OBTENÇÃO E RECEBIMENTO

Disciplina: Administração 2020.1 - Turma LR

Professor: Jurany Travassos
Alunos: Arthur Mesel Lobo Costa Cardoso
Edgar Zoé de Medeiros Brito
Eduardo Cezar Barros Soares
Thiago Brito Cassimiro da Silva
Victor Hugo Wanderley Freire

ABRIL 2021
RECIFE
SUMÁRIO SUMÁRIO

Sumário

1 Introdução 4
1.1 Conceito de Recursos Materiais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1.2 Especificação dos Materiais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1.2.1 Materiais Auxiliares . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1.2.2 Matéria-Prima . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1.2.3 Produtos em Processo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1.2.4 Produtos Acabados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

2 Administração de Materiais 5
2.1 Conceito . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2.2 Departamento de Compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2.3 Departamento de Materiais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

3 Gestão de Compras 6
3.1 Objetivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
3.2 Controle dos Fornecedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
3.2.1 Critérios e procedimentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
3.2.2 Escolha dos Fornecedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
3.2.3 Fontes de Fornecedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
3.3 Tipos de Compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
3.4 Tecnologia em Prol das Compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

4 Solicitação de Compras 12
4.1 Sistema Just-In-Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
4.1.1 Definição do Conceito . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
4.1.2 Objetivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
4.1.3 Vantagens e Limitações . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
4.2 Sistema de Reposição Periódico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
4.3 Sistema do Ponto de Pedido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
4.4 Contratos de Fornecimento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
4.5 Softwares de Planejamento e Controle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

5 Fornecedores 16

2
SUMÁRIO SUMÁRIO

6 Follow-Up de Compras 18
6.1 O Follow-Up Preventivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
6.2 O Follow-Up Interno . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
6.3 O Follow-Up Externo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

7 Recebimento 20
7.1 Atribuições do Recebimento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
7.2 Fases do Recebimento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
7.2.1 Entrada de Materiais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
7.2.2 Conferência Quantitativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
7.2.3 Conferência Qualitativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
7.2.4 Regularização . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

8 Referências 23

3
 1 INTRODUÇÃO

1 Introdução

1.1 Conceito de Recursos Materiais

Os recursos materiais são os meios físicos e concretos utilizados para um objetivo espe-
cífico do ser humano. São todos os bens tangíveis que permitem oferecer os produtos e
serviços afim de suprir as necessidades de uma empresa, para que esta possa desenvol-
ver a sua atividade e atingir os seus objetivos e incluem as máquinas, equipamentos e
utensílios utilizados pela organização, as suas instalações produtivas e administrativas
e também as tecnologias e processos utilizadas na produção e na gestão.
Os materiais passam pelo processo produtivo e passa a receber diferentes classifica-
ções no decorrer desse processo. Entre estes, encontram-se os materiais auxiliares, as
matérias-primas, materiais em processo, materiais semi-acabados, materiais acabados
e produtos acabados.

1.2 Especificação dos Materiais

1.2.1 Materiais Auxiliares

Também chamados de matéria indiretos ou não produtivos, são itens que não se incor-
poram ao produto final. Materiais de escritório e de manutenção são classificados como
tal.

1.2.2 Matéria-Prima

São os itens inicias necessários para a produção, materiais básicos para ingressar o
sistema produtivo, essa matéria prima pode ser adquirida através de fornecedores, ou
a própria empresa inclui mais uma etapa no processo produtivo, se tornando o próprio
fornecedor interno é o que chamamos de verticalização.

1.2.3 Produtos em Processo

São materiais que estão em processo de fabricação.

1.2.4 Produtos Acabados

São os materiais,sob a forma de produtos finais, prontos para serem comercializados.

4
 2 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

2 Administração de Materiais

2.1 Conceito
A administração dos recursos materiais consiste na sequência de operações que tem
começo na identificação, na compra do bem, no recebimento deste, no transporte in-
terno e acondicionamento, em seu transporte durante o processo produtivo, em sua
armazenagem como produto acabado e, finalmente, em sua distribuição ao consumidor
final.

Figura 1: Ciclo da administração de materiais

Já a administração de recursos patrimoniais é concebida através de uma sequência

de operações que, de forma análoga a administração de materiais, começa no processo
de identificar o fornecedor, passando pela compra e recebimento do bem, para, então,
cuidar da conservação deste bem, ou mantê-lo e, em alguns casos, aliená-los.

2.2 Departamento de Compras

O departamento de compras de uma empresa ou organização é o responsável por obter
todo o material necessário para o funcionamento devido de uma empresa, além de man-
ter os processos produtivos funcionando e oferecer um determinado conforto a clientes
e funcionáiors
Algumas atribuições do departamento de compras são, por exemplo, a realização
das cotações e ordens de compra, as negociações com os fornecedores. o recebimento e
a comparação de propostas, entre outras.

5
2.3 Departamento de Materiais 3 GESTÃO DE COMPRAS

2.3 Departamento de Materiais

O setor de materiais está ligado com a logística (distribuição) dos bens, além de focar
na parte de matérias primas que precisam ser observadas em várias etapas.

