................37
Versão 3.0 3
1 DESCRIÇÃO DO PROCESSO – MOVIMENTAÇÕES DE COMPRAS
O módulo Compras oferece à equipe de compras as condições de acompanhar e controlar todas as carteiras de
compras da empresa.
Entre suas inúmeras funções, permite estes controles dentro de uma gestão de compras:
 Gerar Cotações;.
 Pedidos de compras e recebimento de materiais;
 Reposição dos estoques em tempo hábil apresentando informações indispensaveis;
 Negociação eficiente com os fornecedores.
O Compras atende aos seguintes tópicos:
 Gera solicitação de compras de forma manual ou automática, uma vez atingido o ponto de pedido, ou pela
necessidade do Planejamento e Controle da Produção, caso esteja em uso;
 Gera e emite cotações aos fornecedores cadastrados para coleta de preços, condições de pagamento e
prazos de entrega;
 Analisa as cotações e automaticamente sugere a mais adequada. O usuário pode aprovar a análise ou
escolher outra cotação de acordo com as suas necessidades;
 Gera automaticamente os pedidos de compras a partir da análise das cotações;
 Permite o controle de Alçada para liberação de pedidos de compras, identificando os responsáveis pelas
autorizações de gastos das empresas;
 Possui rotina de tratamento de Contrato de Parceira, destinada às empresas que possuem contrato de
fornecimento de produtos por um determinado período, eliminando a necessidade de cotações, agilizando
o processo de compra;
 Possui dois fluxos para entrada de material: Pré-Nota de Entrada e Documento de Entrada e Documento
de Entrada;
 Emite relatórios.
4 Versão 3.0
1.1 Solicitar / Cotar / Solicitação de Compras
A funcionalidade de solicitação de compras (SC) permite que os usuários solicitantes registrem as necessidades
de aquisição de materiais, produtos e serviços para que o comprador execute as respectivas compras. Visa
registrar a necessidade de materiais produtivos ou improdutivos, podendo ou não estar associada a um
programa de produção, um projeto em desenvolvimento ou ainda para abastecimento geral da empresa. É o
documento que informa o que se deve comprar, a quantidade, o prazo de entrega, local da entrega, e, em alguns
casos especiais, os prováveis fornecedores.
A solicitação de compras é o início do processo de aquisição, podendo ser gerada:
 Manualmente;
 Por controle de lote econômico e ponto de pedido;
 Por necessidade da ordem de produção;
 Pela requisição de produtos ao armazém.
Ao lado de cada solicitação de compras existe uma indicação informando sua classificação, conforme a opção
legenda, disponível no menu.
Legendas
 Considerações :
Não sera utilizada rotina.
Aprovação da SC no ERP
Versão 3.0 5
Essa funcionalidade é utilizada para a aprovação das solicitações de compras.
O processo de aprovação compreende na liberação da solicitação de compras, disponibilizando-a para dar
sequência à compra. Porém, a solicitação pode ser rejeitada ou bloqueada, nestes casos não é possível gerar
cotações ou pedido de compras para esta.
Os aprovadores da solicitação de compras são os usuários que, conforme a senha, tem acesso a esta opção do
menu.
System Tracker
Possui a função de rastrear os fluxos dos processos, na janela de Visualização.
Transferência das SCs para compra centralizada

Esta funcionalidade tem o objetivo de centralizar o processo de compra de produtos e serviços em uma filial
centralizadora, seja por cotação de preços ou edital, pela transferência de solicitações de compra para realizar o
processo de compra na filial centralizadora, sendo esta a responsável pelo atendimento ou não da solicitação de
compra.
A transferência pode ser efetuada pelo próprio usuário solicitante na filial de origem, quando este souber que o
processo de compra de determinado ítem é centralizado. Feita a transferência o processo de compra segue o
fluxo habitual (cotação ou edital) na filial centralizadora (destino da transferência). E resulta em um pedido de
compra ou contrato a entregar na filial origem (solicitante).
1.2 Solicitar / Cotar / Solicitação de Compras Previstas
As solicitações de compras previstas são utilizadas a programação de necessidades para a produção.

No caso das não vinculadas a uma ordem de produção são classificadas como firmes.
6 Versão 3.0
Uma SC é considerada prevista quando a compra de um determinado item ainda não foi decidida. Assim, as
quantidades dos saldos físicos e financeiros são consideradas como previstas. Quando confirmada, a SC passa
a ser firmada, ou seja, está liberada para a compra.
1.3 Solicitar / Cotar / Aglutinação de Solicitação de Compras
A funcionalidade de aglutinação de SC's permite juntar as solicitações de compras de um mesmo produto em

uma única solicitação de compras, respeitando a igualdade dos campos "Filial", "Produto" e "Tipo de OP".
As solicitações de compras são aglutinadas de acordo com os período definido pelo usuário.
Esta funcionalidade facilita o processo de consulta das SC's e otimiza o pedido de compras.
1.4 Solicitar / Cotar / Sugestões de Compras
Esta funcionalidade permite o gerenciamento da demanda e necessidade de compra, sugerindo uma quantidade
para compra de produtos, de acordo com parâmetros definidos.
Para cada sugestão de compras efetuada, pode ser gerada uma solicitação de compras, visando atender a
demanda gerada.
Dessa forma, o sistema possibilita que seja sugerida a quantidade para compra de produtos, após a demanda do
mês anterior ter sido calculada.
A funcionalidade sugestão de compras utiliza o resultado do método mais adequado, executado pela rotina Gerar
Demanda, para calcular a quantidade a ser comprada, entretanto a quantidade pode variar de acordo com o
método utilizado.
A sugestão de compras somente será processada quando houver movimentos de Entrada (documentos de
entrada) e de Saída (documentos de saída), por meio do ambiente Faturamento, que forneçam informações
suficientes para gerar dados de consumo/demanda.
Após a realizar as entradas e saídas, a funcionalidade Gerar Demanda deve ser executada antes de processar a
Sugestão de Compras.
Versão 3.0 7
1.5 Solicitar / Cotar / Gera Cotações
Esta funcionalidade permite gerar cotações com base na solicitação de compras considerando as informações
relacionadas nas funcionalidades de produto x fornecedor e grupos x fornecedores. No momento da execução da
funcionalidade Gera Cotações é exibida uma janela de parâmetros e dentre os campos apresentados está a
pergunta: Utiliza amarração?. No caso da seleção da opção Produto, são geradas as cotações para todos os
fornecedores que estão relacionados ao cadastro de produto x fornecedor. Se a opção escolhida for Grupo, são
geradas as cotações para todos os fornecedores relacionados ao cadastro de grupos x fornecedores.
Se existir uma tabela de preços padrão (com uma condição de pagamento informada) e descrita na amarração
do cadastro produto x fornecedor, a cotação é gerada automaticamente com os preços de compra contidos nesta
tabela.
A cotação tem o objetivo de encontrar fornecedores para produtos e serviços identificados e formalizados através
de solicitações de compra.
Os fornecedores enviam propostas de fornecimento para os produtos / serviços solicitados informando preços,
prazos, eventuais reajustes, condições de pagamentos, taxas de financiamento, entre outros. A empresa, por
intermédio do comprador, negocia com estes fornecedores para obter a melhor condição de compra, ou seja,
aquela que é capaz de atender as expectativas do solicitante e da empresa.
O processo de compra é concluído através da análise da cotação, assim, o comprador confere todas as
propostas recebidas e opta por uma que apresenta as melhores condições para atendimento das solicitações
transformando-a em um contrato formal de compra por meio de um pedido ou contrato.
Principais vantagens que contemplam a utilização da rotina Gera Cotações:
 Mais agilidade na execução das etapas de cotação.
 Melhor controle das informações para a tomada de decisão no encerramento do processo.
 Otimização de tempo e custos.
1.6 Solicitar / Cotar / Atualiza Cotações
8 Versão 3.0
Esta funcionalidade permite ao comprador atualizar os preços e as condições obtidas de cada fornecedor
participante da cotação. Bem como, cadastrar novas propostas dos fornecedores envolvidos ou novos
participantes.
Nesta rotina são informadas: A Condição de Pagamento, Contato, Preço unitário, Tabela de preço, Total do item,
Prazo de entrega, Filial para entrega, Alíquota de IPI, Alíquota de ICMS, Valor do frete, Data de validade,
Descontos, Valor do seguro, Número do orçamento, Preço à vista, Taxa de financiamento, entre outros.
Opção Proposta
Esta funcionalidade permite incluir novas propostas dos fornecedores participantes da cotação, sem alterar as
condições colocadas no primeiro contato (primeira proposta). O objetivo é registrar todas as propostas
negociadas entre a empresa e os fornecedores até o fechamento da cotação.
O registro de todas as propostas é fundamental para avaliar o desempenho do comprador durante a negociação
com os fornecedores.
Opção Novo participante
Esta funcionalidade permite incluir um novo participante para a cotação, ou seja, relacionar um novo fornecedor
para concorrer com os demais.
Opção Total do pedido
Esta funcionalidade apresenta a janela de atualização de preços da Cotação/Total do Pedido, destacando:
Produtos, Quantidades, Valor das mercadorias por item e a Data de validade da cotação.
Legenda
Outras Ações / Conhecimento

