CURSO DE ASSISTENTE ADMINISTRATIVO/A

UFCD 0653 - ARQUIVO – ORGANIZAÇÃO E

MANUTENÇÃO

Formadora: Carina Correia

QUALIFICAÇÃO DAS PESSOAS COM DEFICIÊNCIAS E INCAPACIDADES

 ÍNDICE

1. O ARQUIVO - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 3
1.1. FUNÇOES DO ARQUIVO - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 3
1.2. SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 3
2. CLASSIFICAÇÃO ALFABÉTICA ------------------------------------------------------------ 4
REGRAS DE CLASSIFICAÇÃO ALFABÉTICA - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 4
3. CLASSIFICAÇÃO NUMÉRICA - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 8
4. CLASSIFICAÇÃO CRONOLÓGICA -------------------------------------------------------- 8
5. CLASSIFICAÇÃO GEOGRÁFICA - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 8
6. CLASSIFICAÇÃO IDEOLÓGICA ---------------------------------------------------------- 10
7. TIPOS DE ARQUIVO -------------------------------- ------------------------- 10

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1. O ARQUIVO

Documento é todo o registo que pode servir de consulta ou prova, qualquer que seja a sua forma de
transmissão.
As empresas, em resultado da sua atividade, possuem variados tipos de documentos:
facturas, cartas, contratos, cópias de documentos emitidos pela empresa, legislação oficial,
recortes de jornais, etc.
A lei obriga as empresas a guardar os seus documentos por períodos variáveis de tempo,
consoante a sua natureza, podendo alguns ser destruídos ao fim de dez anos, enquanto outros,
pela força da sua natureza e importância, nunca poderão ser destruídos pois têm
permanentemente valor (ex: contratos atas das assembleias gerais, estatutos, escrituras, etc.)
Todos estes documentos têm de ser conservados pois constituem a memoria da empresa,
podendo ser, sempre que necessário, reconstituídos, através deles, os factos passados. Os
documentos são, assim, um veículo de informação fundamental para o bom funcionamento da
empresa.
No entanto, dado o fluxo e a diversidade dos documentos que uma organização
possui, há necessidade de organizar toda essa informação, de forma a possibilitar tomadas
de decisão em tempo útil e assegurar o fornecimento da informação a todos os serviços
que dela começaram com rapidez, garantindo-se, assim, um melhor funcionamento dos
serviços administrativos e consequentemente da própria organização.
A organização e tratamento dos documentos são usualmente designados por Arquivo.
Existem diversos sentidos da palavra Arquivo:
▪ O conjunto de documentos, devidamente classificados e ordenados, que constituem a
memória da empresa e permitem a reconstituição de factos passados;
▪ O local, a sala e os móveis onde os documentos estão guardados; O serviço encarregado
de classificar e ordenar os documentos;
▪ O ato, a operação de conservar os documentos de modo a permitir a sua utilização
futura.
Os quatro sentidos atrás referidos estão sempre presentes quando se fala de arquivo, pois esta
realidade compreende o que se arquiva, onde se arquiva, quem arquiva e como se arquiva.

1.1. FUNÇOES DO ARQUIVO

Sabendo já como é importante para o bom funcionamento da empresa a tarefa do Arquivo, vejamos
as suas funções:
Classificar os documentos de acordo com critérios previamente definidos;
Ordenar e arquivar os documentos classificados; Permitir o acesso rápido aos documentos;
Servir de prova.
O registo e a classificação dos documentos exigem o conhecimento dos vários sistemas de
classificação e ordenação de documentos e das respectivas vantagens e inconvenientes.

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1.2. SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO

Classificar documentos é agrupar documentos idênticos, com características semelhantes,

segundo regras determinadas com o objectivo de facilitar a sua localização e utilização futura.

A classificação de documentos exige não só conhecimentos específicos para a execução desta

tarefa, mas também o conhecimento das regras e critérios de classificação e a sua correta
aplicação.
A escolha de um determinado sistema de classificação obriga ao seu seguimento e à
não interferência de outro sistema de classificação obriga ao seu seguimento e à não interferência
de outro sistema de classificação.
A opção por um outro sistema deverá atender aos seguintes aspectos:
▪ Quais os objectivos que se pretendem atingir com o arquivo;
▪ Conhecimento dos documentos a arquivar;
▪ Conhecimento das vantagens e inconvenientes dos diferentes sistemas de
classificação.

Os sistemas de classificação identificam-se da seguinte forma:

▪ Pelo nome do autor, do destinatário, do cliente, do fornecedor ou do documento a classificar

Classificação Alfabética;
▪ Pelo número atribuído ao documento a classificar Classificação numérica:
▪ Pela data de emissão ou recepção do documento a classificar Classificação
cronológica;
▪ Pela origem geográfica do documento Classificação geográfica;
▪ Pelo assunto tratado no documento Classificação ideológica.

