ADEQUAÇÃO AO NOVO PROCESSO DE

ARQUIVAMENTO
ACADEMIA SAÚDE E VIDA
 INTRODUÇÃO

 Caros colaboradores estamos aqui reunidos para discutir os novos métodos de arquivamento diante da necessidade e do grande
fluxo de documentos, foi preciso realizar uma adequação no setor de arquivo, realizando assim a melhora no setor com novos
métodos de arquivamento facilitando a localização de documentos e diminuindo o tempo de busca e visando a melhor
conservação dos documentos, agilizando todo o processo do departamento .
 Muitas vezes organização é a palavra-chave que diferencia um departamento confuso e problemático de outro
extremamente produtivo. Cada setor da organização possui funções específicas e diferentes entre si precisam ser
organizadas para garantir a eficiência do trabalho. Os documentos arquivados pelo setor de arquivo guardam
informações importantes sobre os colaboradores da organização. O desaparecimento de documentos desse tipo
pode trazer muitos prejuízos para à organização como aumento de processos trabalhistas, erros em pagamentos,
temos os prejuízos com a perca de tempo com a busca, muitas vezes sem sucesso, desses documentos. Pela
péssima organização do setor de arquivo, a organização sofre danos financeiros importantes ao negócio.
 MANUSEIO DOS DOCUMENTOS

 Os documentos devem estar guardados da forma correta para organizar os arquivos e

assim, manter a organização do setor. O arquivamento deve ser feito em pastas
exclusivas de cada colaborador, podem ser organizadas por data de admissão ou por
ordem alfabética. Devem ser colocados em pastas, os mesmos precisam ficar guardados
em local livre de umidade ou luz forte para garantir a conservação dos documentos. O
local deve ser de fácil acesso facilitando para que os colaboradores que necessitem
buscar esses documentos os encontrem de forma fácil. Temos que ter também cuidado
com as condições do local aonde ficaram guardados os arquivos, para não acumular
poeira sobre os papéis. Deve ser feita dedetização no local a cada seis meses para evitar
traças, cupins, baratas e outros insetos indesejados.
 ORGANIZAÇÃO

 Devemos começar a organizar arquivos é separar os documentos por colaborador, quando for o casa e por assunto,
quando forem documentos da organização. Como conclusão, podemos criar um arquivo ativo, com os documentos
que são utilizados com frequência e outro arquivo inativo, onde ficaram guardados os documentos que não são
utilizados. O arquivo inativo pode ser depositado sob a responsabilidade da empresa especializada pela guarda de
“arquivo morto”.
 PLANILHAS DE CONTROLE DE ENTRADA E DE SAÍDA DO EXPEDIENTE DA EMPRESA

 Método de arquivamento: método alfanumérico, desse modo colocamos primeiro o ano, seguido do mês e por
último pela letra do nome do colaborador. E um método que apresenta a simplicidade e a exatidão e rapidez, no
arquivamento.

 tipo de arquivo: arquivo ativo(temporário), é usado frequentemente e precisa estar sempre ao alcance.
 CONTROLE DE DISTRIBUIÇÃO DE EPIS E UNIFORMES DA EMPRESA

 Método de arquivamento: método específico ou por assunto e alfabético, assim podemos ter uma pasta para EPIs
e outra para uniformes, e organizamos dentro delas conforme o nome do funcionário em ordem alfabética.

 tipo de arquivo: arquivo inativo (Intermediário), não é usado com tanta frequência e fornece informações sobre
a empresa ou sobre o funcionamento.
 FOLHAS DE PAGAMENTO, DÉCIMO TERCEIRO SALÁRIO E FÉRIAS

 Método de arquivamento: método alfanumérico, assim acessaríamos primeiro pelo ano, depois pelo mês e em
seguida pela letra do nome do funcionário.

 tipo de arquivo: arquivo inativo (Intermediário), é um documento de valor permanente (estabelecido pelo código
civil e comercial brasileiro) tais como contratos, escrituras, documentos legais em geral etc.
 
 PASTAS DOS COLABORADORES COM FICHAS-REGISTRO E DOCUMENTOS PESSOAIS

 Método de arquivamento: método alfabético é o sistema mais simples, fácil, lógico e prático. Desta forma os
arquivos são organizados pela ordem alfabética do nome do funcionário.

 tipo de arquivo: arquivo inativo (Intermediário), são documentos de valor permanente (estabelecido pelo código
civil e comercial brasileiro) tais como contratos, escrituras, documentos legais em geral etc.