Escola Secundária de Paredes – Curso profissional de Técnico

De Informática e Sistemas

2023/2024
UFCD 780 – Aplicações de Gestão Administrativa

Hélder Brás nº4 João Vale nº5

2023/2024
Escola Secundaria de Paredes-12TIS-B 2023/2024

Conteúdo
Introdução ..................................................................................................................................... 2
Defina, em termos económicos, as entidades: Cliente e Fornecedor. ......................................... 3
Orçamento: ................................................................................................................................... 4
Encomenda (Nota de Encomenda) ....................................................................................... 5
Guia de Remessa ........................................................................................................................... 7
Fatura ............................................................................................................................................ 9
Nota de débito ............................................................................................................................ 11
Nota de Crédito ........................................................................................................................... 12
Exemplo de uma fatura ............................................................................................................... 13
Conclusão .................................................................................................................................... 14

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Introdução
No mundo contabilístico e comercial, a transparência e a exactidão nas transacções são
essenciais para uma gestão eficaz e para manter uma relação saudável entre empresas e
clientes. Uma das ferramentas que facilita este processo é a "Nota de Crédito", um documento
crucial que visa corrigir, anular ou reduzir valores previamente facturados, garantindo que
quaisquer imprecisões ou alterações nas condições comerciais sejam devidamente
contabilizadas e comunicadas.

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Defina, em termos económicos, as

entidades: Cliente e Fornecedor.

Em termos económicos, as entidades "Cliente" e "Fornecedor" desempenham papéis

cruciais na troca de bens e serviços. Vamos definir cada uma:

1. Cliente: É uma entidade ou indivíduo que adquire ou consome bens e serviços

de um fornecedor, geralmente mediante pagamento. Os clientes podem ser
classificados em várias categorias com base em diferentes critérios, tais como:
 Cliente Individual: Uma pessoa que compra bens ou serviços para consumo
pessoal.
 Cliente Empresarial: Uma organização que compra bens ou serviços para
serem utilizados na produção de outros produtos ou para revenda aos seus
clientes.
 Cliente Governamental: Entidades governamentais que adquirem bens ou
serviços para prestarmos serviços públicos ou para outras necessidades
governamentais.
2. Fornecedor: É uma entidade ou indivíduo que fornece, produz ou vende bens
ou serviços a clientes. Os fornecedores podem variar em natureza e tamanho,
desde um agricultor local que fornece produtos frescos a um mercado local, até
uma grande multinacional que fornece bens a diversos países. Os fornecedores
também podem ser classificados em várias categorias:
 Fornecedores Directos: Fornecem matérias-primas ou componentes essenciais
que uma empresa utiliza na produção dos seus produtos.
 Fornecedores Indirectos: Fornecem bens ou serviços que não estão
directamente relacionados com o produto final de uma empresa, mas são
essenciais para as suas operações, como equipamentos de escritório, serviços
de limpeza, entre outros.
 Fornecedores de Serviços: Prestam serviços especializados em vez de bens
físicos, como consultoria, formação, entre outros.

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A relação entre clientes e fornecedores é fundamental para o funcionamento da

economia, pois cria um fluxo de bens e serviços, bem como um fluxo correspondente
de pagamentos.

Orçamento:
Um orçamento é uma previsão quantitativa das receitas e despesas previstas para um
determinado período. Funciona como um plano financeiro que orienta a tomada de
decisões de indivíduos, empresas, organizações ou governos. Eis uma descrição mais
detalhada:

 Planeamento: O orçamento ajuda a planear com antecedência a forma como

os recursos disponíveis serão utilizados. Isto envolve antecipar tanto as receitas
(entradas) quanto as despesas (saídas), com base em dados históricos,
expectativas futuras e outros indicadores.
 Controlo: Uma vez estabelecido, o orçamento serve como uma ferramenta de
controlo, permitindo comparar as despesas reais com as estimadas e fazer os
ajustes necessários. Se as despesas efectivas ultrapassarem as estimadas, pode
ser necessário fazer cortes noutras áreas.
 Avaliação de Desempenho: O orçamento pode ser utilizado como uma
ferramenta de avaliação de desempenho, medindo se as metas e objectivos
estão a ser cumpridos conforme planeado.
 Alocação de Recursos: Em organizações maiores ou governos, o orçamento
ajuda a decidir onde alocar recursos, assegurando que áreas ou projectos
prioritários recebam o financiamento adequado.
 Tomada de Decisão: Ao dar uma visão clara da situação financeira prevista, o
orçamento facilita a tomada de decisões, como investir em novos projectos,
contratar mais pessoal ou adoptar medidas de austeridade.

