[Exercício 1]

0653 – ARQUIVO - ORGANIZAÇÃO E MANUTENÇÃO

NOME
FORMADOR MARIA JOÃO TOMÉ

1 – Visualize o texto, formalize a sua opinião para debater em aula.

Origem do Arquivo

Etimologicamente, o vocábulo “arquivo” provém do grego “archeion” que seria composto de dois elementos:
ARKHAIOS, antigo e EPO, dispor, ter cuidado, e deu origem em latim “archivum”.
Arquivo, significaria, portanto, a arrumação de coisas antigas.

Os arquivos, como instituição, tiveram a sua origem na antiga civilização grega.

Nos séculos IV e V e a.C. Os atenienses guardavam no Metroon, templo da mãe dos deuses, os tratados, leis, minutas
da assembleia popular e outros documentos oficias.

Entre os documentos encontrava-se o discurso que Sócrates escrevera em sua defesa pessoal, peças de ésquilo,
sófocles e eurípedes, etc. Esses documentos foram conservados através dos tempos de tal forma que ainda hoje se
encontram preservados, já não em arquivos, mas em instituições específicas (museus).

Em Portugal os arquivos não foram designados sempre da mesma forma:

• Monarquia: carteiras ou cartórios - locais onde se guardavam as cartas, títulos, escritas, bulas pontifícias e
outros documentos de vital importância para o reino, posteriormente denominados pelo nome de Tombos.

346035 Técnicos Administrativos

O Arquivo Real Português, fundado por D. Fernando I, ficou conhecido por Torre do Tombo por ter sido instalado numa
torre nas muralhas do forte onde vivia o referido monarca.

O documento na empresa

O documento é um registo que reproduz ou representa, uma coisa ou uma pessoa, podendo servir de meio de prova ou
de confirmação de um acontecimento, situação ou ocorrência.

A empresa apresenta através de documentos os factos relativos à sua actividade.

Os documentos constituem a memória da empresa.

Habitualmente o documento é escrito, este pode também ter outro suporte material além Do papel, registo em DVD,
CD, pendrive, microfilme, etc.
 [Exercício 1]

Arquivo conceitos fundamentais

As empresas lidam, diariamente, com uma grande quantidade de documentos que chegam e partem da empresa. Por
imposições legais, muita desta documentação deve ser arquivada
É, igualmente, fundamental que a empresa possua uma gestão racional e eficaz desta informação, no sentido de evitar:
Perda de tempo na pesquisa da informação

Que informação útil não caia no esquecimento ou que nunca seja utilizada Extravios de documentação
A desorganização dos serviços, o que vai influenciar o funcionamento de toda a empresa e, consequentemente a
produtividade

O que é o arquivo?
Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos por um
organismo público ou privado em função da sua actividade e conservado para efeitos administrativos.
Um local destinado á conservação e guarda de documentos devidamente classificados e ordenados
OU AINDA
Uma unidade de serviço administrativo especializado cuja missão consiste em receber, classificar, guardar e emprestar
documentos. Neste sentido o arquivo funciona como a memória organizada da instituição que serve
Sabemos também que a informação, antes de ser arquivada, sofre um tratamento – classificação e ordenação
Assim sendo, por arquivo entende-se:

“O local onde é, guardada toda a informação de interesse, depois de ter sido devidamente tratada, ou seja, classificada
e ordenada”