Escritório de Projetos

Natália Sales Lima, PMP

disciplinapmo@gmail.com
 Agenda

• Aula 2

- Implementação de um Escritório de Projetos;

IMPLEMENTAÇÃO DE UM
ESCRITÓRIO DE PROJETOS
Motivação para implantação do Escritório
de Projetos
1. Padrão de gerenciamento de projetos;
2. Melhorar o índice de sucesso dos projetos;
3. Gerenciamento simultâneo de projetos;
4. Maturidade da empresa;
5. Alinhamento Estratégico;
Algumas dificuldades da implantação

Baixa Credibilidade – Poder ser visto como um ameaça e

não como apoio;

Resistência a Mudanças;

Dificuldade de mensuração e acompanhamento dos

benefícios em um projeto (valor agregado);

Necessidade de formalização;

Pressão por resultados a curto prazo;

O PMO geralmente não gera receita direta;

 Exercício
Artigo

Resumo do artigo;

Responder principalmente as seguintes perguntas:

Qual o tipo de Escritório de Projetos foi
implantado?

Quantas pessoas participaram da equipe/ ou
quantas pessoas fazem parte do Escritório de
Projetos?

Como foi o processo de implantação do
Escritório?

Duração: 40 min.
Como implementar um Escritório de
Projetos

Aonde estamos?
Qual o nosso diagnóstico?
Qual a nossa cultura?

Definir a implantação em fases.

Definir iniciativas a curto prazo.
Definir iniciativas a longo prazo.

Qual modelo queremos adotar?

Quais são os passos inicias?
Quem é o nosso Patrocinador?
 Mudanças culturais

Mudar a forma como os gerentes e equipes de projetos executam as

suas tarefas através de mudanças organizacionais e culturais.

Administrar os projetos com maior constância;

Administrar os projetos mais ativamente;

Administrar os projetos com um nível maior de rigor.

Realizar avaliações
PMO periódicas sobre
comportamento.
 A visão do Escritório e o ambiente dos
Projetos
1. A cultura da organização;

2. O ambiente de trabalho;

3. As taxa atuais de sucesso dos projetos;

4. Os papeis e responsabilidades no gerenciamento de projetos;

5. As normas e padrões existentes;

6. As atitudes e expectativas de clientes;

7. Os sistemas atuais de incentivos

Etapas da implementação do Escritório
de Projetos
 Primeira Etapa
Coordena o entendimento sobre a situação atual e futura, motivos
da empresa para empreender as mudanças.
Cenário Atual Cenário Proposto
Problemas de prazo e custo Melhoria do nível de
dos projetos; maturidade para o
gerenciamento de projetos da
Esmaltec
Comunicação entre as áreas Aumento de incidência de
envolvidas deficiente; sucesso em projetos, seja pelo
cumprimento das metas de
Dificuldade no processo de escopo, prazo, custo dos
gerenciamento dos projetos, seja pela agregação
projetos(acompanhamento, de valor ao negócio da
padronização, etc.); Esmaltec;
 Segunda Etapa
Introduz os primeiros processos e modelos padronizados de
gerenciamento de projetos
 Terceira Etapas
Disponibiliza os treinamentos básicos de gerenciamento de projetos

Fundamentos em gerenciamento de projetos

Analise de viabilidade financeira

Ferramentas para elaboração de cronograma

 Quarta Etapa
Implementar um repositório de documentos para o processo, modelo,
melhores praticas padronizadas

Processos

Melhores praticas Repositório Modelo de documentos

 Quinta Etapa
Disponibilizar o serviço de “coaching” para os gerentes de projetos
 Sexta Etapa
Introduz de forma periódica e aleatória de auditorias e avaliações do
projeto
 Sétima Etapa
Integra os sistemas de incentivo e recompensa com a performance
do gerenciamento de projetos
 Definindo a metodologia de projetos

METODOLOGIA DEVE SER FLEXÍVEL

1. Desenvolvimento da metodologia;

2. Suporte aos usuários, clientes e metodologia

3. Ciclo de melhoria continua.

 Desenvolvimento da metodologia

Compra Implementar e treinar

Integrar metodologia Compra

customizada

Desenvolvimento Desenvolver e treinar

 Suporte à metodologia
1. Realização de treinamentos;

2. Manutenção do repositório de documentos;

3. Suporte sobre como aplicar a metodologia nos projetos;

4. Suporte como obter uma boa perfomance dos projetos através da

metodologia;

5. Desenvolvimento de atualizações na metodologia;

6. Desenvolvimento de um ciclo de melhoria continua na

metodologia.
 Melhoria continua da metodologia
1. Desenvolvimento de novos processos agregando valor através
das facilidade de uso;

2. Aumentar a abrangência dos processos atuais para outras áreas

que realizam projetos;

3. Desenvolvimento de novos modelos que agreguem valor ao

negocio;

4. Ampliação da quantidade de processo endereçados pela

metodologia básica;

5. Desenvolvimento de treinamentos para suportar os novos

processos.
 Desenvolver as habilidades de
gerenciamento de projetos
1. Necessidades dos treinamentos;

2. Escopo dos treinamentos;

3. Conteúdo programático dos treinamentos

4. “Coaching”
 Auditar e avaliar os projetos

1. Níveis das auditórias;

2. O Escritório deve auditar todos os projetos?

3. Avaliações Organizacionais.
 Exercício

Utilizar Técnica de Brainstorming para determinar os

principais motivos pelo qual a sua empresa deve:

Implantar um Escritório de Projetos;

Como será a metodologia de desenvolvimento desse
projeto;

Duração: 30 min.
 Estudo de Caso

Implantação de PMO na Vale/ES

 Contextualização

Projeto surgiu da necessidade que a

engenharia tinha em melhorar a performance
dos projetos;

Alinhar os projetos a estratégia da empresa;

Implantação de projetos na área de “Ferrosos”,

no complexo Tubarão, Vale ES.
 Por que implantar um PMO?

