UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARAN SETOR DE TECNOLOGIA DEPARTAMENTO DE TRANSPORTES DISCIPLINA: TT-007 - ECONOMIA DE ENGENHARIA Prof.

. Jos Geraldo Maderna Leite RELAO DE PERGUNTAS E RESPOSTAS SOBRE LIVROS RECOMENDADOS PARA A LEITURA GESTO DE PROJETOS Mary Duffy Editora Campus Elsevier Rio de Janeiro 2006 1)Que habilidades deve ter o gerente de projetos? R. Habilidades pessoais, capacidade de comunicao e planejamento, viso e bom senso. 2)Apresente exemplos de projetos. R. Prestar apoio a um cliente, na preparao do upgrade de algum produto. -Reformar a cozinha de sua casa ou apartamento. -Supervisionar a mudana do sistema telefnico da empresa. -Implementar e comunicar mudana no plano de benefcios da empresa. -Levar o time do qual voc o treinador para jogar em outra cidade. -Preparar-se para uma entrevista na qual conseguir uma bolsa para pesquisa. -Procurar um novo automvel para substituir o seu. -Organizar uma festa de casamento. 3)O que um projeto? R. um problema programado para ser resolvido. Pode significar um plano, uma proposta ou um empreendimento. um trabalho a ser executado, com objetivo final bem definido. um conjunto de atividades relacionadas umas s outras, envolvendo habitualmente um grupo de pessoas que trabalham em conjunto em alguma coisa que ser realizada uma nica vez, durante um perodo que vai de um a 18 meses. 4)Quais so as Fases do ciclo de vida de um projeto? R. Planejamento, elaborao, implementao e desativao. 5)Quais so os Objetivos e Metas das fases? R. Planejamento: Identificar o verdadeiro problema, identifcar os stakeholders e definir os objetivos e metas do projeto. Elaborao: Reunir a equipe e Desenvolver um plano geral. Implementao: Monitorar e controlar o processo e relatar o andamento. Desativao: Conduzir o projeto ao encerramento e identificar as prximas etapas. 6)Quais so as Atividades de cada uma das fases do projeto? Planejamento: Determinar o mbito e as principais tarefas e atividades. Avaliar a magnitude e a durao. Avaliar as necessidades em matria de recursos e Preparar-se para os trade-offs. Elaborao: Desenvolver o programa do projeto. Traar o caminho crtico. Motivar a equipe. Designar pessoas e recursos para a execuo das tarefas. Elaborar o oramento.

Delegar tarefas conforme as necessidades. Implementao: Revisar e aprovar o trabalho em andamento. Cumprir os objetivos e prazos intermedirios. Gerenciar a evoluo do processo. Comunicar o progresso e os problemas aos stakeholders. Desativao: Avaliar o desempenho. Encerrar o projeto. Comentar com a equipe tudo o que se aprendeu. Criar um plano de acompanhamento. Analisar os resultados com os stakeholders. 7)Quais so as Qualificaes Funcionais de cada fase do projeto? Planejamento:Anlise das tarefas; Capacidade de planejamento e Anlise custobenefcio das opes. Elaborao: Anlise do processo; Montagem da equipe; Delegao; Negociao; Seleo e Contratao e Comunicao. Implementao: Superviso; Liderana e Motivao; Comunicao; Administrao de conflitos e Soluo de problemas. Desativao: Follow-up at o fim; Planejamento e Comunicao. 8)Quais so as Ferramentas de cada fase do projeto? Planejamento: Estrutura Analtica do Projeto (EAP) e Inventrio das qualificaes disponveis. Elaborao: Ferramentas de programao (CPM; PERT e GANTT) Implementao: Sistema de relatrios sobre o andamento. Desativao: Ferramentas de avaliao de projetos (TIR; VP; VAUE). 9)Quais so as 5 etapas da fase de planejamento? R. 1-Definir o verdadeiro problema. 2-Identificar os stakeholders. 3-Estabelecer os objetivos do projeto. 4-Preparar-se para os trade-offs. 5-Definir as atividades. 10)Que perguntas devem ser feitas para descobrir as verdadeiras necessidades de um projeto? R. 1)Qual a necessidade ou finalidade percebida daquilo que tentaremos fazer? 2)O que levou as pessoas a perceberem que esse problema tem de ser resolvido? 3)O que est em jogo, na soluo ou nos resultados? 4)Em que diferem os diversos objetivos dos stakeholders relativos ao projeto? 5)Que critrios as pessoas utilizaro para avaliar se o resultado final deste projeto um sucesso? 11)Que perguntas so feitas para identificar todos os Stakeholders? R.1)Quais so as funes ou as pessoas que podero ser afetadas pelas atividades ou pelos resultados do projeto? 2)Quem contribuir com recursos gente, espao, tempo, ferramentas e dinheiro para a execuo do projeto? 3)Quem utilizar e se beneficiar em ltima instncia com o produto do projeto? 12)Quer voc esteja gerenciando um projeto interno de uma empresa ou trabalhando como consultor, o que fundamental?