Esta funcionalidade permite relacionar arquivos externos ao sistema quando é realizada uma Atualização de
Cotação ou Análise de Cotação.
Ao acionar esta opção, selecione o objeto (arquivo) que está previamente cadastrado (ou que pode ser
cadastrado utilizando a opção Wizard) e clique em Salvar. Desta forma, o Banco de Conhecimento relaciona os
arquivos com as informações na base de dados tornando-os disponíveis para consulta dentro do sistema, caso
seja necessário.
1.7 Solicitar / Cotar / Analisa Cotações
Versão 3.0 9
Esta funcionalidade permite analisar as cotações atualizadas considerando a melhor proposta entre os
fornecedores participantes de acordo com o preço, a condição de pagamento e prazo de entrega.
Principais vantagens:
 Possibilita gerar um Pedido de Compra ou um Contrato.
 Apresenta o total do item de acordo com o valor de cada proposta selecionada.
 Consulta ao Histórico do Produto e do Fornecedor.
 Apresenta duas propostas por página.
1.8 Solicitar / Cotar / Solicitação por Ponto de Pedido
Esta funcionalidade controla o ponto de pedido que é ponto de reposição do material no estoque, ou seja, uma
vez atingida a quantidade em estoque que inicia o processo de compras, pode-se efetuar a solicitação de
compra.
Toda vez que o sistema detectar a falta de um material, quer por ponto de pedido (desde que a soma entre o
saldo em estoque, pedidos e solicitações de compras em aberto seja inferior ao ponto de pedido), ou pela
necessidade do planejamento e controle da produção, é gerada uma solicitação de compra, baseando-se no lote
econômico, definido no cadastro de produtos, para determinar a quantidade solicitada.
Para executar esta funcionalidade, é necessário:
 Informar o Ponto de Pedido, no Cadastro de Produtos.
 Informar o Lote Econômico de compras, Cadastro de Produtos.
 Se o Lote Econômico for informado, será gerada a solicitação de compras com a quantidade
especificada. Caso contrário, será gerada a solicitação de compra com a quantidade necessária para
manter o ponto de equilíbrio do estoque.
 O saldo em estoque deve ser menor que o ponto de pedido.
1.9 Solicitar / Cotar / Itens para Importação
Esta funcionalidade gera solicitações de compras (SI´s – Solicitações de Importação) para produtos definidos
como importados no cadastro de produtos.
10 Versão 3.0
Esta funcionalidade deve ser habilitada apenas para usuários que utilizam a integração com o módulo de
Importação – SIGAEIC (para detalhamento do processo de importação, vide a MIT041 – ESPECIFICAÇÃO DE
PROCESSOS - IMPORTAÇÃO).
1.10 Central de Compras / Matriz de Abastecimento
Esta funcionalidade é responsável por determinar a filial compradora / distribuidora de estoques e as filiais
consumidoras (filiais a abastecer) atendidas por esta filial distribuidora. Além de estabelecer esta relação, a
rotina determinará a prioridade de abastecimento entre as filiais abastecidas.
Este cadastro é obrigatório no processamento da central de compras e seu objetivo é determinar a filial
compradora / distribuidora de estoques e as filiais consumidoras (filiais a abastecer) atendidas por esta filial
distribuidora. Além de estabelecer esta relação, o cadastro determina a prioridade de abastecimento entre as
filiais abastecidas.
A interface apresenta:
 A filial distribuidora deve existir no cadastro de empresas.
 As filiais abastecidas devem existir no cadastro de empresas.
 Uma filial pode ser cadastrada apenas uma vez como filial distribuidora.
 Uma filial distribuidora não pode ser abastecida por ela mesma na matriz.
1.11 Central de Compras / Central de Compras
Esta funcionalidade tem a finalidade de calcular a necessidade de reposição e a distribuição do estoque pela
matriz de abastecimento.
Por meio desta funcionalidade é possível:
 Distribuir o saldo disponível existente na matriz de abastecimento para as demais filiais;
Ao executar a funcionalidade exibem-se as opções para Gerar Sugestão, Alterar e Excluir.
A parametrização da Central de Compras tem as seguintes premissas:
 É obrigatório informar o tipo de sugestão: Compras ou Transferência.
Versão 3.0 11
 É obrigatório informar uma Matriz de abastecimento.
 Após informar a Matriz de Abastecimento são apresentadas as filiais relacionadas, permitindo selecionar
as filais a serem consideradas no processo de transferência ou compra.
 O número da Sugestão de Compra é preenchido com um número sequencial.
 Disponibiliza a opção Tipo de Aglutinação, permitidas as opções Produtos ou Filiais.
 Composição do saldo para indicar os tipos de saldo a considerar.
 É obrigatório escolher um método de previsão de consumo (demanda gerada, média de vendas ou
previsão de vendas).
 É obrigatório informar os dias de cobertura quando for previsão de consumo por demanda gerada.
 É obrigatório informar os dias de cobertura quando há previsão de consumo por média de vendas, as
datas para definição do período de média. As opções Incremento e Devolução de Vendas são opcionais.
 É obrigatório informar as datas para definir o período de previsões de consumo por previsão de vendas.
 É opcional a aplicação de filtros para os produtos a processar, por filial, tipo, grupo, categoria ou fórmula.
Fornecedor:
O fornecedor utilizado na realização do cálculo da sugestão de compras virá do cadastro de produtos através do
campo Fornecedor Padrão, caso esta informação não esteja preenchida no cadastro de produtos o ERP vai
considerar o fornecedor do cadastro amarração produtos x fornecedor.
Preço do Produto:
O preço que deverá ser considerado para a realização do cálculo da sugestão de compra poderá ser
considerado através de três formas:
 O ERP considera o preço do produto informado na tabela de preços do fornecedor;
 Caso o ERP não encontre o preço do produto na tabela de preço do fornecedor, ou caso o fornecedor
não tenha tabela de preço, o ERP vai considerar o último preço de compra do produto;
 Se nenhuma das opções acima forem atendidas, o ERP considera o custo unitário do produto
cadastrado na tabela de Saldos.
 Para a composição de saldo da filial abastecida, não será considerado o saldo que está no armazém de
trânsito (parametrizado no módulo configurador), exceto quando a opção Saldo em Trânsito for
selecionada, além disso, as notas de transferência entre filiais, também serão consideradas para a
composição do saldo da filial distribuidora e filial abastecida.
12 Versão 3.0
1.12 Pedidos / Pedidos de Compra
Esta funcionalidade permite que o pedido de compra seja gerado manualmente, relacionado a uma solicitação de
compras previamente cadastrada, ou automaticamente por meio da análise da melhor cotação. Porém, não é
obrigatória a existência de uma solicitação para a inclusão do pedido de compra.
O pedido de compra é o documento formal entre a empresa e o fornecedor, que representa as condições e
características da compra efetuada. É o acordo que representa as condições em que foi feita a negociação, tais
como: material, quantidade, qualidade, frequência de entregas, prazos, preços, local de entrega, tributação, entre
outros.
A restrição da inclusão de um pedido de compra sem uma solicitação de compras para os usuários não
cadastrados como compradores é feita no módulo configurador (pelo administrador do sistema).
É possível definir se os compradores / grupo de compras podem dar manutenção aos pedidos, efetuados por
outros compradores / grupo de compras, através do módulo configurador (pelo administrador do sistema).
Considerações para alteração e exclusão de pedidos
A alteração e/ou exclusão de pedidos devem ser efetuados na mesma filial em que estavam quando foram
gerados.
Através do módulo configurador é possível definir que um pedido de compra já atendido, não pode ser alterado.
Mesmo permitindo a alteração de pedidos de compras já atendidos, os campos: Produto, Quantidade e Valor da
mercadoria não podem ser alterados.
Quando o pedido passa pelo Controle de Alçadas, a exclusão do pedido de compra somente pode ser efetuada
pelo usuário que a fez ou pelo seu supervisor e este pedido deve ser liberado posteriormente pelo seu grupo de
aprovação.
Se o Pedido de Compra foi gerado por meio da análise da melhor cotação e este precise de exclusão posterior, o
ERP permite a restauração das cotações para os pedidos excluídos, ou seja, a cotação que o originou pode
retornar ao status Aberta e ser analisada novamente, gerando um novo pedido. Porém, isto só pode ser feito
quando a cotação tiver gerado apenas um pedido. Caso contrário, para dar continuidade ao processo de
compras, gere uma nova solicitação de compra e a partir desta, uma nova cotação.
Caso seja necessário habilitar este recurso, o mesmo deve ser feito no módulo configurador. Como padrão, ao
excluir o pedido de compras, a cotação é mantida como encerrada e deve-se abrir uma nova solicitação de
compras.
Histórico das alterações
Para manter o histórico dos dados originais do pedido, o ERP utiliza a tabela SCY (Histórico dos Pedidos de
Compras) que sempre é atualizada quando ocorre alguma alteração no pedido.
A cada alteração no pedido de compras é gerado um registro de histórico nesta tabela, que armazena todos os
dados anteriores do pedido de compra, gravando um número de identificação para cada versão em campo
próprio.
Quando o pedido de compras é alterado pela primeira vez, este campo é gravado com o conteúdo 0001. Quando
alterado pela segunda vez, será gravado com 0002 e, assim, sucessivamente. A versão atual do pedido sempre
será armazenada na tabela de pedidos de compras, se não existirem alterações no pedido de compra, não
haverá registro do pedido na tabela de histórico.
Versão 3.0 13
É possível realizar a consulta da tabela SCY (Histórico dos pedidos de compras), através da rotina Consulta
Genérica.
Legenda
Log de aprovação
A funcionalidade de aprovação (menu Outras Ações) permite visualizar a tela de Log para aprovação dos itens
do pedido de compra.
Na parte superior desta tela está visível o número do pedido e ao lado o nome do comprador. Já no centro da
tela, disposto em forma de colunas, estão as informações. Os dados referentes a Aprovado Por; Data Liber. e
Observações estão em branco exatamente para que se informem aprovando os ítens.
Filial de Entrega
Este campo disponibiliza os seguintes controles para as filiais:
 verificação direta de saldos dos pedidos de compras;
 geração dos documentos de entrada respectivos;
 cálculo dos impostos conforme a localidade da filial.
Com este recurso, a empresa matriz pode centralizar a colocação dos pedidos de compra para todas as filiais,
obtendo, desta forma, maior poder de negociação em função do volume da compra, porém, distribuir o controle
do saldo do pedido, do documento de entrada e do cálculo dos impostos por filial. Para isso, é necessário
habilitar no módulo configurador o parâmetro especifico para esta finalidade que habilita a informação do campo
filial de entrega no pedido de compra, além de manter uma numeração sequencial única para os pedidos de
compras.
Rastrear Contratos
Esta funcionalidade realiza o rastreamento de todos os contratos vinculados ao pedido de compras.
Rateio no Pedido de Compras
Esta funcionalidade realiza o rateio dos itens do pedido de compras por entidade contábil.
O rateio será replicado ao documento de entrada, por meio da seleção dos itens do pedido de compras que irão
compor o documento de entrada.
Pagamento Antecipado – Adiantamento
Esta funcionalidade relaciona os adiantamentos (Títulos do tipo PA) ao pedido de compra.
14 Versão 3.0
Para que o adiantamento seja relacionado ao pedido de compras, o campo adiantamento do cadastro de
condição de pagamento deve estar configurado com Sim.
1.13 Pedidos / Eliminar Resíduos
Quando a “CLIENTE” recebe entradas parciais de materiais, muitas vezes os registros (pedidos de compras,
autorizações de entrega, contratos de parceria e solicitações de compras) ficam em aberto por quantidades
muito pequenas, insuficientes para que se faça uma nova entrega.
São resíduos que devem ser eliminados para que não haja reserva em estoque, o que pode atrapalhar o
atendimento de novos pedidos, visto que o estoque vai tentar primeiro atender a este.
A eliminação de resíduos é o cancelamento das pequenas quantidades que sobram nos pedidos de compras,
autorizações de entrega, contratos de parceria e solicitações de compras.
1.14 Liberação / Liberação de Documentos
A funcionalidade de liberação de documentos estará disponível apenas para os usuários definidos nos cadastros
de compradores, grupos de compras, aprovadores e grupos de aprovação.
Ela é utilizada para identificar os responsáveis pelas autorizações e gerenciamento dos gastos da empresa
considerando o valor do documento, entidade contábil ou ambas modalidades.
O modelo de controle de alçadas por entidades contábeis é definido da seguinte forma:

 Somente por valor: o parâmetro que habilita o controle de alçadas por item do pedido de compras
direcionado por entidades contábeis precisa estar desativado (módulo configurador) e o comprador deve
conter um grupo de aprovação associado, sendo que, nesta condição é verificado o valor do documento
no momento da aprovação.
Versão 3.0 15
 Somente por entidade contábil: o parâmetro que habilita o controle de alçadas por item do pedido de
compras direcionado por entidades contábeis precisa estar ativado (módulo configurador) e o comprador
não deve conter um grupo de aprovação associado, sendo que, nesta condição é verificada a autonomia
das entidades contábeis que, por padrão, são formadas por centro de custo, conta contábil, item da
conta e classe de valor.
 Por valor e entidade contábil: o parâmetro que habilita o controle de alçadas por item do pedido de
compras direcionado por entidades contábeis precisa estar ativado (módulo configurador) e o comprador
deve conter um grupo de aprovação associado, sendo que, nesta condição é verificado o valor do
documento e a autonomia das entidades contábeis.
A liberação de documentos é utilizada nos módulos de compras, gestão de contratos e estoque/custos.
Os documentos são apresentados conforme parametrização da rotina e de acordo com a sequência em que
foram acatados pelos grupos de aprovação.
Após a confirmação da liberação, o nome do usuário aprovador é registrado na parte inferior do documento
juntamente com o local disponível para assinatura.
1.15 Contratos / Contrato Parceria
Esta funcionalidade é utilizada nos casos de contratos de fornecimento de produtos e/ou serviços por um
determinado período, eliminando a necessidade da inclusão de diversas solicitações de compras e de realização
de cotações, agilizando o processo de compra.
No contrato de parceria define-se a cada sequência de item, o produto e a quantidade a ser adquirida para o
período. Assim pode-se definir, por exemplo, todos os itens a serem adquiridos durante o ano.
Para utilizar um produto em um contrato de parceria, o mesmo deve ser preenchido com SIM no campo contrato
do cadastro de produtos.
Os produtos com contrato de parceria não podem ser utilizados nas funcionalidades de solicitação de compra,
pedido de compra e solicitação por ponto de pedido.
Legenda
16 Versão 3.0
1.16 Contratos / Matriz de Fornecimento
A funcionalidade de matriz de fornecimento é responsável por controlar a geração de autorizações de entrega,

