Plano de Ação

Um guia completo
• Introdução
• O que é um plano de ação?
• Por que o plano de ação é importante?
• Quando utilizar o plano de ação?
• Metodologias de plano de ação (5W2H e
PDCA)
• Como criar um plano de ação em 7 etapas
• SoftExpert Plano de Ação
 Introdução

Organizações de todos os tipos estão cada vez mais preocupadas em atingir e

demonstrar bom desempenho controlando os seus processos, produtos e serviços.
Nesse sentido, o plano de ação é imprescindível para garantir o sucesso tanto da sua
empresa como de qualquer atividade que você precisar desenvolver.
É a partir dele que identificamos as ações necessárias para atingir os resultados
esperados ou solucionar problemas, detalhando de forma organizada o que precisa ser
feito antes de colocar as atividades em prática.
Este eBook mostra tudo o que você precisa saber para montar planos de ação cada vez
mais embasados e eficazes. Vamos mostrar a importância do plano de ação, quando
utilizá-lo, além de metodologias utilizadas para sua construção e 7 etapas essenciais para
implantar um plano de ação de forma eficaz na sua empresa. Por fim, você também vai
conhecer o SoftExpert Plano de Ação, entender como ele simplifica e otimiza a velocidade
da execução, a confiabilidade e a eficiência das tarefas contribuindo com a melhoria
contínua em sua empresa.
 O que é um plano de ação?
Um pla no de a çã o é uma ferra menta que a juda a deta lha r qua is eta pa s s ã o neces s á ria s pa ra a tingir determina da
meta . É como uma decla ra çã o do que você des eja a lca nça r em um período de tempo, s endo ótimo pa ra rea liza r o
pla neja mento e a compa nha mento de a tivida des .

Pode-se dizer que o plano de ação é uma versão robusta das listas de tarefas. Seu diferencial é ter como foco a
realização de um único objetivo.
Para que seja eficaz, o plano de ação deve conter:
• Uma descrição clara da meta que se deseja alcançar;
• Um cronograma com etapas∕ tarefas, prazos e responsáveis bem definidos;
• Os recursos necessários para completar as etapas;
• Indicadores para avaliar o progresso do plano.

É importante lembrar que o plano de ação não é permanente, ele deve ser atualizado e
revisado continuamente para atender às necessidades e objetivos da organização.
 Por que o plano de ação é importante?
Quando bem realizado, um plano de ação pode ajudar você a alcançar grandes resultados, prevenindo e
resolvendo problemas, identificando gargalos e conquistando objetivos. Além disso, ao definir planos de
ação para alcançar suas metas, você consegue mais facilmente:

Monitorar o progresso rumo ao objetivo: destacando quais etapas devem ser

executadas e quando devem ser concluídas.

Aumentar sua produtividade: economizando tempo, energia e recursos por

meio do planejamento.

Priorizar tarefas importantes: mantendo o foco no que realmente precisa ser

feito.

Aumentar o comprometimento com as metas: atribuindo senso de

responsabilidade e prazos aos envolvidos.
 Quando utilizar o plano de ação?
Você pode utilizar o plano de ação em divers as atividades
dentro de s ua empres a, por exemplo:

• Desvios de projetos;

• Reuniões do cotidiano;

• Planejamento estratégico;

• Definição de riscos e oportunidades;

• Investigação de reclamações de clientes;

• Não conformidades internas e de auditorias.

 Metodologias de plano de ação – 5W2H
Você pode ela bora r pla nos de a çã o com os ma is va ria dos forma tos pa ra a tender à complexida de do des a fio a s er
res olvido. Exis tem a lguma s ferra menta s de ges tã o muito úteis pa ra ga ra ntir que nenhuma eta pa importa nte s eja
deixa da de la do no s eu pla no de a çã o.

Uma delas é o 5W2H, um dos modelos mais utilizados de plano de ação. Essa ferramenta funciona como um
checklist que desdobra as tarefas que precisam ser feitas por meio das respostas das seguintes perguntas:

• What - O que deve ser feito?

• Why - Por que deve ser implementado?
• Who - Quem é o responsável?
• Where – Onde deve ser executado?
• When - Quando deve ser implementado?
• How - Como deve ser conduzido?
• How much - Quanto vai custar a implementação?
 Metodologias de plano de ação
Outra ferramenta de grande utilidade para ajudar na elaboração do plano de ação é o PDCA -
Plan, Do, Check and Act (Planejar, Fazer, Verificar e Agir). Este é amplamente utilizado no
controle e melhoria contínua de processos, produtos ou serviços.

Ele se divide em quatro passos:

Plan – Identificar o objetivo do plano de ação e planejar as tarefas necessárias para

alcançá-lo.