3 Gestão de Compras

3.1 Objetivo
O departamento de compras é responsável por controlar o fluxo continuo de materiais de
modo que não os deixe em escassez e nem em excesso para não causar prejuízo a empresa.
Deste modo, tal controle deve ser feito no tempo certo, solicitando o quantitativo exato
e verificando se produto adquirido está de acordo com o pedido e se o mesmo está em
bom estado para utilização.
Este setor, portanto, é responsável por cuidar de questões referentes a negociações
de preços para compra do produto. Assim, os profissionais desta área devem ter habili-
dades de interação que o ajudem a conversar com os fornecedores, buscando, então, os
melhores e mais baratos preços. Pois com boa oratória e ética é possível chegar a um
acordo com o comprador e então reduzir preços, ou seja, os objetivos destes profissionais
é a busca pelo material correto com o preço mais vantajoso, que nem sempre é o mais
barato, tratando-se do mais adequado, e a busca da melhor forma de realização das
entregas (seja por conta da empresa ou do fornecedor).
Portanto, pode-se identificar que o departamento de gestão de compras tem como seu
principal objetivo traçar estratégias para que sejam realizadas as melhores negociações
para a empresa, focalizando seus esforços na quantidade de recursos, sobressaindo-se os
recursos financeiros, pois almejam o melhor preço.
Neste setor é primordial a cooperação de todos os membros da empresa, seja ele
um funcionário, gerente, diretor ou o próprio dono. Pois, assim, pesquisas acerca do
produto e do fornecedor com melhores qualidades, mais vantajosos e mais baratos se
torna ampla e rica em comparativos, o que permite resultados melhores. Ou seja, a
gestão de compra não busca apenas o menor preço, mas sim o preço adequado.

3.2 Controle dos Fornecedores

O controle dos fornecedores é de total importância na gestão de compras, visto que com
o descontrole pode-se haver problemas como produtos entregues com atraso deixando
a empresa com escassez no estoque, o que leva a compras de emergência que, assim,

6
3.2 Controle dos Fornecedores 3 GESTÃO DE COMPRAS

diminuem as margens para negociar melhores preços e/ou condições de pagamento.

Entretanto com devida organização e planejamento pode-se montar uma estratégia de
controle dos fornecedores o que ocasionará aumento da eficiência, melhor qualidade nos
produtos, menor custo, melhor preço de venda e consequentemente maior satisfação do
cliente.
Fornecedor e empresário eram vistos como adversários, pois, enquanto de um lado
tinha-se a intenção de vender o produto a um preço elevado, do outro o objetivo era a
procura por preços mais baixos e atrativos. Entretanto, essa incoerência entre ambos
os lados está cedendo espaço para uma parceria mais concisa e proveitosa.
Através dessas parcerias surgiram termos como o Comakership, que trata de uma
relação de respeito e confiança entre fornecedor e empresa. Este relacionamento é
fortificado depois de etapas significativas; são elas a abordagem convencional, melhoria
da qualidade, integração operacional e integração estratégica. Ao se atingir este tipo de
relação fornecedores e empresários atingiram o mais alto nível de relacionamento, que
consiste na ideologia de confiança mútua, participação e fornecimento com qualidade
alta e assegurada. E como uma Co fabricação, o fornecedor ajuda a empresa em etapas
do projeto, como planejamento e execução do proposto. Tal cooperação se dá devido a
contratos de fornecimento à longo prazo, o que traz segurança e a confiança necessária
para tal laço profissional.

3.2.1 Critérios e procedimentos

As empresas precisam definir critérios para a escolha de seus fornecedores, pois, assim,
poderão estar montando um padrão e uma forte relação com eles. Tais critérios podem
ser vistos como pontos de fundamental importância, pois eles designam as característi-
cas da empresa.
Para a escolha é necessário ter noção não apenas do menor preço, mas de questões
cujo a capacidade técnica dos materiais ou mão de obra e, também, da localidade do
fornecedor. Pois um fornecedor próximo pode garantir uma entrega mais rápida e evitar
que falte material mesmo em caso de emergência.
Alguns critérios para a escolha são:

1. Preço: este critério conduz a empresa a buscar o menor preço, o que faz seus
lucros ou retorno financeiro ficarem sobre pressão do mercado. E trata-se de
empresas que optam por competir atrás de mais clientes, e muitas vezes não
olham a questão da qualidade do produto, da culta da organização e de uma
confiança adequada.

7
3.2 Controle dos Fornecedores 3 GESTÃO DE COMPRAS

2. Qualidade: é um dos critérios que promove melhor uma empresa, pois, um

produto com boa qualidade garante uma melhor confiança no produto, uma sa-
tisfação ao cliente e motivação ao empregado.

3. Desempenho das Entregas: A entrega é um critério que analisa a velocidade

com que o fornecedor consegue entregar seu produto e, de certa forma, uma
confiabilidade, pois ao receber o produto é possível verificar se o recebimento está
correto. Ou seja, analisa-se nesse caso se não houve um equívoco no produto ou
e sua quantidade e se o mesmo foi entregue no período correspondente.

4. Flexibilidade: este critério está dedicado a certificar-se de que o fornecedor é

capaz de responder de forma adequada, com rapidez e eficiência às alterações da
demanda da empresa contratante. Empresas que possam se ajustar às necessida-
des e especificações com maior rapidez e precisão trarão melhores resultados.

5. Análise Financeira dos Concorrentes: empresas financeiramente saudáveis,

e com boa reputação e colocação no mercado são aptas a cumprirem com seus
compromissos com a empresa contratante. Pois elas possuem uma organização
adequada para tratar das demandas e qualidades exigidas pelo contratante.