relacionando diferentes fornecedores a um produto, permitindo a participação de diferentes fornecedores no
processo de compra. Permite também a utilização do conceito de matriz de fornecimento sem a necessidade do
cadastro de uma matriz. O processo de compra é dividido conforme percentual representado pelo saldo dos
contratos em aberto existentes para o produto.
O cadastro da matriz não é vinculada a um contrato. A matriz é vinculada diretamente a um produto e
relacionada aos fornecedores e respectivos percentuais, que são responsáveis pelo fornecimento do produto em
questão.
 É possível incluir apenas uma matriz por produto e vigência, sendo que a soma dos percentuais deve ser
sempre igual a 100%.
 Permite a geração das autorizações de entrega para os diversos fornecedores participantes da matriz,
sendo cada autorização de entrega controlada por um contrato diferente (do respectivo fornecedor);
 Permite o controle de saldos (a receber e já recebidos) por fornecedor;
Após realizar o cadastro de matriz de fornecimento é possível gerar uma autorização de entrega, por meio das
rotinas M.R.P, ordens de produção, baixa pré-requisição e gera A.E. por contrato.
Acompanhamento de Compras
Permite o acompanhamento das compras efetuadas, por contrato de parceria, nos estágios intermediários e
início da compra do bem/serviço até o recebimento, considerando o tempo de negociação e entrega pelo
fornecedor, tempo de trânsito e tempo de análise de qualidade (CQ). Isso facilita o controle dos compradores nas
seguintes decisões:
 O melhor momento para remeter os pedidos ao fornecedor.
 Definir os responsáveis pela cobrança.
 Iniciativas para situações de atraso em um dos estágios da compra.
Geração de Autorização de Entrega por Matriz de Fornecimento
Quando surgir a necessidade de compra de um material é necessário verificar na matriz cadastrada para o
produto, quais os fornecedores e respectivos contratos responsáveis pelo fornecimento do item e quais são seus
percentuais. A partir destes dados, deve-se verificar o saldo dos itens dos contratos, para determinar se o
fornecedor participará do fornecimento do item. Para cada contrato, onde o item tenha saldo suficiente para
atender a quantidade (ou parte) que lhe cabe, de acordo com o percentual da matriz, deve ser gerada uma
autorização de entrega para este fornecedor.
Versão 3.0 17
1.17 Contratos / Autorização de Entrega
Para realizar o recebimento de um material com contrato de parceria é necessário que antes seja executada a
rotina autorização de entrega, para realizar as baixas dos itens do contrato de parceria e registrar a autorização
da compra.
Esta funcionalidade é utilizada para autorizar a entrega dos itens do contrato de parceria, que deve ser efetuada
antes do recebimento do material. É possível efetuar a autorização de entrega de apenas parte da quantidade
total determinada no contrato, ficando o restante em aberto para outras autorizações.
A autorização de entrega equivale a um pedido de compra, porém é utilizada somente para produtos com
contrato de parceria. Por isso, ao acessar a rotina pedido de compra, são apresentados todos os registros de
pedido de compra e autorização de entrega (apenas para visualização); o mesmo ocorre nesta rotina, os Pedidos
de Compra são apresentados, porém, só podem ser visualizados.
1.18 Contratos / Autorizações de Entrega Previstas
Uma autorização de entrega é considerada prevista enquanto a compra ainda não for aprovada. Assim, as
quantidades dos saldos físico e financeiro serão considerados como previstos. Quando confirmada, a
autorização de entrega passa a ser considerada como "firme”, ou seja, está liberada para a entrega.
As autorizações de entregas geradas a partir da abertura de uma ordem produção manual prevista ou originadas
pela execução da rotina MRP (Material Requirement Planning), podem ser reclassificadas como “firmes” através
desta opção.
1.19 Contratos / Aglutinação de Autorizações de Entrega
A funcionalidade de aglutinação de AE's permite juntar as autorizações de entrega de um mesmo produto em

uma única autorização de entrega, respeitando a igualdade dos campos "Filial", "Produto" e "Tipo de OP".
As Autorizações de Entrega são aglutinadas de acordo com os período definido pelo usuário.
Esta rotina facilita o processo de consulta das AE's e otimiza o processo de compras.
18 Versão 3.0
1.20 Contratos / Gera Autorização de Entrega por Contrato
Esta funcionalidade gera autorizações de entrega automaticamente baseadas nos contratos de parcerias dos
fornecedores. O usuário pode filtrar os itens do contrato de parceria que devem ser considerados, através de
parâmetros.
Para que esta rotina seja executada com sucesso, os produtos negociados como contrato de parceria devem ter
o campo contrato preenchido com S (Sim) no cadastro do produto.
Os itens que tiveram autorização de entrega gerados são baixados totalmente do contrato de parceria. Se houver
necessidade de baixas parciais em quantidade de itens, estas devem ser feitas manualmente em autorização de
entrega.
Acompanhamento de Compras
Permite o acompanhamento das compras efetuadas, por contrato de parceria, nos estágios intermediários e
início da compra do bem/serviço até o recebimento, considerando o tempo de negociação e entrega pelo
fornecedor, tempo de trânsito e tempo de análise de qualidade (CQ). Isso facilita o controle dos compradores nas
seguintes decisões:
 O melhor momento para remeter os pedidos ao fornecedor.
 Definir os responsáveis pela cobrança.
 Iniciativas para situações de atraso em um dos estágios da compra.
1.21 Movimentos / Pré Documento de Entrada
Este processo sistémico é utilizado para realizar um “cadastro prévio” dos dados básicos referentes ao
documento fiscal (DANFE / NFe), que é recebido pela empresa, tais como:
 Tipo da nota;
 Tipo do formulário;
 Número do documento;
 Data de emissão;
Versão 3.0 19
 Fornecedor;
 Espécie do documento;
 Estado origem,
 Produtos recebidos;
 Quantidades;
 Pedidos de compra relacionados, etc.
O pré documento de entrada pode ser incluído através de digitação manual ou pode ser gerado automaticamente
a partir da homologação de um aviso de recebimento de carga.
O objetivo deste cadastro prévio é facilitar e agilizar o registro dos recebimento de materiais / serviços e seus
respectivos documentos de entrada. Pois, com estas informações previamente cadastrados no sistema, não é
necessário digitar todas as informações relacionadas ao documento fiscal bastando apenas complementá-las no
processo de classificação.
Ao registrar um pré-documento de entrada, não é gerado nenhum lançamento fiscal, contábil ou financeiro e nem
atualizado o saldo só produto no estoque.
O pré-documento de entrada é transformado em um documento fiscal por através da classificação, que
possibilita selecionar o código do TES (Tipo de Entrada e Saída) da operação de entrada.
Somente a partir desse procedimento é que serão gerados os lançamentos fiscais, contábeis, financeiro e a
atualização dos saldos de estoque.
O campo Tipo determina os tipos de pré-documento de entrada que estão sendo recebidos. São eles:
 Normal (DANFE referente a aquisição de materiais / serviços);
 Beneficiamento;
 Devolução;
 Complemento de Preço.
Neste processo o sistema também verifica se o produto está sujeito ao controle da qualidade (CQ). Se estiver, no
ato da classificação todo o saldo do produto é automaticamente enviado para o almoxarifado de CQ, ficando
indisponível para consumo por outras rotinas do sistema, até que seja realizada a devida liberação pelo
departamento da qualidade onde é transferindo todo o saldo para o armazém de matéria prima, então ficando
disponível para consumo.
Neste processo sistémico também é possível estornar a classificação fiscal do documento de entrada, excluindo
as movimentações fiscais e financeiras relacionadas (desde que as mesmas não tenham sofrido nenhuma
baixa / movimentação realizada por outros processos).
20 Versão 3.0
1.22 Movimentos / Aviso de Recebimento de Carga
Esta funcionalidade é utilizada para cadastrar os avisos de recebimento de carga.