Existem diferentes tipos de orçamentos, dependendo do contexto:

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 Orçamento Pessoal: Refere-se ao planeamento financeiro feito por um

indivíduo ou família, incluindo rendimentos (como salários) e despesas (como
renda, alimentação, lazer).
 Orçamento Empresarial: É utilizado pelas empresas para antecipar e controlar
as suas receitas e despesas. Pode ser segmentado em vários sub-orçamentos,
como orçamento de vendas, orçamento de produção, orçamento de despesas
operacionais, entre outros.
 Orçamento Governamental: Refere-se ao planeamento financeiro realizado
por uma entidade governamental, a nível local, regional ou nacional. Abrange a
previsão de receitas (por exemplo, impostos) e despesas (por exemplo, saúde,
educação, infra-estruturas).

A elaboração e a gestão adequada de um orçamento são cruciais para garantir a saúde

financeira e a sustentabilidade de qualquer entidade.

Encomenda (Nota de Encomenda)

Uma "Encomenda" ou "Nota de Encomenda" é um documento formal utilizado por um
comprador para efectuar um pedido de compra a um fornecedor. Este documento
descreve com precisão os bens ou serviços que o comprador pretende adquirir, bem
como as quantidades, preços e condições de entrega. Em muitos casos, a nota de
encomenda pode funcionar como um contrato entre o comprador e o fornecedor. Eis
alguns elementos e características fundamentais de uma nota de encomenda:

 Identificação das Partes: A nota de encomenda geralmente inclui os nomes e

detalhes de contacto tanto do comprador como do fornecedor.
 Detalhes do Produto ou Serviço: Lista dos produtos ou serviços específicos que
estão a ser encomendados, incluindo descrições, códigos de produto (se
aplicável), quantidades e preços unitários.
 Total da Encomenda: O valor total da encomenda, que é geralmente o
resultado da quantidade encomendada multiplicada pelo preço unitário.

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Também podem ser incluídas informações sobre impostos, descontos ou outras

deduções ou acréscimos.
 Condições de Entrega: Detalhes sobre a entrega, incluindo a morada para onde
os produtos devem ser enviados, datas previstas de entrega e quaisquer outros
pormenores relevantes, como instruções especiais.
 Condições de Pagamento: Termos sob os quais o pagamento deve ser
realizado, incluindo prazos, métodos de pagamento aceites (por exemplo,
transferência bancária, cheque, cartão de crédito) e eventuais penalizações por
atraso no pagamento.
 Referência da Encomenda: Um número único de identificação para a
encomenda, que pode ser utilizado por ambas as partes para acompanhar e
referenciar o pedido no futuro.
 Outras Condições: Dependendo da complexidade da transacção ou das
especificidades do sector, a nota de encomenda pode também incluir
informações sobre garantias, requisitos de embalagem, condições de
cancelamento, ou outras condições específicas acordadas entre as partes.

Ao emitir uma nota de encomenda, o comprador está a comprometer-se a adquirir os

bens ou serviços especificados nas condições acordadas. Por sua vez, quando o
fornecedor aceita a encomenda, está a comprometer-se a fornecer esses bens ou
serviços conforme descrito e nos termos definidos. Em muitos contextos comerciais, a
emissão e aceitação de uma nota de encomenda estabelecem uma obrigação legal
entre as partes.

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Guia de Remessa
Uma "Guia de Remessa" é um documento utilizado em processos de transporte e logística que
acompanha o envio de mercadorias de um expedidor (normalmente um fornecedor ou
vendedor) para um destinatário (geralmente um cliente ou comprador). Este documento é
fundamental na cadeia de fornecimento e logística, pois fornece informações essenciais sobre
a mercadoria e a sua entrega. Aqui está o que geralmente se encontra numa Guia de Remessa:

 Informações do Expedidor e Destinatário: A guia de remessa inclui detalhes

completos do expedidor (quem envia a mercadoria) e do destinatário (quem recebe a
mercadoria), como nomes, moradas e contactos.
 Detalhes da Mercadoria: Descrição detalhada dos produtos que estão a ser
enviados, incluindo quantidade, peso, dimensões, número de unidades, códigos de
produto ou referências específicas.
 Quantidade e Unidades: Indica a quantidade de cada tipo de mercadoria e a
unidade de medida correspondente (por exemplo, caixas, paletes, unidades).
 Data de Expedição: A data em que as mercadorias foram expedidas ou estão
programadas para serem expedidas.
 Meios de Transporte: Informações sobre o método de transporte usado para o
envio, seja rodoviário, aéreo, marítimo ou ferroviário.
 Número de Série ou Lote: Quando aplicável, pode incluir números de série ou
informações de lote para rastrear produtos específicos ou produtos sujeitos a
regulamentações específicas.
 Condições de Entrega: Detalhes sobre como as mercadorias devem ser entregues,
como a morada de entrega, horário previsto para entrega e quaisquer instruções
especiais de manuseamento.
 Assinaturas e Carimbos: A guia de remessa geralmente tem espaços para as
assinaturas tanto do expedidor quanto do destinatário, confirmando o envio e receção
das mercadorias. Pode também ter carimbos de receção.
 Observações: Espaço para comentários adicionais relevantes para a entrega ou
receção das mercadorias.
 Número da Guia de Remessa: Um número único de identificação atribuído à guia
de remessa, usado para rastrear e identificar a expedição.

