Manual Procedimentos

BANCO DE CABO VERDE
CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO

MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Elaborado por: Laura Vieira

Manual de Procedimentos do CDI 2014
Índice
INTRODUÇÃO ................................................................................................................................ 4
FLUXOGRAMA DO CIRCUITO DOCUMENTAL ................................................................... 5
Parte I - Desenvolvimento da Colecção e Tratamento Documental ............................................. 6
1. SELECÇÃO ..................................................................................................................... 6
2. AQUISIÇÃO .................................................................................................................... 6
2.1 Compra..................................................................................................................... 6
2.2 Oferta e permuta ..................................................................................................... 7
2.3 Publicações Próprias ............................................................................................... 7
3. REGISTO......................................................................................................................... 8
4. CARIMBAGEM .............................................................................................................. 9
4.1 Carimbagem Monografias e Obras de Referências ............................................. 9
4.2 Carimbagem Publicações Periódicas ..................................................................... 9
4.3 Carimbagem de material não-livro...................................................................... 10
5. CATALOGAÇÃO ......................................................................................................... 10
6. CLASSIFICAÇÃO ........................................................................................................ 14
7. INDEXAÇÃO ................................................................................................................ 16
8. COTAÇÃO .................................................................................................................... 16
9. ARRUMAÇÃO .............................................................................................................. 18
9.1 Arrumação dos livros ............................................................................................ 18
9.2 Arrumação de Publicação Periódica (PP) ........................................................... 18
Parte II - Utilizadores e Serviços .................................................................................................. 19
1. UTILIZADORES .......................................................................................................... 19
2. SERVIÇO....................................................................................................................... 20
2.1 Serviço de Atendimento e Informação ao Utilizador ............................................. 20
2.2 Difusão da informação e dos serviços ...................................................................... 21
2.3 Consulta e Empréstimos ........................................................................................... 23
2.4 Pesquisa dos recursos ............................................................................................ 25
2.5 Reprografia (Fotocópias, impressão e digitalização) ......................................... 25
2.6 Internet e intranet ................................................................................................. 28
2.7 Visitas guiadas ....................................................................................................... 29
2 Elaborado por: Laura Vieira

2.8 Apoio ao utilizador ................................................................................................ 29

3. INFORMAÇÃO ESTATÍSTICAS .............................................................................. 29
4. INSTRUMENTOS DE AVALIAÇÃO ........................................................................ 30
5. ENCADERNAÇÃO e/ou REENCADERNAÇÃO ..................................................... 30
ANEXOS................................................................................................................................. 32

INTRODUÇÃO
O presente manual de procedimentos tem como objectivo dar a conhecer determinadas

normas, procedimentos, técnicas e conceitos, relativamente ao tratamento documental e
à gestão dos serviços do Centro de Documentação e Informação do Banco de Cabo
Verde.
Este manual reúne um conjunto de técnicas utilizadas no tratamento documental

baseado nas normas internas e internacionais com o intuito de normalizar o tratamento
técnico da informação documental.
É um documento que permite a uniformização e a continuidade nas decisões e critérios

seguidos pelo CDI, contudo, continua aberto, e sujeito a uma contínua actualização.
O manual de procedimentos é uma ferramenta de trabalho disponível aos profissionais

da biblioteca.

FLUXOGRAMA DO CIRCUITO DOCUMENTAL

Parte I - Desenvolvimento da Colecção e Tratamento Documental
1. SELECÇÃO
A selecção é o processo através do qual se decide quais os documentos que se devem
adquirir para o CDI, tendo em vista o desenvolvimento e actualização das colecções.
Assim sendo, a selecção é concretizada, essencialmente, a partir dos seguintes critérios:
 Adequação do assunto aos objectivos do banco na área económico-financeira,

qualidade técnica, actualização da edição, custo e potencial de uso que constam
do artº 15º da NAP 1/2011, referente ao serviço de selecção e aquisição de novas
obras, e;
 O utilizador pode propor a aquisição de obras não existentes no fundo
documental do CDI, desde que seja validada pela sua chefia directa.
2. AQUISIÇÃO
É a modalidade de obtenção de documentos pela Biblioteca, de modo a aumentar a

colecção em função dos seus objectivos. Pode ser feita através de compra, oferta ou
permuta.
2.1 Compra
É uma operação administrativa que consiste na compra de documentos (livros,

assinaturas de publicações periódicas, bem como outros recursos de informação) de
acordo com o Regulamento Interno do Centro de Documentação e Informação que
estabelece o seguinte:
Após a elaboração da selecção de novas aquisições, observando todos os critérios da
lista, a factura pró-forma será encaminhada ao serviço de pagamento para dar
prosseguimento ao processo de compra.
Procedimentos de compra:
1. Elaborar uma lista de documentos a serem adquiridos;
2. Assegurar-se da existência da obra na biblioteca, para evitar duplicação;

