Ficheiros de Contactos - Organização e

Manutenção
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Objetivos

 Identificar, executar e gerir ficheiros.

Conteúdos

 Conceito e tipos
 Funções
 Operações com ficheiros
 Recolha e registo de dados
o Clientes
o Fornecedores
o Visitantes
o Confidenciais
o Pessoal
 Conceito e tipos
O sistema de gestão de ficheiros é a forma de organização de dados em algum meio de
armazenamento de dados em massa, feito em
discos ou nuvens. Controlando assim como os
dados são armazenados e recuperados,
possibilitando ao sistema operacional decodificar
os dados armazenados e lê-los ou gravá-los.

Sem um sistema de arquivos, as informações

colocadas num meio de armazenamento, seriam
um grande corpo de dados, sem nenhuma maneira
de dizer onde uma parte da informação termina e a
próxima começa. Ao separar os dados em pedaços
e dar um nome a cada peça, a informação é
facilmente isolada e identificada. Os sistemas de
informação baseados em papel são nomeados, de
"arquivo". De forma digital também, sendo então
um arquivo digital.

A estrutura e as regras lógicas usadas para gerir os grupos de informações são chamados de
"sistema de arquivos".

Existem muitos tipos de sistemas de arquivos. Cada um tem estrutura e lógica diferentes,
propriedades de velocidade, flexibilidade, segurança, tamanho e muito mais. Alguns sistemas
de arquivos foram projetados para serem usados em aplicativos específicos.

Os sistemas de arquivos podem ser usados em vários tipos de dispositivos de armazenamento.

O dispositivo de armazenamento mais comum em uso hoje em dia é a unidade de disco rígido e
as “clouds”. A grande maioria dos outros dispositivos estão ultrapassados a nível tecnológico.

Alguns sistemas de arquivos são usados em dispositivos locais de armazenamento de dados,

outros fornecem acesso a arquivos por meio de um protocolo de rede. Alguns sistemas de
arquivos são "virtuais", o que significa que os "arquivos" fornecidos (chamados de arquivos
virtuais) são acedidos mediante solicitação ou são apenas um mapeamento em um sistema de
arquivos diferente usado como armazenamento de backup.

O sistema de arquivos gere o acesso ao conteúdo dos arquivos e aos meta dados sobre esses
arquivos. É responsável por organizar o espaço de armazenamento. A confiabilidade, eficiência
e ajuste em relação ao meio físico de armazenamento são importantes considerações.
 Funções
A gestão eficaz e eficiente da informação passa pela organização adequada do sistema, onde a
tecnologia tem vindo a desempenhar um papel cada vez mais relevante.

Associado ao arquivo encontra-se o circuito de entrada e saída de documentos. Em princípio, os

documentos sob a responsabilidade do arquivo constituem processos, não devendo por essa
razão ser consultados separadamente.

Quem utiliza o arquivo é responsável pelos processos/documentos que solicita, e deve ter um
sistema de controlo e responsabilidade pelas informações. Se os entregar a qualquer outra
pessoa sem dar o devido conhecimento continuará a ser responsável.

A documentação saída deverá ficar na posse do utilizador o tempo estritamente necessário para
o tratamento do assunto em causa, devendo ser estabelecido um tempo máximo para
devolução (variável de cada organização).

É também necessário estabelecer um sistema rápido e de fácil visualização, que permita detetar
os processos/documentos/informação em falta, e que nem todas as pessoas tenham acesso
editável à informação. Criando assim vários níveis de acesso.

A eficácia do arquivo é medida basicamente:

 Pela rapidez e segurança com que os processos chegam às mãos dos requisitantes;
 Pela frequência de utilização.