O aviso de recebimento de carga é um documento que demonstra a carga de um veículo. Pode ser referente a
uma única nota fiscal ou a várias.
Serão digitadas as notas fiscais previstas para serem entregues e seus respectivos itens. É possível associar as
notas fiscais a pedidos de compras do ERP por meio da opção Pedido.
Após o recebimento dos materiais deve ser feita a homologação da entrega dos produtos.
Esta opção gera o documento ou pré-documento de entrada baseado na comparação dos dados digitados no
aviso de recebimento de carga e dos materiais recebidos efetivamente.
Se houver um TES definido, o sistema gera um documento de entrada, caso contrário, gera o pré-documento de
entrada.
O "pré-documento de entrada" gerado deve, posteriormente, ser classificado em um "documento de entrada".
1.23 Movimentos / Documento de Entrada
Neste processo sistêmico a “CLIENTE” registra todo e qualquer documento referente a aquisição / entrada de
materiais / serviços.
A entrada dos materiais / serviços é responsável pela atualização online de informações financeiras, estoques,
custos, etc.
Além disso, essa rotina também permite que os materiais que passaram pelo processo de recebimento sejam
classificados e suas respectivas integrações sistêmicas sejam feitas.
A classificação consiste na confirmação das quantidades, valores do recebimento, informação das tributações
aplicadas, atualização de custos de entrada, geração de contas a pagar e dos dados para contabilização.
O campo espécie do documento é utilizado para determinar o tipo do documento de entrada que está sendo
integrado, podendo ser:
 Normal (DANFE referente a aquisição de materiais / serviços);
 Complemento de Preço;
 Complemento de ICMS;
 Complemento de IPI;
 Beneficiamento;
 Devolução;
 Frete/Seguro/Despesas Acessórias.
Versão 3.0 21
É neste processo sistêmico que é realizada a classificação dos pré documentos de entrada (digitados ou gerados
anteriormente), ou seja, após o recebimento efetuado por meio do processo de pré-Documento de Entrada, que
registra apenas as informações referentes ao estoque (produto, quantidade, armazéns, etc.), serão informados
os dados fiscais e financeiros destes documentos de entrada.
Durante o processo de classificação fiscal do documento de entrada é o informado o código do tipo de
operação / movimentação do material (serviço) que foi previamente configurado com a amarração entre o
produto, fornecedor (ou cliente no caso de pedidos de venda) e o TES relacionado (através de pré configuração
na rotina de TES INTELIGENTE (para detalhamento do processo de livros fiscais, vide a MIT041 –
ESPECIFICAÇÃO DE PROCESSO – LIVROS FISCAIS)) a esta operação de entrada que está sendo realizada e
que determina como é feito o cálculo das tributações, custeio de entrada e demais regras financeiras / fiscais.
Controle de Lotes (Recebidos)
Para os itens que controlam lote (rastreabilidade) os mesmos são informados nos itens a que se referem no
próprio documento de entrada, porém, se não é informada nenhuma numeração de lotes, o sistema identificará o
lote pelo prefixo AUTO + numeração sequencial definida pelo sistema (e que não deve ser alterado pelo
usuário).
Ainda neste processo sistêmico é possível configurar o sistema para que seja possível realizar a inclusão de
documentos bloqueados, sem que haja movimentação nos módulos Livros Fiscais, Contábil, Financeiro e
Estoque, independente de TES escolhida. Porém, este bloqueio é válido apenas para notas fiscais de formulário
próprio, sendo possível, ainda, realizar a transmissão da nota e emissão do DANFE.
É possível ratear os valores dos itens do documento de entrada entre vários centros de custos. A configuração
do rateio é feita item a item, ou seja, não é possível ratear o custo de vários itens do documento de entrada ao
mesmo tempo.
Nos casos do retorno de notas de vendas, o processo sistêmico RETORNAR efetua o preenchimento automático
de uma nota de devolução, com os dados do documento de saída (os procedimentos executados são os
mesmos da devolução manual).
Documento em Trânsito
O processo sistêmico de documento em trânsito realiza a transferência do saldo em estoque, gerado pela
classificação do pré-documento de entrada, para o armazém de trânsito (95), bloqueando a utilização deste
saldo por outro processo, até que seja efetuado o retorno do saldo do armazém de trânsito para o armazém
padrão (este processo não pode ser utilizado para produtos que utilizam o controle de endereço e controle de
qualidade).
O processo sistêmico de documento vinculado é utilizado quando trata-se de uma operação triangular, por
existirem três sujeitos diferentes que participam desta situação:
O encomendante (que é o adquirente original), o industrializador e o fornecedor das matérias-primas.
Neste tipo de operação, o encomendante, após adquirir as matérias-primas necessárias, as encaminha ao
industrializador para serviços de beneficiamento. O próprio encomendante pode fornecer também os produtos
intermediários e materiais de embalagem, que são adquiridos dos fornecedores e entregues diretamente ao
industrializador, sem que transitem pelo estabelecimento do encomendante.
De acordo com o trâmite dos produtos, a função Vincular permite vincular as Notas Fiscais emitidas pelo
fornecedor (podendo-se visualizar, alterar ou excluir) e a função Cobertura permite, ao encomendante /
industrializador, emitir / dar entrada à Nota Fiscal de Remessa e Nota Fiscal de Retorno de Cobertura, para os
produtos enviados/recebidos para a industrialização por encomenda.
22 Versão 3.0
Será utilizada rotina padrão.
1.24 Movimentos / Transferência entre Filiais
O processo sistêmico de transferência de produtos entre filiais facilita o processo de consulta de saldo em
estoque dos produtos e otimiza a transferência de materiais entre as filiais.
Essa rotina permite consultar os saldos de diversas filiais do sistema em uma única tela, de acordo com a
parametrização configurada. Além disso, é possível realizar o processo de geração de documentos para
transferência de produtos entre as filiais por meio de uma interface gráfica.
Este processo sistêmico é utilizado no caso em que existe mais de uma filial utilizando o sistema e em que haja a
necessidade de constantes transferências de materiais entre elas.
O processo de transferência de produtos entre filiais atualiza, automaticamente, as tabelas de dados

relacionadas aos processos de:
 Pedido de Vendas (filial origem);

 Liberação de Pedidos (filial origem);
 Documentos de Saída (filial origem);
 Saldos em Estoque (filial origem e filial destino);
 Pré-Nota ou Documento de Entrada (filial destino);
É importante observar que para utilizar este processo sistêmico é necessário possuir o regime especial
conforme legislação estadual e que seja possível a transferência de produtos da mesma filial para depósitos
diferentes com emissão de documentos fiscais de entrada e saída de materiais.
Não será utilizada rotina.
1.25 Movimentos / Nota de Conhecimento de Frete
Este funcionalidade é utilizada para facilitar a digitação dos conhecimentos de frete.