3. Solicitar uma factura proforma que inclui as informações seguintes:

o Preço;
o Prazos de entrega;
o Condições de pagamento;
o Dados bancários.
4. Verificar se tem cabimento orçamental;
5. Verificar o cumprimento dos critérios constantes do ponto 3 do artº 15º;
6. Solicitar a emissão de pagamento à Área de Apoio;
7. Proceder a encomenda dos documentos por correio electrónico;
8. Após a chegada da encomenda, conferir a encomenda.
2.2 Oferta e permuta
A biblioteca pode receber oferta de diferentes entidades, contudo, reserva-se o direito de

recusar ofertas que não se enquadrem nos critérios definidos do Regulamento.
As obras doadas ao CDI serão avaliadas pelo Coordenador da Área quanto à sua
relevância, pertinência e conservação para integrá-la ou não ao acervo do CDI. As
obras recebidas por doações em duplicados e que não sejam do interesse do acervo da
biblioteca constituem fundo para doação de publicações ou permutas com outras
bibliotecas, cabendo ao Coordenador da Área, propor o destino a ser dado ao excesso
de duplicados, quando estes não forem permutados.
As ofertas recebidas devem ser formalmente agradecidas pela coordenadora.
2.3 Publicações Próprias
Por Publicações Próprias entende-se publicações editadas pelo Banco de Cabo Verde,
compreendem os relatórios, os boletins, os working papers, os cadernos, os indicadores
económicos, etc.
Sete exemplares dessas publicações editadas pelo Banco devem ser depositadas no CDI,
sendo que dois exemplares são incorporados no acervo da biblioteca e cinco

conservadas no fundo de publicações (FP). As publicações pertencentes ao “Fundo de

Publicações” receberão um tratamento específico.
3. REGISTO
É a atribuição de um número de inventário a cada documento segundo ordem de entrada

na biblioteca.
Todos os documentos, independentemente do seu suporte, são registados numa folha do

programa Microsoft Office Excel, com uma numeração única e sequencial para cada
exemplar que entra na biblioteca. O material acompanhante no mesmo formato ou em
formato diferente deve possuir o mesmo número de registo da obra integrante.
Deve constar da estrutura do livro de registo os seguintes elementos: Nº de registo;

Autor; Título; Data de entrada; Ano da publicação; Editor; Local; Tipo de aquisição;
Cota e Observações. Observação destina-se a informações relevantes do documento,
tipo: Extraviado ou Eliminado (Abate), etc.
Exemplo:
Livro de registo em formato excel
As publicações periódicas devem ser também registadas em folha tipo Kardex. Cada
título de publicações periódicas deve possuir uma numeração única e sequencial.

4. CARIMBAGEM
A Carimbagem visa identificar todo o tipo de documento pertencente à biblioteca.

Todo o documento, de qualquer natureza que dá entrada no CDI, deve ser carimbado.
Quando tal não for possível, o carimbo é aplicado numa etiqueta e colocada no
documento. Ainda, em relação ao processo de carimbagem é importante não carimbar as
ilustrações, mapas ou gravuras de forma a não modificar essas imagens. Assim, deve-se
aplicar o carimbo no verso ou numa página mais próxima. Igualmente, o carimbo não
deve ser colocado sobre o texto, mas sim na margem externa da página estabelecida
para o efeito.
Exemplo do carimbo que se utiliza no CDI.
4.1 Carimbagem Monografias e Obras de Referências
Para as monografias e obras de referências, o carimbo de posse deve ser sempre

colocado na parte inferior direita da folha de rosto/página do título e na última página
do texto. Na ausência da folha de rosto, carimba-se a página que contém mais
informação sobre a obra. O carimbo de posse é utilizado em páginas pré-definidas, ou
seja, em todas as páginas que tiverem o número 25. Exemplo 25, 125, 225, …etc.
4.2 Carimbagem Publicações Periódicas
Nas Publicações Periódicas (Revistas e Jornais), o carimbo de posse deve ser colocado
numa parte que não sobrepõe imagem ou texto da folha de sumário ou primeira página
informativa onde também, deve-se indicar a cota e data de entrada. Nos casos em que as

