Técnico em Administração

Senac RS

Aluno: Ivan Carvalho da Silva Filho

Atividade 1
RS-20221-TAD-M1-UC02-660007473A TAD - Unidades Curriculares
Elaborar, organizar e controlar documentos da organização (660007473A)
Tutor(a): Cláudia Marques Barcella
ATIVIDADE 1

Organização e controle de fluxo de documentos

Contexto

A academia Saúde e Vida está presente há 20 anos no mercado e conta com

mais de dez filiais em todo o estado. Essa academia tem se destacado no
mercado devido à sua administração. Há nela diversos setores, entre eles o de
RH. Este é um dos que mais utilizam documentos nas suas operações, como:

Planilhas de controle de entrada e de saída do expediente da empresa

Controle de distribuição de EPIs e uniformes da empresa
Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias
Pastas dos colaboradores com fichas-registro e documentos pessoais

Sabendo que atualmente nas empresas não é mais suficiente apenas organizar,
é necessário gerenciar e controlar os fluxos de documentos empresariais, a
academia Saúde e vida solicitou seu auxílio para gerenciar e controlar o fluxo de
tais documentos.

Atividade

Escolha um método de arquivamento para organizar e controlar cada tipo de

documento do setor de RH da empresa e determine os tipos de arquivos que
serão utilizados. Além disso, justifique sua resposta quanto aos métodos de
arquivamentos e os tipos de arquivos escolhidos para a organização dos
documentos da academia.

Entrega

Escreva a sua proposta em um editor de texto, como o Word, e salve o arquivo

em seu computador. No ambiente virtual de aprendizagem (AVA), clique em
Pesquisar Meu Computador, anexe seu arquivo e, após clique em Salvar e
enviar.

Dica de leitura

Para realizar esta atividade, leia este material:

Métodos de técnicas de arquivo e protocolo

Avaliação

Nesta atividade, você será avaliado com base nos indicadores:

Organiza documentos físicos e digitais, de acordo com as técnicas de
arquivamento e protocolo, mantendo integridade e sigilo.
 Academia Saúde e Vida - Setor RH

Proposta de métodos de arquivamento e tipos de arquivos

 Planilhas de controle de entrada e de saída do expediente da

empresa

Será composto pelo método alfabético numérico (ano e mês do

documento com ordem alfabética conforme o nome do colaborador), uma vez
que se trata de arquivo ativo:

Planilhas de controle de entrada e saída do expediente da empresa, será

composta pelo método alfabético numérico. Acesso primeiro pelo ano, depois
pelo mês e em seguida pela letra do nome do colaborador.
Esse método apresenta simplicidade, exatidão e rapidez. É um arquivo
ativo (temporário) de uso frequente e fácil o acesso.

 Controle de distribuição de EPIs e uniformes da empresa

Será composto pelo método: específico ou por assunto e alfabético, uma

vez que dentro destes assuntos, haverá os nomes dos funcionários em ordem
alfabética.
 O respectivo controle de distribuição de EPIs e uniformes da empresa,
será composto pelo método alfabético e assim acessando especifico ou por
assunto. Assim, poderemos criar uma pasta para EPIs e uma outra para
uniformes, organizando pela letra do nome do colaborador. É um arquivo inativo
(intermediário), uma vez que, não é usado com tanta frequência e fornece
informações sobre a organização e/ou o funcionamento.

 Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias

Será composto pelo método alfabético numérico, uma vez que se trata de
arquivo inativo:

As folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias, serão compostos

pelo método alfabético e numérico. Assim, acessaríamos primeiro através do
ano, depois mês e em seguida através da letra do nome do colaborador. É um
arquivo inativo (intermediário). É documento de valor permanente (estabelecido
pelo código civil e comercial brasileiro), conforme contratos, escrituras,
documentos legais e em geral.

 Pastas dos colaboradores com fichas-registro e documentos

pessoais

As pastas dos colaboradores, bem como as fichas-registro e documentos

pessoais serão organizados através do método alfabético, pois trata-se de um
arquivo inativo, e o mesmo tende a apresentar transparência, praticidade e fácil
acesso. Sendo assim, os arquivos serão devidamente organizados pela ordem
alfabética do nome do colaborador e número de matrícula e/ou cadastro na
organização.
Trata-se de um arquivo inativo (intermediário), pois é um documento de
valor permanente (estabelecido pelo código civil e comercial brasileiro),
conforme contratos, escrituras, documentos legais e em geral.
Referência bibliográfica:

• Manual de Gestão de Documentos do Poder Executivo do Rio de

Janeiro:
http://www.fazenda.rj.gov.br/sefaz/ShowProperty?nodeId=%2FUCMServ
er%2FWCC38927913000 (18/07/2022).

• Prado Chaves: https://www.pradochaves.com.br/metodos-de-

arquivamento/ (18/07/2022).