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 Termos e Condições: Algumas guias de remessa podem ter termos e condições

relacionados com o transporte e entrega das mercadorias.

A guia de remessa é essencial para assegurar que as mercadorias são entregues

correctamente, evitando erros ou discrepâncias durante o processo de transporte. É também
frequentemente usada como documento de suporte para facturação e conformidade
regulamentar.

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Fatura
Uma "Fatura" é um documento comercial que representa uma transacção entre vendedor e
comprador. Ela detalha os bens ou serviços fornecidos, as quantidades e os preços acordados,
servindo tanto como uma exigência de pagamento por parte do vendedor como comprovativo
de compra para o comprador. As faturas são essenciais para a contabilidade, gestão financeira
e cumprimento fiscal. Eis o que se encontra habitualmente numa fatura:

Detalhes do Fornecedor e do Cliente: Nome, morada, contactos e, frequentemente, o

número de identificação fiscal ou número de contribuinte de ambas as partes.

Número da Fatura: Um número único de identificação atribuído à fatura, usado para rastrear
e referenciar a transacção.

Data da Fatura: A data em que a fatura foi emitida.

Data de Vencimento: A data até à qual o pagamento deve ser efectuado.

Detalhes dos Produtos ou Serviços: Uma lista detalhada dos produtos ou serviços
fornecidos, incluindo descrições, quantidades, preços unitários e totais.

Total a Pagar: O montante total devido pelo cliente.

Condições de Pagamento: Detalhes sobre como o pagamento deve ser efectuado, incluindo
métodos de pagamento aceites e termos relacionados, como descontos por pagamento
antecipado ou penalizações por atraso.

Impostos: Detalhes sobre impostos aplicáveis, como o IVA (Imposto sobre o Valor
Acrescentado) em muitos países, incluindo as taxas aplicadas e os montantes
correspondentes.

Informações Adicionais: Outras informações que possam ser relevantes para a transacção,
como referências de encomenda, detalhes de entrega ou notas adicionais.

Assinatura: Algumas faturas podem incluir um espaço para a assinatura do fornecedor ou do

seu representante.

A emissão de faturas é uma prática standard nos negócios e, em muitos países, é uma
obrigação legal para fins de declaração de rendimentos e pagamento de impostos. Em

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Portugal, por exemplo, as empresas são obrigadas a emitir faturas por todas as transacções
comerciais e a reportar essas faturas à Autoridade Tributária e Aduaneira. Para além disso, as
faturas devem ser mantidas como parte dos registos contabilísticos da empresa durante um
período de tempo definido, geralmente vários anos, para fins de auditoria ou inspecção fiscal.

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Nota de débito
Uma "Nota de Débito" é um documento contabilístico que representa um acréscimo no
montante que um cliente deve a um fornecedor. Esta é emitida quando, após a emissão da
factura original, se verifica a necessidade de ajustar o montante total devido, seja devido a
erros na factura original, alterações nas condições previamente acordadas ou outros
acontecimentos que resultem em encargos adicionais.

A nota de débito serve, em termos práticos, para rectificar ou adicionar valores que não foram
tidos em conta ou que foram incorrectamente apresentados numa factura anteriormente
enviada ao cliente.

 Características e informações habitualmente presentes numa Nota de Débito:

 Detalhes do Fornecedor e do Cliente: Nome, morada, contactos e números de
identificação fiscal de ambos.
 Número da Nota de Débito: Um código único para o documento, facilitando o seu
rastreio e a reconciliação contabilística.
 Referência à Factura Original: Habitualmente, é mencionado o número da factura
original que está a ser corrigida ou à qual se refere o débito adicional.
 Descrição do Ajuste: Uma clara exposição do motivo pelo qual a nota de débito é
emitida, seja por um erro na quantidade, um ajuste no preço, encargos adicionais,
entre outros.
 Valor do Ajuste: O valor exacto que está a ser debitado adicionalmente ao cliente.
 Data de Emissão: A data em que a nota de débito foi emitida.
 Condições de Pagamento: Tal como numa factura, podem existir detalhes sobre a
forma e o prazo em que o pagamento adicional deve ser realizado.
 Assinatura: Dependendo da prática da empresa ou dos requisitos legais, pode haver
um espaço para a assinatura do emissor.
 Outras Informações Relevantes: Quaisquer outros detalhes ou esclarecimentos
relevantes para o débito.