revistas têm o sumário na capa o carimbo de posse pode ser colocado no início do
artigo. Nos jornais o carimbo deve ser colocado no cabeçalho.
4.3 Carimbagem de material não-livro
O material não livro é carimbado de acordo com a sua natureza. Os DVDs e CDs são
carimbados na contracapa. Nos discos inscreve-se a sigla do CDI e nº de registo com
uma caneta de acetato. Nos mapas, cartazes e fotos carimba-se o verso inferior direito
do documento.
5. CATALOGAÇÃO
Catalogação é a discrição bibliográfica de um documento de modo a que este seja

identificado com precisão.
A descrição deve ser feita na base de dados bibliográfica - CLICKLIB, especialmente

adquirido para o efeito.
No CDI, a catalogação é realizada através do preenchimento de uma folha de recolha

bibliográfica do CLICKLIB baseada no ISBD(M) descrição bibliográfica Internacional
Normalizada de Monografias e ISBD(S) descrição bibliográfica Internacional
Normalizada de Publicações em Série e respeitando as Regras Portuguesas de
Catalogação.
Os elementos para a catalogação são recolhidos nas seguintes partes dos documentos:
 Página rosto;
 Páginas preliminares e colofão;
 Outras partes da publicação tais como: capa, lombada, prefácios, texto básico e
seus anexos, etc.
A entrada dos registos deve ser feita conforme a folha que segue:


Para catalogação de analíticos, no CLICKLIB deve-se mudar o nível bibliográfico para

analíticos.
Analítico é um documento bibliográfico fisicamente contido noutro. A sua localização
depende da identificação e localização do documento que o contém.
A catalogação analítica serve para descrever elementos referentes à parte de uma obra, à
obra de uma série, ou a de um artigo de publicação periódica.
No CLICKLIB, o campo destinado aos analíticos é representado por “in” onde se
inscreve todos os elementos referente à publicação que contém artigos ou parte de
documentos, tornando possível a sua recuperação.


Catalogação de Legislação
A base de dados da biblioteca é utilizada para catalogação da legislação cabo-verdiana.

A entrada dos dados deve ser feita na folha que se segue:
6. CLASSIFICAÇÃO
Entende-se por classificação o plano estruturado de forma sistemática, construído a

priori, e que serve para classificar objectos de acordo com as semelhanças ou diferenças
das suas características, com o fim de os organizar em classes particulares.
No CDI utiliza-se dois planos de classificação. Um plano de classificação para a Sala de

Leitura e outro para o Depósito. Na Sala de Leitura, de forma a facilitar o acesso livre à

documentação utiliza-se algumas classes do Macrothesaurus da OCDE/ONU constante

no quadro que segue:
01. Cooperação internacional. Relações internacionais

02. Política económica. Política social. Planeamento
03. Condições económicas. Política social. Planeamento
04. Quadro Institucional
09. Comércio
11. Finanças públicas. Operações bancárias. Relações monetárias
internacionais
12. Gestão. Produtividade
13. Trabalho
No Depósito, foi adoptado um sistema de classificação simples e eficaz de recuperação

de documentos que consiste na divisão dos documentos em 6 grupos ou categorias:
 MON – monografia, engloba todos os livros que possuem o ISBN, de autores

individuais;
 ORG – Organismos, engloba documentação produzida por Organismos e
Instituições (relatórios, estatísticas, papers, etc.);
 REF – Referência, engloba as obras de referência, (dicionários, manuais,
códigos, anuários, enciclopédias);
 DESP – Documentos Especiais, engloba documentos eletrónicos (CD-ROM,
DVD, Base de dados, etc.);
 FOT – Fotografias, engloba todas fotografias de eventos;
 PP – Publicações Periódicas, engloba publicações periódicas (Revistas, Jornais,
Boletins Oficiais Nacionais e Estrangeiros).

