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Arquivo – Organização e Manutenção

Formadora: Andreia Durães

 Sistemas de classificação do arquivo
A classificação de documentos consiste em agrupá-los de acordo com as suas
características e estabelecendo uma ordem lógica que permita uma fácil
localização.

A classificação, é o processo pelo qual se torna possível dispor de uma forma ordenada, um
determinado conjunto de elementos, para facilitar a sua posterior identificação, localização e
consulta.

Existem diversos sistemas de classificação de documentos. A opção por um ou outro sistema

deve ser efetuada de acordo com os seguintes critérios:
• Conhecimento das vantagens e inconvenientes dos diferentes sistemas;
• Definição dos objetivos a atingir com o arquivo;
• Conhecimento do tipo de documentos a arquivar.

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Sistemas de classificação do arquivo:

• Classificação alfabética
• Classificação numérica
• Classificação alfanumérica
• Classificação cronológica
• Classificação geográfica
• Classificação ideológica
• Classificação decimal universal (CDU)
 Classificação Alfabética
Na classificação por ordem alfabética os documentos são
organizados com base no nome da pessoa ou da empresa, cujo
documento é registado depois de ordenado em sequência
alfabética.

Exemplo: Lista Telefónica

 Classificação Alfabética - VANTAGENS

• FAMILIARIDADE COM O CRITÉRIO DE ORDENAÇÃO - a ordem

alfabética é uma das mais tradicionais;

• SIMPLICIDADE - no plano de classificação não são previstas classes nem

subclasses e o único elemento necessário para classificar o material é o nome das
coisas a classificar firma ou nome da pessoa

• ELASTICIDADE (é sempre possível inserir novos nomes no lugar exacto

• POSSIBILIDADE DE ENCONTRAR FACILMENTE UMA POSIÇÃO -

Sequencial

• BAIXO CUSTO (o material pode ser arquivado em aparelhagens simples)

 Classificação Alfabética - DESVANTAGENS

• Os critérios de ordenação dos documentos não são evidentes, ou seja, é fácil

surgirem dúvidas e serem cometidos erros. Quem classifica pode não seguir os
mesmos critérios;

• Se o material for muito a classificação tem de ser feita por pessoas práticas neste
tipo de trabalho;

• Quanto mais o material aumenta mais frequentes os casos de homonímia

(repetição dos mesmos nomes).
 Classificação Alfabética – RESUMINDO…

• A classificação por nome em ordem alfabética é aconselhável como único sistema

para a ordenação do material quando:

AS
PROBABILIDADES
O VOLUME DE
DE COMETER
DOCUMENTOS ERROS DE
NÃO É MUITO. SISTEMATIZAÇÃO
SÃO LIMITADAS.
 Classificação Alfabética – REGRAS
REGRA 1
Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa ou seja primeiro o último nome,
depois os restantes na ordem em que se apresentam.
Quando houver nomes iguais prevalece a ordem do pronome.

EXEMPLO:
Barbosa, Aníbal
Correia, António
Correia, João Carlos
Correia, Paulo
Durães, Andreia Gonçalinho
 Classificação Alfabética – REGRAS
REGRA 2
As partículas estrangeiras ( Da, De, Del, Des, Di, Du, La, O’, Van, Vanden Von,
etc…se escritas com inicial maiúscula são consideradas como parte integrante do
nome.

EXEMPLO:
Oliveira, Carlos Santos de
Von Johnson, Erick
Von Blun, Eduardo
 Classificação Alfabética – REGRAS

REGRA 3
Os nomes compostos de um substantivo e um adjectivo ligados ou não por hífen
não são separados.

EXEMPLO:
Castelo Branco, Sérgio
Vilas Boas, Heitor
 Classificação Alfabética – REGRAS

REGRA 4
Os nomes como Santo, Santa ou São seguem a regra anterior, considera- se o apelido inteiro
seguindo a ordem normal.

EXEMPLO:
Santa Rita, Luís
Santo António, Joaquim
 Classificação Alfabética – REGRAS

REGRA 5
Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetização quando
servirem de elemento de distinção.

EXEMPLO:
Abreu Filho, Jorge
Abreu Neto, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge
 Classificação Alfabética – REGRAS

REGRA 6
Os títulos honoríficos ou pronomes de tratamento e artigos são colocados entre parênteses
depois do nome e não são considerados na alfabetização.

EXEMPLO:
Araújo, Paulo (General)
Baptista, Bruno (Dr.)
 Classificação Alfabética – REGRAS

REGRA 7
Os nomes espanhóis são registados pelo penúltimo nome que corresponde ao da família do pai.

EXEMPLO:
Cervantes Y Savedra Miguel (de)
Hernandes Xavier, José

REGRA 8
Os nomes orientais japoneses chineses e árabes são registados na ordem em que se apresentam.

EXEMPLO:
Al Bem Abib
 Classificação Alfabética – REGRAS

REGRA 9
Os nomes ligados por apóstrofo devem ser ligados como uma só palavra.

EXEMPLO:
Sant’Ana, Armindo
Lê-se e arquiva-se “Santana”
se e arquiva se Santana
REGRA 10
Os nomes das empresas devem ser registados conforme se apresentam.

EXEMPLO:
Álvaro Costa & Cª
Barbosa Sousa, Lda
 Classificação Alfabética – REGRAS
REGRA 11
As expressões usadas no comércio como Sociedade Companhia Empresa devem ser consideradas na
alfabetização.

EXEMPLO:
Companhia Brasileira de Alimentos
Editora Abril, Lda
Abril Ld ªse e arquiva se Santana
REGRA 12
Os nomes das empresas que usam siglas com ou sem ponto entre as letras devem ser arquivados como se
o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra.

EXEMPLO:
ANJE
CDU
 Classificação Alfabética – REGRAS
REGRA 13
Quando uma empresa ou instituição for conhecida além do seu nome por extenso também por uma sigla
o arquivista deverá adoptar pela forma de entrada que melhor entende.

EXEMPLO:
C.G.D. ou Caixa Geral de Depósitos

REGRA 14
As diversas filiais de uma empresa são alfabetadas pelo nome da empresa seguindo das regiões em que
se encontram.

EXEMPLO:
ANA Faro
ANA Lisboa
 Classificação Alfabética – REGRAS

REGRA 15
Os nomes das instituições e órgãos governamentais são considerados como se apresentam.

EXEMPLO:
Banco de Portugal
Universidade do Algarve

REGRA 16
Os nomes dos órgãos governamentais de países estrangeiros devem ser precedidos do nome do país.

EXEMPLO:
Estados Unidos The Liberty Congress
Inglaterra - Red Cross
 Classificação Alfabética – REGRAS

REGRA 17
Os numerais que fazem parte do nome quer no início quer no fim devem ser considerados como se
estivessem escritos por extenso.

EXEMPLO:
Ferragem dois irmãos
Insecticida mata sete
Classificação Alfabética

Quando falamos em arquivo alfabético muitas

pessoas desconhecem o facto de que há dois

critérios para a ordenação alfabética letra por letra ou

palavra por palavra e que ambos estão correctos.