Em Portugal, tal como as facturas, as notas de débito devem ser comunicadas à Autoridade
Tributária e Aduaneira e estão sujeitas a obrigações legais e fiscais. É essencial que as
empresas mantenham um registo rigoroso das notas de débito emitidas, tanto para garantir a

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exactidão na contabilidade e facturação como para manter uma relação transparente com os
clientes.

Nota de Crédito
Uma "Nota de Crédito" é um documento contabilístico que serve para anular ou reduzir o
montante que um cliente deve a um fornecedor. Este documento é geralmente emitido para
corrigir erros em facturas previamente emitidas, conceder descontos, proceder a devoluções
ou cancelar transacções.

Quando o fornecedor deve um montante ao cliente (por exemplo, se o cliente devolveu

mercadorias ou foi cobrado em excesso), a nota de crédito formaliza o montante que é devido
ao cliente.

 Características e informações geralmente presentes numa Nota de Crédito:

 Detalhes do Fornecedor e do Cliente: Nome, morada, contactos e números de
identificação fiscal de ambos.
 Número da Nota de Crédito: Um identificador único para o documento, permitindo
o seu rastreio e reconciliação contabilística.
 Referência à Factura Original: Geralmente, é indicado o número da factura original
que está a ser corrigida ou à qual o crédito se refere.
 Descrição do Ajuste: Uma descrição clara do motivo pelo qual a nota de crédito é
emitida, seja devido a uma devolução de mercadoria, um desconto aplicado após a
emissão da factura original ou um erro na factura.
 Valor do Ajuste: O montante exato que está a ser creditado ao cliente.
 Data de Emissão: A data em que a nota de crédito foi emitida.
 Assinatura: Consoante a prática da empresa ou os requisitos legais, pode haver um
espaço para a assinatura do emissor.

 Outras Informações Relevantes: Quaisquer outros detalhes ou informações

pertinentes ao crédito.

Em Portugal, tal como as facturas, as notas de crédito têm de ser comunicadas à Autoridade
Tributária e Aduaneira e estão sujeitas a requisitos legais e fiscais específicos. O montante
indicado na nota de crédito reduz o montante que o cliente originalmente devia, podendo
mesmo resultar num saldo a favor do cliente, que poderá ser usado em compras futuras ou ser
reembolsado pelo fornecedor. É crucial que as empresas mantenham um registo rigoroso das
notas de crédito emitidas, para assegurar a exactidão na contabilidade e manter uma relação
transparente com os clientes.

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Exemplo de um orçamento
Nome da Empresa:12ºCptis

Morada: Rua António Araújo

Código Postal: 4580-041

NIF:355569775

Contacto: 913257957

Correio electrónico: jvale3770@gmail.com

Cliente:

Nome do Cliente: Hélder Brás

Morada do Cliente: Rua formigueiro

Código Postal e Localidade do Cliente: 4580-630

NIF: 348759298

Data de Emissão: 19 de Setembro de 2023

Número do Orçamento: ORC2023-001234

Detalhes do Orçamento:

Item Descrição Quantidade Preço Unitário (€) Total (€)

1 [Descrição do Serviço/Produto] [Número, ex: 1] [Valor, ex: 250,00] [Valor Total, ex:
250,00]

2 [Descrição do Serviço/Produto] [Número, ex: 1] [Valor, ex: 40,00] [Valor Total, ex:
40,00]

Subtotal: [Valor, ex: 290,00 €]

IVA (23%): [Valor do IVA, ex: 66,70 €]

Total: [Valor Total, ex: 356,70 €]

Condições:

Este orçamento é válido por 30 dias a partir da data de emissão.

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Conclusão
A Nota de Crédito, mais do que um mero procedimento administrativo, tem um papel vital na
correcção de imprecisões e na adaptação a mudanças nas transacções comerciais. Ao garantir
a emissão correcta destes documentos, as empresas não só asseguram uma contabilidade
organizada e rigorosa, mas também consolidam a confiança com os seus clientes, promovendo
a transparência e integridade nas suas operações. Em Portugal, a correcta emissão e
comunicação destas notas à Autoridade Tributária e Aduaneira é também uma
obrigatoriedade legal, sublinhando a sua importância no contexto fiscal e contabilístico.

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