Módulo 513

Estruturação de Equipas e Comités para a Elaboração

de Projetos de Eventos
Parte 2

ELABORADO POR:
ANDRÉA ALMEIDA VALENTE
4. Comité / Conselhos
O nome é adaptação do francês comité, que por sua vez
deriva do latim comités e comes, que indicava os
companheiros de um líder militar ou político.

Embora as características do comité variem de acordo com

o tipo de entidade, pode-se dizer que é um grupo de
trabalho que possui poderes deliberativos ou executivos,
ou seja, com força para tomar decisões em nome dos
demais.

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Comités são figuras de organização comuns em entidades de
cunho político como partidos, governos, parlamentos,
sindicatos, movimentos sociais, nos quais o poder de decisão é
delegado a um grupo que representa os interesses da
coletividade, em vez de ser entregue a um único indivíduo.

O Comité Olímpico Internacional, por outro lado, é o órgão

responsável pela organização dos Jogos Olímpicos e pela
promoção do olimpismo em todo o mundo.

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 A ideia de comité difere de uma comissão porque, enquanto esta
trata de assuntos e temas específicos e normalmente tem
existência por tempo pré-determinado, o comité é um órgão
permanente e trabalha agenciando diversos temas dentro de um
grupo.

 Também difere de conselho por ser, um grupo de pessoas que

emite opinião/parecer/sugestão sobre o que convém fazer. Por
exemplo:
 conselho de administração > grupo de administradores de uma
empresa, ou seus representantes, encarregados da gestão dos
negócios
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 É necessário um ou vários comités para coordenar o evento;
 Geralmente a organização começa com a escolha de um Gestor do
Evento;
 O Gestor escolhe alguns membros para a formação do comité;
 Estes escolhem outros membros para fazerem parte dos comités
de apoio.
 O comité do evento tem, então, liberdade para planear seu
próprio programa, mantendo sempre um vínculo com o Gestor.

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 Os Comités devem reunir-se regularmente para tomar decisões
sobre a direção e organização do evento.

 Para funcionar bem, os comités devem ter em conta os seguintes

aspetos:
 Os membros devem estar cientes das suas responsabilidades e
do papel que desempenham
 Compromisso com as metas e objetivos traçados para o evento
4.1 Comité Organizador
 Desde sua formação, se reúne periodicamente para debater
questões organizacionais, entrar em consensos e trocar
informações. O comité se reúne semanalmente ou
quinzenalmente, dependendo do tempo restante até a data do
evento.

 É importante que exista uma pessoa designada para redigir e

anotar todas as decisões e evoluções pertinentes, bem como
passos a serem seguidos até a próxima reunião, para que
possa distribuir posteriormente tais informações aos
participantes da reunião
 Funções:
 Representação todo o evento
 Elaboração do planeamento estratégico
 Supervisionamento do trabalho dos outros comités
 Preparação, execução e avaliação o evento, devendo contar
com a colaboração de todos os envolvidos.
4.2. Comité do programa
 Num evento, o comité do programa é responsável por:
 Elaboração da estrutura do programa do evento
 Propor conteúdos adequados para todo o evento,
determinando temas, grupos alvo, áreas diferenciadas,
etc..
 Gestão e coordenação do programa durante o evento
 Elaboração das atividades paralelas
4.3 Conselho dos expositores
Funções:

 Design da exposição
 Elaboração do regulamento de participação
 Seleção de expositores
 Acolhimento e acompanhamento dos expositores
4.4 Comité financeiro
Funções:

 Elaboração e recomendação de um determinado orçamento

 Gestão e controlo do orçamento
 Obtenção de apoios financeiros
 Contratação e pagamento de fornecedores e artistas
 Coordenação da bilheteira
4.5 Gabinete do evento
Funções:

 Implementação do evento
 Controlo diário de todas as atividades do evento
 Tem um representante sempre presente nas reuniões do
Comité Organizador
 Permanente contacto com o Comité financeiro
4.8 Marketing
 Elaboração de panfletos, gabinete do evento
 Cartazes, boletins, programas, etc.
 Elaboração dos cadernos de resumos,
 Contratar gráficas
 Coordenar a programação visual do evento.
Funções e responsabilidades dos membros das equipas e comités

 Cada evento é único e as equipas têm de ser formadas de

forma a refletir as necessidades particulares de cada
evento;

 Os membros das equipas e dos comités não têm,

normalmente, funções e responsabilidades fixas;

 Em função da dimensão e natureza do evento, os membros

das equipas podem ter funções diferentes nos seus comités
durante as etapas do projecto;
 Relacionamento entre equipas e comités:

 O plano organizacional de um evento deverá identificar

a estrutura de gestão do evento, os canais de
comunicação e o relacionamento entre as diferentes
equipas.
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