ARQUIVO

ORGANIZAÇÃO E MANUTENÇÃO

UFCD 0653
TÉCNICOS DE CONTABILIDADE

FORMADORA: SANDRA COELHO

Organização e Manutenção

Principais funções:
 Recolher e Ordenar a documentação: Mediante a recolha,

registo e classificação dos documentos;

 Fornece os documentos solicitados com rapidez para os

diversos serviços;

 Controlar os atos administrativos;

 Conservação da documentação: não só mediante a utilização

de equipamento adequado (armários, ficheiros, etc.), como

também, proporcionando condições ambientais ideais de
modo a não se danificarem os suportes (sob a ação da
humidade, calor e frio, entre outros).
Tipos de Arquivos

Tendo em conta as entidades que lhes dão

origem, os arquivos podem ser:

 Públicos: estatais, municipais;

 Institucionais: escolas, igrejas, clubes,

associações;

 Comerciais: empresas;

 Pessoais: cartas, originais de trabalhos, entre

outros.
Localização do Arquivo

O local de instalação do arquivo deve ter em

conta:

 Localização: deve ser acessível e com capacidade para

se expandir;

 Iluminação: ampla, repartida e sem incidência direta

do sol;

 Ventilado: ventilação natural, constante e regulável;

Localização do Arquivo

O local de instalação do arquivo deve ter

em conta:

 Higienização: limpo, bem cuidado, com

desinfestação
periódica;

 Disposição: fácil consulta e conservação,

espaço livre para deslocação.

 Segurança: contra incêndio, roubo,

infiltrações, entre outros.
Para organizar um
arquivo é necessário:

 Identificar a atividade da instituição ou

empresa e da área onde trabalha;

 Relacionar e organizar os diferentes

documentos;

 Identificar os documentos que são criados

no decorrer da atividade da empresa.

 Ter em conta o custo de manutenção do

arquivo;
Para organizar um arquivo
é necessário:

Dimensão da empresa;

Recursos humanos e financeiros;

Frequência de consulta;

Local de arquivo;

Quantidade de documentos a arquivar.

Etapas a cumprir

1) Inspeção: consiste na verificação de cada documento no

que diz respeito ao seu destino, pois este pode ser para:
 Arquivar;

 Solicitar informação;

 Verificar a existência de antecedentes (ser anexado a

outro).

2) Leitura: todos os documentos devem ser lidos

cuidadosamente, para que se analise o seu conteúdo e se
perceba onde vai ser arquivado. (Se já existe pasta ou se é
necessário criar uma).

3) Seleção: selecionar o material que vai ser arquivado

daquele que já não tem qualquer utilidade para a empresa
ou instituição (cópias, comunicados sem importância).
4) Marcar a hora e a data de
entrada de um documento, para que
não haja dúvidas acerca da chegada
desse documento.

5) Classificar: determinar como será

arquivado o documento, de acordo
com o método e classificação
adotados pela organização.

6) Ordenação: é a organização dos

documentos dentro das pastas e
destas dentro dos arquivos. A
escolha da forma de ordenação
depende da natureza dos
documentos.
Tipos de classificação
de arquivo

 Classificação alfabética

 Classificação numérica

 Classificação alfanumérica

 Classificação cronológica

 Classificação geográfica

 Classificação ideológica

 Classificação decimal universal (CDU)

Tipos de classificação de arquivo

A classificação de documentos
consiste em agrupá-los de acordo
com as suas características,
estabelecendo uma ordem lógica
que permita uma fácil localização
Tipos de classificação
de arquivo
Existem diversos sistemas de classificação de
documentos. A opção por um ou outro sistema deve ser
efetuada de acordo com os seguintes critérios:

Conhecimento das vantagens e inconvenientes dos

diferentes sistemas.
Definição dos objetivos a atingir com o arquivo.

Conhecimento do tipo de documentos a arquivar.

Tipos de classificação de arquivo

Entende-se por classificação, o processo pelo qual se torna possível dispor de uma

forma ordenada, um determinado conjunto de elementos, de modo a facilitar a sua

posterior identificação, localização e consulta.

Ordenação alfabética
Quando falamos em arquivo alfabético, muitas pessoas
desconhecem o fato de que há dois critérios para a
ordenação alfabética (letra por letra ou palavra por
palavra), e que ambos estão corretos.