6. Análise de Critérios Administrativos: este critério está voltado para ques-

tões burocráticas, ou seja, analisam as documentações do fornecedor. Portanto,
ele deve estar legalmente apto para atuar no ramo, com capacitação técnica e
administrativa, além de indicar especificações em seus materiais. O serviço em
questão deve contar com uma mão-de-obra especializada.

7. Análise de Competências Essenciais: este critério analisa se o fornecedor

tem a capacidade de inovar/criar, aperfeiçoar o processo de produção, e utilizar
novas técnicas e metodologias. A competência essencial para uma dada atividade
pressupõe a capacidade de transferência, de aprendizagem e de adaptação.

8. Aspectos Relativos à Segurança e Meio-Ambiente: A segurança é uma

questão fundamental e não dá para tratar de empresa excelente, parceria e com-
petitividade se esta questão não for encarada de forma estratégica. Os mesmos
programas, os mesmos resultados buscados e praticados pela contratante devem
ser buscados pela contratada. A preocupação com os impactos ecológicos da pro-
dução de bens e serviços é não só uma questão ideológica, mas legal, moral, ética
e, sobretudo, mercadológica.

8
3.2 Controle dos Fornecedores 3 GESTÃO DE COMPRAS

3.2.2 Escolha dos Fornecedores

A escolha dos fornecedores não é fácil de ser feita, pois além de uma análise das do-
cumentações, é preciso realizar um estudo sobre o fornecedor. Obter informações de
outras empresas que trabalham ou trabalharam com este é de importância para esse
estudo. Além de fazer um breve tempo de treino com eles, para saber se suas ações são
de produção em boa qualidade e entrega eficaz, tanto quanto ao cumprimento do prazo
quanto com a qualidade em que o produto é recebido.
É comum que empresas solicitem aos fornecedores que realizem um teste auto avali-
ativo, para que eles possam indicar suas habilidades e vantagens dentre os concorrentes.
Assim, profissionais responsáveis pela gestão do setor de compra podem fazer um es-
tudo inicial e superficial dos candidatos. Deste modo, eles dão início a primeira etapa
entre três de critérios para avaliação dos fornecedores. Os demais são uma análise de
desempenho seguida de uma reavaliação. Solicitar que o fornecedor envie certificações
e demonstrações do local de trabalho e do produto realizado por eles é de fundamental
importância, visto que os certificados trazem consigo uma garantia de que a empresa
é capacitada para realizar a produção de tal produto e a demonstração do local de
trabalho vai contribuir para mostrar os meios em que os trabalhadores estão indicando
as condições dele e provando que é confiável. Tais demonstrações ajudam a apresen-
tar a empresa no caso de não ser possível uma visita pessoal de um funcionário do
contratante.

3.2.3 Fontes de Fornecedores

Os fornecedores podem ser classificados conforme o item produzido por eles, e não
é recomendável que uma empresa possua um único fornecedor, é preciso ter outras
alternativas caso haja um eventual problema. Pois eles podem ser monopolistas, con-
correrem entre si, tratar-se de um item especial ou comum, mas com a compra em um
único provedor.
Portanto, pode-se classificá-los como:

• Fonte Única: Trata-se de fornecedores cujo produto ou serviço é apenas de seu

conhecimento, pois atual de forma exclusiva devido a tipologia do pedido e suas
especificações. Não há concorrência e é ele quem submete os preços finais, cabendo
a empresa buscar dialogar para tentar abaixar os valores. Mas a palavra final é
deste fornecedor.

• Fonte Habitual Estes são fornecedores mais comuns, cujo produto tem mais con-
corrência e para se obter um baixo valor final não é necessária muita conversa.

9
3.3 Tipos de Compras 3 GESTÃO DE COMPRAS

Cabe ao fornecedor correr atras de abaixar os preços para ganhar a compra. Po-
demos definir dois modelos de fontes habituais:

– Fonte múltipla: são os fornecedores habituais cuja concorrência é grande e

eles tem que buscar alternativas para se tornarem mais capacitados e, assim,
seus produtos e serviços terem uma melhor qualidade a um preço justo no
mercado.
– Fonte simples: são fornecedores habituais, porem que conseguem um con-
trato com as empresas a longo prazo, formando, então, uma parceria entre
eles. Para que isso ocorra, as empresas precisam se planejar adequadamente,
para escolher um fornecedor capaz de atender aos prazos exigidos e com uma
boa qualidade no produto.

• Fonte Especial: São fornecedores que trabalham com itens ou mão de obra espe-
cializada em um produto especifico, especial, e esse só pode ser fabricado com uma
especialização certa. Diferente das fontes únicas, as especiais não são consideradas
monopólios, pois é necessário conhecimento para um produto ou serviço especial.
Enquanto que a fonte única é monopolista porque mesmo havendo concorrentes,
eles são os únicos com especificação adequada.

3.3 Tipos de Compras

Podemos classificar a compra conforme sua utilização para a empresa, a localização em
que a negociação é feita e de acordo com o valo exibido. Portanto podemos citar sete
exemplos de tipo de compras, são eles:

1. Compra para investimento: Este tipo de compra é para uma aquisição em que a
empresa obtém um patrimônio ou conhecimento a ponto de utilizá-lo para gerar
um retorno econômico e financeiro a ela. Trata-se de máquinas que podem ajudar
a otimizar a produção, ou mesmo especialização de seus funcionários.