7. INDEXAÇÃO
Indexação é a acção que consiste em descrever ou caraterizar um documento

relativamente ao seu conteúdo, representando esse conteúdo numa linguagem
documental.
Na indexação, extraem-se os conceitos dos documentos, por um processo de análise
intelectual. Esses conceitos são convertidos em termos de indexação recorrendo aos
seguintes instrumentos de indexação: Macrothesaurus da OCDE e a lista permutada de
descritores do Banco de Portugal.
A indexação deve incluir seguintes etapas:

1) Análise do documento e definição do seu conteúdo;
2) Identificação e selecção dos conceitos representativos do conteúdo;
3) Representação desses conceitos por termos de indexação.
Na indexação, as partes importantes do texto que se deve analisar são:

 Título;
 Resumo, se houver;
 Sumário;
 Prefácio;
 Introdução, início dos capítulos e parágrafos e conclusão;
 Ilustrações, diagramas, quadros e respectivas legendas;
 Palavras ou grupos de palavras sublinhadas ou realçadas por um tipo de letra
diferente.
O número de descritores a atribuir a um documento não deve ser limitado de modo

arbitrário pelo indexador. A indexação deve ser o mais exaustivo possível quando os
documentos forem pertinentes para a Biblioteca.
8. COTAÇÃO
A cota é a atribuição de um código que estabelece a ligação entre o documento e o lugar

que ocupa na estante permitindo o seu fácil acesso dentro do conjunto das existentes.
A cota resulta de uma combinação alfanumérica, dos grupos/categorias (MON, ORG,

REF E FOT) definidos no CDI e um número sequencial reservado a cada grupo. Os
exemplares de uma mesma obra são distinguidos por letras (A e B) e os volumes por nºs
1, 2, 3, etc, conforme ilustra a imagem.
Exemplo:
Grupo/Categoria
Número sequencial Nº do volume
Nº de exemplar
Etiqueta da Cota
Procedimentos da cota:
Todos os documentos impressos devem possuir uma cota que é registada numa etiqueta
autocolante, feita no software P-Touch Editor que é impressa na impressora “Brother
QL-570”, no tamanho pré-estabelecido. As etiquetas devem ser colocadas na parte
inferior da lombada sempre à mesma distância (2 cm de baixo para cima), excepto
quando esta é muito estreita ou feita de material que não o permite. Nestes casos, deve
ser colocada no canto inferior esquerdo da capa. Uma vez colocadas, as etiquetas devem
ser protegidas com uma tira de película autocolante transparente, para evitar que se
danifiquem.
Exemplo:

A cota deve ser escrita, a lápis, na página de rosto canto inferior esquerdo. No material
não impresso são colocadas duas cotas, uma na caixa protectora e outra no documento,
de modo visível.
Exemplo:
9. ARRUMAÇÃO
A arrumação dos documentos depende da tipologia documental (monografias,

periódicos, audiovisuais, etc.) e da classificação utilizada. Todas estantes da sala de
leitura são sinalizadas de acordo com o assunto enquanto que, no depósito são
sinalizadas por grupo ou categorias. Cada sinalética deve ser colocado no cimo das
estantes e/ou laterais e nas próprias prateleiras.
9.1 Arrumação dos livros
A arrumação dos livros no depósito deve respeitar a numeração sequencial e os grupos

ou categorias e deve ser feita da esquerda para direita e de cima para baixo em formato
Z. Os livros são arrumados de maneira a que eles possam ser retirados e recolocados
sem dificuldade.
9.2 Arrumação de Publicação Periódica (PP)
A arrumação das Publicações Periódicas é feita no depósito com base na cota atribuída.
Exemplo: PP 28
As publicações periódicas (PP) devem ser arrumadas em caixas de arquivo devidamente

identificadas. A informação colocada na etiqueta deve respeitar o conteúdo da caixa e é
constituída pelo título da publicação periódica (PP), mês, ano e número do 1º e do

último PP arrumado em cada caixa. As etiquetas devem ser elaboradas conforme o
modelo abaixo.
A arrumação das revistas nas caixas deve seguir a ordem cronológica e numérica da
revista.
Na Sala de Leitura onde se disponibiliza o livre acesso às estantes, a arrumação

respeita a classificação da OCDE, colocada no canto inferior esquerdo do verso da
página de rosto.
Os documentos devem ser colocados nas estantes sinalizadas com o assunto principal
que representa.
Exemplo: SL 11 – FINANÇAS PÚBLICAS. OPERAÇÕES BANCÁRIAS.
RELAÇÕES MONETÁRIAS INTERNACIONAIS – MON 02105, MON
02165, MON 02674/1, MON 02865.
Na sala de leitura, os documentos especiais são arrumados num armário destinado a

estes tipos de documentos.
Parte II - Utilizadores e Serviços
1. UTILIZADORES
Utilizadores são os destinários dos serviços prestados pela biblioteca.