Qualquer que seja o sistema de classificação adoptado, há determinadas condições a que

deve obedecer uma classificação:

▪ Certa para que os documentos se encontrem com facilidade;

▪ Uniforme para que cada documento só possa ser classificado de uma forma,
independente da pessoa que procede à classificação;
▪ Extensível para que a classificação se possa desenvolver;
▪ Rápida para que o tempo dispendido seja o mais curto possível;
▪ Económica para executar o trabalho de classificação com o mínimo de custos administrativos.

2. CLASSIFICAÇÃO ALFABÉTICA

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A classificação dos documentos baseia-se na ordenação alfabética, pela sucessão das
letras do alfabeto.
Este sistema de classificação aparentemente simples implica, todavia, mais que o
conhecimento do alfabeto para determinar com rigor o local de arquivo de cada documento. São
necessárias regras que assegurem o funcionamento e eficácia desta classificação, regras essas
que têm de ser seguidas pelos funcionários que fazem o arquivo.

REGRAS DE CLASSIFICAÇÃO ALFABÉTICA

Regra 1- Quando ao nome próprio se sucedem vários apelidos, deve-se classificar pelo
último apelido.
Nomes
João Silva Almeida Costa
Maria Luísa Ferreira Sousa Dias
Classificar
Costa, João Silva Almeida
Dias, Maria Luísa Ferreira Sousa

Regra 2- Quando um nome é procedido de um titulo académico, de nobreza ou de graduação,

apenas se tem em conta o nome.
Nomes
Engenheiro Manuel Lopes General Afonso Paiva
Classificar
Manuel Lopes (engenheiro) Afonso Paiva (General)

Regra 3- As abreviações não são consideradas para efeitos de ordenação alfabética.

Nome
Luís Manuel Santos Jr.
Classificar
Luís Manuel Santos

os as
Regra 4 - Quando um nome é precedido das abreviaturas S.,St.º, St , St. , estas devem ser
consideradas para efeitos de ordenação alfabética.
Nome
S. Gabriel Classificar
São Gabriel

Regra 5 – As conjunções e as preposições, como «e», «de» e outras ligando os nomes, não
devem ser consideradas para efeitos de ordenação alfabética.

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Nome
José Lopes dos Santos
Classificar
José Lopes Santos

Regra 6 – os nomes ligados por apóstrofos ou por «hífen» são considerados como se fossem um
único nome, para efeitos de classificação.

Regra 7 – os nomes que começam por uma inicial precedem, para efeitos de ordenação, os
nomes que comecem pela mesma inicial mas que não estejam abreviados.
Nomes
António Mendes A. Mendes
Classificar
Mendes, A. Mendes, António

Regra 8 – quando as firmas usam títulos dá-se preferência aos títulos, na classificação.
Nome
Metalúrgica Almeida Classificar
Metalúrgica Almeida

Regra 9 — As abreviaturas e os algarismos devem ser considerados por extenso.

Nome
6.° Bairro Fiscal
Classificar
Sexto Bairro Fiscal

Regra 10 — Os artigos que precedem o nome das firmas não são considerados
para efeitos de classificação.
Nome
O Salão Primavera
Classificar
Salão Primavera (O)

Regra 11 — Os documentos provenientes de um Serviço ou Departamento de uma Organização

devem ser ordenados pelo nome da Organização ou da firma e não pelo nome do
Serviço/Departamento.

Regra 12 — Os nomes geográficos compostos mantêm-se para efeitos de classificação.

Nome

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 Ponte de Lima
Vila Nogueira de Azeitão

Classificar
Ponte de Lima
Vila Nogueira de Azeitão

Regra 13 — No caso de uma organização estar localizada em várias cidades ou ruas, segue-se a
ordem alfabética das localidades.
Nomes
Caixa Geral de Depósitos, Lisboa Caixa Geral de Depósitos, Funchal Caixa Geral de Depósitos,
Porto
Classificar
Caixa Geral de Depósitos, Funchal
Caixa Geral de Depósitos, Lisboa Caixa Geral de Depósitos, Porto

Regra 14 — Quando há coincidência entre o nome da firma e o nome do proprietário, a

classificação é feita pelo apelido.
Nome
Manuel Lima
Classificar
Lima, Manuel

As regras enumeradas constituem orientações que devem ser seguidas pelos funcionarmos e
responsáveis pelo serviço de arquivo, de modo a organizar com o máximo de eficácia a
informação, tendo em vista a sua futura utilização. Conhecidas as regras para a classificação
alfabética, é necessário fixar o critério a seguir na ordenação alfabética.
Normalmente são seguidos dois critérios de ordenação alfabética: palavra e por apelido.