2. Compra pra consumo: Este tipo de compra está relacionado com a compra de
materiais que serão usados na produção. Podendo incluir valores dos materiais
de escritório. Essa compra se subdivide em:

• Compras de materiais produtivos: são itens relacionados direta ou indire-

tamente com o processo de produção, integrando o produto final;
• Compras de materiais improdutivos: não são utilizados no processo de
produção. São itens de custeio ou de consumo forçado.

10
3.4 Tecnologia em Prol das Compras 3 GESTÃO DE COMPRAS

3. Compra local: A compra é feita na própria regia em que está a empresa. Tais
fornecedores também são conhecidos como “praça”, pois indica um local da cidade,
e não de fora. Uma curiosidade deste tipo de compra é que caso seja feita por
uma empresa privada, a negociação pode ser mais informal. Entretanto, se for
realizada por uma empresa pública, a negociação será mais formal.

4. Compra por importação: Diferentemente da compra local, esta compra é voltada

para o mercado exterior, e por isso, ela necessita de um profissional qualificado ca-
paz de realizar uma análise mais aprofundada para garantir que todas as diretrizes
e regulamentações estão sendo seguidas.

5. Compra formal: Neste tipo de compra há a necessidade de emitir algum do-

cumento de formal, e essas podem influenciar nos valores do processo. Assim,
pode-se concluir que dependendo do valor da compra a formalidade será dife-
rente.

6. Compra informal: Diferente do tipo anterior, a compra informal trata de um

processo em que não se faz necessário a emissão de um documento burocrático
devido ao baixo valor da aquisição.

7. O MRP - Material Requirement Planning: O MRP é um planejamento pré-

estabelecido por um computador cujo software consegue dizer quantos materiais
precisarão ser comprados serão necessários para o desenvolvimento de uma quan-
tidade X de produtos finais. Seu funcionamento se dá através de um cálculo
analítico realizado pelo computador o qual gera uma lista de matérias em função
da demanda dada. E, assim, ele faz uma análise do quanto há desses produtos
em estoque disponível e se for necessário ele apontará os itens que precisarão ser
comprados. Por tais motivos ele é bastante voltado para as indústrias.

3.4 Tecnologia em Prol das Compras

A tecnologia é um instrumento muito útil em diversos campos atualmente, e na área
de compras não é diferente. A internet é um mecanismo muito utilizado hoje em dia
por empresas para entrar em contato com fornecedores e fazer assim uma solicitação
de cotação ou um pedido de compra.
Os fornecedores também se modernizaram e utilizam a internet para divulgar seus
produtos e seus contatos para uma negociação, e através do e-mail é possível encami-
nhar ao comprador a sua proposta com as melhores condições de preço e as formas de
pagamento, indicando no documento em anexo informações como ICMS, IPI, validade

11
 4 SOLICITAÇÃO DE COMPRAS

da proposta, tempo de entrega dos materiais e o tipo de frete, seja por conta deles ou
da empresa.
A tecnologia conseguiu trazer alguns benefícios ao setor de compras como rapidez,
segurança e precisão do fluxo de informações; redução significativa de custos; facili-
dade da colocação de pedidos; sedimentação do conceito de parcerias entre clientes e
fornecedores.

4 Solicitação de Compras
A necessidade da empresa de comprar um produto para seu uso é expressado por um
requerimento de compras. A área de compras é responsável por essa solicitação e a
compra será providenciada usando seus respectivos procedimentos estabelecidos.
A figura abaixo demonstra um exemplo de solicitação de compra.

Figura 2: Exemplo Ordem de Compra

1. Requisição de Compra
Nesse modelo é necessário listar os produtos que devem ser comprados, colocando
o código do item, sua descrição, quantidade, preço unitário e preço total. Além
disso é fundamental colocar as datas de envio (data que precisa chegar), data de

12
 4 SOLICITAÇÃO DE COMPRAS

quando está solicitando a compra, nome da empresa, fatura, número da Ordem

de compra e termos do frete e pagamento.
Ter esse processo padronizado é essencial para diminuir erros, evitar problemas e
garantir mais produtividade e economia para sua empresa, que não vai adquirir
produtos a mais ou a menos por causa de desentendimentos.

2. Coleta de Orçamentos
A maioria das empresas utiliza pelo menos 3 tipos de orçamento para fazer um
levantamento de orçamentos dos seus fornecedores para comparar preços e quali-
dade dos produtos.

3. Negociação com Fornecedores

Trata-se da negociação de preços, prazos, pagamentos e outras coisas relacionadas
a compra dos produtos que os fornecedores produzem.

4. Definição do Fornecedor
Trata-se da escolha do fornecedor que atende melhor os critérios exigidos anteri-
ormente e também de registrar os dados desse fornecedor no sistema com o devido
feedback, para ter mais opções de compra futuramente.

5. Emissão do Pedido de Compra

É necessário emitir a ordem de compra e enviar para o fornecedor para que seja
aceito, a ordem de compras é como um contrato com o fornecedor, contendo
informações das compras.

6. Acompanhamento do Pedido de Entrega

O comprador deve se manter informado de todo o processo de entrega da merca-
doria, desde a saída do produto, até a chegada em sua empresa, com a intenção
de evitar possíveis atrasos e consequente paralisação na produção.

