Módulo 513

Estruturação de Equipas e Comités para a Elaboração

de Projetos de Eventos
Parte 1

ELABORADO POR:
ANDRÉA ALMEIDA VALENTE
1. Planeamento Organizacional

 Os eventos, pela sua própria característica, são organizados de

maneiras diferentes, mas todos passam pelas mesmas fases
básicas de organização.

 A organização é a parte mais complexa do processo, exigindo

condições de comando do profissional responsável pelo
projeto para coordenar e controlar todas as etapas.

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 Os princípios a seguir são comuns :
 Definir as supervisões, por área de atuação;

 Definir, dentro destas, suas responsabilidades;

 Definir, dentro das responsabilidades, aquelas relativas aos

recursos necessários;

 Definir instrumentos de supervisão

 Proceder à gestão e controle de todo o processo

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 A estrutura organizacional adequada de uma instituição , que tem
por objetivo a organização de eventos, é uma organização de
projetos.

 As características típicas de uma organização de projetos no sector

de eventos são as seguintes:

 Um reduzido número de níveis hierárquicos ;

 Diversos projetos em simultâneo ;

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 Um elevado grau de autonomia dentro dos projetos em
relação ao seu conteúdo e gestão financeira;

 Flexibilidade na composição das equipas de projeto e na

liderança das equipas; grupos de trabalho transversais no
funcionamento dos serviços (recursos humanos, gestão
financeira, equipamento técnico, etc.);

 Liderança orientada para as equipas

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2. Estrutura Organizacional
Durante a fase do planeamento, a estrutura organizacional do
corpo responsável pelo evento deve ser também definida.

Estrutura simples
 A tomada de decisões é centralizada no gestor do evento;
 O gestor do evento possui controle total sobre todas as
atividades da equipa;
 É mais utilizada em eventos pequenos, fácil de entender e
com clara noção de responsabilidade.

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 A equipa deve demonstrar habilidades múltiplas e realizar

várias funções;

 Equipa pequena > multifacetada/multitarefas

 A tomada de decisões pode ser lenta;

 Liderança autocrática;

 Problema de substituição quando todas as decisões estão

afetas a uma só pessoa.

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 Gestor do evento

João Manuel Rita Sandra

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Estruturas Funcionais
 Compostas por departamentos

 Trabalhadores especializados

 Áreas de tarefas específicas (comité)

 Áreas adaptáveis : podem ser retificadas

 Problemas de coordenação : pode ocorrer falta de

entendimento entre diferentes áreas

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Estruturas Multiorganizacionais ou em rede
 Utilizado em empresas de organização de evento de

pequena dimensão que não têm capacidade de manter

uma estrutura organizacional complexa;

 Trabalho é baseado na contratação de fornecedores e

freelancers, criando uma “organização virtual” que

desaparece após o evento;

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 Tem a vantagem de poder utilizar empresas especializadas,

com mão de obra específica, poupando tempo e custos;

 Tomada de decisão é mais fácil e rápida

 Problemas no relacionamento de funcionários e aceitação de

diretivas(reconhecimento de chefias)

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 Segurança

Venda de
bilhetes Gestor Catering
do
evento

Agência de Promoção/
espetáculos Publicidade

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 Não existe um estilo de gestão ideal para a organização de
equipas. A escolha de um estilo de liderança e trabalho de
equipa é complexo.

 A Gestão/Liderança de uma equipa em projetos de

organização de eventos envolve , por isso, atribuir funções de
forma a tirar o maior partido das capacidades e competências
individuais de cada membro da equipa

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Cada evento é único

 Decorre num determinado período de tempo

 Existe uma definição clara de funções e responsabilidades em
relação ao resultado final
 A organização depende de um plano

A estrutura organizacional adequada de uma instituição que

tem por objetivo a organização de eventos é, por isso, uma
organização de projetos

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3. Elaborar um plano de estruturas
Áreas de projeto
É o conjunto de atividades de Planeamento, Coordenação da
execução e controlo que visa garantir o bom desenvolvimento do
projeto e o complemento dos objetivos do projeto (“qualidade”,
“prazos”, “custos”)

Exemplos :
 Financeira
 Técnica
 Artística
 Comunicação
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Recursos Humanos

 Promotor
É a pessoa ou entidade que promove o evento. Pode-se
dizer que é o “dono” do evento. É a pessoa ou a entidade
que toma as decisões fundamentais. É a pessoa ou entidade
que responde, financeira e juridicamente pelos resultados
ou consequências do evento

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 Gestor de Projeto/Evento
O gestor de projetos é responsável por definir papéis,
delegar tarefas, documentar e acompanhar a execução
do projeto bem como estar pronto para eventuais
mudanças. Em síntese, podemos dizer que o gestor de
projetos é responsável por garantir que ao fim o projeto
irá atingir objetivos e entregar os melhores
resultados.

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 Produtor
A produção do evento é responsável pela execução
daquilo que ficou definido pelo Promotor e pelo Gestor
de Projeto. É o produtor que toma as providências, faz
compras, contrata serviços, materializa o evento, naquilo
que diz respeito à estrutura física. Em última análise, o
responsável pela materialização do evento.

 Técnicos
Funcionários (da empresa ou sub-contratados) que
desempenham funções que necessitem de conhecimentos
operacionais específicos : operador de som, montagem de
estruturas, carpinteiros, etc…

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 Pessoal Back office
São as pessoas que normalmente não “aparecem” no
evento, mas que são de extrema importância para a
realização do mesmo. Exemplo : técnicos de palco, equipa
de limpeza, seguranças, etc. …

 Pessoal Frente de casa

Tal como o nome indica, são as pessoas que trabalham
diretamente com o público, são o “rosto” do evento.
Exemplo : bilheteira, porteiro, assistentes de sala, etc. ..

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 2

“ Great things in business are

never done by one person.
They’re done by a team of

”
people.

Steve Jobs