Melhorar a performance na implantação dos

projetos;

Melhorar desempenho quanto às métricas:

prazo, custo e qualidade.
 Diagnóstico Inicial

Questionário de Maturidade Darci Prado;

Necessidades: entrevistas com os stakeholders.

 Diagnóstico Inicial

Objetivo do Projeto
Junho/2006 Meta: nível 3
2,22 Setembro/2009
Sucesso

Maturidade
 Proposta

Implementar um Escritório de Projetos na

Gerência de Engenharia de Pelotização da Vale;

Elevar a maturidade em GP para nível 3.

 Comentários durante o Projeto

Isso não é prioridade!

Como vou arrumar tempo para isso?

 Estrutura Analítica do Projeto
IMPLANTAÇÃO PMO

Implantação Implantação Implementação

Gerenciamento
(1ª onda) (2ª onda) (3ª onda) Diagnósticos finais Encerramento do Projeto
do Projeto
ganhos rápidos Processos criticos N. Proc./melhorias

Integração Diagnósticos iniciais Diagnósticos iniciais Diagnósticos intermediários Maturidade (MMGP - Prado) Apresentação dos resultados

Ident. Definição soluções Ident. Definição soluções Ident. Definição soluções

Escopo Ferramentas informatizadas Aprovação dos resultados
(PLAN) (PLAN) (PLAN)

Mapeamento dos
Tempo Detalhamento e execução Detalhamento e execução Detalhamento de elaboração Arquivamento dos resultados
Stakeholders

PMO Oper. Consolidação das lições

Custo Pilotos Pilotos Pilotos
Melhoria continua aprendidas

Qualidade Operação assistida Operação assistida Operação assistida Evento de encerramento

Recursos Humanos Encerramento (1ª onda) Encerramento (2ª onda)

Comunicações

Riscos

Aquisições
INICIO FIM
Gestão de mudanças Setembro
Prazo total:
2006
37 meses
Termo de abertura
 Tipo de PMO – “Centro de Excelência”

Características:

Ser um ponto focal da experiência em GP, não
assumindo a responsabilidade pelos resultados dos
projetos;

Manter aberto os canais de comunicação entre os
projetos e a comunicação externa;

Disseminar o GP;

Desenvolver os profissionais da área;

Elaborar a metodologia.
 Premissas

O Projeto seria implantado pela própria Vale;

Não se “reinventaria a roda” e sim melhoraria o
que já existe;

Seriam considerados como referência as
metodologias de outras áreas da Vale;

Seriam consideradas ações de curto prazo que
trariam benefícios rápidos p/ a gerência.
 Organização da Equipe

Gestor do projeto;

Coordenador de riscos;

Coordenador de escopo, tempo e custos;

Coordenador de qualidade e desenvolvimento de
processos;

Coordenador de comunicações, aquisições e gestão
de mudanças;

Coordenador de monitoramento e controle dos
processos e produtos.
 Implantação por “ONDAS”

1ª Onda (Ganhos rápidos) – Diagnóstico;

2ª Onda(Processos Críticos) – Consolidou a

metodologia;

3ª Onda (Novos Processos e Melhorias) –

padronizou novos processos e promoveu
melhorias nos já implementados.
 Indicador de Desempenho

IF: indicador de frequência dos participantes das
equipes nas reuniões de trabalho;

IP: indicador de atendimento aos prazos
estabelecidos nos Plano de Ação das equipes
mais os prazos piloto e operação assistida;

IA: indicador de aderência dos projetos em
carteira aos processos e produtos padronizados.
 Metodologia

PMBOK – boas práticas PMI;

Diretrizes Corporativas;

ISO 9001/2000 – Lógica horizontal;

Gestão por processo;

Modelo padrão:
– Fluxo de Processos de Gestão de projetos;
– Matriz de Responsabilidade Gerencial;
– Manual de Gestão de Projetos.
 Monitoramento e Controle

Reuniões de monitoramento;

Painéis de alerta;

Relatórios gráficos de acompanhamento
do IA;

Identificação dos desvios e plano de ação
e melhoria continua da metodologia.
 Resultados

Projeto encerrado out/2009;

Maturidade: 3,08;

Esforço de 44.370 horas;

Objetivo do Projeto
Meta: nível 3
Outubro/2009

Junho/2006
2,22
Sucesso

Maturidade
 Exercícios

Grupos de 5 pessoas;

Elaborar uma proposta de Implantação do Escritório de Projetos

na sua empresa, respondendo as seguintes questões:

1- O que motivou a empresa a implementar o PMO?

2- Proposta de implantação do PMO.
3- Fases da implantação do PMO (EAP).
4- Tipologia do PMO.
5- Função do PMO.
6- Metodologia utilizada.
7- Monitoramento e controle.
8- Resultados com a implantação do PMO.

Duração: 40 min
 Certamente não há nada tão inútil quanto
fazer com grande eficiência algo que nunca
deveria ser feito
Peter Drucker