Vejamos através do exemplo que se segue, a aplicação destes dois critérios:

Cristina Maria Sampaio
Carlos Manuel Sousa
Maria Manuela Ribeiro
Carlos Filipe dos Santos
M. C. Ferreira

A ordenação dos nomes propostos, de acordo com o critério palavra a palavra, é a seguinte:
Carlos Filipe dos Santos

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 Carlos Manuel Sousa
Cristina Maria Sampaio
M. C. Ferreira
Maria Manuela Ribeiro

De acordo com o critério de ordenação por apelido teremos:

Ferreira, M. C.
Ribeiro, Maria Manuela
Sampaio, Cristina Maria
Santos, Carlos Filipe
Sousa, Carlos Manuel

Escolher um ou outro critério de ordenação alfabética depende da situação concreta em que

se está a trabalhar. Usualmente a ordenação por apelidos aplica-se mais na ordenação de
nomes de pessoas, enquanto que a ordenação palavra a palavra se aplica aos nomes das firmas.

Como anteriormente referido, todos os sistemas de classificação apresentam vantagens e

inconvenientes. Vejamos as vantagens e os inconvenientes do sistema de classificação
alfabética:
Vantagens:
Flexibilidade, pois é sempre possível introduzir novos nomes sem que haja
necessidade fazer alterações;
Familiaridade, na medida em que a ordenação alfabética é do conhecimento de
todos;
Pesquisa fácil.
Inconvenientes:
Difícil aplicação quando o número de documentos a classificar é elevado, pois é
frequente surgirem nomes iguais;
Difícil detecção do extravio de documentos;
Os nomes classificados podem ser entretanto alterados, o que origina a
necessidade de referências múltiplas para o mesmo caso.

3. CLASSIFICAÇÃO NUMÉRICA

A classificação dos documentos é feita com base num numero, normalmente progressivo.
Este sistema é muito utilizado nas empresas, sendo atribuídos números aos documentos
expedidos e aos documentos recebidos, sendo a ordenação dos documentos baseada na
numeração atribuída.
Vantagens:
Os números permitem uma leitura mais rápida do que as letras;

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 O extravio de um documento é facilmente detectável.
Inconvenientes:
Dificuldade de intercalar novos documentos;
A procura do documento é difícil quando não se conhece o seu número.

4. CLASSIFICAÇÃO CRONOLÓGICA

Segundo este sistema de classificação, os documentos são classificados com base na data de
emissão, recepção ou aquisição.
Normalmente, o documento de data mais recente é o ultimo a ser arquivado, sendo, neste caso,
o arquivo realizado do passado para o presente.
Esta classificação é muito utilizada em arquivo de correspondência, na ordenação de
documentos financeiros, de revistas e de jornais.
Vantagens:
Rapidez na localização do documento, desde que se conheça a data de saída, de
entrada ou de aquisição;
Facilidade e rapidez na realização do arquivo;
É económico, pois não há necessidade de despesas com o pessoal especializado.
Inconvenientes:
Os documentos não se encontram separados por assuntos, o que torna difícil a
reconstituição dos assuntos ou factos passados;
Dificuldades em encontrar o documento quando se desconhece a data.

5. CLASSIFICAÇÃO GEOGRÁFICA

Os documentos são ordenados pelos seus elementos geográficos: país, região, distrito, conselho,
etc.
Após esta primeira ordenação, segue-se uma segunda ordenação, de tipo alfabético, dentro
das divisões espaciais acima consideradas.
Este sistema de classificação é normalmente utilizado nas empresas que têm filiais ou clientes em
diferentes localidades.

Vantagens:
A ordenação espacial (por divisões e subdivisões do “espaço”) permite separar
os documentos por grupos com características bem definidas;
A ordenação alfabética que acompanha este sistema de classificação
permite introduzir novos documentos.

Inconvenientes:
Os mesmos inconvenientes já referidos no sistema alfabético;

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 Exige o conhecimento dos limites geográficos das escalas/espaços definidos, de
forma a evitar enganos na ordenação.

6. CLASSIFICAÇÃO IDEOLÓGICA

Neste sistema, os documentos são agrupados por assuntos por assuntos ou temas.
O arquivador terá, em primeiro lugar, de escolher os temas ou os assuntos tendo em vista as
necessidades dos utilizadores e, em segundo lugar, terá de proceder a uma analise detalhada
dos documentos para os ordenar pelos temas considerados.
Este sistema de classificação obriga à elaboração de um plano de Arquivo que preveja as
necessidades dos utilizadores e permita seguir um tratamento e ordenação dos assuntos que
parta do geral para o particular, ou seja:
Tema/assunto
Secções
Parágrafos
Capítulos
Artigos
Alíneas
Para executar tais tarefas é necessário pessoal especializado e com grande capacidade de
análise.
É o sistema mais utilizado em bibliotecas, pois é o mais adequado ao arquivo e consulta dos
documentos.
Vantagens:
Permite encontrar a documentação necessária ao estudo de um determinado
assunto;
Responde às necessidades de utilização de uma biblioteca.

