Atendimento

Telefónico
UFCD 6559

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 Comunicar na Saúde

Saúde Comunicação

Profissionais Clientes/
de Saúde Utentes
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 Comunicar na Saúde
Em geral, os profissionais de saúde encorajam pouco as perguntas, as
preocupações e conhecer as expectativas dos utentes.

Falta Escuta Activa.

Demonstra falta de interesse .

Cria dificil empatia entre ambos.

Solução poderia ser facilmente encontrada havendo empatia.

Medir consequências de palavras ou gestos.

Lida-se com pessoas geralmente mais debilitadas e fragilizadas.

Importante escutar – demonstra sensibilidade para cuidar e ouvir

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“até o que o doente não diz”.
 Informação e Saúde
Transmitem com maior
facilidade

Profissionais de Guardam detalhes técnicos para

Saúde a equipa

Informam de tudo

Informação

Percebem facilmente

Clientes/
Querem saber tudo
Utentes

Preferem continuar na
“ignorância”
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 Atendimento Telefónico
Muitas vezes é o primeiro ponto de contacto entre o profissional de saúde e o
utente  Importante correta utilização.
Atendimento:
• Rápido •Boa satisfação do utente.
• Eficaz •Boa imagem do profissional/ organização.
• Profissional

Competência Profissional
Atitude (deve ser adequada às circunstâncias do contexto)

Empatia (saber escutar, entender, adaptar-se, e avaliar atitudes)

Competência relacional (interagir em diferentes áreas)

Capacidade de Percepção da Perspectiva Contrária (ver os vários pontos de vista)

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 Regras Bom Atendimento Telefónico
1. Conhecer bem o equipamento com que se trabalha.
2. Não demorar a atender o telefone (no máximo atender ao terceiro ou quarto toque).
3. Ter em conta o modo de atendimento, usando sempre o nome e apelido, nome da
organização e se for o caso, o departamento que recebe a chamada, e o cumprimento.
4. Caso o cliente não se tenha identificado, solicitar logo que possível. Assim que tiver uma
identificação, anotar para não esquecer. Ex: “Por favor, com quem estou a falar?”
5. Se o cliente se identificar com algum titulo académico (ex: doutor, engenheiro, professor,
arquiteto), manter sempre esse tratamento.
6. Falar no presente e utilizar vocabulário simples e objectivo.
7. Ouvir atentamente o utente.
8. Ter sempre papel e caneta para anotar o que for necessário.
9. No caso de chamadas para terceiros anotar as principais informações sobre o cliente:
•nome de quem ligou;
•nome da organização e sector;
•número de contacto e melhor hora para responder a esse telefonema;
•razão/ motivo do telefonema;
•hora e dia do telefonema.
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 Regras Bom Atendimento Telefónico
10. Se por qualquer motivo o cliente tiver que esperar, informar que o irá colocar em espera. Se
a espera for mais prolongada que o esperado, voltar com frequência à linha. Quando
necessário informar “vou ter necessidade de sair da linha a fim de obter a informação/
verificar o assunto. Um momento por favor. Com licença”. Depois é que se sai e ao voltar
dizer “Obrigado por ter aguardado”.
11. No caso de transferência de chamada para outro sector informar o cliente para quem está a
passar a ligação e informar internamente o assunto para que o cliente não tenha que repetir a
informação. Até o destinatário final a responsabilidade do atendimento é de quem atende.
12. Na impossibilidade de o cliente ser atendido de imediato, verificar se este quer aguardar ou
ser contactado mais tarde.
13. Caso não encontre a pessoa para resolver o assunto, explicar a situação diplomaticamente e
oferecer opções.
14. Não efectuar outras tarefas enquanto se atande o telefone (comer, falar ao telemóvel,
conversas laterais, mascar pastilhas, mexer em pastas)...
15. Respeitar o sigilo das comunicações.
16. Os nomes e palavras dificeis devem ser ditas letra a letra, usando palavras padrão para
soletrar.
17. Ao terminar uma ligação telefónica, o atendedor deve colocar-se à disposição usando
expressões do tipo “posso ajudá-lo em mais algum assunto?”, nunca esquecendo a saudação
final “resto de bom dia/ boa tarde”. 7
 O que não fazer
•No caso de necessidade de tossir, espirrar ou assoar-se, pedir desculpa e afastar-se do
telefone por instantes.
•Mascar pastilhas ou comer.
•Não saber passar a chamada.
•Fazer comentários do tipo “Olha, é para ti, vem atender”, ou “atende lá este”.
•Não utilizar diminutivos tais como “um minutinho”, “um momentinho”, “obrigadinho(a)”.
Não Dizer Dizer

Alô. Nome + Organização/ Sector + Cumprimento

Está lá; está; Estou; Tou. Quem devo anunciar, por favor?

Não ouço nada, o que é que A ligação parece não estar boa e não captei o que me acabou
disse? de dizer. Pode repetir, se não se importa, por favor?

Espere, aguarde, não desligue. Um momento, por favor!

Só posso dar essa informação A informação que o senhor pretende é de caracter

presencialmente. confidencial, pelo que só a podemos disponibilizar
presencialmente perante identificação do próprio. 8
 Preparar uma chamada telefónica
1. Recolher a informação necessária – tê-la à mão e organizada.
2. Estruturar assuntos de forma sequencial.
3. Caso a pessoa não esteja/ não atenda – preparar uma mensagem para deixar.

Comunicar bem ao telefone

•Utilizar bom volume e ter atenção à entoação (para não transmitir ideias erradas –
antipatia, pressa em despachar o assunto).
•Usar com frequência o nome do cliente.
•Dispor de informação diversa sobre esclarecimentos que possam vir a ser necessários
para a conversa, bem como argumentos.
•Ser amistoso e prestativo (“em que posso ser útil?”).
•Praticar Escuta Activa, procurando sentir o que a outra pessoa sente; primeiro ouvir e
depois falar. E não cortar a palavra da outra pessoa.
•Estimular o diálogo fazendo perguntas abertas (incentiva a opinião própria).

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Em suma:
“Não faças a outro o que não queres que te façam.”
(Confúcio)

Isto é, quem quer ser bem atendido, tem que saber fazer um bom
atendimento.

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