Dispõe os documentos ou pastas de acordo com a

sequência das letras do alfabeto. É um método fácil,
lógico e prático.

Podemos utilizar a ordenação com base no apelido ou

numa palavra-chave (escolas secundárias, particulares,
preparatórias e universitárias).
 Ordenação alfabética
A ordenação é determinada pela sucessão das letras do
Características alfabeto

 Sistema aberto, uma vez que é sempre possível

intercalar novas fichas/documentos – novos nomes sem
existir necessidade de proceder a alterações.
Vantagens  Sistema familiar, dado que a ordenação pelo alfabeto é
conhecida por todos
 Sistema complementar, pois permite a combinação com
outros sistemas

 Sistema em que podem ser aplicados critérios distintos, o

que, na mesma empresa pode ocasionar transtornos
 Sistema de difícil aplicação quando o número de
Desvantagens documentos é muito elevado
 Sistema em que é difícil detetar extravio de
documentos
Regras da ordenação
alfabética
Regra 1 - Quando ao nome próprio se sucedem vários apelidos, deve-se classificar pelo
último apelido.

Nomes:
Classificar
João Silva Almeida Costa
Costa, João Silva Almeida
Maria Luísa Ferreira Sousa Dias
Dias, Maria Luísa Ferreira Sousa

Regra 2 - Quando um nome é procedido de um título académico, de nobreza ou de

graduação, apenas se tem em conta o nome.

Nomes
Classificar
Engenheiro Manuel Lopes
Manuel Lopes (engenheiro)
General Afonso Paiva
Afonso Paiva (General)
Regra 3 - As abreviações não são consideradas para efeitos de ordenação alfabética.

Nome
Classificar
Luís Manuel Santos Jr.
Luís Manuel Santos

Regra 4 - Quando um nome é precedido das abreviaturas S.,St.º, Stos, St.as, estas devem
ser consideradas para efeitos de ordenação alfabética.

Nome
Classificar
S. Gabriel
São Gabriel
Regra 5 – As conjunções e as preposições, como «e», «de» e outras ligando os nomes,
não devem ser consideradas para efeitos de ordenação alfabética.

Nome
Classificar
José Lopes dos Santos
José Lopes Santos

Regra 6 – os nomes ligados por apóstrofos ou por «hífen» são considerados como se
fossem um único nome, para efeitos de classificação.
Regra 7 – os nomes que começam por uma inicial precedem, para efeitos de ordenação,
os nomes que comecem pela mesma inicial mas que não estejam abreviados.

Nomes

António Mendes Classificar

A. Mendes Mendes, A.

Regra 8 – quando as firmas usam títulos dá-se preferência aos títulos, na classificação.

Nome
Classificar
Metalúrgica Almeida
Metalúrgica Almeida
Regra 9 — As abreviaturas e os algarismos devem ser considerados por extenso.

Nome
Classificar
6 . ° Bairro Fiscal
Sexto Bairro Fiscal

Regra 10 — Os artigos que precedem o nome das firmas não são considerados para
efeitos de classificação.

Nome
Classificar
O Salão Primavera
Salão Primavera (O)
Regra 11 — Os documentos provenientes de um

Serviço ou Departamento de uma Organização

devem ser ordenados pelo nome da Organização

ou da firma e não pelo nome do

Serviço/Departamento.
Regra 12 — Os nomes geográficos compostos mantêm-se para efeitos de classificação.

Nome Classificar
Ponte de Lima Ponte de Lima
Vila Nogueira de Azeitão Vila Nogueira de Azeitão

Regra 13 — No caso de uma organização estar localizada em várias cidades ou ruas,

segue-se a ordem alfabética das localidades.

Nomes Classificar

Caixa Geral de Depósitos, Lisboa Caixa Geral de Depósitos, Funchal

Caixa Geral de Depósitos, Funchal Caixa Geral de Depósitos, Lisboa

Caixa Geral de Depósitos, Porto Caixa geral de Depósitos, Porto

Regra 14 — Quando há coincidência entre o nome da firma e o nome do proprietário, a
classificação é feita pelo apelido.