A comunidade da biblioteca é constituída por utilizadores internos e externos. São

utilizadores internos os colaboradores no activo, os requisitados e os estagiários e, por
utilizadores externos, os reformados do BCV bem como entidades individuais ou
colectivas que necessitem de aceder aos serviços do CDI e respectivo fundo
bibliográfico.
2. SERVIÇO
Serviço - Assenta-se numa análise das necessidades de biblioteca e de informação dos

utilizadores. A biblioteca disponibiliza um vasto leque de serviços e equipamentos
destinados a satisfação das necessidades dos utilizadores que são:
 Serviço de atendimento e informação ao utilizador;

 Difusão da informação e dos serviços;
 Consulta e requisições de empréstimos;
 Pesquisa dos recursos;
 Reprografia;
 Visita guiada;
 Apoio ao utilizador.
2.1 Serviço de Atendimento e Informação ao Utilizador
O serviço de atendimento é responsável por receber o utilizador que chega à biblioteca,

fazer sua inscrição, apoiar e orientar o mesmo dentro da biblioteca.
Procedimentos no serviço de Informação:
1. Acolher o utilizador;
2. Informar o utilizador das regras de utilização da biblioteca: direitos e
obrigações, horário de atendimento, etc;
3. Indicar que deve guardar os seus pertences no guarda-volumes;
4. Indicar como deve utilizar as ferramentas e recursos disponíveis na biblioteca.

Procedimentos no serviço de Atendimento:
1. Inscrição e/ou renovação do utilizador - Anexo1;

2. Registo das necessidades do utilizador interno - Anexo 2
3. Realização da pesquisa dos utilizadores;
4. Levantamento e entrega do material para:
o Consulta;
o Empréstimo ao domicílio;
o Fotocópia de artigos.
5. Envio dos resultados da pesquisa por e-mail
Formas de atendimento na biblioteca:

 Presencial;
 À distância (por telefone e e-mail)
2.2 Difusão da informação e dos serviços
A difusão da informação e dos serviços da biblioteca consiste na divulgação dos

serviços e dos produtos aos utilizadores.
A biblioteca dispõe dos seguintes meios de difusão da informação:
 Exposição de livros e revistas na montra e expositores existentes;

 Divulgação periódica das listas de novidades no placar da biblioteca;
 Colocação de novos recursos de informação na intranet, página da biblioteca;
 Produção, paginação e difusão da e-newsletter da biblioteca na intranet e internet;
 Comunicação boca a boca (Telefone);
 Envio de mensagens personalizadas aos utilizadores (E-mail).
Procedimentos da difusão:
Após o tratamento técnico documental os recursos são colocados à disposição dos

utilizadores através de exposições na montra e expositores na Sala de Leitura durante
uma semana ou até a recepção de novas edições. Os mesmos recursos são também
listados e afixados no placar da biblioteca junto ao balção de atendimento na sala de
leitura. Essa informação é ainda publicada na página da biblioteca através da intranet.
Por último, os utilizadores são comunicados por telefone e/ou mensagem escrita.
A cada três meses, sai uma e-newsletters da biblioteca que divulga os recursos
existentes de determinado tema a escolha e as novas aquisições. A newsletter é
constituída por rubricas que perfazem um total de 8 páginas.
Procedimentos para a colocação das novidades na intranet:
Revistas
1. Aceder ao programa na intranet;
2. Accionar o destaque
3. Escrever o título seguido do nº da revista;
4. Inserir a imagem;
5. Clicar sobre o calendário para accionar a data da publicação;
6. Clicar em guardar para ser remetido para validação.
Livros
1. Aceder ao programa na intranet;
2. Accionar o destaque
3. Escrever o título do livro;
4. Inserir a imagem  Sobre a imagem accionar as propriedades Fechar o
cadeado;
Tratamento da imagem:
1. Digitalizar a imagem;
2. Recortar a imagem;
3. Colocar no tamanho 110.
4. Formatar a imagem em relação ao texto  Alinhar a esquerda  Margem
direita: 5;
5. Abrir bloco de notas para tirar a formatação das informações bibliográficas;
6. Colocar a sinopse do livro ao lado da imagem na zona de conteúdo;
7. Clicar sobre o calendário para accionar a data da publicação;
8. Clicar em guardar para ser remetido para validação.
2.3 Consulta e Empréstimos
2.3.1 Consulta
Todos os utilizadores têm acesso a consulta ou leitura presencial de todo acervo

bibliográfico na sala de leitura.
2.3.2 Empréstimo
Operação de rotina que tem por base a cedência directa de um documento a um

utilizador, por um determinado período de tempo.
Os empréstimos são feitos na base de dados (CLICKLIB) resultantes de pesquisas dos

leitores, com base no regulamento vigente (artº 9º ao artº 11º da NAP nº 1/2011).
Procedimentos de empréstimo:
O empréstimo de documentos (Livros e revistas) é elaborado num registo informático

no CLICKLIB, conforme as condições estipuladas no regulamento.
1. Entrar na base de dados CLICKLIB;