As condições mais frequentes relacionados a frete são:
 FOB, o transporte do fornecedor até o cliente não está incluso no preço;
 CIF, está incluso a entrega no preço.
A nota de conhecimento de frete é emitida quando o transporte é feito por uma transportadora e é do tipo FOB.
São efetuadas diversas entregas e, ao final de um período definido pela empresa, é emitida uma nota para que
sejam pagos os serviços da transportadora.
Assim, para que a geração da nota seja possível, é necessário que a transportadora seja cadastrada como um
fornecedor no sistema, para que um título a pagar seja gerado no financeiro.
Versão 3.0 23
Ainda neste processo, conforme é gerada a nota de conhecimento de frente, os itens (materiais) dos documentos
de entrada recebidos (e que deram entrada no sistema) anteriormente e que fizeram parte deste frete, terão os
seus custos atualizados com os valores desta nota de conhecimento de frete sendo distribuídos para todos os
itens dos documentos já lançados.
As rotinas de nota de conhecimento de frete e documento de entrada possibilitam armazenar o registro da chave
de acesso do CTe na Sefaz, após digitar a chave no campo Chv. NFe/CTe na inclusão de documentos de
espécie CTE e formulário próprio igual a NÃO.
É possível também estornar (desmarcar) as notas fiscais que entraram no rateio de uma determinada Nota Fiscal
de Conhecimento de Frete, permitindo que possam ser novamente marcadas na geração de outra nota fiscal.
1.26 Movimentos / Despesas de Importação
Este processo sistêmico é semelhante ao processo de conhecimento de frete, pois a sua finalidade é de emitir
uma nota fiscal de complemento, em que serão discriminadas despesas de importação feita por uma
importadora. A rotina facilita a digitação das despesas de importação, permitindo o valor total das despesas,
pago sobre as notas de entrada associadas.
Igualmente ao processo de conhecimento de frete, conforme é gerada a nota de despesas de importação, os
itens (produtos) referentes as notas fiscais recebidas anteriormente e que fizeram parte destas importações, tem
o seu custo atualizado com os valores da despesa de importação sendo distribuído entre todos os itens.
Após a inclusão é possível excluir as notas fiscais de despesas de importação.
1.27 Movimentos / Baixas do CQ
Esta funcionalidade é utilizada para controlar a liberação dos produtos que possuem controle obrigatório de CQ e
que no processo de recebimento dos documentos de entrada foram direcionados para o armazém de qualidade
automaticamente.
A liberação do CQ transfere os produtos que foram analisados e liberados do armazém de qualidade para o
armazém de matéria prima (ou outro informado).
No caso de uma liberação/rejeição equivocada é possível realizar o ESTORNO. Dessa forma, o sistema ajusta
os saldos no estoque do Controle de Qualidade.
24 Versão 3.0
2 DESCRIÇÃO DO SUB PROCESSO – CONSULTAS
Permite ao usuário consultar algumas tabelas da base de dados, cadastros e processamentos referentes ao
processo de compras.
2.1 Cadastros / Genéricos
Esta consulta possibilita ao usuário visualizar os registros em suas respectivas tabelas do sistema. Os registros
podem apenas ser visualizados em tela, impressos ou exportados para Excel, não comprometendo em momento
algum a base de dados.
2.2 Cadastros / Genérico Relacional
Esta consulta permite que sejam criadas consultas personalizadas com dados de uma ou mais tabelas
relacionadas.
A partir de uma tabela base, é possível selecionar os campos que constarão na consulta, e ainda relacioná-la
com tabelas secundárias para exibir informações adicionais.
Além disso, com base em um dado comum é possível agrupar as informações na consulta, facilitando a sua
organização e visualização.
A consulta criada pode ser enviado à impressora, ao disco, ou ainda pode ser executado a partir do menu de um
dos módulos do sistema.
2.3 Cadastros / Posição Fornecedor
Esta consulta oferece um controle gerencial para análise da situação dos fornecedores, através das
movimentações financeiras e movimentações de compras realizadas em determinado período. Os dados são
apresentados de forma detalhada, com base no cadastro de fornecedores e nas movimentações do módulo de
compras (pedidos de compras) e financeiro (contas a pagar).
É possível visualizar graficamente uma estatística financeira que permite um comparativo entre os títulos a pagar
e os que já foram pagos.
Na tela principal da consulta, podem ser verificadas as seguintes informações:
 Saldo Atual;
 Primeira Compra;
 Maior Compra em US$;
 Data da Última Compra;
 Maior Saldo em US$;
Versão 3.0 25
 Maior Atraso;
 Saldo Atual em US$.
Esta consulta apresenta ainda a posição do fornecedor com relação aos títulos baixados e em aberto, pedidos de
compra, faturamentos e produtos.
Caso haja inconsistência nas informações exibidas, antes da consulta, deve ser executada a rotina de refaz
dados clientes/fornecedores, em Miscelâneas / Recálculos no módulo financeiro.
2.4 Cadastros / Consulta de Produtos
Esta consulta de produtos fornece todas as informações relevantes ao produto, como:

 Dados cadastrais;
 Amarração de Produto x Cliente, Produto x Fornecedor e Grupo x Fornecedor;
 Movimentos em aberto;
 Previsão de Venda;
 Histórico de Movimentação;
 Saldos e Consumos;
 Totais.
2.5 Cadastros / Consulta Posição das Solicitações ao Armazém
Permite ao usuário verificar a posição das solicitações ao armazém geradas no módulo Estoque/Custos.
Nesta consulta, são apresentados: número da solicitação, solicitante, data de emissão, produto, quantidade
solicitada, saldo em aberto, saldo disponível para entrega, quantidade em solicitação de compras, situação da
solicitação ao armazém (solicitação de compra em aberto, solicitação já entregue, etc.), número da solicitação de
compra gerada, número da requisição do estoque, data de necessidade, ordem de produção (caso produto com
estrutura de fabricação - PA), centro de custo, conta contábil, etc.
As solicitações ao armazém podem assumir as seguintes situações:
 Aguardando entrega do material;

 Solicitação de Compra em processo de cotação;
 Solicitação de Compra em aberto;
 Solicitação ao Armazém já disponível;
 Solicitação ao Armazém já atendida.
3 DESCRIÇÃO DO SUB PROCESSO – RELATÓRIOS
26 Versão 3.0
O sistema protheus possui vários relatórios padrões referentes aos processos de compras.
3.1 Cadastros
 Produtos;
 Clientes;
 Fornecedores;
 Ficha Cadastral;
 Condição de Pagamento;
 Bancos;
 Produto X Fornecedor;
 Grupo X Fornecedor;
 Grupos de Compras;
 Complemento do Produto;
 TES (Tipos de Entradas e Saídas);
 Grupo de Produtos;
 Unidades de Medida;
 Exceções Fiscais;
 Impostos Variáveis;
 Indicador Produtos.
3.2 Solicitar e Cotar
 Relação de Solicitações;
 Solicitação de Compras;
 Cotações;
 Cotações em Aberto;
 Análise de Cotações.
3.3 Pedidos
 Pedidos de Compra;
 Pedido de Compra em aberto;
 Relação de Pedidos de compras;
 Itens em ponto de pedido;
 Divergências de Solicitação e pedidos de compras.
3.4 Contratos
 Autorização de Entrega;
 Contrato de Parceria;
Versão 3.0 27
 Relação de Contratos;
 Mapa de Contratos.
3.5 Documentos de Entrada
 Relação de Notas de Transferência entre Filial;

 Nota Fiscal de Origem;
 Boletim de Entrada;
 Notas Fiscais de Devolução;
 Itens das Notas Fiscais;
 Relação das Notas Fiscais;
 Relação de documentos de cobertura;
 Transferência entre Filiais.
3.6 Específicos
 Relação de Baixas do CQ;

 Divergência de Pedidos de Compras;
 Mala Direta;
 Informe de Pedido de venda;
 Boletim de Entrada.
4 DESCRIÇÃO DO SUB PROCESSO – MISCELÂNEA
Permite ao usuário consultas algumas tabelas da base de dados, cadastros e processamentos referentes ao
processo de Compras.
4.1 Gerar Demanda
Esta rotina gera a demanda do mês anterior, efetua a classificação ABC de venda e de custo, classifica tipo de
preço e grava a fórmula do cálculo da demanda para cada produto, de acordo com as perguntas respondidas na
janela "Parâmetros".
Este processo deve ser executado todo início de mês, antes da geração da Sugestão de Compras.
Durante o processamento, é atualizada a nova tabela Arquivo de Consumo (SBL) em 7 processos internos. São
eles:
 Geração e atualização do SBL (Arquivo de Consumo) mês a mês.
28 Versão 3.0
 Acumulação de Entradas - SD1 (Arquivo de Itens das NFs de Entradas).

