Manual

0661 - Circuito documental na

organização

Técnico/a Administrativo/a
Índice
Noção de Circuito Documental ..................................................................................................... 3
Tratamento da correspondência................................................................................................... 4
Correspondência Recebida ....................................................................................................... 4
Registo da Correspondência Recebida ...................................................................................... 5
Circuito da Correspondência Recebida ..................................................................................... 5
Correspondência Expedida........................................................................................................ 5
Registo da Correspondência Expedida ...................................................................................... 5
Circuito da Correspondência Expedida ..................................................................................... 6
Norma Portuguesa 7 ................................................................................................................. 6
Correspondência Interna .............................................................................................................. 6
Correio Eletrónico ......................................................................................................................... 6
Vantagens do Correio Eletrónico .............................................................................................. 7
Desvantagens do Correio Eletrónico ......................................................................................... 7

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Noção de Circuito Documental

É o que resulta do processo da comunicação tanto oral como escrita tanto entre empresas,
como a nível interno.

Deveremos distinguir as diversas origens e destinos dos documentos, tendo em conta as

diferentes relações mantidas pela empresa.

Destacamos os seguintes:

 Clientes
 Fornecedores
 Bancos
 Entidades Oficias
o Autoridade Tributária
o Segurança Social
o Outros

Diferentes tipos de Documentos

 Documentos contabilísticos relacionados com compras e vendas

o Guias de Remessa
o Faturas
o Notas de Crédito
o Notas de Débito
o Recibos

(Aplica-se a documentos recebidos e emitidos)

 Documentos comerciais
o Catálogos
o Orçamentos
o Pedidos de orçamento.

(Aplica-se a documentos recebidos e emitidos)

 Documentos bancários
o Extratos de Conta
o Notas de despesas
o Notas de transferência
 Documentos de entidades oficias
o Notificações
o Ofícios

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Tratamento da correspondência

Correspondência Recebida

É toda a correspondência que dá entrada na empresa e que depois de devidamente analisada

e registada é entregue ao departamento a que se destina.

Verificação

Certifica que a correspondência é realmente destinada à empresa, neste mesmo passo é feita
a separação desta subdividindo em informação necessária da não necessária.

Necessária

A correspondência deste grupo pode dividir-se em três grupos: Dirigida a alguém (em
particular), Confidencial e dirigida à Empresa.

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A informação dirigida para alguém em particular deve ser entregue ao destinatário referido no
envelope. A Confidencial só deve ser aberta por que tem autorização.

A correspondência dirigida à Empresa relata a atividade desta e deve ser sempre efetuado
um registo.

Registo da Correspondência Recebida

Consiste no registo de toda a correspondência que entra na empresa, em livro próprio ou

equivalente, coloca-se o número de entrada e data (geralmente através de um carimbo) no
próprio documento e identifica-se no respetivo registo o remetente e assunto resumido, bem
como a secção para onde será enviado.

Circuito da Correspondência Recebida

 Abertura da correspondência
 Registo da entrada da correspondência:
o Número da entrada
o Data
o Remente
o Secção onde será enviada
o Assunto resumido
 Distribuição interna da correspondência pelas secções
 Arquivo da correspondência recebida depois do assunto tratado

Correspondência Expedida

É toda a correspondência que dá saída da empresa e que deverá ser previamente verificada e
assinada e depois de registada é expedida.

Registo da Correspondência Expedida

Deverá ser registada em livro próprio toda a correspondência que sai da organização para o
exterior. O registo deve conter informações relativas ao destinatário:

 Referência
 Tipo de documento expedido
 Data da expedição
 Nome e morada do destinatário

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  Assunto resumido.

Circuito da Correspondência Expedida

 Elaboração da correspondência
 Assinatura
 Registo da saída

Norma Portuguesa 7

Correspondência Interna

É toda correspondência que circula no interior da empresa, através de memorandos,

comunicados, ordem de serviços, entre outros.

Correio Eletrónico

É um sistema rápido e eficaz que através de aplicações virtuais (programas), permitem o envio
de informação em formato digital.

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Vantagens do Correio Eletrónico

 É Barato;
 Rápido, mensagens enviadas em segundos;
 Ecológico, é facultativa a impressão do documento recebido;
 Múltiplos destinatários simultaneamente

Desvantagens do Correio Eletrónico

 Falta de Privacidade;
 Possíveis casos de fraude;
 Necessidade de imprimir os documentos enviados para comprovar o seu envio;
 Riscos de segurança informática.