UFCD: Circuito documental na

organização
Código: 0661
25 horas
 Objetivos:

üIdentificar os tipos de documentos existentes na organização, quer

internos, quer externos.
üAplicar as normas internas do tratamento do correio recebido e do
expedido.
üUtilizar adequadamente os equipamentos associados ao circuito
documental.
Conteúdos programáticos:
Tipologia da documentação interna e externa Tratamento do correio expedido
• Correspondência recebida • Verificação
• Correspondência expedida • Registo
• Circuito da documentação interna • Seleção
Utilização de equipamento • Dobrar
• Fotocopiadora • Pesagem/Expedição
• Máquina de encadernar Correio Eletrónico
• Scanner • Tratamento (recebido/expedido/arquivo)
• Fax Procedimentos de qualidade
• Máquina de destruir papel • Normas internas do circuito de documentação
Tratamento do correio recebido • Níveis de acessibilidade à correspondência recebida
• Separação • Fichas de controlo dos procedimentos
• Abertura
• Registo
• Distribuição
• Despacho
O que é um documento: é qualquer registo de informações, independentemente do formato ou
suporte.

Diferentes tipos de Documentos

ü Documentos contabilísticos relacionados com compras e vendas
ü Guias de Remessa
ü Faturas
ü Notas de Crédito
ü Notas de Débito
ü Recibo Documentos comerciais
Catálogos
Orçamentos
Pedidos de orçamento.
Nas empresas destacamos os documentos
enviados: Documentos bancários
ü Clientes Extratos de Conta
ü Fornecedores Notas de despesas
ü Bancos Notas de transferência
ü Entidades Oficias Documentos de entidades oficias
ü Autoridade Tributária Notificações
ü Segurança Social Ofícios
ü Outros
 O que é o Circuito Documental?

É o percurso efetuado pelos documentos até chegarem ao destino

final.

Existem 3 tipos de
correspondência:
Quais os tipo de
• Recebida;
correspondência
• Expedida;
existentes? • Interna.
 TIPOS DE CORRESPONDÊNCIA EXISTENTES:

Ø Correspondência recebida – é verificada e separada em correspondência necessária, não

necessária ou dirigida à empresa. Depois é registada num livro próprio e enviada para a
secção correspondente ou eliminada (exemplo: carta de apresentação, etc.).
Ø

Ø Correspondência expedida – é a correspondência que sai da organização para o exterior,

primeiro passa pelo departamento logístico, é registada em livro próprio, selecionada e
depois expedida (ex: orçamento).
Ø
Ø Correspondência interna – é a correspondência que circula no
interior da empresa, devendo ser efetuado um registo de
saída com todos os pormenores (ex: memorandos,
comunicados, ordens de serviços, etc.). Esta correspondência
deve ser colocada num local acessível, para que todos
tomem conhecimento da informação divulgada.
Ø
 Equipamentos de apoio
Scanner

Fotocopiadora

Maquina para destruir papel

Maquina de encadernar
 No que consiste o processo de verificação da correspondência?
1º Confirma-se se a
correspondência é realmente
toda destinada à empresa;
2º procede-se à separação da
mesma;
A correspondência não
necessária não tem interesse
para a empresa, mas mesmo
A correspondência divide-se em
assim é filtrada, se for para o
três grupos:
Arquivo onde é guardada por um
1)a que é dirigida a uma pessoa
curto período de tempo. Pode
em particular;
ainda ser destruída de imediato
2)a confidencial; caso não apresente o mínimo
3)a que é dirigida à empresa em interesse para a atividade da
geral. empresa.
 Ao entrar na
empresa, a
correspondência
deve ser ordenada
e datada, desta
Ordenador e forma é mais fácil
Carimbo Datador Carimbo Resultante
Datador controlar e localizar
documentos. Os
datadores e
ordenadores
facilitam este
processo.

No que consiste a correspondência
expedida?
É o registo feito num livro próprio toda a
correspondência que sai da organização
para o exterior. O registo deve conter
informações relativas ao destinatário, tais
como: referência e tipo de documento
expedido, data da expedição, nome e
morada do destinatário e assunto resumido.
 É um documento empresarial,
que faz o resumo dos serviços
Orçamento
e bens que se pretende
fornecer a outra empresa.
 Correio Eletrónico:

VANTAGENS: é barato, rápido, ecológico e pode ser

enviado para vários destinatários, numa só vez.

DESVANTAGENS: falta de privacidade, possíveis casos de

fraude, pode contagiar o computador com vírus, existe
também a necessidade de imprimir os documentos
enviados, para comprovação do seu envio.
Bibliografia:
John A. Carey, 2008, Correspondência Comercial Eficaz, Atual Editora
Campos, Paula Campos, 2000, Guia de Correspondência Comercial, Plátano-Edições Técnicas

Sites consultados:
https://pt.scribd.com/doc/207513440/Manual-0661
https://prezi.com/nhfapq7i-a4a/circuito-da-correspondencia/
https://prezi.com/t5nzpyiot_jn/circuito-documental/
FIM