Planeamento e Organização de Eventos

O Evento:
1. Acontecimento
2. Ocorrência
3. Sucesso

O que é um evento?
São acontecimentos previamente planeados, organizados e coordenados de forma a
contemplar o maior número de pessoas.

Compreende informações, medidas e projectos sobre uma ideia, acção ou produto

apresentando os resultados e os meios mais eficazes para se atingir determinado
objectivo.

**Para o evento ser um sucesso é preciso haver bons meios de divulgação.

Objetivo dos eventos:

Os objetivos de um evento devem ser diretos e simples, evitando más

interpretações da mesma transmitida. Apos a identificação do propósito do
evento, será necessários fragmenta-lo em várias etapas.

Um evento deverá ser baseado em objetivos inteligentes (SMART):

1. Specific – específicos a um determinado evento

2. Measurable – mensuráveis estatisticamente
3. Agreed/achievable – acordados ou viáveis relativamente a todos
os envolvidos
4. Realistic/relevant – realísticos ou relevantes relativamente aos
recursos
5. Timed – programados com base no cronograma

Objetivos para um evento:

1. Atingir o público alvo
2. Divulgar
3. Promover
4. Potenciar (quanto mais o conseguirmos potenciar, mais facilmente o
conseguimos expandir).
5. Expandir

1
Planeamento e Organização de Eventos

Benefícios de um evento:
1. Turismo de eventos
2. Comércio de eventos
3. Industria de entretenimento

Classificação de um evento:
1. Quanto ao porte:
a. Pequeno: de 1 a 100 participantes
b. Médio: de 100 a 300 participantes
c. Grande: acima dos 300 participantes
d. Mega evento: acima dos 5000 participantes
2. Quanto à periocidade:
a. Determinada: data conhecida do público
b. Variável: Data de acordo com a conveniência do promotor do evento
c. Indeterminada: evento único ou esporádico
3. Quanto à natureza:
a. Artístico - Cultural
b. Desportivo – Competitivo
c. Promocionais
d. Treinamento
e. Técnico – Cientifico
f. Típicos/folclóricos e religiosos, etc.

Classes Populacionais:
Classe A – quadros superiores, CO, pessoas em lugares de chefia, presidentes

= +/- 5,5% da população

Classe B – quadros médios, trabalhadores de serviços, pessoas mais qualificadas

= +/- 12% da população

Classe C1 – pessoas que trabalham na função pública, trabalhos técnicos, trabalhadores

de serviços, estudantes

= +/- 21% da população

Classe C2 – pessoas que trabalham em fábricas, pessoas com o vencimento mínimo,

estudantes

= +/- 30% da população

2
Planeamento e Organização de Eventos

Classe D – são normalmente os reformados, desempregados, pessoas com mais de 60

anos

= +/- 25%da população

Os eventos podem ser:

TIPO DE EVENTO EXEMPLOS
 É um acontecimento promocional direcionado com o
propósito de criar e/ou estabelecer imagem de
COMERCIAIS organizações, produtos, serviços, idéias ou pessoas.
Ex.: Convenção, workshop, mostra leilão, feira, exposição,
desfile, encontro, reunião, etc.
 Servem para impressionar clientes e parceiros.
 Trazem benefícios para a imagem da empresa.
CULTURAIS
Ex.: Congresso, seminário, simpósio, conferência, curso, palestra,
mesa redonda, painel, fórum, colóquio, etc.
 Podem ter vários objetivos, desde reunir executivos, premiar
colaboradores, etc.
Desfile, festival, concerto, show,
Artístico/Culturais
amostra, exposição, etc.
Gastronómico Banquete, conquetel, festival, etc.
Competição, remate, excursão,
Esportivos
premiação, etc.
SOCIAIS
Debate, reunião, palestra, homenagem,
Políticos
convenção, etc.
Aniversário, inauguração, desfile,
Históricos
comemoração, etc.
Encontros, conclave, festa concílio,
Religiosos
cerimonial.
Científicos ou técnicos Congresso seminário, palestra, etc.
 Permitem maior envolvência com o público.
 Têm as mesmas vantagens dos eventos sociais e tanto
DESPORTIVOS
podem ser organizados pela própria empresa, como
podem já existir.
 Englobam atividades que aplicam princípios de
SUSTENTÁVEIS sustentabilidade, tanto no que diz respeito à conceção,
como preparação e realização do evento.

Tipo de eventos:
TIPO DE EVENTO OBJETIVOS E CARACTERÍSTICAS
 Direccionadas para segmentos específicos;
 Boa oportunidade para contactar com atuais e
Feira potenciais clientes;
 Deve ser encarada como um investimento e não como
um custo.
Convenção de vendas  Eventos destinados às equipas de venda interna,

3
Planeamento e Organização de Eventos

externa e aos canais de distribuição

 Reúnem profissionais da mesma área, mas de empresas
diferentes;
Congresso
 São muito abrangentes e podem envolver seminários,
workshops, etc.
 Geram participação e permitem recolha de opiniões,
Roadshows
sugestões, etc.
 Reúnem profissionais da mesma área e por vezes até
da mesma empresa;
Workshops  São muitas vezes cursos intensivos que acontecem em
locais “neutros” fora da empresa;
 Usam a técnica da experimentação.
 Actividade desenvolvida para explorar a
Brainstorming potencialidade criativa de um individuo ou de um
grupo.