Do – Executar as tarefas planejadas.

PLAN DO
Check – Avaliar o que está sendo feito e verificar se os resultados obtidos estão de
acordo com o planejado.

Act - Tomar ações corretivas com base no que foi verificado. Os resultados foram PDCA
atingidos? Ótimo! Você está no caminho certo da melhoria contínua. Algo deu errado ou
ainda pode melhorar? Então recomece o ciclo PDCA.

A maioria das pessoas acabam focando muito no Plan e Do e negligenciam as etapas do

ACT CHECK
Check e Act.

Nessas etapas se encontram as maiores oportunidades de melhoria e aprendizado, então

não deixe de checar se o seu plano está indo conforme o esperado e tome ações para
modifica-lo se for necessário.
Como criar um plano de ação em 7 etapas
Para colher bons frutos, é necessário planejar todos os
passos de um plano de ação detalhadamente por meio
de um cronograma e ter disciplina para cumpri-lo.

A seguir, confira 7 etapas essenciais para criar um

plano de ação eficiente para aplicar em qualquer
atividade que você precisar.
1. Defina o que você deseja alcançar

A primeira etapa na criação de um plano de ação é decidir com clareza

exatamente o que você deseja alcançar ao final de sua execução. Por isso a
definição da meta é essencial para iniciar um bom plano. As metas servem
como um direcionamento, você traça um lugar que quer chegar ou algo que
deseja conquistar.

Entretanto, a dica essencial que você deve lembrar é: crie metas mensuráveis!
Se você já ouviu falar de “meta SMART”, é exatamente aqui que ela se aplica. É
uma metodologia prática que envolve as 4 primeiras letras da sigla SMART:

• Specific (Específico);
• Measurable (Mensurável);
• Attainable (Atingível);
• Relevant (Relevante);
• Time based (Temporal).

Para ser Smart, as metas precisam incorporar todos esses critérios que vão
aumentar as chances de atingir um objetivo.

Se você não estabelecer objetivos claros e específicos, poderá deixar de

alcançá-los porque serão muito vagos.
2. Reúna, analise e organize os dados

Reúna todos os dados que são relevantes para definir as ações no seu
plano. Posteriormente, faça uma lista de todas as atividades necessárias
para atingir a meta já pré-estabelecida. Cada atividade deve ser lincada e
atribuída a um responsável.

A distribuição de atividades deve ser realizada em conjunto com toda a

equipe envolvida, para que nenhuma tarefa seja direcionada para a pessoa
errada. Ademais, todos precisam ter ciência da importância de atingir o
objetivo, além dos prazos a serem cumpridos, que serão definidos em etapa
posterior.
3. Identifique os recursos necessários

Antes de iniciar seu plano de ação, é crucial garantir que você tenha
todos os recursos necessários em mãos para concluir as tarefas. E se
eles não estiverem disponíveis no momento, você precisa primeiro
fazer um plano para adquiri-los.
Portanto, pode haver a necessidade de estabelecer um orçamento para
o cumprimento das ações, você pode, por exemplo, atribuir uma coluna
do seu plano de ação para marcar o custo de cada tarefa, se houver.
4. Reorganize a lista e priorize tarefas

Geralmente, a lista criada inicialmente é volumosa, por isso é

importante reavaliá-la.

Algumas atividades podem ser mais difíceis de se atingir do que outras,

por isso, sempre que possível, divida tarefas maiores em partes
menores, mais fáceis de serem executadas, permitindo um melhor
gerenciamento do plano de ação por parte tanto dos executores da
ação quanto do responsável pelo acompanhamento do plano.
 5. Defina os prazos

A próxima etapa é definir os prazos para cada ação estabelecida na

etapa anterior. Esse estágio é crucial, pois planos de ação sem
prazos correm o risco de nunca acontecerem, ou seja, o objetivo
pode nunca ser atingido.
Como já informado em etapa precedente, é essencial que todos os
envolvidos no planejamento das ações sejam consultados a
respeito do prazo, para avaliar o tempo de execução de
determinadas tarefas.
Assim, o colaborador consegue se planejar melhor para a execução
das suas atividades, priorizando conforme sua importância e
urgência.
Pode ser necessário priorizar algumas ações, pois elas podem
bloquear outras ações secundárias. Mas cuidado aqui! Muitos
gestores costumam estabelecer tudo como prioridade. E como já se
sabe, se tudo é importante, então quer dizer que nada é.
Nesse caso é fundamental avaliar minuciosamente as tarefas para
entendê-las a fim de qualificá-las da melhor maneira possível.
 6. Defina uma ilustração visual

Agora, é o momento de desenvolver recursos que podem ajudar a

materializar o plano.

