[Exercício 12]

0661 – CIRCUITO DOCUMENTAL NA ORGANIZAÇÃO

NOME
FORMADOR

1 – Lei o artigo e relacione com o tema.

Ah, os papéis. Organizados. Jogados em cima da mesa. Guardados em gavetas.

Espalhados pela sala. Toda empresa quando começa tem um monte de papéis para
organizar. Documentos, planejamento, registros, contas, impostos, folhas de
pagamento.

Se você deixar, e se você perder o controle, eles tomarão conta de você e do seu
negócio. Imagine só, se já é difícil dar conta dos papéis enquanto abre a sua
empresa, quando ela está em plena escalada o volume só tende a aumentar.

E é agora que contamos para você que toda empresa precisa lidar com uma gestão
de documentos para organizar o seu negócio. O mundo passa constantemente por
uma transformação digital e – AINDA BEM – a forma de realizar a gestão de
documentos está cada vez mais moderna.

Todo mundo já viveu a mesma experiência: horas e horas procurando um

documento que era super importante para, no fim das contas, perceber todo o
tempo que perdeu com essa busca. Esse tipo de problema é super comum em um
ambiente de trabalho para qualquer empresa. Porém, a gestão de documentos é
uma das melhores formas de evitá-lo.

Diversas ferramentas tecnológicas surgiram no mercado para ajudar você nessa

missão e, dessa forma, em um cenário marcado pelo gigante aumento dos fluxos
de dados gerados – e que precisam ser armazenados – toda empresa precisa ser
capaz de tornar as suas técnicas de gestão de documentos mais precisas.
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A gestão de documentos é essencial para garantir que todas as informações
necessárias para o seu negócio sejam rapidamente acessadas. É também com ela
que você será capaz de criar processos para controlar toda a documentação da sua
empresa corretamente.

Esse gerenciamento é um processo importante na sua companhia porque através

dele estão atreladas outras atividades. Pense nisso: para confirmar dados perante
órgãos governamentais, tomar decisões importantes tendo como base documentos
e relatórios, fazer planejamentos orçamentários, tudo isso depende de registros e
comprovantes.

Ser eficiente com a gestão dos arquivos da sua empresa impacta diretamente na
gestão do seu negócio, até mesmo contribuindo para diminuir a burocracia em
processos.

Está em dúvidas sobre como colocar em prática a gestão de documentos? Não sabe
se vai usar ou não alguma ferramenta para ajudar nesse processo? Ou então se
isso vai ser um diferencial no seu negócio?

Então senta e presta atenção que agora vamos falar tudinho que você precisa
saber sobre a gestão de documentos. Aqui nesse artigo abordaremos questões de
grande importância para todas as organizações – e que nem sempre são tratados
com a devida importância.

O que é a gestão de documentos?

Gestão de documentos é um conjunto de tarefas e procedimentos orientados para

obter maior eficácia, organização e agilidade na utilização da informação, sejam
estas físicas ou digitais. Nas empresas esse processo consiste no gerenciamento
dos arquivos oficiais.

É através dessa gestão que se criam processos para garantir o armazenamento

correto de toda e qualquer informação de uma empresa. Gerir documentos é muito
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mais do que arquivar papéis em gavetas, ou na nuvem, é necessário criar padrões
e ajustar regras para realizá-los.

Para isso é necessário controlar a sua demanda de acordo com o valor de cada
documento. Por exemplo, os arquivos que você acessa com certa frequência
precisam ser facilmente arquivados para serem localizados rapidamente. Enquanto
isso, aqueles documentos que você não usa tanto devem ser postos em outro
lugar.

Entre os documentos que precisam ser arquivados e gerenciados de maneira

correta estão:

Notas fiscais, recibos e comprovantes de operações financeiras;

Relatórios contábeis e gerenciais, como Balanço Patrimonial e Demonstrativos de

Resultados do Exercício.

Contas de internet, água, luz, telefone;

Orçamentos e previsões orçamentárias;

Guias de recolhimento de tributos;

Manuais de procedimento da empresa;

Documentos trabalhistas de funcionários.

Além desses documentos físicos, existem muitos documentos virtuais que um

empresário precisa guardar, como conteúdos de divulgação, comunicação e
marketing, emails de clientes, funcionários, fornecedores, backups de
atendimentos e processos que acontecem dentro e fora da empresa.
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Pense no desafio que é lidar com esse volume crescente de informações. Para
transpô-lo, é muito importante conhecer sistemas eficientes de gestão de
documentos e ferramentas técnicas que ofereçam métodos de organização para
papéis e arquivos digitais.

Por que incluir a gestão de documentos na minha empresa?

A gestão de documentos empregada na empresa facilita o dia a dia do profissional,

isso porque ela visa organizar desde a entrada da documentação, via protocolos de
recebimento a organização em pastas por cliente e assunto, até a retirada destes
documentos. É desta forma que os colaboradores terão a informação organizada e
rápida para uma tomada de decisão.

Veja bem, ter acesso fácil a todas as informações da sua empresa é um dos seus
bens mais preciosos. É assim que o seu negócio vai crescer e que você estará
adequado conforme as leis.

Com a gestão de documentos você pode:

Fazer o controle e melhorar a produtividade de seus funcionários, visto que há mais

agilidade no desenvolvimento de atividades diárias;

Otimizar o espaço que atualmente armazena seus documentos;

Melhorar a gestão financeira do seu negócio reduzindo custos;

Ter maior controle, rastreabilidade e tornar os seus documentos mais confidenciais;

Identificar com mais precisão e descartar documentos obsoletos;

Tomar decisões mais rápido e com mais embasamento.