2. Pesquisar por cota, título ou assunto;
3. Clicar em ver (lupa);
4. Escolher emprestar;
5. Preencher o formulário de empréstimo na base de dados;

6. Imprimir a ficha de empréstimo do utilizador;

7. Entregar a ficha ao utilizador para assinar o empréstimo;
8. Arquivar a ficha em papel no processo individual do utilizador (identificado com

etiquetas nominativas).
NOTA: O procedimento cria um processo manual e outro informático.
2.3.3 Renovação de Empréstimos - O empréstimo de documentos pode ser renovada

desde que as mesmas não tenham sido solicitadas por outro utilizador, podendo
ser efectuadas até três renovações consecutivas.
2.3.4 Devolução – operação de rotina que tem por base a reposição de um documento
emprestado a um utilizador.
Procedimentos das devoluções:
1. Retirar a ficha de empréstimo em papel do utilizador, relativa a obra que está a

ser devolvida da pasta de empréstimos;
2. Em paralelo ao processo manual, entrar na Base de Dados e escolher:
empréstimos  Pesquisa avançada  Nome do leitor  Identificar o título da
obra ou a cota inscrita nas observações constante da relação de empréstimos do
utilizador  Clicar em devolver;
3. Entregar ao utilizador a ficha de devolução para assinar a devolução;

4. Arquivar a ficha do utilizador, na pasta de devoluções.

2.4 Pesquisa dos recursos
A pesquisa dos recursos consiste em fazer as pesquisas solicitadas dos utilizadores, quer
presencialmente, por telefone e e-mail (serviço de referência). Ainda, orientar e apoiar o
utilizador a fazer a própria pesquisa, nas ferramentas do (CLIKLIB), disponíveis nos
computadores públicos da Sala de Leitura.
Para auxiliar as pesquisas do utilizador (autónomo) está disponível na Sala de Leitura,
um folheto de instrução da pesquisa que também é enviado ao utilizador por e-mail.
Os resultados das pesquisas são enviados por e-mail, disponibilizados na sala de leitura
ou colocados no sitio da intranet da biblioteca.
2.5 Reprografia (Fotocópias, impressão e digitalização)

Consiste na reprodução de documentos existentes na Biblioteca. É uma actividade que
deve ter sempre presente a lei de direitos autorais.
Compete à biblioteca:
 Receber os pedidos de fotocópias, registar, fazer a cobrança, emitir o recibo de

pagamento e efectuar a reprodução de parte dos recursos, resultado das
pesquisas efectuadas na biblioteca. (nº 5, artº 20, NAP 1/2011 e NAP 13/2011)

 Apoiar os utilizadores na utilização do “scanner” disponibilizado na sala de

leitura.
 Efectuar à digitalização da legislação existente e disponibilizá-la aos

utilizadores na intranet.
Procedimentos para fotocopiar ou digitalizar:
Registar a necessidade do utilizador em relação a fotocópia:

Se for utilizador interno
1. O utilizador marca as partes na obra a fotocopiar;
2. São fotocopiadas as partes.
Se for utilizador externo
1. Efectuar a contagem das cópias;
2. Receber o pagamento;
3. Emitir um recibo;
4. Executar as cópias;
5. Entregar os valores a tesouraria.
Se se tratar de boletins oficiais (BO)
1. Verificar se existe na pasta de boletins oficiais digitais.
2. Caso não existir, efectuar a digitalização do boletim solicitado, tendo o cuidado
de postar o BO completo na pasta do arquivo digital.
Procedimentos de digitalizar nas máquinas da biblioteca:
Konica Minolta Bizhub 283 (Depósito)
Para fazer scâner em PDF:

1. Colocar o documento no lado esquerdo do ecran da máquina;
2. Escolher “Fax/Scan;
3. DRH;
4. Scan Settings
5. Scan size A4;
6. Pressionar Ok;
7. Iniciar
OBS: Ao pretender efectuar mais do que uma digitalização seguida, escolher:
 Separate scan;
 Clicar em Finish;
 Iniciar
Para fazer scâner em imagem:

1. Colocar o documento no lado esquerdo do ecran da máquina;
2. Escolher “Fax/Scan;
3. DRH;
4. Scan Settings
5. Scan size  A4;
6. Pressionar Ok;
7. Escolher File Type - PDF;
8. JPEG;
9. OK;
10. Iniciar
HP Scanjet Enterprise 7500 (Sala de leitura)
Para fazer scâner:

1. Colocar o documento no alimentador do Scâner;
2. Clicar no ícone “Software de digitalização de documentos HP Smart 3.0.”;
3. Escolher a opção no “Selecione o perfil de digitalização”;
4. Escolher a opção no “digitalizar de:”
5. Escolher “Digitalizar”;
6. Escolher “Pronto”;
7. Fechar o Software.
2.5.1 Entrega de valores à Tesouraria – operação que tem por base a entrega de
dinheiro entrado no cofre da biblioteca, proveniente da cobrança de fotocópias
de artigos aos utilizadores.
Procedimentos na entrega de valores:
 Preencher a guia de entrega – requisição de reproduções, de acordo com os

justificativos do pagamento (Anexo 3);
 Reproduzir três exemplares da guia de remessa, uma cópia para a tesouraria, uma
para contabilidade e a outra para a biblioteca;
 Conferir o numerário contido no cofre;
 Remeter o valor total a tesouraria acompanhada da guia de entrega;
 Arquivar a cópia devidamente carimbada, assinada pela tesouraria com os
justificativos anexados.
2.6 Internet e intranet
A internet e a intranet são utilizadas como meio de promoção dos recursos informativos
da biblioteca.
É também um sítio de divulgação/localização dos serviços e produtos da biblioteca, e

meio de consulta dos produtos e serviços da biblioteca aos utilizadores.
O acesso a internet ou intranet é disponível aos utilizadores. Na intranet o utilizador tem

acesso às base de dados CLICKLIB, link de Boletins Oficiais eletrónicos, e as
publicações da biblioteca (E-newsletter, regulamentos), bem como a página do Banco
de Cabo Verde que disponibilizam:
A nível interno
 Acesso à base de dados CLICKLIB. http://appwebbcv/cdi/monografiaslist.aspx;
 Acesso ao acervo da legislação nacional digital (link de BO).
http://intranet/LinksInternos.aspx;
 Acesso as novidades do CDI, disponíveis na página da biblioteca.
http://intranet/NovidadesCDI.aspx;
 Acesso a base de dados ROC, de Contabilidade e auditoria (Ambiente de
Trabalho);
 Acesso a imprimir;
 Acesso ao scanner.
A nível externo
 Acesso aa arquivo da newsletter da biblioteca;

 Acesso as Publicações do BCV.
2.7 Visitas guiadas
As visitas guiadas destinam-se a dar a conhecer o espaço físico e os serviços

disponibilizados na Biblioteca aos colaboradores do BCV, novos utilizadores internos
da Biblioteca.
2.8 Apoio ao utilizador
Este serviço é dirigido a todos os utilizadores visitantes.
Tem por objetivo:

 Orientar o utilizador sobre o funcionamento e a utilização dos serviços da
Biblioteca;
 Apoiar na localização, exploração e uso dos recursos de informação
disponibilizados;
3. INFORMAÇÃO ESTATÍSTICAS
Consiste em registar todos movimentos ocorridos na biblioteca, no momento que seus

utilizadores procuram os serviços ou produtos disponibilizados. O registo é feito em
folha de excel (anexo 4).
Procedimentos de estatística:
 Registar a visita de todos os utilizadores que procuram os serviços da biblioteca;

 Registar todos utilizadores que fizeram os pedidos por e-mail;
 Registar todos utilizadores que fizeram os pedidos por telefone.

 Registar as consultas por assunto;
 Registar os pedidos de fotocópia de documentos;
 Registar o uso do computar público;
 Registar os empréstimos de documentos.
4. INSTRUMENTOS DE AVALIAÇÃO
Periodicamente e quando a administração o solicitar são distribuídos questionários aos

utilizadores com a finalidade de avaliar os serviços e a informação, buscando a
satisfação do utilizador, conforme consta na CI 60/2010.
Procedimentos de avaliação:
 Distribuição de questionários em papel e por e-mail (Anexo 5);

 Recepção dos questionários;
 Entrega/envio a coordenação;
 Tratamento dos dados/informação.
5. ENCADERNAÇÃO e/ou REENCADERNAÇÃO
Trata-se de uma tarefa periodicamente executada, que pretende reparar pequenos

estragos, tais como, danificação de encadernação, páginas soltas, etc. e, encadernar
documentos que deram entrada periodicamente.
Procedimento para encadernação:

1. Conferir as caixas de cada jornal com as listagens de lançamento gerida pela base
de dados;
2. Assinalar a caixa, como conferida;
3. Elaborar a relação de material para encadernação
Procedimento para reencadernação:

1. Identificar ao longo do ano o material com pequenos danos;
2. Elaborar uma lista dos documentos com necessidade de restauração;

3. Recolher/Separar o material apenas no momento mais próximo da data de envio.
4. Fazer ocorrência na folha de registo da Base de Dados, do livro a reencadernar.
NOTA: Fazer recomendações de que devem manter a originalidade da obra em causa.