Um bom exemplo para isso acontecer é criar uma representação

visual para o plano de ação. Esta visualização gráfica auxiliará no
engajamento da sua equipe, já que, de forma simplificada, todos
poderão acompanhar o andamento das tarefas.

É possível enxergar com clareza onde estão, onde devem chegar

e o que precisam fazer para isso.

Da mesma forma que para um gestor e para o responsável do

plano de ação, uma representação gráfica lhe permite identificar
rapidamente o que está andando, o que está parado, o que já foi
feito e o que ainda falta fazer.
7. Monitore, avalie e atualize

Essa é a etapa mais importante do processo. Não adianta

definir todo o plano de ação, passar por todos os estágios e
esquecê-lo.
Todo plano bem-sucedido tem como um de seus pontos
principais e bem definidos o acompanhamento. Cabe ao
responsável pelo plano estar sempre presente, seja para dar
suporte, seja para cobrar.

É possível, por exemplo, criar um calendário de envios de

relatórios com resultados individuais, ou em equipe e criar
encontros para entender as dificuldades e, se necessário,
reavaliar os prazos, atividades ou responsáveis uma vez que
sabemos que a realidade das empresas é diferente do que
escrevemos nos papéis.
Mas evite sempre que isso aconteça, pois o ideal é seguir o
plano até o final. Reveja sempre seu plano de ação e engaje
seus colegas a seguir em frente sem perder os objetivos e as
metas de foco.
 SoftExpert Plano de Ação
Agora que você já sabe como criar um plano de ação,
conheça o SoftExpert Plano de Ação. O melhor software
quando se trata de auxiliar as organizações em otimizar o
ciclo de vida de todo o Plano de Ação, desde seu registro
inicial até sua aprovação, mantendo a comunicação da
equipe e melhorando a colaboração por meio do controle
centralizado do planejamento, execução e monitoramento
de tarefas. O aplicativo é fácil de usar e flexível, melhorando
a velocidade da execução, a confiabilidade e a eficiência
das tarefas.
A Empresa

A SoftExpert é a empresa líder de mercado em soluções para a excelência na gestão,

fornecendo softwares e serviços para o aprimoramento de processos de negócio, conformidade
regulamentar e governança corporativa.

Fundada em 1995 e contando atualmente com mais de 2 mil clientes e 300 mil usuários ao
redor do mundo, as soluções da SoftExpert são utilizadas por empresas dos mais variados portes
e ramos de atuação, incluindo manufatura, governo, farmacêutico, hospitais e laboratórios, Conheça
Conheça
serviços financeiros, alta tecnologia e TI, educação, energia e utilidade pública, logística, varejo,
serviços, dentre outros.
nossos
nossos
clientes
clientes
Em conjunto com a sua rede de parceiros nacionais e internacionais, a SoftExpert oferece
serviços de implantação, treinamento, hospedagem, validação, suporte e assistência técnica,
com o intuito de assegurar que seus clientes obtenham sempre o máximo de retorno sobre seus
investimentos.
 SoftExpert Excellence Suite

O SoftExpert Excellence Suite é uma a

solução que atende de forma colaborativa
todas as demandas críticas para a excelência
no desempenho organizacional.

Os componentes do SoftExpert Excellence

Suite podem ser implementados à medida que
as necessidades da empresa cresçam e exijam
a incorporação de novas funcionalidades.

Em qualquer cenário, somente uma

plataforma completa e integrada permitirá que
todas estas iniciativas estejam
interconectadas de forma produtiva e eficaz,
como as peças de um quebra-cabeças.
Pensamento
global com
atendimento
local
Um dos principais pilares do crescimento
acelerado da SoftExpert é sem dúvida a sua
marca global. Com sua extensa rede de
parceiros ao redor do mundo, a SoftExpert
desenvolve suas operações em todos os
continentes oferecendo serviços
personalizados aos seus clientes conforme a
Business Units
realidade específica de cada região.
Partners
 Leve sua empresa para o próximo nível

www.softexpert.com.br | vendas@softexpert.com

O conteúdo deste material está sujeito a alteração sem aviso prévio. Este material é disponibilizado pela SoftExpert e/ou sua rede de afiliados em caráter informativo apenas, sem nenhuma condição de garantia de nenhum tipo, e a SoftExpert não oferece garantia de qualquer natureza
nem se responsabiliza por sua precisão ou integridade, salvo declaração expressa em contrário. As únicas garantias relacionadas aos produtos e serviços da SoftExpert são aquelas declaradas nos acordos oficiais de garantia que acompanham os seus produtos e serviços. Algumas
características e funcionalidades dos produtos apresentados neste material podem ser opcionais ou dependentes da composição da(s) oferta(s) adquiridas.