Inconvenientes:
Difícil execução;
Dispendioso, pois exige pessoal especializado;
Exige pelo menos uma outra ordenação dentro de cada assunto ou tema (por autores,
por exemplo).

7. TIPOS DE ARQUIVO

Os Arquivos podem ser classificados segundo dois critérios:

Quanto à forma:
Arquivos horizontais ou planos
Arquivos verticais

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Este critério baseia-se na posição que o documento ocupa no móvel onde é arquivado.

Nos arquivos horizontais, os documentos são guardados uns a seguir aos outros, apoiando-
se sobre a sua superfície maior. Este tipo de arquivo levanta algumas dificuldades de
manuseamento, na medida em que para ter acesso a um documento é necessário deslocar todos
os outros que estão por cima.

Nos arquivos verticais, os documentos apoiam-se na sua superfície mais pequena, uns
após os outros, tal como acontece com os livros de uma biblioteca.
A escolha do tipo de arquivo a utilizar deverá basear-se no espaço disponível, na frequência de
consulta e na natureza do documento a arquivar.

Quanto à frequência de consulta:

Arquivo ativo
Arquivo semi-ativo
Arquivo inativo

• Arquivo Ativo — é constituído por documentos frequentemente utilizados, devendo o arquivo

estar acessível ao seu utilizador.
• Arquivo Semi-ativo — os documentos que o constituem são utilizados ocasionalmente. No
entanto, a sua acessibilidade terá de ser garantida.
• Arquivo Inativo — é constituído por documentos referentes a
actos/acontecimentos passados, sendo, por esta razão, raramente utilizados,
devendo ser guardados em locais adaptados a esse fim. Este tipo de arquivo tem uma
utilização mais de carácter histórico ou jurídico, razão pela qual deverá ser feita a
microfilmagem dos documentos como forma de evitar a sua deterioração.

Quanto à sua localização

Arquivo centralizado
Arquivo descentralizado.

▪ Arquivo Centralizado – Os documentos não são separados pelos diversos serviços da

organização, havendo um sector especializado que é responsável pelo arquivo de
todos os documentos da organização, da empresa, etc.
Este tipo de arquivo requer utilização de pessoal especializado e é necessário um
trabalho sistemático e regular, de forma a permitir o arquivo de todos os documentos
provenientes dos diversos serviços.
Há, no entanto, o inconveniente da demora excessiva na consulta dos documentos, uma

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 vez que pode acontecer que vários serviços necessitem de consultar os mesmos documentos,
tendo de esperar pela sua vez.

▪ Arquivo Descentralizado — Neste tipo de arquivo cada serviço ou departamento

organiza e tem a seu cargo o arquivo dos documentos respectivos.
A consulta dos processos ou documentos é mais rápida em comparação com a do arquivo
centralizado mas, por outro lado, pode dar origem a que cada serviço organize o seu
arquivo segundo os seus critérios de classificação e ordenação, não
havendo uma normalização de procedimentos a nível geral da empresa, o
que representa um inconveniente em termos de funcionamento do trabalho administrativo.
A localização do arquivo dentro da organização é uma questão importante e optar por um tipo
ou outro de arquivo requer uma análise do funcionamento da empresa e das finalidades do
Arquivo.

Nas empresas modernas, a utilização das novas tecnologias estende-se ao sector do arquivo,
sendo comum encontrarmos, hoje, empresas que utilizam o processo da microfilmagem dos
documentos como forma de reduzir os espaços ocupados com o arquivo.
Através da microfilmagem, os documentos a arquivar são fotografados e posteriormente
reproduzidos em microfilmes. Estes são arquivados e poderão ser consultados através da
utilização de equipamentos adequados.
A microfilmagem, para além da vantagem que apresenta em termos de economia do
espaço ocupado, dada a pequena dimensão dos microfilmes, permite também conservar e
proteger documentos antigos de grande valor, uma vez que evita o seu manuseamento.

Outras vantagens podem ainda acrescentar-se:

Facilidade de consulta;
Exatidão da informação.

Dadas as vantagens enunciadas, o arquivo pelo processo de microfilmagem encontra-se em

rápida difusão, sendo já frequente a sua aplicação nas bibliotecas, nos bancos e nas
universidade.

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