ANEXOS

Banco de Cabo Verde GUIA ENTREGA 00/00/2014
Centro de Documentação e Informação REQUISIÇÃO DE REPRODUÇÕES RR CDI/000/2014
Nº de Data Nº de Papel
Designação Valor Total
Ordem Requisição Cópias A4 A3
Total …………………………………………..
São __________________________________________________________________.
Entregue ____________________________ Recebido ____________________________

Data Nº Nome do utilizador Utilizador Tipo de utilizador U.O. Período Finalidade Tipo de documento Meio de solicitação Tema de pesquisa Resultado da pesquisa

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BANCO DE CABO VERDE

CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO

Elaborado por: Laura Vieira

2 Elaborado por: Laura Vieira

2.8 Apoio ao utilizador ................................................................................................ 29

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É um documento que permite a uniformização e a continuidade nas decisões e critérios

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FLUXOGRAMA DO CIRCUITO DOCUMENTAL

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Parte I - Desenvolvimento da Colecção e Tratamento Documental

 Adequação do assunto aos objectivos do banco na área económico-financeira,

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3. Solicitar uma factura proforma que inclui as informações seguintes:

2.2 Oferta e permuta

A biblioteca pode receber oferta de diferentes entidades, contudo, reserva-se o direito de

As ofertas recebidas devem ser formalmente agradecidas pela coordenadora.

2.3 Publicações Próprias

7 Elaborado por: Laura Vieira

conservadas no fundo de publicações (FP). As publicações pertencentes ao “Fundo de

É a atribuição de um número de inventário a cada documento segundo ordem de entrada

Todos os documentos, independentemente do seu suporte, são registados numa folha do

Deve constar da estrutura do livro de registo os seguintes elementos: Nº de registo;

Livro de registo em formato excel

8 Elaborado por: Laura Vieira

A Carimbagem visa identificar todo o tipo de documento pertencente à biblioteca.

Exemplo do carimbo que se utiliza no CDI.

4.1 Carimbagem Monografias e Obras de Referências

Para as monografias e obras de referências, o carimbo de posse deve ser sempre

4.2 Carimbagem Publicações Periódicas

9 Elaborado por: Laura Vieira

4.3 Carimbagem de material não-livro

Catalogação é a discrição bibliográfica de um documento de modo a que este seja

A descrição deve ser feita na base de dados bibliográfica - CLICKLIB, especialmente

No CDI, a catalogação é realizada através do preenchimento de uma folha de recolha

10 Elaborado por: Laura Vieira

11 Elaborado por: Laura Vieira

Para catalogação de analíticos, no CLICKLIB deve-se mudar o nível bibliográfico para

12 Elaborado por: Laura Vieira

13 Elaborado por: Laura Vieira

A base de dados da biblioteca é utilizada para catalogação da legislação cabo-verdiana.

Entende-se por classificação o plano estruturado de forma sistemática, construído a

No CDI utiliza-se dois planos de classificação. Um plano de classificação para a Sala de

14 Elaborado por: Laura Vieira

documentação utiliza-se algumas classes do Macrothesaurus da OCDE/ONU constante

01. Cooperação internacional. Relações internacionais

No Depósito, foi adoptado um sistema de classificação simples e eficaz de recuperação

 MON – monografia, engloba todos os livros que possuem o ISBN, de autores

15 Elaborado por: Laura Vieira

Indexação é a acção que consiste em descrever ou caraterizar um documento

A indexação deve incluir seguintes etapas:

Na indexação, as partes importantes do texto que se deve analisar são:

O número de descritores a atribuir a um documento não deve ser limitado de modo

A cota é a atribuição de um código que estabelece a ligação entre o documento e o lugar

A cota resulta de uma combinação alfanumérica, dos grupos/categorias (MON, ORG,

17 Elaborado por: Laura Vieira

A arrumação dos documentos depende da tipologia documental (monografias,

9.1 Arrumação dos livros