Nome Classificar
Manuel Lima Lima, Manuel
Ordenação numérica

Utiliza a numeração dos documentos conforme a ordem de entrada. Muito

utilizado para a ordenação de revistas, impressos, aos quais se atribui um
número de entrada.
 Ordenação Numérica

A ordenação dos documentos é determinada pela atribuição de

um número, quer em relação aos documentos provenientes do
exterior, quer em relação à documentação expedida.
Tendo como base a numeração atribuída, procede-se à

Características ordenação dos originais recebidos e das cópias dos documentos

expedidos.

As notas de encomenda, recibos, faturas, guias de remessa são

alguns exemplos de documentos em que a ordenação é efetuada
por este processo.

Os números atribuídos são de leitura mais fácil que as letras

Vantagens O extravio da documentação é detectado com alguma facilidade
A aplicação é fácil, não dando origem a critérios distintos

Sistema fechado, já que não há a possibilidade de intercalar no

meio de uma ordenação novos documentos.
Desvantagens Dificuldade em encontrar um documento se só for conhecido o
número de ordem que lhe foi atribuído.
Classificação geográfica

A documentação é arquivada tendo em conta a origem ou destino geográfico

(países, regiões, distritos, concelhos, cidades, vilas, aldeias, freguesias, ruas).

Ex: Arquivo de vendas para a Angola.

 Ordenação Geográfica

Este sistema é útil em empresas com filiais ou com um grande

número de clientes espalhados por diferentes locais
geográficos.
Neste sistema de classificação, inicialmente, é realizada uma
Características
selecção geográfica dos documentos, por exemplo, por
países, distritos, concelhos, localidades.
Depois procede-se à ordenação alfabética dos documentos de
acordo com a selecção geográfica efectuada.

É um sistema aberto, possibilitando a introdução de novos

documentos, sem ser necessário efectuar alterações
Vantagens
A documentação a ordenar é desdobrada por grupos, com
características bem definidas

Sistema em que podem ser aplicados critérios distintos, o que,

na mesma empresa, pode ocasionar transtornos Sistema de
difícil aplicação quando o número de documentos é muito
elevado.
Desvantagens
Quando existe um desdobramento a diversas escalas, é fácil
conduzir um documento a um enquadramento geográfico
indevido
Sistema em que é difícil detectar extravio de documentos
Classificação cronológica

Dispõe os documentos ou pastas de acordo com a sucessão temporal (anos,

meses, dias, semanas, horas), com base na data de emissão e de receção.

Exemplo: arquivo de correspondência, letras a receber, cheques.

 Ordenação Cronológica

Neste sistema os documentos são ordenados, por exemplo,

tendo como base a data de emissão, recepção, aquisição ou
vencimento.
Este sistema é utilizado na ordenação de documentos
Características relativos a pagamentos a efectuar – faturas, letras,
contribuições.
O arquivo cronológico de documentos a pagar é realizado de
modo que o pagamento mais imediato seja o primeiro a ser
visto.

Localização rápida do documento quando é conhecida a data

Vantagens do mesmo.
Simplicidade de execução.

Mistura de documentos sem se atender aos assuntos.

Desvantagens A localização de um determinado documento só é simples caso
se conheça a data.
 Classificação ideológica

Na classificação ideológica, os documentos são classificados por assuntos. Os

funcionários responsáveis por este tipo de arquivo têm de conhecer profundamente a
empresa e a sua organização, bem como possuir uma grande capacidade de análise. Este
sistema é frequentemente utilizado nas bibliotecas.
Classificação ideológica
Esta classificação é também designada como ideográfica,
metódica ou analítica baseia- se, fundamentalmente, na
divisão de assuntos, ideias, conceitos e outras divisões,
sendo os documentos referentes a um mesmo assunto ou
objeto de conhecimento, ordenados segundo um conceito
chave ou ideia de agrupamento, colocando-se a seguir, de
forma alfabética.
 Ordenação decimal
Exemplo de ordenação decimal:

26 - Outros devedores e credores

26.1 – Fornecedores de imobilizado

26.1.1 – Fornecedores de imobilizado, c/c

26.1.2 – Fornecedores de imobilizado - títulos a pagar

26.2 - Pessoal

27 – Acréscimos e diferendos