RESUMO GERENCIAMENTO DO ESCOPO DO PROJETO

INTRODUÇÃO

* Planejamento não é um forte da cultura do Brasil e da América Latina

* Estratégia = arte de liderar/comandar uma tropa
 Gestão de Projetos = caminho para se chegar a um resultado, ou seja,
planejar e executar sem o trabalho de se refazer o trabalho, com economia de
tempo e dinheiro
 Gerente de Projetos = indivíduo que tem a capacidade de montar e guiar
uma equipe de pessoas tecnicamente capacitadas, ou seja, ele é um
integrador de pessoas (não é necessariamente um especialista técnico naquilo
que está gerenciando)
* Gerentes são responsáveis por mais de 70% na variação do engajamento
dos funcionários (Instituto Gallup)
* 21% das causas de insatisfação no trabalho está relacionado à má gestão dos
projetos realizados (Michael Page)
 Liderança Situacional = Direção (indicar o caminho e priorizar rotas) – Treino
(melhorar o desempenho e buscar excelência) – Apoio (dar suporte e remover
obstáculos) – Delegação (otimizar capacidades e promover renovação)

 Necessidade de conhecer a cultura organizacional (conhecer o que é

valorizado e priorizado pela empresa), conhecer a equipe (conhecer os perfis
profissionais e comportamentos diferentes) controlar “contágio emocional”
(impedir que os sentimentos influenciem todo o contato social),
autoconhecimento (conhecer as próprias emoções), empatia (reconhecer as
emoções dos outros), saber lidar com conflitos (gerir as emoções)
* Importância do foco para o gerente de projetos
CONCEITOS

 Project Management Institute - PMI = fundado em 1969 nos EUA, é uma

associação para a profissão de gerenciamento de projetos, fornecendo
diretrizes, regras e características para gestão de projetos, programas e portfólio,
ou seja, é o editor do PMBOK
 Project Management Body of Knowledge - PMBOK = livro que descreve o
conjunto de boas práticas no universo de conhecimento de gerenciamento de
projetos (não é uma metodologia, é apenas um guia de técnicas)
 Project Management Office - PMO = departamento responsável por
definir e manter os padrões de gerenciamento de projetos na empresa, a
fim de otimizar o controle e a execução de propostas da organização
 Projeto = esforço temporário (cronologia bem definida = início e término
definido) empreendido para criar um produto, serviços ou resultado
exclusivo/individual/inovador (por realizar algo que não tinha sido realizado
antes)
 Programa = coleção de subprogramas e projetos que são gerenciados para
apoiar o portfólio (os projetos individuais que estão dentro ou fora do programa
são de qualquer forma considerados parte do portfólio)
 Portfólio = coleção de projetos, programas e subportfólios que são
gerenciados para que a organização alcance seus objetivos estratégicos

 Escopo do Projeto = descrição de todo o trabalho a ser realizado para que o

resultado saia igual ao esperado pelo projeto
* Diferente de Escopo do Produto = definição das características e funções
esperadas no resultado
 Plano de gerenciamento do projeto = documento que define como o projeto
será executado, monitorado e controlado
 Declaração do escopo = documento com informações importantes sobre as a
justificativa, a descrição do produto e os objetivos em termos de custo,
qualidade e prazo
PROJETO
 Projeto = esforço temporário (cronologia bem definida = início e término
definido) empreendido para criar um produto, serviços ou resultado
exclusivo/individual/inovador (por realizar algo que não tinha sido realizado
antes) = orientado a um objetivo, único, finito, elaborado progressivamente,
composto por uma sequência de atividades e envolve diversas pessoas
 Sucesso de um projeto = entregar o produto, serviço ou resultado no
tempo estabelecido e dentro do orçamento. Para o PMI, um projeto de
qualidade é representado através do balanceamento dos fatores de tripla
restrição: escopo (entregar o que foi combinado), tempo (terminar no prazo) e
custo (não gastar além do planejado) do projeto, ou seja, o produto final deve
funcionar como esperado e satisfazer o cliente

* Isso significa que qualquer alteração no custo, tempo ou escopo irá alterar
todo o projeto
 Nascimento do projeto = um projeto nasce da decisão de investimento, da
complexidade de uma tarefa, do impacto da implementação, da limitação
de recursos, da necessidade de organização ou venda para o cliente
 Systems, Applications and Products in Data Processing – SAP = empresa
de origem alemã, criadora de softwares de gestão de empresas O principal
produto da empresa é o (Sistema Integrado de Gestão Empresarial – ERP)
 Time do projeto = influência das organizações na maneira como o projeto
é executado, assim, as organizações matriciais podem ser classificadas como
fracas, balanceadas ou fortes, dependendo do nível relativo de poder e
influência entre os gerentes funcionais e os gerentes de projetos
Organização Funcional =

Organização Matricial Fraca =

Organização Matricial Balanceada =

Organização Matricial Forte =

 Organização Projetizada = a maior parte dos recursos da organização
está envolvida no trabalho do projeto, e os gerentes de projetos possuem
muita independência e autoridade