7. Recebimento do Material e Conferência Com o Pedido Executado

Quando os produtos chegam, deve ser feito a checagem, conferindo com a ordem
de compra e nota fiscal as quantidades e os produtos e usando a observação para
ver se houve algum dano aos produtos. Caso haja, alguma diferença dos itens, é
necessário entrar em contato com o fornecedor para que o problema seja resolvido.

8. Entrada no Estoque

13
4.1 Sistema Just-In-Time 4 SOLICITAÇÃO DE COMPRAS

Após a conferência dos produtos, a entrada deve ser efetuada dos produtos no es-
toque, colocando informações como data de entrada, lote, quantidade, fornecedor
e local de armazenamento.

9. Direcionamento dos Produtos

Após a entrada no estoque, é necessário enviar o produto ao setor que o solicitou
para armazenamento ou para usar na produção.

10. Saída do Estoque Para Uso

A saída do estoque para uso é quando o produto é retirado do estoque para produ-
ção ou uso e consumo. Esta etapa representa a última etapa do ciclo operacional
de suprimentos.

4.1 Sistema Just-In-Time

4.1.1 Definição do Conceito

A ideia do Just in time(JIT) surgiu no Japão na década de 70 com a ideia de produzir

algo somente quando é sinalizada a demanda sobre o produto com alta qualidade, sem
excesso e de forma rápida.
O JIT não convive passivamente com “níveis aceitáveis” de estoque. A utilização dos
estoques como elemento para encobrir determinadas deficiências é combatido ferozmente
pelo JIT, embira saibamos que alterações no perfil da demanda ou falhas nos processos
de fabricação ou de compra normalmente justificam a presença de estoques.

4.1.2 Objetivos

Todos objetivos do JIT visam a eliminação de desperdício. São eles:

• Minimização dos prazos de fabricação dos produtos finais, mantendo-se inventá-

rios mínimos;

• Redução continua dos níveis de inventário através do enfrentamento dos problemas

da manufatura;

• Redução dos tempos de preparação de máquina, a fim de flexibilizar a produção;

• Redução ao mínimo do tamanho dos lotes fabricados, buscando sempre o lote

igual a unidade;

14
4.2 Sistema de Reposição Periódico 4 SOLICITAÇÃO DE COMPRAS

• Liberação para a produção através do conceito de “puxar” estoques, ao invés de

“empurrar”, em antecipação a demanda;

• Flexibilidade da manufatura pela redução dos tamanhos dos lotes, tempos de

preparação e tempo de processo.

4.1.3 Vantagens e Limitações

Suas vantagens são divididas nas seguintes etapas:

• Custo: A busca das reduções dos tempos de preparação de maquinas e de uma

melhor utilização do tempo de produção aliada a minimização dos estoques e a
redução dos tamanhos dos lotes cria um ambiente favorável a redução de custos.

• Qualidade: A participação de funcionários ativos e envolvidos na produção

ajuda a alcançar a qualidade.

• Flexibilidade: A manutenção de estoques baixos favorece as variações nos mix

de produtos sem provocar alto grau de obsolescência.

• Velocidade: A rapidez no ciclo de produção permite entregas em prazos mais

curtos, propiciando maior nível de serviço ao cliente.

• Confiabilidade: A manutenção preventiva e o ambiente favorável a identifi-

cação e resolução de problemas contribuem para aumentar a confiabilidade dos
produtos.

Suas desvantagens estão na restrição à largura da faixa do sistema produtivo e instabi-

lidade da demanda, além do risco de interrupção da produção pela redução do estoque
ser bem maior que um sistema tradicional.

4.2 Sistema de Reposição Periódico

O método de planejamento de estoques por reposição periódica utiliza o conceito de
que a reposição de um item ou de um conjunto deles, seja feita em intervalos de tempo
regulares ou mesmo em datas previamente definidas. Depois de decorrido o intervalo
de tempo preestabelecido, um novo pedido de compra para certo item de estoque é
emitido.
Para determinar o quanto deve ser comprado no dia da emissão do pedido, verifica-
se a quantidade ainda disponível em estoque, comprando-se o que falta para atingir um
estoque máximo, também determinado anteriormente.

15
4.3 Sistema do Ponto de Pedido 5 FORNECEDORES

4.3 Sistema do Ponto de Pedido

O sistema do ponto de pedido ou lote padrão é um mecanismo de controle de estoque
que emite um pedido quando o nível cai a uma certa quantidade de produtos disponíveis
previamente determinado. O ponto de pedido é calculado em função do consumo médio
e do prazo de atendimento.

4.4 Contratos de Fornecimento

Nos contratos de fornecimento o processo de compra é iniciado em função de uma
necessidade de produção. Assim, quando o material se faz necessário, o próprio sistema
de computador emite e envia uma ordem de compra.

4.5 Softwares de Planejamento e Controle

Grande parte das empresas já possuem softwares que acompanham o processo de com-
pras. Em geral, os pedidos são emitidos pelo próprio computador, para um certo
produto em estoque, o método do lote padrão ou do intervalo padrão.