R.Conseguir o apoio das pessoas para quem voc est trabalhando. 13)Como devem ser os objetivos do projeto? R. Especficos, Mensurveis, Expresso por Aes, Realistas e Com prazo de execuo. 14)Quais so os componentes do projeto que devem se ter em mente ao estabelecer os objetivos? R. Qualidade: Identificar os padres relevantes e decidir como sero medidos e atendidos. Organizao:Identificar papis, atribuies e os relacionamentos internos e certificar-se de que escolheu as pessoas certas para o projeto. Comunicao: Determinar quais as informaes que cada stakeholder precisa e como elas sero transmitidas. Risco: Identifique os riscos 15)Qual a equao dos trade-offs? R. Qualidade = Tempo + Custo 16)Que uma Estrutura Analtica de um Projeto (EAP)? R. Ferramenta utilizada para previses, designao de pessoas, rastreamento do progresso e ilustrao do mbito do trabalho projetado. 17)Como se cria uma EAP? R. Pergunte: O que necessrio fazer para se conseguir tal coisa? Continue perguntando at que a resposta seja subdividida em componentes ou tarefas que no possam mais ser subdivididas. Calcule quanto tempo exigir a concluso de cada uma dessa tarefas e quanto elas custaro individualmente, em temos de dinheiro e horas de trabalho. (Ver exemplo na pgina 28). 18)Quais so as etapas crticas da fase de Elaborao do projeto? R. Montagem da equipe; Estabelecimento da programao e Desenvolvimento do oramento. 19)Apresente um Mtodo para se lidar com uma nova equipe de projeto. R.1-Relacione todas as pessoas que fazem parte da equipe. 2-Relacione todas as qualificaes exigidas pelo projeto. 3-Converse com cada membro da equipe, acerca de suas qualificaes. 4-Compare as pessoas com as qualificaes e as tarefas exigidas.] 5-Pea se for o caso que alguns membros adquiram treinamento na qualificao exigida. 20)Apresente dicas para montar um Cronograma de projeto? R. Saiba quais so os prazos imutveis e os que permitem certa flexibilidade. Nenhuma tarefa dever exigir mais de 4 a 6 semanas. As tarefas que exigirem prazos mais longos devero ser subdivididas em tarefas menores. No programe mais detalhes do que voc conseguir realmente supervisionar. Monte o cronograma de acordo com aquilo que logicamente possvel. A alocao dos recursos dever ser realizada mais tarde. Indique todos os prazos na mesma unidade de tempo como por exemplo: dias ou semanas. No monte um cronograma incluindo horas extras, isso no deixaria flexibilidade alguma

para lidar com os problemas que podem ocorrer. 21)Apresente etapas para a elaborao do cronograma. R. 1-Use a Estrutura Analtica do Projeto -EAP ou um esquema semelhante para elaborar a relao das atividades ou tarefas especficas. 2- Atribua um produto a cada atividade (rascunho, prottipo, verso). 3- Use esses produtos para elaborar o cronograma com objetivos e prazos intermedirios realistas. 4-Identifique os gargalos que podero afetar o cronograma de forma negativa. 5-Identifique alternativas para eliminar gargalos ou reserva tempo adicional para eles. 6-Implante o sistema de comunicao e controle que permita revisar ou atualizar o cronograma. 7-Mantenha todos os interessados (stakeholders) cientes da evoluo do projeto e de quaisquer alteraes no cronograma. 22)Como devem ser apresentadas as etapas do Caminho Crtico? R. 1-Relacione todas as atividades com uma descrio abreviada de cada uma. 2- Determine a durao prevista de cada atividade. 3- Relacione as atividades que devero estar concludas antes de se iniciarem as atividades subseqentes. 4-Desenhe o caminho crtico (ver pg. 46) 5- Programe o inicio de cda atividade o mais cedo possvel. 6-Programe o encerramento de cada atividade o quanto antes. 7-Identifique o caminho crtico. 8- Calcule a durao prevista de todo o projeto.. 23)Que fornecem os fluxogramas ou diagramas PERT (Performance Evaluation and Review Technique)? R. 1- Quando ser iniciada cada tarefa de cada fase do projeto. 2-Quanto tempo dever ser previsto para cada tarefa e quando a tarefa estar concluda. 3-Todas as tarefas em execuo em um dado momento. 4- Toda a interdependncia entre resultados, tarefas e eventos. 24)Que apresentam os grficos de Gantt? R. 1- O status do projeto. 2-A durao prevista do projeto. 3-A durao prevista das tarefas. 4-A seqncia das tarefas. 25)Apresente dicas para a seleo do software de gesto do projeto. R. Todo software de planejamento de projetos deve: 1-Encarregar-se da elaborao e alteraes dos grficos de Gantt e dos fluxogramas(PERT e Caminho Crtico). 2-Permitir observar as informaes na tela, antes de serem impressas. 3-Gerar programaes e oramentos. 4-Harmonizar o cronograma do projeto com o calendrio, prevendo os fins de semana e feriados. 5-Permitir a montagem de cenrios diferentes, planejando e atualizando em funo de contingncias. 6-Sinalizar a sobrecarga de trabalho de pessoas ou grupos. 26)O que realmente necessrio para executar um projeto?

