ARQUIVO COMO SISTEMA DE

INFORMAÇÃO

UFCD 0653 – ARQUIVO –

ORGANIZAÇÃO E
MANUTENÇÃO
Definições
Antonia Heredia Herrera, entende o arquivo como
“(...) um ou mais conjuntos de documentos, seja qual
for sua data, sua forma e suporte material,
acumulados em um processo natural por uma pessoa
ou instituição pública ou privada no transcurso de sua
gestão, conservados, respeitando aquela ordem, para
servir como testemunho e informação para a pessoa
ou instituição que os produziu, para os cidadãos ou
para servir de fonte de história”.

HEREDIA HERRERA, 1991, p. 89-90

“Recolher, tratar, transferir, difundir informações é o
objetivo convergente de arquivos, bibliotecas,
museus e centros de documentação.”

Os centros de documentação, para acesso aos

documentos interna e externamente, são a forma
mais organizada de disponibilizar a informação.

“A sua finalidade é informar, com o objetivo cultural,

científico, funcional ou jurídico, conforme a natureza
do material reproduzido ou referenciado.”

Heloisa Liberalli Bellotto

Importância da
informação  A gestão eficaz da informação pode
fazer a diferença nas Organizações
 A informação é uma ferramenta
importante para quem sabe geri-la,
pode trazer qualidade e
produtividade às Organizações,
além de proporcionar uma melhor
competitividade.
  O arquivo, sendo uma função
Importância da primordial dentro de uma
informação Organização, reflete todas as suas
atividades.
 É com base na informação
preservada nos documentos de
arquivo corrente em qualquer
suporte que o gestor toma as
decisões, além disso, facilita o
trabalho de todas as funções de
uma Organização.
  São também os documentos de
Importância da arquivo que guardam a memória
informação das Organizações, permitindo fazer
estudos retrospetivos.
 Como qualquer outra função, o
arquivo tem de estar dotado de
instrumentos que permitam a sua
gestão, que contribuam para a sua
eficácia, racionalizando e agilizando
os processos de tomada de decisão
para os quais contribui.
Algumas instituições cujo
arquivo é fonte de
informação relevante
Arquivo Nacional da Torre
do Tombo
“O Arquivo Nacional da Torre do Tombo (ANTT)
é um arquivo central do Estado que guarda
documentos originais desde o séc. IX até à
atualidade, cabendo-lhe, por consequência da
sua perenidade, preservar também os novos
arquivos eletrónicos no âmbito de atuação do
organismo, a par do mandato explícito para dar
execução à lei que estabelece as bases da
política e do regime de proteção e valorização
do património cultural, na sua vertente de
património arquivístico e património
fotográfico.”
http://antt.dglab.gov.pt/
Arquivo Nacional da Torre
do Tombo
O Terramoto de 1775, Lisboa
Arquivo Nacional da Torre
do Tombo
A abolição do tráfico de escravos,
1761
Arquivo Municipal de Chaves

“A missão deste Arquivo está assente na implementação de boas práticas

de gestão documental, no sentido de conservar, preservar e divulgar o
património documental e a memória coletiva, tendo em conta que os
Arquivos Municipais constituem uma fonte de informação importante de
toda a história e evolução dos municípios.”
http://arquivo.chaves.pt/
Arquivo Municipal de Chaves

Formulário de pesquisa
Fundação Inês de Castro
“O Arquivo da Quinta das Lágrimas, arquivo privado da
família Osório Cabral de Alarcão, anteriores proprietários desta
quinta, reúne documentação produzida e recebida por diferentes
famílias, entre meados do século XVI e meados do século XX,
detentoras de um grande património móvel e imóvel situado em
Águeda, Ázere, Bobadela, Celorico da Beira, Guarda, Ratoeira
Santiago do Cacém, Setúbal, Viseu e Trancoso e dos respetivos
arquivos.”
“A Coleção de Espólios e Doações da FIC contempla projetos
de investigação, propostas e processos de espetáculos, doações
de membros e amigos da Fundação dos documentos ligados aos
seus trabalhos de investigação, recortes de imprensa, postais,
programas, convites.”
http://www.fundacaoinesdecastro.com/
Fundação Inês de Castro

Exemplos do espólio disponível

Arquivo Histórico do
Tribunal de Contas
“O Arquivo Histórico do Tribunal de Contas nos serviços prestados
ao cidadão garante:
a acessibilidade do seu património arquivístico através da
publicação de inventários e instrumentos de pesquisa e colocando
à disposição do público bases de dados para um acesso mais fácil
aos documentos existentes;
a conservação e preservação dos documentos sob a sua guarda,
garantindo a sua segurança em locais especialmente criados para
esse fim onde são observados os critérios de temperatura,
humidade do ar e segurança em matéria de fogo ou inundação.”
http://www.tcontas.pt/pt/arquivo_biblioteca/arquivo_historico.shtm
Arquivo Histórico do
Tribunal de Contas

O acervo documental do Arquivo Histórico do Tribunal de Contas é constituído

pela documentação das instituições que exerceram ao longo do tempo o
controlo das contas públicas, incluindo algumas contas remetidas para
fiscalização que permitem entender o funcionamento das entidades
remetentes (exemplo: Teatro de São Carlos, Junta da Inconfidência), bem como
pela documentação de outras instituições cujas funções foram sendo
cometidas à instituição fiscalizadora (exemplo: Subsídio Literário).
Arquivo Histórico do
Tribunal de Contas
Constituiu fonte de informação para um vasto público, desde investigadores e
estudantes ao público em geral, abrangendo uma temática variada:

história das finanças e administração pública,

fiscalização de receitas e despesas do Estado,
impostos e direitos,
dívida pública,
organização das instituições de fiscalização,
história local,
relacionamento económico entre Portugal o Brasil, a África e a Índia (1761-
1832).
Arquivo Histórico do
Tribunal de Contas

Registo do rendimento dos direitos

dos escravos que vão do Rio para as
Minas (1757- 1790)
Manuscrito
Arquivo Histórico do Tribunal de
Contas. Erário Régio, n.º 4132 - Livro
do inventário das rendas reais na
Repartição do Rio de Janeiro, Africa
Oriental e Ásia Portuguesa, 1762 –
1801. fls. 25-29
Da pesquisa que
fizemos, concluímos que:

É importante a informação estar corretamente disponível, para

consulta interna e externa. Pode fazer a diferença na tomada de
decisões e na competitividade.

As Organizações públicas estão melhor preparadas para

disponibilizar informação à comunidade, com boas ferramentas
de pesquisa. São peças chave na divulgação da riqueza cultural e
histórica de um povo

Por outro lado, as Organizações privadas carecem de uma melhor

estrutura de arquivo, de modo a que a informação esteja mais
acessível.
Bibliografia:

De Sousa, Renato Tarciso Barbosa . O arquivo e a gestão da informação

BELOTTO. Arquivos Permanentes – pág. 36

Citeforma: ARQUIVO - ORGANIZAÇÃO E MANUTENÇÃO

http://www.citeforma.pt/secretariado/arquivo-organizacao-e-manutenca
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