Métodos para a programação das tarefas

de animação

1. Auditoria:

Esta fase implica separar por partes para conhecer os seus princípios. Um programa de
animação movimenta e depende de muitas variáveis e, como tal, devemos ter o hábito de rever e
analisar, periodicamente, estas variáveis antes de tomar decisões.

Na Animação Turística é muito importante realizar análises de preparação, na medida em que há

sempre pouco pessoal e o tempo de ação é normalmente escasso. Contudo, não se exige uma
análise contínua visto que estas são morosas e atrasam os processos, mas recomenda-se que
se crie o hábito de rever de forma rápida os parâmetros essenciais determinantes para a gestão
da atividade.

Os elementos fundamentais que importa analisar na preparação de um programa de Animação

são:

• Missão e projeto do programa de animação

• Tipo e funções de atividades

• Envolvimento externo da empresa

o Identificação da procura e ofertas turísticas

o Identificação dos consumidores

o Identificação da concorrência

o Identificação da conjuntura económica, social, cultural e política dos mercados

• Envolvimento interno da empresa

o Oferta de serviços e instalações próprias ou cedidas

o Cultura da empresa e organização interna

o Resultados básicos empresariais

2. Diagnóstico

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É a conclusão que se retira da análise efetuada. É uma fase crucial visto que resume com
enfoque comparativo, a fim de determinar a posição da equipa e o programa de animação.

Este diagnóstico é sempre executado em relação ao território, ao mercado e ao público-alvo

específico. O esquema utilizado para diagnosticar é feito através de quatro fatores críticos numa
empresa, conhecida por Análise SWOT: Pontos fortes; Pontos fracos; Oportunidades; e
Ameaças.

A filosofia desta estratégia é manter o responsável e a equipa de animação em estado de alerta

sobre as variáveis que se controlam diretamente (pontos fortes e fracos) e não controláveis por
estes profissionais (ameaças e oportunidades).

Quem organiza as atividades de animação tem de perceber primeiro a quem se dirigem, onde as
mesmas vão ser realizadas e os seus recursos necessários, daí ser muito importante a fase do
diagnóstico seguindo determinados critérios, pois só assim se pode prosseguir para a fase de
elaboração do programa e planeamento do mesmo.

3. Planeamento

Esta fase é composta pela definição dos objetivos, da estratégia de desenvolvimento das
atividades e a elaboração do programa (calendarização através de cronograma).

Os objetivos são as metas que a equipa pretende alcançar num determinado período de tempo.

Esta fase é decisiva na medida em que definirá as atitudes fundamentais no andamento das
atividades. São traçados objetivos gerais e objetivos parciais por equipa e por animador,
contudo, nunca poderão ser contraditórios entre si.

Estes objetivos devem partir da informação recolhida nas fases de análise e diagnóstico, a fim de
evitar distorção da situação real da empresa e do seu envolvimento externo.

Após a sua definição estes devem ser escritos e divulgados na equipa, com o intuito de levar
todos os seus elementos a cumpri-los de bom ânimo e não por imposição. Estes objetivos
devem apresentar-se como:

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• Concretos, a fim de evitar confusão e má interpretação das mensagens;

• Dirigidos a melhorar os resultados;

• Evolutivos e controláveis, isto é, os objetivos devem conter em si mensagem de ambição

e determinação, de querer mais;

• Estimulantes mas alcançáveis;

• Submetidos a um custo, ou seja, os objetivos devem corresponder à dimensão da

empresa e às suas limitações, não fornecendo custos que atentem contra a estabilidade do
negócio;

• Submetidos a um calendário, significa que os objetivos devem ter uma data limite para
ser alcançados.

4. Desenvolvimento: implementação do Plano de Ação/Programa.

Toda a definição de objetivos deve ser acompanhada de um Plano escrito com as ações
concretas que é necessário pôr em prática, a fim de conseguir os ditos objetivos em tempo
determinado.