5 Fornecedores
A escolha dos melhores fornecedores é uma etapa essencial para o sucesso de qualquer
empreendimento. Afinal, são eles que garantem o abastecimento de materiais e produ-
tos que fazem a empresa funcionar. Trabalhar sem bons parceiros é correr o risco de
atraso no fluxo de produção, perda de dinheiro e cliente insatisfeito. Como a perfor-
mance do fornecedor influencia diretamente nos resultados da sua empresa, o indicado
é que ele seja encarado como um parceiro. Isso significa alinhar objetivos, expectativas,
confiança, qualidade e responsabilidade. Tudo isso precisa ser negociado já no início
das atividades, quando as partes forem fechar o acordo de parceria. Um fornecedor
bom é aquele que garante um produto ou serviço de qualidade, com preços atrativos, e
que respeito os prazos de entrega para garantir a segurança do empreendedor.
Depois disso, é recomendado a criação de uma planilha para organizar o contato
dos fornecedores, adicionando o nome, onde estão localizados, meios de contato e preço
médio dos produtos ou serviços que a empresa pretende contratar. Com essa base de
dados será possível comparar as opções com mais facilidade. Ter essas informações
salvas ajuda também no caso de o fornecedor contratado, por algum motivo, não con-
seguir entregar o que foi acordado. Desse modo, haverá outras opções de fornecedores

16
 5 FORNECEDORES

para não deixar de cumprir os prazos estipulados com os clientes. Manter uma base de
dados sobre os fornecedores, tanto dos já conhecidos quanto dos potenciais, é essencial
para ter alternativas e conseguir fazer as escolhas mais inteligentes, o que também pos-
sibilita que seja mais rápido e eficiente o processo de compras de insumos e entrega dos
produtos.
Abaixo seguem 6 fatores que influenciam na escolha de bons fornecedores:

1. Qualidade: Verificar se o fornecedor está oferecendo o produto ou serviço

com as especificações técnicas exigidas por leis ou regulamentações. Optar por
fornecedores que colocam a qualidade dos produtos como prioridade é essencial,
já que isso impacta diretamente no que é produzido. Deve-se atentar de que o
desempenho da empresa que se fechar o negócio vai interferir na satisfação do
consumidor. Ao checar a qualidade dos produtos deve-se averiguar como é feito
o transporte e a entrega. Procedimentos e processos irregulares podem estragar
a mercadoria, gerar atrasos e afetar seu fluxo;

2. Produção: Certificar-se de que a capacidade produtiva atenderá as necessidades

e expectativas da empresa. É importante que o fornecedor produza a maior quan-
tidade no menor tempo possível, sem prejudicar a qualidade com defeitos e não
conformidades. Listar quais são os critérios que um fornecedor precisa preencher
para ser considerado um bom parceiro de trabalho. Ao definir com antecedência
o que é importante para o negócio, consegue-se ser mais assertivo na escolha e
não se corre o risco de esquecer detalhes importantes;

3. Localização: Considerar a distância entre a empresa e o fornecedor. Esse fator

irá pesar na balança caso não haja condições de manter um estoque grande e
precise fazer pedidos com um prazo de entrega curto. Optar preferencialmente
por fornecedores que reúnam em um mesmo local o máximo possível dos itens que
necessários, para evitar grandes deslocamentos ou um gasto de tempo excessivo
com esse processo;

4. Confiança: Conhecer bem o fornecedor, seu histórico, reputação, estabilidade

e saúde financeira. Isso reduz os riscos de que ele deixe de entregar os pedidos e
prejudique o negócio;

5. Pós-venda: O fornecedor precisa oferecer suporte caso seja necessário repor

peças ou fazer ajustes técnicos;

6. Preço: Comparar os preços com outros fornecedores e calcular se estão na

média do mercado. O melhor fornecedor não é aquele que tem o preço mais

17
 6 FOLLOW-UP DE COMPRAS

baixo, mas sim o que oferece o melhor custo-benefício quando comparado com os
itens acima. Além do que os parceiros precisam oferecer um serviço viável, por
valores que estejam dentro do orçamento da empresa e não comprometam o preço
final dos produtos ofertados.

Esses fatores são de suma importância para selecionar os melhores fornecedores para
que a empresa se destaque no mercado e tenha vantagem competitiva. A otimização
dos processos internos ajuda a reduzir custos e oferecer um produto de qualidade com
preços mais atrativos aos clientes. Ao escolher fornecedores, opiniões externas são
sempre bem-vindas: buscar por referências, conversar com pessoas que já trabalharam
com empresas que cogitadas a serem contratadas, analisar o histórico das opções para
avaliar se são negócios estáveis e para assim tomar uma decisão mais tranquilamente.

6 Follow-Up de Compras
Após feita toda análise prévia e realizadas as compras, chegamos na fase de acom-
panhamento (follow-up) dos pedidos. Follow-up vem de uma expressão em inglês que
significa acompanhar, monitorar, ou seja, é realizar o acompanhamento de determinada
tarefa. Em relação as compras, ele está ligado ao monitoramento do que foi comprado,
dos pedidos realizados e à manutenção do relacionamento com fornecedores e parcei-
ros, além de garantir que os estoques da empresa estejam devidamente supridos pela
área de compras. Assim, sua atribuição é fiscalizar todas as etapas envolvidas nessa
atividade até que a entrega dos materiais seja realizada. O follow-up de compras é uma
tarefa fundamental dentro das empresas, pois, através deste acompanhamento, é possí-
vel manter o fluxo contínuo de mercadorias sem que haja atrasos, falta de determinado
produto para a comercialização ou de matéria-prima para fabricação, fazendo com que
a empresa possa continuar a atender seus clientes de forma ininterrupta, sem precisar
parar de oferta algum produto/serviço por falta de insumos.
É de grande importância, uma vez que com esse tipo de acompanhamento torna-se
possível estabelecer um fluxo contínuo e eficaz de aquisição e recebimento de merca-
dorias, evitando atrasos, avarias, falha no abastecimento — que resulta na falta de
insumos para a produção —, entre outras questões.
Deve -se ter em mente que para um bom follow-up de compras é recomendado reali-
zar os seguintes tópicos citados no fluxograma abaixo, de modo que o acompanhamento
gere frutos melhores.

