Andréa Valente 2022

As 5 etapas do planeamento
Ideia do evento: Planeamento e Avaliação
• Definição do implementação • Análise do
objetivos • Planos táticos e evento
• Definição da operacionais • Inquéritos de
estratégia • Planos alternativos satisfação

01 02 03 04 05

Estudo de viabilidade: EVENTO

• Relação custo- • Refinamentos
benefício dos planos
• Análise de recursos táticos
• Monitorização
4ª etapa - o evento

 Monitorizar tudo o que acontece durante o evento, para que este decorra sem
problemas e com sucesso, e, para que se consiga agir de imediato caso algo corra
mal.

 Este plano de monitorização fornece descrições das funções a serem

desempenhadas enquanto o evento decorre. É um plano que mostra quem fará o
quê, quando e como, durante o evento.
5ª etapa - Avaliação do evento

 O objectivo desta etapa final é confrontar os resultados reais do evento

com as metas e objetivos previamente estabelecidos, bem como identificar
áreas a melhorar em eventos semelhantes no futuro.

 Pós-evento : mensurar se o tema aplicado deu resultado, se o planeamento

funcionou, se o cronograma foi cumprido, se a previsão de custos foi
correcta, e o mais importante, se os objectivos do evento foram atingidos.
 A etapa de «avaliação dos resultados» é a etapa final e, apesar dos resultados
finais serem importantes, a avaliação não deve acontecer apenas no fim do
evento.

 Os resultados devem ser monitorizados ao longo das cinco etapas do projecto,

para que se possam introduzir correções no seu planeamento se necessário.
 Deve ser feita imediatamente após o término do evento (ou ao final de cada
etapa, se for um evento mais longo)
 Uma forma comum e eficiente de se avaliar um evento é entregar, no final do
evento, um questionário.
 Deve conter os pontos mais importantes do evento, desde a apresentação do
material, passando pela qualidade dos suportes audiovisuais até ao conforto do
alojamento. Tudo deve ser questionado para que as dúvidas sobre a eficiência de
cada ponto sejam respondidas.
 Desta forma é possível identificar os pontos fortes e pontos fracos do evento,
contribuindo para uma preparação mais eficaz das próximas edições, pois os
erros cometidos não poderão repetir-se novamente.
 Para ser mais abrangente, deverá ser feito ao público, fornecedores, artistas ,
entre outros

 O questionário ao público deve ser preenchido e entregue imediatamente.

 Para estimular a devolução dos questionários, a empresa pode oferecer um

brinde em troca dos mesmos. Tal facto deve ser expressamente comunicado,
para que surta efeito.
No encerramento do evento deve-se:

 Realizar um relatório de custos, com valores e quantidades finais;

 Redigir um relatório descritivo final após a entrega dos relatórios das áreas;
 Proceder à desmontagem e entrega de estruturas;
 Encaminhar fotos de todos os momentos do evento ao patrocinadores.