 Acumulação de Saídas - SD2 (Arquivo de Itens das NFs de Saídas).
 Acumulação de Requisições - SD3 (Arquivo de Requisições).
 Classificação ABC de Venda.
 Classificação ABC de Custo (Standard).
 Gravação da fórmula de demanda escolhida no mês para cada produto.
Tipos de Métodos:
As fórmulas aplicadas para efetuar o cálculo da demanda podem ser:

Estabilidade
aConsumo[nAtual-1]
Média
Média dos últimos períodos = (aConsumo[nAtual-1]+aConsumo[nAtual-2]+aConsumo[nAtual-3])/3
Tendência
aConsumo[nAtual-1]+(aConsumo[nAtual-1]-aConsumo[nAtual-2])
Sazonalidade
aConsumo[nAtual-12] * aConsumo[nAtual-1] + aConsumo[nAtual-2] + aConsumo[nAtual-3]
____________________________________________________________
aConsumo[nAtual-13] + aConsumo[nAtual-14] = aConsumo[nAtual-15]

Também é possível criar uma fórmula exclusiva, por meio da rotina Cadastro de Fórmulas.
É possível trabalhar com todos os métodos juntos, entretanto a quantidade apurada pelo cálculo da demanda, a
ser utilizada em Sugestão de Compras, pode variar dependendo da movimentação que o produto sofreu.
4.2 Ajuste / Custo de Entrada
Este processo sistêmico recalcula o custo de entrada das mercadorias registradas no recebimento de materiais,
devendo ser executada sempre que algum parâmetro influenciar na alteração do custo do produto.
Como por exemplo, a alteração de TES: alíquotas, cálculo de tributos, crédito de impostos, etc.
Versão 3.0 29
Este processo também atualiza o último preço de compra do produto, para isso, deve ser alterado o parâmetro
da rotina antes da sua execução.
4.3 Ajuste / Refaz Empenhos (Acumulados)
Este processo sistêmico tem como objetivo refazer os saldos de pedidos, solicitações e ordens de produção dos
produtos, com base nos seus respectivos movimentos.
Os arquivos refletirão os saldos empenhados, reservados e/ou esperando distribuição.

Este processo é utilizado para checar / acertar dados que estejam indevidamente gravados nos arquivos. Os
campos a serem avaliados, recalculados e acertados são:
 saldo de pedidos e pedidos;
 quantidades empenhadas em pedidos de venda, não classificadas, reservadas e entradas previstas;
 quantidades do arquivo de reservas;
 entradas previstas de O.P. e solicitações de compras;
 saídas previstas e realizadas por pedidos de venda liberados;
 requisições empenhadas;
 movimentos com TES que atualize estoque.
4.4 Ajuste / Refaz Poder Terceiros
Este processo sistêmico refaz os lançamentos referentes ao poder de terceiros, analisando as notas fiscais de
compra e venda.
As notas fiscais geradas para poder de terceiros são classificadas com relação ao campo "Poder de Terceiros",
do TES utilizado.
Esta rotina atualiza campos do arquivo de saldos físicos, financeiros e o arquivo de saldos em poder de terceiros,
de acordo com o tipo de TES informado na nota.
4.5 Ajuste / Lançamentos Contábeis
Este processo sistêmico permite a execução de lançamentos automáticos contábeis off-line.
30 Versão 3.0
Para executar a rotina de geração de arquivo para a contabilidade, devemos processar a contabilidade off-line.
Esta rotina efetua os lançamentos contábeis off-line para os documentos de entrada e pedidos de compra,
conforme os parâmetros da rotina e as regras de contabilização dos lançamentos padrões:
 640 - Itens do Documento de Entrada - Somente Devolução (SD1)
 641 - Itens do Documento de Entrada - Devolução ou Beneficiamento (SD1)
 642 - Cabeçalho do Documento de Entrada (SF2) - Devolução ou Beneficiamento (SF1)
 650 - Itens do Documento de Entrada (SD1)
 651 - Itens do Rateio de Centro de Custo (SDE)
 652 - Itens do Pedido de Compra (SC7)
 660 - Cabeçalho do Documento de Entrada (SF2)
 950 - Cabeçalho do documento de entrada. Executado somente para documentos de importação
(SIGAEIC).

Será utilizada rotina padrão.
5 FLUXOGRAMA DO PROCESSO – COMPRAS
Versão 3.0 31
32 Versão 3.0
6 DESCRIÇÃO DETALHADO DO PROCESSO – COMPRAS
Versão 3.0 33
# Nome Descrição Transação Opção Escopo
P – Padrão S – Sim
E- N - Não
Específica
34 Versão 3.0
Solicitação de Registra a necessidade de