Um Plano deve ser flexível, legível, percetível e controlável periodicamente. Este Plano não deve
pecar por exaustão de detalhes.

As componentes básicas de um Plano de ação deve refletir as seguintes componentes básicas:

1) Estratégia de ações concretas, combinadas e sistemáticas;

2) Recursos humanos, técnicos, físicos e financeiros necessários para avançar;

3) Calendarização das ações;

4) Previsão económica do Plano: custos e proveitos;

5) Execução dirigida das ações, isto é, as tarefas devem ser de imediato definidas e repartidas.
As chefias das ações devem contar com pessoal especializado e profissional.

5. Monitorização: acompanhamento do programa para avaliação.

Esta fase respeita à verificação periódica e comparativa da evolução do Plano de ação em

relação aos objetivos definidos. Este controlo deve ser efetuado como prevenção e, portanto,

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não se deve deixar para o final do prazo quando os objetivos já são, eventualmente,
inalcançáveis ou os maus resultados já não se conseguem evitar.

O ideal é estabelecer controlos periódicos e rápidos que permitam retificar sempre que
necessário.

A monitorização vai permitir ter um melhor controlo dos custos, maior transparência e rigor na
execução dos programas/ações e a identificação atempada dos desvios, assim como adoção de
medidas corretivas.

O sistema de recolha de informação pode passar pelo recurso aos seguintes instrumentos:

• Relatórios das ações, resultados esperados e atingidos

• Comparação dos resultados esperados e atingidos

• Aplicação de inquéritos

• Observação direta participante

• Identificação dos fatores críticos de sucesso

Avaliação

À semelhança do que acontece em qualquer processo ou projeto, a avaliação é recomendada

como um método para diminuir a probabilidade de erros em ações futuras e semelhantes,
permitindo reunir todos os dados resultantes da animação e, assim, identificar os erros de modo
a evitá-los.

Cabe ao animador gerir todo o processo, realizando uma avaliação pessoal e, posteriormente,
coletiva.

Uma forma de avaliação consiste em enumerar os fatores mais importantes numa ficha, de modo
a que a informação fique guardada e possa ser utilizada no futuro. É necessário que a
informação reunida quantifique e qualifique o desempenho de todos os agentes envolvidos na
animação.

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Apesar de ser importante o reconhecimento dos erros praticados, convém não esquecer os
métodos, os jogos e as atividades que resultaram de um bom desempenho.

Assim, a avaliação pode ser caracterizada não só como a última etapa em determinado projeto
mas também como a primeira de futuras atividades.

Para cada atividade programada é conveniente elaborar uma ficha de controlo, em função da
necessidade de avaliação contínua da aplicação do projeto. Paralelamente, este sistema facilita
a monitorização da qualidade do serviço de animação que o estabelecimento está a prestar.

As informações recolhidas através das fichas de controlo poderão ser alvo de um tratamento e
análise em termos estatísticos. Por outro lado, funcionam como arquivo histórico das atividades
realizadas, respetiva afluência e índice de aceitação; espaços, material e equipamentos
utilizados; problemas, queixas, sugestões, etc.

Para o animador, quanto maior for a quantidade de informação acerca das atividades, maior será
a sua capacidade de agir e reagir.

A título de proposta, sugere-se uma ficha com a seguinte estrutura, adaptável a diferentes
situações:

a) Designação da atividade, data de realização, horário(s) e local;

b) Nome do animador responsável e dos ajudantes, caso existam;

c) Caracterização dos participantes (sexo, ativos ou passivos, faixa etária, nacionalidade);

d) Inventariação do material necessário (reutilizável ou não);

e) Grau de aceitação da atividade (muito bom, bom, razoável, fraco, muito fraco);

f) Tempo despendido e grau de dificuldade na preparação da atividade (muito, pouco

nenhum);

g) Observações referentes aos turistas e à sua participação nas atividades, ou referentes

ao material;

h) Sugestões por parte do animador ou dos participantes que ajudem a melhorar a próxima
aplicação da atividade.