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6.1 O Follow-Up Preventivo 6 FOLLOW-UP DE COMPRAS

Figura 3:

6.1 O Follow-Up Preventivo

Tem por finalidade evitar os atrasos na entrega dos produtos, serviços ou materiais
que foram encomendados aos fornecedores. Trata-se do monitoramento sobre aquilo
que ainda vai vencer. Quando corretivo evita que atrasos já existentes sejam mais
longos do que deveriam, a fim de evitar (mais) problemas. Nesta situação, o que foi
previamente planejado já não será cumprido sem alguma perda ou custo.

6.2 O Follow-Up Interno

O follow up interno é definido como o ato de acompanhar os processos internos (ou
áreas) da organização envolvidos no processamento do pedido, usualmente realizado
nos suprimentos. Consideram-se também as atividades produtivas necessárias para a
finalização do produto, em produção. Envolve várias áreas, e, por conseguinte, proces-
sos. Para uma análise eficaz destas interações entre esses processos, recomenda-se o
uso do mapeamento de processos, cuja ferramenta eficaz e visual é o diagrama SIPOC
(suppliers, inputs, process, outputs, customers), o qual em português seria FIPOC (for-
necedores, insumos, processos, saídas, clientes), sendo ilustrado no gráfico abaixo. O
FIPOC pode ser utilizado para análise de um macroprocesso dentro da empresa que
engloba outros processos, tais que esses processos podem ser acompanhados através do
diagrama de FIPOC também.

Figura 4:

19
6.3 O Follow-Up Externo 7 RECEBIMENTO

6.3 O Follow-Up Externo

Já no follow-up externo, busca-se manter o fluxo contínuo de insumos e matérias primas
no setor produtivo, sem que ocorram atrasos ou faltas, sendo o monitoramento de
entregas acompanhado diretamente com os fornecedores. Este monitoramento vai desde
o contato com o fornecedor no envio e aceite do pedido de compra aprovado, até o
recebimento do material (aprovado). Usualmente, este follow-up é realizado pelo time
de compras, mas conforme o porte da empresa pode ser realizado pelo requisitante, um
diligenciador designado, ou mesmo através de empresa terceirizada contratada.
Esta categoria do follow-up pode ser classificada de duas formas:

• Pessoal: quando realizado de forma direta ao fornecedor. Não utilizar fer-

ramentas do sistema ERP (Enterprise Resource Planning, ou sistema de gestão
integrado, em tradução livre), ou mesmo módulos eletrônicos específicos de mo-
nitoramento. O monitoramento pode ser realizado através de ligações telefônicas,
e-mail do comprador direto ao fornecedor, ou através de visitas. Neste tipo de
follow-up, o estabelecimento de prioridades entre Compras e Suprimentos auxilia
na eficácia deste monitoramento, frente a eventual número de fornecedores e itens
a serem monitorados.

• Eletrônico: quando são utilizados softwares disponíveis no mercado, que podem

compor o sistema ERP, caso seja usado pela organização. Outra ferramenta pode
ser a criação de portal eletrônico, com acesso pelos fornecedores ou através de
e-mails automáticos com informações de seus itens em carteira.

7 Recebimento

Trata-se de um conjunto de operações que a empresa compradora da mercadoria,

consta que o fornecimento foi executado de forma correta e que foram cumpri-
das na documentação de compra. A partir do momento do recebimento, ocorre
uma transferência de responsabilidade, do fornecedor para o comprador, a par-
tir dai qualquer dano ou perca da mercadoria o fornecedor se livra de qualquer
responsabilidade legal sobre as mesmas.

20
7.1 Atribuições do Recebimento 7 RECEBIMENTO

7.1 Atribuições do Recebimento

A função básica do recebimento de materiais é assegurar que o produto entre-

gue esteja conforme com as especificações contidas no pedido de compra, como
descrição do produto, quantidade e data da entrega. As atribuições básicas do
Recebimento são essas a seguir:

– Coordenar e controlar as atividades de recebimento e devolução de materiais;

– Analisar a documentação recebida, verificando se a compra está autorizada;
– Controlar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto de Transporte
com os volumes a serem efetivamente recebidos;
– Proceder a conferência visual, verificando as condições de embalagem quanto
a possíveis avarias na carga transportada e, se for o caso, apontando as
ressalvas de praxe nos respectivos documentos;
– Proceder a conferência quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos;
– Decidir pela recusa, aceite ou devolução, conforme o caso;
– Providenciar a regularização da recusa, devolução ou da liberação de paga-
mento ao fornecedor;
– Liberar o material desembaraçado para estoque no almoxarifado;

7.2 Fases do Recebimento

O recebimento ocorre em quatro fases: Entrada de materiais, Conferência quanti-

tativa, Conferência qualitativa e Regularização. As atividades desse recebimento
que passa pela recepção do material na entrega pelo fornecedor à entrada nos
estoques. Ela integra várias áreas do sistema como a contabilidade, setor de
transporte e compras.
A seguir, temos um fluxograma que mostra etapa por etapa desse recebimento.
Podemos associar à parte de Regularização as cinco últimas etapas desse fluxo-
grama.