1 aquisição de produtos e MATA110 P S
Compras
serviços.
Solicitação de Registra a previsão da MATA652
2 necessidade de aquisição de P S
Compras Previstas
produtos e serviços.
Aglutinação de Aglutina as necessidades de MATA126
3 Solicitação de aquisição de um mesmo P S
produto e/ou serviço conforme
Compras os períodos pré definidos.
Gerencia a demanda de MATA297
Sugestões de necessidade de compra,
4 sugerindo uma quantidade para P N
Compras
aquisição de produtos e
serviços.
Transforma uma ou várias MATA131
solicitações de compras em
5 Gera Cotações cotações para formalização das P N
cotações junto aos
fornecedores.
Atualiza os preços indicados MATA151
6 Atualiza Cotações pelos fornecedores para os P N
produtos / serviços e que estão
no mapa de cotações.
Analisa o mapa de cotações, MATA161
considerando a melhor proposta
7 Analisa Cotações de acordo com o preço, P N
condição de pagamento e prazo
de entrega.
Gera solicitações de compras MATA170
para os materiais que atingiram
Solicitação por Ponto o ponto de pedido.
8 Considerando o lote econômico, P N
de Pedido
estoque de segurança, lote
mínimo, tolerância e o prazo de
entrega do material.
Gera automaticamente MATA112
solicitações importação no
9 Itens para Importação módulo de importação, desde P N
que o produto seja indicado
como produto importado.
Determina a filial compradora / MATA001
Matriz de distribuidora de estoques e as
11 P N
Abastecimento filiais consumidoras atendidas e
suas respectivas prioridades.
12 Central de Compras Calcula a necessidade de MATA179 P N
reposição e a distribuição do
estoque pela matriz de
Versão 3.0 35
abastecimento.
Formaliza as necessidades de MATA121
13 Pedidos de Compras aquisição de materiais e P S
serviços junto aos fornecedores.
Encerra automaticamente os MATA235
pedidos de compras, contrato
de parceria, autorizações de
14 Eliminar Resíduos entrega e solicitações de P S
compra, com resíduos
baixados, baseado na
porcentagem informada.
Identifica os responsáveis pelas MATA094
Liberação de autorizações e gerenciamento
15 dos gastos considerando o valor P S
Documentos
do documento, entidade
contábil ou ambas modalidades.
Registra o produto (ou serviço) MATA125
16 Contrato Parceria e a quantidade a ser adquirida P S
para um período pré definido.
Permite controlar a geração de MATA128
autorizações de entrega,
Matriz de relacionando diferentes
17 P N
Fornecimento fornecedores a um produto,
permitindo a participação de
diferentes fornecedores.
Autorização de Permite baixar os itens do MATA122
18 contrato de parceria e registrar P N
Entrega
autorização da compra.
Autorizações de Registra uma previsão de MATA653
19 autorização de entrega para o P N
Entrega Previstas
planejamento de necessidades.
Aglutinação de Realiza a aglutinação de MATA127
20 Autorizações de autorizações de entrega de uma P N
mesmo produto em uma única
Entrega autorização de entrega.
Gera Autorização de Gera as autorizações de MATA173
21 entrega baseado nos contratos P N
Entrega por Contrato
de parcerias dos fornecedores.
Cadastra previamente as MATA140
Pré Documento de informações básicas referentes
22 P S
Entrada ao documento fiscal (DANFE /
NF-e) recebido.
Aviso de Recebimento Registra as informações do MATA145
23 documento de recebimento de P N
de Carga
carga de um veículo.
24 Documento de Entrada Registra todo e qualquer MATA103 P S
documento referente a
aquisição / entrada de materiais
36 Versão 3.0
/ serviços.
Permite consultar o saldo em MATA310
Transferência entre estoque dos produtos e otimizar
25 P S
Filiais a transferência de materiais
entre filiais.
Receber as notas de MATA116
Nota de Conhecimento conhecimento de frete e
26 distribuir os custos dos frente P S
de Frete
em todas as notas fiscais
referenciadas.
Receber as notas de despesas MATA119
Despesas de com importação e distribuir os
27 P N
Importação custos de importação em todas
as notas fiscais referenciadas.
Controla a liberação de MATA175
28 Baixas de CQ produtos que possuem controle P N
obrigatório de qualidade na
entrada.
Consultas em tela (podendo ser ---------------
29 Consultas impressas) do ambiente de P S
produção
Relatórios em tela (podendo ser ---------------
30 Relatórios impressas) do ambiente de P S
produção
Gera a demanda do mês MATA295
anterior, efetua a classificação
31 Gerar Demanda ABC de venda e de custo, P S
classifica tipo de preço e grava
a fórmula do cálculo da
demanda para cada produto.
Recalcula o custo de entrada MATA190
32 Custo de Entrada das mercadorias digitadas no P S
recebimento de materiais.
Refaz os saldos de pedidos, MATA215
Refaz Empenhos solicitações e ordens de
33 produção dos produtos com P S
(Acumulados)
base nos seus respectivos
movimentos.
Refaz o poder de/em terceiros, MATA216
conforme os movimentos dos
34 Refaz Poder Terceiros documentos de estrada/saída e P S
os itens de pedido de venda
liberados.
Lançamentos Gera automaticamente os CTBANFE
35 lançamentos contábeis dos P S
Contábeis Off Line
movimentos de entrada.
Versão 3.0 37
7 INFORMAÇÕES DO PROCESSO
7.1 Saídas do Sistema
Relatório Descrição Comentários

Não há Não há Conforme escopo do projeto não
existem saídas específicas para os
processos descritos acima.
7.2 Interfaces
Interface Descrição Comentários
existem interfaces para os processos
descritos acima.
7.3 Conversão
Conversão Descrição Comentários
existem conversões previstas para os
processos descritos neste documento.
8 RESPONSÁVEIS PELAS INFORMAÇÕES

Nome Assinatura Data
11/11/2016
11/11/2016
38 Versão 3.0

MIT041 - Especificacao de Processos - Compras REMAZA TO BE

Enviado por

Dados do documento

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

MIT041 - Especificacao de Processos - Compras REMAZA TO BE

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

MIT041 – Especificação de Processos – Compras

1 DESCRIÇÃO DO PROCESSO – MOVIMENTAÇÕES DE COMPRAS.....................................................4

2.4 Cadastros / Consulta de Produtos...........................................................................................................27

O Compras atende aos seguintes tópicos:

 Gera automaticamente os pedidos de compras a partir da análise das cotações;

1.1 Solicitar / Cotar / Solicitação de Compras

Transferência das SCs para compra centralizada

1.2 Solicitar / Cotar / Solicitação de Compras Previstas

As solicitações de compras previstas são utilizadas a programação de necessidades para a produção.

1.3 Solicitar / Cotar / Aglutinação de Solicitação de Compras

A funcionalidade de aglutinação de SC's permite juntar as solicitações de compras de um mesmo produto em

1.4 Solicitar / Cotar / Sugestões de Compras

1.5 Solicitar / Cotar / Gera Cotações

1.6 Solicitar / Cotar / Atualiza Cotações

Outras Ações / Conhecimento

1.7 Solicitar / Cotar / Analisa Cotações

1.8 Solicitar / Cotar / Solicitação por Ponto de Pedido

1.9 Solicitar / Cotar / Itens para Importação

1.10 Central de Compras / Matriz de Abastecimento

1.11 Central de Compras / Central de Compras

1.12 Pedidos / Pedidos de Compra

1.13 Pedidos / Eliminar Resíduos

1.14 Liberação / Liberação de Documentos

O modelo de controle de alçadas por entidades contábeis é definido da seguinte forma:

1.15 Contratos / Contrato Parceria

1.16 Contratos / Matriz de Fornecimento

A funcionalidade de matriz de fornecimento é responsável por controlar a geração de autorizações de entrega,

1.17 Contratos / Autorização de Entrega

1.18 Contratos / Autorizações de Entrega Previstas

1.19 Contratos / Aglutinação de Autorizações de Entrega

A funcionalidade de aglutinação de AE's permite juntar as autorizações de entrega de um mesmo produto em

Não sera utilizada rotina.

1.20 Contratos / Gera Autorização de Entrega por Contrato

1.21 Movimentos / Pré Documento de Entrada

1.22 Movimentos / Aviso de Recebimento de Carga

Esta funcionalidade é utilizada para cadastrar os avisos de recebimento de carga.

1.23 Movimentos / Documento de Entrada

1.24 Movimentos / Transferência entre Filiais

O processo de transferência de produtos entre filiais atualiza, automaticamente, as tabelas de dados

 Pedido de Vendas (filial origem);

1.25 Movimentos / Nota de Conhecimento de Frete

Este funcionalidade é utilizada para facilitar a digitação dos conhecimentos de frete.

1.26 Movimentos / Despesas de Importação

1.27 Movimentos / Baixas do CQ

2 DESCRIÇÃO DO SUB PROCESSO – CONSULTAS

2.1 Cadastros / Genéricos

2.2 Cadastros / Genérico Relacional

2.3 Cadastros / Posição Fornecedor

2.4 Cadastros / Consulta de Produtos

Esta consulta de produtos fornece todas as informações relevantes ao produto, como:

2.5 Cadastros / Consulta Posição das Solicitações ao Armazém

As solicitações ao armazém podem assumir as seguintes situações:

 Aguardando entrega do material;

3 DESCRIÇÃO DO SUB PROCESSO – RELATÓRIOS

3.2 Solicitar e Cotar

3.5 Documentos de Entrada

 Relação de Notas de Transferência entre Filial;

 Relação de Baixas do CQ;

4 DESCRIÇÃO DO SUB PROCESSO – MISCELÂNEA

4.1 Gerar Demanda

 Acumulação de Entradas - SD1 (Arquivo de Itens das NFs de Entradas).

4.2 Ajuste / Custo de Entrada

4.3 Ajuste / Refaz Empenhos (Acumulados)

Os arquivos refletirão os saldos empenhados, reservados e/ou esperando distribuição.