R. Pessoal; deslocamento; treinamento; suprimentos(equipamentos);espao; pesquisa; despesas de capital e despesas indiretas. 27)Relacione alguns aspectos que podero ser esquecidos no planejamento de um projeto. R. Custo de treinamento da equipe; idem dos usurios que iro implementar seu projeto; custo permanente de manuteno de novos espaos; custos de seguros; custos de eventuais licensiamentos e custo de apoio externo prestado por advogados ou contadores. 28)Qual o lema de Norman R. Augustine (CEO da Lockheed Martin) relativo a projetos? R. Financie integralmente o projeto ou ento nem comece. GESTO DE PROJETOS MARY DUFFY EDITORA CAMPUS ELSEVIER, RIO DE JANEIRO 2006 (cont.) 29)Segundo Anne Briggs (Diretora de Produtos) do que precisa o Gerente de Projetos? R. Da motivao dos otimistas e da cautela dos pessimistas. 30)Que deve-se fazer para Administrar bem a Implementao de um Projeto? R. Manter-se no Caminho Crtico. - Delegar corretamente. Decida o que pode e o que no pode ser delegado. Delegue e confie nos integrantes de sua equipe. - Monitore o andamento do Projeto. Escolha o sistema de monitorao correto para voc e seu projeto. Concentre-se no que importante. Enfatize as informaes em tempo hbil e Possibilite as aes corretivas. - Monitore o oramento do projeto. - Garanta o controle de qualidade. - Informe o progresso aos stakeholders. Implante um bom sistema de comunicao com os stakeholders. Seja honesto. 31)D exemplos de contingncias (imprevistos) que podem estourar o oramento. R. Inflao inesperada (projetos de longo prazo). Inesperadas flutuaes nas taxas de cmbio. No exigir preos firmes de fornecedores e subempreiteiros. Despesas imprevistas com pessoal (horas-extras). Necessidades de espao inesperadas. Custos de treinamento inesperados. Honorrios de consultores, para problemas no previstos. Taxas de juros mais elevadas. Necessidade de maior nmero de pessoal. 32)Como delegar com eficincia? R. - Reconhea as qualificaes de sua equipe. - Confie na capacidade de sua equipe para dar conta do trabalho. -Concentre-se nos resultados e no como (maneira) as tarefas so executadas. - Considere a delegao como uma forma de desenvolver a capacidade de sua equipe. - Delegue sempre at o nvel mais baixo possvel para usar toda equipe. - Explique com clareza as incumbncias e fornea os recursos necessrios para a execuo bem sucedida.