* Há também a Organização Composta, que envolve duas ou mais dessas

estruturas em vários níveis
 Influências em um projeto = políticas, procedimentos, cultura, língua e
pessoas (estilos de comunicação, interesses, prioridades e expectativas)
* 90% do projeto é comunicação
* Controller = responsável por controlar toda a parte financeira da empresa, ou
seja, análise e interpretação de informações contábeis
* Sponsor = indivíduo dentro da organização que apoia o projeto (pode ser
um diretor ou gerente que autoriza os pagamentos)
 Ciclo de Vida do projeto = fases de desenvolvimento para reconhecer e
avaliar a situação do projeto em determinado momento da vida do projeto
 Grupos de Processos =
1. Iniciação = definição e autorização do projeto, ou seja, delimitar e identificar
o escopo do projeto e transferir a proposta para o gestor
* Project Charter = Termo de Abertura do Projeto, ou seja, é o documento que
autoriza formalmente o projeto
2. Planejamento = definição e alinhamento dos objetivos do projeto e as ações
necessárias para atingi-los, ou seja, definir os processos de gerenciamento de
projetos e obter as aprovações
* Lista de Stakeholders = público estratégico, ou seja, pessoa ou grupo que fez
um investimento ou tem interesse na empresa

* Estrutura Analítica do Projeto – EAP = Organograma que apresenta uma

decomposição hierárquica (de cima para baixo) com os pacotes de trabalho a
serem executados (cada nível descendente representa uma definição cada vez mais
detalhada do trabalho do projeto), então, Projeto - Fase - Subfase – Pacote

* Dica = a duração do pacote de trabalho deve ser de 4 a 40 ou de 8 a 80, ou

seja, de 1 dia a 5 dias
* Cronograma Program Evaluation and Review Technique - PERT e Critical
Path Method - CPM = ferramentas para o planejamento das atividades do
projeto
* Milestone = marco que permite o teste da funcionalidade de um novo produto
ao longo do projeto (não possui duração)
* Budget = orçamento, delimitado no tempo, que indica o gasto máximo
permitido, incluindo todos os custos necessários (exige aprovação para alteração)
Margem do projeto (%) = (Receita – Custo)/ Receita
* Gestão de Riscos = situações eventuais, prováveis, previsíveis que podem
causar impactos no projeto, então, é preciso realizar a análise qualitativa e
quantitativa dos riscos e planejar as respostas

* É muito importante dividir esse custo no tempo

* O risco nem sempre é negativo, há a possibilidade de o risco ser positivo
* Gestão de Comunicação = comunicação interna e externa, ou seja, gerenciar
os stakeholders
* Baseline = modelo/ guia do que foi planejado os atributos estabelecidos e
aprovados, ou seja, serve como base de comparação entre o planejado e o
realizado
* Kickoff meeting = reunião formal para iniciar o projeto
3. Execução = integração dos recursos para cumprir o plano de gerenciamento
do projeto, ou seja, alocar as equipes e determinar o ritmo e as prioridades
* Dia D = ordens de batalha do exército dos Estados Unidos na Primeira
Guerra Mundial, em que seu planejamento levou em consideração data e hora
precisas para os combates, ou seja, a operação foi muito bem planejada
4. Monitoramento e Controle = verificação constante do progresso do projeto
(cronograma, escopo, qualidade, orçamento, compras, recebimentos, etc) para
identificar variações para que ações corretivas sejam tomadas quando necessárias
para atingir os objetivos do projeto
* Problemas = variações no projeto que não são previsíveis
Riscos = variações no projeto que são previsíveis (ou seja, há uma Gestão de
Riscos, anterior à execução do projeto para identificar possíveis riscos)
* Status report = relatório do status em relação ao andamento do projeto
* Meeting Minutes = ata das reuniões, com assunto, tópicos importantes,
responsáveis, datas limites, etc
* Earned Value Management - EVM = técnica que compara o que foi planejado
(a baseline de custos), com o que foi realmente gasto (os custos atuais do
projeto - actual cost) e com o progresso real do projeto (o que é efetivamente
produzido - earned value) para medir o progresso do projeto

5. Encerramento = formalização da aceitação do produto, ou seja, encerrar

fases e etapas e finalizar pagamentos e recebimentos
* Feedback = avaliação do projeto que foi realizado, então, muito importante para
coletar lições aprendidas
* Importância de celebrar e reconhecer o esforço, o comprometimento e a
dedicação da equipe
 Nível de interação entre processos no tempo = inicia-se em zero, cresce,
atinge um máximo, e sofre uma queda brusca até atingir o valor zero,
significando que o projeto chegou ao fim
 Custos e Partes interessadas no tempo = as influências das partes
interessadas diminuem ao longo do tempo do projeto e os custos das
mudanças e correções de erros aumentam ao longo do tempo do projeto