Isabel Beja e Álvaro Cidrais

Gestão associativa
Sessão 3 - Gestão de Projetos
Financiamento: Entidade Coordenadora Local Entidade Promotora
Gestão de Projectos

Álvaro Cidrais, 2013

alvaro.cidrais@gmail.com
PROJECTO - Um processo, uma intenção
Um sistema
Ciclo de Projecto (CPM)

Envolvimento

Negociação

Compromisso
Variáveis operacionais
Etapas e momentos de um projecto

 Diagnóstico PARTICIPADO e definição das

necessidades/desejos - VALOR
 Concepção da solução
 Planificação
 Lançamento
 Direcção / gestão
 Avaliação e CELEBRAÇÃO
 Dossiê de projeto
Lista de
Orçamento Fichas de
Etapas Mapa
atividades
ou tarefas
riscos e
planos de
contingênci
MIA

Gantt críticas
a

Apresentação
Perguntas estruturantes da ação
 Para que fim? – objetivos gerais/finalidades
 Aprendizagem, parcerias/alianças, imagem/reputação,
património material, dinheiro, relação com os associados
 Com que propósito? – solução concreta
 Para quem? – clientes e destinatários
 Para quê? – com que resultados
 O quê? – atividades a realizar
 Como? – metodologias/tarefas
 Com que recursos?
Níveis de intervenção do projeto
Níveis de intervenção Definição
Objetivos gerais Define os objetivos de longo
(finalidades) prazo de carácter social,
económico, etc.
Propósito Define o que o projeto vai ser
capaz de concretizar.
Resultados de satisfação Define o que os beneficiários
vão gostar de receber.
Resultados na ótica do Define os produtos ou
produto serviços entregues pelo
projeto
Objetivos Identifica o sentido específico
das actividades (indicando o
caminho para os resultados)
Actividades Define o que vai ser feito
durante o projeto
Sentido
Porque é que o projeto é
importante para a sociedade?
Qual a principal necessidade
dos destinatários?
O que vai fazer felizes os
destinatários?
O que é que uma parte do
projeto vai concretizar e
deixar para o futuro?
Qual o sentido de cada acção
específica do projeto?
Matriz de atores relevantes
MEL – Matriz de Enquadramento Lógico
Um plano, um cronograma e um orçamento
MIA – Matriz de indicadores de avaliação

Níveis de intervenção Indicadores e metas Fontes de verificação

Objetivos gerais O hábito de consumo de

(finalidades) chouriços foi aumentado em
SUSTENTABILIDADE quantas famílias?
Propósito Qual a quantidade de
EFETIVIDADE/IMPACTO famílias que consumiu
chouriços de porco?
Resultados de satisfação Qual o grau de satisfação
EFICÁCIA dos seus consumidores?
Resultados na ótica do Quantos chouriços foram
produto produzidos e vendidos?
EFICÁCIA
Objetivos Avalia-se através dos ---
resultados!
Actividades Qual foi o processo/máquina
EFICIÊNCIA utilizada?
Recursos Quantas pernas de porco
ECONOMIA foram utilizadas?
Descrição do plano e do projecto
 Objectivos e finalidades
 Matriz de enquadramento lógico
 Planificação GANTT (cronograma)
 Planificação fina (mapa PERT) e tarefas
 Dossiê de projeto com descrições várias
 Lista de recursos envolvidos
 Orçamento de projeto
 Mapa de indicadores de avaliação
Aprofundamento …

… de alguns elementos
Notas de partida
 Planificar um projecto é compatibilizar recursos com
tarefas e tempos para atingir um resultado desejado
 Gerir um projecto é fazer com que tudo decorra
melhor do que o que foi estimado, gerando desvios
positivos e contrariando os desvios negativos (mais
custo, mais tempo, menos qualidade ou mais
insatisfação do cliente ou da equipa)

 Há ferramentas próprias para planificar

 Há ferramentas para animar e gerir
 Há ferramentas para monitorizar e avaliar
Tipos de planificação
 Do fim para o princípio
 Tendencialmente aplicada nas primeiras vezes que se
planifica

 Do princípio para o fim

 Tendencialmente aplicada em situações
experimentadas

 Por pacotes de trabalho

 Tendencialmente aplicada em situações de
reformulação
Decomposição simples do trabalho

Projecto
 Actividades

 Sub-actividades -Pacotes de
trabalho
Tarefas
Pormenores de encadeamento
 Deve começar até ao início de…
 Deve começar antes de…
 Deve finalizar até ao início de…
 Deve finalizar antes de…

 Deve decorrer durante

 Deve desaparecer por não ser essencial
 Tem um prazo no qual pode decorrer, com
flexibilidade - folga
CPM e PERT
 As redes PERT são sequências de
actividades/tarefas ordenadas que permitem
identificar as tarefas estruturantes e o tempo mínimo
de duração do projecto

 Sub-projectos
 Pacotes de trabalho
 Tarefas
 Folgas
 Caminho crítico (CPM)
 Marcos (críticos e de controlo)
Descrição das tarefas (ou das
actividades)
 Tarefa
 Objectivos
 Recursos materiais
 Responsáveis
 Recursos humanos
 Custo
 Duração
 Precedências (antes / depois, encadeamento lógico)
- requisitos específicos de tempo
 Características especiais e observações
 Indicadores de avaliação
Ferramentas de planeamento
 Descritivo de projecto
 Mapa Gantt ou Cronograma
 Redes PERT (tarefa e ligação) de representação
 Pacotes, Tarefas e Marcos
 Descritivos de tarefas
 Histograma de recursos
 Mapa de custos /orçamento
 Mapa de recursos humanos
 Mapa de fluxos de comunicação
 Plano de comunicação e marketing
 Plano de avaliação
Mapa de carregamento de recursos
 Recurso
 Actividade
 Duração
 Valor homem/hora
 Custos fixos
 Custo variáveis
 Total dos custos
Definição de objectivos
 O que queremos fazer efectivamente?
 Qual o resultado pretendido?
 Onde queremos chegar, quando e como?

 É possível utilizar a técnica «Realmente

SMART»
Podemos associar outras caracteristicas
aos objectivos SMART:

 S - specific, significant, stretching

 M - measurable, meaningful, motivational
 A - agreed upon, attainable, achievable,
acceptable, action-oriented
 R - realistic, relevant, reasonable, rewarding,
results-oriented
 T - time-based, timely, tangible, trackable
Avaliação de riscos
 Risco é uma condição, um constrangimento
ou um evento incerto que pode ter um
impacto negativo na concretização do
objectivo ou do projecto

 O risco aumenta na proporção inversa ao

domínio efectivo dos recursos
Avaliação de riscos
 1º passo – definição do modo de abordar os
riscos
 2º passo - identificação dos riscos
 3º passo – análise qualitativa do risco
 4º passo – análise quantitativa do risco
 5º passo – planeamento da resposta ao risco:
plano de contingência
 6º passo – monitorização e controlo do risco
 7º passo – correcção do risco não previsto
Avaliação de riscos
 Dimensão Probabilidade
 Dimensão Gravidade / Impacto

 Devem ser combinadas para avaliar um

potencial de ocorrência e gravidade
 Podem ter impactos sobre o CUSTO,
PRAZO, ÂMBITO, QUALIDADE
 Existem vários modelos de avaliação de risco