- No aceite retorno das atividades delegadas. No tome decises que cabem aos membros da equipe. Concentre-se na gerao de alternativas em colaborao com os membros da equipe. 33)Qual o dogma (ditado, pensamento) mais importante para solucionar os problemas? R. Concentre-se no problema e no em descobrir o culpado. 34)Quais os principais problemas na gesto de projetos? R. 1)Problemas Estruturais da Equipe: Carncia/Inexistncia de determinadas qualificaes e Sada e um dos membros da equipe. 2)Problemas Interpessoais: Afabilidade demais entre os membros da equipe; Teimosia de alguns membros da equipe e Conflitos internos. 3)Problemas de Produtividade: Tempo perdido em tarefas erradas; M qualidade do trabalho e Exausto de membros da equipe. 35)Como controlar atrasos no Projeto? R. Renegocie aumento de oramento ou de tempo com stakeholders. Veja na programao onde seria possvel ganhar tempo. Reduza o mbito do projeto retire elementos no-essenciais. Use mais recursos mais pessoal, mais equipamentos. Faa substituies (substitua equipamentos mais baratos por outros mais caros que estejam imediatamente disponveis). Procure fornecedores alternativos. Aceite entregas parciais. Oferea incentivos bonificaes para entrega no prazo. Exija o cumprimento de prazos com o apoio da alta gerncia. 36)Que cita Mary Grace Duffy sobre o que mais importante na administrao de projetos? R. O gerente de projetos tem de administrar tanto tarefas quanto pessoas. Seu treinamento normalmente se refere s tarefas, mas, na realidade, o verdadeiro desafio reside no aspecto pessoal. 37)Quais so os ligeiros indcios que deve-se prestar ateno para evitar os problemas iminentes? R. Aumento da tenso e irritabilidade. Perda de entusiasmo pelo trabalho. Inquietao e vaivm desnecessrio. Incapacidade de decidir. Aborde, de forma breve, os problemas, assim que perceber os sinais. No deixe que pequenas irritaes se transformem em crises. 38)O que deve-se fazer aps a Concluso do Projeto? R. 1)Faa uma avaliao incentive a idia de aprender convoque facilitadores externos. 2)Elabore um relatrio final proveitoso. 39)Que deve incluir um tpico relatrio de avaliao de projeto? R. Status atual do projeto objetivos originais e obtidos. Status futuro o que acontecer com o projeto. Status das tarefas crticas permanentes situao atual de tarefas com elevados riscos tcnicos ou executadas por fornecedores ou subempreiteiros. Avaliao de riscos de perdas financeiras ou de fracasso do projeto.

40)Quais so as ferramentas de Gesto de Projetos apresentadas no final do livro? R. Quadro com Perguntas e Qualificaes exigidas para a definio do projeto. Quadro para apresentar a Estrutura Analtica do Projeto (EAP). Quadro para apresentar Relatrio do Progresso do Projeto. Quadro para a escolha do Software de Programao. Quadro para Anlise da Desmobilizao e das Lies Aprendidas. PERGUNTAS DO LIVRO 41)Voc foi encarregado de um projeto que parece incluir uma srie de expectativas explcitas e responsabilidades claramente definidas. O que voc deve fazer em 1. Lugar, antes mesmo de comear a planejar? R.Confirmar se o projeto ir resolver o problema especfico. (Mais importante que ver se tem financiamento aprovado). 42)Por que to importante reservar tempo no incio da fase de planejamento, identificando todos os stakeholders nas atividades e nos resultados de seu projeto? R. Para assegurar que os objetivos do projeto atendam s expectativas de todos quanto ao sucesso. 43)Durante todo o projeto, voc dever estar atento mission creep. Em que consiste a mission creep? R. Em ceder inadvertidamente presso para fazer mais do que aquilo que foi originalmente planejado. 44)Quais as 3 variveis que, na maioria dos casos, determinam o que possvel analisar na fase de definio dos objetivos do projeto? R.Tempo, custo e qualidade. 45)O que voc ir fazer quando examinar a Estrutura Analtica do Projeto (EAP)? R.Subdividir o projeto geral em tarefas menores e, em seguida, subdividir mais ainda essas tarefas, at chegar ao tamanho desejado para cada tarefa. 46)Ao montar a equipe que desenvolver seu projeto, voc dever certificar-se de contar com um grupo de pessoas que.... R. Sejam dedicadas ao sucesso do projeto (mais do que se dem bem entre elas ou que tenham as qualificaes exigidas pelo projeto). 47)Para rastrear o que deve ser feito, o tempo exigido de cada atividade, ordem de realizao e responsveis pelas atividades, que instrumentos de gesto de projetos podem ser utilizados? R. Exame da EAP, grficos de Gannt e fluxogramas (CPM e PERT). 48)O Oramento alm de conter todos os custos envolvidos deve tambm permitir que atividade? R. Controlar a implementao. 49)Qual das seguintes variveis no constitui uma das categorias e na verdade no pode ser negligenciada quando se desenvolve o orametno de um projeto: pessoal, viagens, suprimentos, manuteno, pesquisa e treinamento. R. Todas devem ser consideradas. (Em geral a manuteno niglignciada). 50)Quem deve realizar a avaliao de um projeto concludo?

R. Uma pessoa independente, capaz de ser objetiva. (Nem o gerente nem os stakeholders).