Locais para a realização de um evento:

 Hotéis e pousadas
 Centros de congressos
 Lugares com história
 Bares e discotecas
 Restaurantes
 Adegas
 Centros desportivos
 Spas e lugares de charme
 Lugares temáticos (teatros, castelos, marinas,
etc.

Para organizar um evento é necessário:

Planeamento Execução
Conceito Parceiros/
fornecedores
Target Local/data/horário
Objectivo Preçário
Orçamento Staff
Patrocínios Segurança
Divulgação Catering

**Consoante o tipo de evento é que consigo perceber o que é mais importante fazer em
primeiro lugar.

Exemplo: Se eu organizar um festival, que devo fazer em primeiro lugar? É um festival

de 3 dias.

1. Espaço

4
Planeamento e Organização de Eventos

2. Equipamento
3. Artistas
4. Staff/catering
5. Campanha comunicação
6. Merchandising

Serviços necessários para um evento:

Serviços especializados – área técnica

1. Produção audiovisuais
2. Multimédia
3. Luz e som
4. Efeitos especiais
5. Pirotecnia
6. Equipamento informático
7. Soluções interactivas e vídeo-conferência

Serviços especializados – comidas

1. Serviços de catering
2. Empresas de bebidas

Serviços especializados – transportes

1. Logística e transporte de passageiros (limusines, autocarros, minibus, carros)

2. Aluguer de barcos, veleiros
3. Aluguer de comboios para serviços especiais
4. Aluguer de aviões e charters
5. Aluguer de veículos com diferentes tipos de modalidades (bicicletas,
segueway, veículos eléctricos, etc.

Serviços especializados – logística

1. Aluguer de móveis e expositores

2. Candeeiros
3. Stands (várias dimensões)
4. Decoração floral
5. Aluguer de ar condicionado
6. Cafetaria
7. Sanitários

5
Planeamento e Organização de Eventos

Equipas de trabalho

1. Recepcionistas
2. Promotoras
3. Equipas de segurança
4. Intérpretes
5. Orador
6. Fotógrafos e vídeo
7. Assistência médica
8. Guias turísticos

Entretenimento e atividades

1. Animação
2. Atividades desportivas
3. Atividades culturais
4. Artistas
5. Cantores
6. Discotecas
7. Espectáculos

Serviços extras

1. Seguros para eventos

2. Assessores de protocolo
3. Agências de comunicação e relações públicas
4. Merchandising
5. Imprensa

** Conclui-se que para a organização de um bom evento é fundamental ter bem

definido quais os objetivos do evento, objetivos esses que devem ser SMART,
conforme referido anteriormente.

Caracterização dos eventos

Classifica-los através de critérios como a finalidade, a periodicidade, a área de
abrangência, o público-alvo e o nível de participação.

 Eventos institucionais – prevêem essencialmente manter ou aperfeiçoar a

imagem de determinada empresa/instituição
 Eventos promocionais – são os que claramente visam o aumento das vendas de
produto/serviços.

Quanto à periodicidade:

6
Planeamento e Organização de Eventos

 Eventos esporádicos – não têm periodicidade definida, realizam-se

pontualmente (lançamento de um produto)
 Eventos periódicos – tÊm uma periodicidade fixa, como é o caso, por exemplo,
da Feira de Lisboa (que se realiza anualmente em Lisboa)
 Eventos de oportunidade – realizam-se no âmbito de oportunidades externas
ao mercado onde atua a empresa/organização. Tirar proveito de uma data
comemorativa e aproveitar a visita de uma figura pública para realizar um
evento são bons exemplos deste tipo de eventos.

Quanto à área de abrangência:

 Eventos locais – não tem qualquer impacto fora da localidade onde se realizam
 Eventos regionais – são de maior dimensão e são divulgados a nível regional e
contam com a presença de pessoas da região
 Eventos nacionais – têm impacto fora da sua área de atuação e normalmente já
têm cobertura dos meios de comunicação social
 Eventos internacionais – são aqueles que têm prestígio e interesse dentro e fora
do país onde se realizam

Quanto á zona de acção:

 Públicos internos – feitos dentro da empresa

 Públicos externos – são quando não temos capacidade de realizar dentro do
nosso espaço e ai alugamos um

Quanto ao target:

 Corporativos – público interno da empresa

 Consumidores – virados para o cliente final

Planear um evento:
É nesta fase que se definem os objetivos que se pretendem alcançar. É nesta fase que se
devem estabelecer diferentes passos.

1º passo – faça perguntas sobre o evento

2º passo – estabeleça os objetivos

3º passo – faca um estudo de viabilidade

4º passo – elabore um cronograma com acções de planeamento e implementação de

ações

5º passo – garanta o financiamento

6º passo – contrate os recursos necessários

7º passo – estabeleça sistemas de controlo

7
Planeamento e Organização de Eventos

8º passo – garanta um bom sistema de comunicação interno e externo

9º passo – promova publicamente o evento

10º passo – faça uma check-list

11º passo – siga o plano estabelecido

12º passo – analise e avalie o evento

13º passo – faça um relatório final do evento para reflexão e correcção de eventuais
falhas