Processos de arquivamento

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RELEMBRANDO !
Antes de abordarmos como serão realizados os processos de
arquivamento, utilizados na guarda dos documentos abaixo. É
importante relembrar alguns conceitos importantes sobre
arquivologia.

Planilhas de controle de entrada e de saída do expediente da empresa

Controle de distribuição de equipamentos de proteção individual (EPIs) e uniformes da empresa

Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias

Pastas dos colaboradores com fichas-registro e documentos pessoais

 ARQUIVOLOGIA CONCEITOS:

DOCUMENTAÇÃO:Documento é toda informação registrada em suporte material, suscetível de ser utilizado para consulta, estudo,
prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinada
época ou lugar.

ARQUIVO: Segundo a Lei no 8.1591,consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos porórgãos
públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem
como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
PROCESSO DE ARQUIVAMENTO EM NOSSA EMPRESA:

1. O método Numérico cronológico será utilizado nos seguintes documentos, Planilhas de

controle de entrada e de saída de expediente da empresa.

Observando as seguintes regras :

Por ser uma arquivo de prosseguimento em primeiro momento deverá, ter como referência
cronológica, as datas de vencimento.

Em segundo momento será considerado arquivo inativo, pois os documentos já foram pagos. Logo, sua referência
cronológica mudará, nesse momento sua data de referência será sua data de pagamento e não sua data de vencimento.

Em ambos os momentos, os arquivos serão armazenados em arquivos eletrônicos é um custo benefício para a empresa.
2. Controle de distribuição de equipamentos de proteção individual (EPIs) e
uniformes da empresa.

Regras:

Esses documentos em primeiro momento deverão ser classificados com método idegrafico alfabético divididos em dois
arquivos (EPI'S) e Uniformes da empresa. E, dentro destes arquivos fazemos a subdivisão.

São arquivos ativos, pois são consultados com frequência. Por esse motivo, recomenda-se o suporte eletrônico, ou seja,
os documentos serão armazenados em planilhas eletrônicas.

Em segundo momento, esses arquivos serão reclassificados e serão conduzidos ao arquivo inativo. Arquivo inativo, também será em
formato eletrônico.
3. Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias.

Regras:

Levando em consideração que esses documentos serão alvo de frequentes consultas na organização(arquivo de
prosseguimento), podemos utilizar o método alfanumérico para classificá-los.

A ordem alfabética será utilizada, a referência será os nomes e sobrenomes dos colaboradores e suas datas de
administração na organização.

Os documentos acima, são de poucas consultas na organização. Logo, poderão ser reclassificados e ir para o arquivo
inativo também serão alvo de suporte eletrônico.
4. Pastas dos colaboradores com fichas - registro e documentos pessoais

Regras:

O método alfabético simples é o mais indicado nesse caso, os documentos acima são consultados raramente
organização. Considerando assim, como arquivos inativos.

Para ordenar os documentos, devemos utilizar os nomes e sobrenomes dos coordenadores como referência.