7.2.1 Entrada de Materiais

Na recepção de veículos com os materiais transportados representa o inicio de

processo de recebimentos de materiais que tem por objetivos a recepção dos veí-
culos transportadores, a triagem da documentação de suporte para o recebimento,

21
7.2 Fases do Recebimento 7 RECEBIMENTO

Figura 5:

a constatação se a compra do objeto da Nota Fiscal em análise foi autorizada,

a constatação se a compra autorizada está no prazo de entrega contratual, a
constatação se o número do documento de compra consta na Nota Fiscal e o
cadastramento no sistema das informações referentes às compras realizadas.
Após passarem por essa etapa, os materiais são direcionados ao Almoxarifado,
para serem conferidos comparando a Nota fiscal com os respectivos registros de
controle de compra.

7.2.2 Conferência Quantitativa

É a etapa em que a atividade que verifica se a quantidade de produtos declarados

pelos fornecedores na Nota corresponde à quantidade recebida pelos compradores.
Ocorre um processo de checagem simples.

7.2.3 Conferência Qualitativa

Tem por objetivo garantir qualidade do material ao fim que se destina. A análise
feita pela inspeção técnica visa garantir o recebimento adequado do material. São
utilizados no processo de inspeção como as especificações de compra do material
e alternativas aprovadas, alguns desenhos e catálogos técnicos e outros dentre
outros.

7.2.4 Regularização

Essa etapa é caracterizada por ser a etapa do processo de controle do recebimento.

Após a conferência tanto qualitativa como quantitativa, o processo de regulariza-

22
 8 REFERÊNCIAS

ção da origem a uma seguinte situação, como a liberação do pagamento total ou

parcial ao fornecedor, ou devolução do material ao fornecedor ou reclamação por
falta. Após a entrada do material no estoque, os procedimentos de regularização
visando o confronto de dados e não de quantidades enviadas: Nota Fiscal, Do-
cumento de contagem efetuada, Relatório técnico da inspeção, Especificação de
compra, Catálogos técnicos e Desenhos. O material em excesso ou com defeito
será devolvido ao fornecedor, dentro de um prazo de 10 dias, acompanhado da
Nota Fiscal de Devolução, emitida pela empresa compradora.

8 Referências

https://administradores.com.br/artigos/a-importancia-do-setor-de-materiais
https://www.ibccoaching.com.br/portal/como-funciona-um-departamento-de-compras/
https://www.slideshare.net/mmontai/gesto-de-compras-fornecedores-concorrncia-
e-contratao .
https://cepein.femanet.com.br/BDigital/arqTccs/0811260604.pdf
https://docs.ufpr.br/monica.anjos/resumos/resumoa ula0 5.pdf
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https://www.totvs.com/blog/gestao-industrial/saiba-o-que-e-mrp-e-como-ele-e-usado-na-
gestao-de-industrias/
Uma Abordagem Logística - Marco Aurélio P. Dias
https://portogente.com.br/portopedia/74571-reposicao-periodica
GESTÃO DE COMPRAS - FORNECEDORES, CONCORRÊNCIA E CONTRATA-
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https://www.slideshare.net/mmontai/gesto-de-compras-fornecedores-concorrncia-e-contratao
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vestre. 18 de setembro de 2015. Disponível em: < https://www.profissionaldeecommerce.com.br/como-
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COMO ESCOLHER O MELHOR FORNECEDOR PARA O SEU NEGÓCIO. Peque-
nas Empresas Grandes Negócios. 23 de julho de 2018. Disponível em: < https://revistapegn.globo.com/P
de-Dono/noticia/2018/07/como-escolher-o-melhor-fornecedor-para-o-seu-negocio.html >.
Acessado em 12 de abril de 2021.

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 8 REFERÊNCIAS

COMO ESCOLHER BONS FORNECEDORES?. SEBRAE. 28 de agosto de 2018. Dis-

ponível em: < https://atendimento.sebrae-sc.com.br/blog/como-escolher-bons-fornecedores/
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O QUE É E COMO FAZER FOLLOW-UP DE COMPRAS. Júlio Paulillo. Disponível
em: < https://www.agendor.com.br/blog/follow-up-de-compras/ >. Acessado em 11
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FOLLOW UP EM COMPRAS: ENFRENTANDO DESAFIOS E COLHENDO RE-
SULTADOS. Fabiana de Sousa Martins, Ildeu Jachson dos Santos. 22 de agosto de
2017. Disponível em: < https://www.ietec.com.br/clipping/2017/10-outubro/Follow-
up-em-Compras-Enfrentando-Desafios-e-colhendo-resultados.pdf >. Acessado em 11 de
abril de 2021.
FOLLOW UP DE COMPRAS : COMO FAZER?. Fabio Hoinaski. 17 de janeiro de
2017. Disponível em: < https://administradores.com.br/artigos/follow-up-de-compras-
como-fazer >. Acessado em 11 de abril de 2021.
https://sites.google.com/site/engenhariaprojetoseconstrucao/suprimentos/nocoes-basicas-
de-almoxarifado
https://www.fabrimetalarmazenagem.com.br/blog/etapas-do-processo-de-armazenagem/
https://www.inesul.edu.br/revista/arquivos/arq-idvol5 21 512680611.pdf

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