PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO

MANUAL DE SOLUÇÕES PARA SERVIÇOS LOGÍSTICOS

soluções para as notas fiscais e boletos na logística

1. OBJETIVO
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal Eletrônica é um documento emitido e armazenado eletronicamente,

obrigatório para qualquer movimento de venda e compra de produtos que estão
sujeitos a tributação de Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços
(ICMS). Tem como objetivo documentar uma operação de circulação de
mercadorias (ou prestação de serviços), registrando detalhes sobre a transação e
impostos que foram e/ou serão recolhidos, o que facilita o acesso para o emissor
da nota, os órgãos públicos e o consumidor.
Sua emissão é de responsabilidade do remetente da carga, ou seja, daquele que
está enviando a mercadoria, assim como a sua validade jurídica, garantida pela
assinatura digital do emitente.

Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)

O DANFE é a versão impressa da NF-e. Nele estão as principais informações do

documento fiscal. Sua função é facilitar o acesso aos dados da nota fiscal no
processo de movimentação da mercadoria (nenhum caminhão, por exemplo, pode
rodar sem a DANFE). Portanto, diferentemente do que se pensa, esse documento
não substitui a NF-e: ele funciona apenas como uma representação simplificada
da mesma.

Conheça as principais informações da DANFE:

 Chave numérica de acesso da NF-e

 Código de barras da chave
 Dados do destinatário
 Valores
 Dados do emitente

Assim, no recebimento da mercadoria é possível que se confirme a existência

efetiva dessa nota fiscal em uma simples consulta pela internet. Da mesma
forma, o documento pode ser usado para colher a assinatura da pessoa
responsável por receber o produto, servindo como um comprovante físico de que
a operação foi concluída.
 

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

O Conhecimento de Transporte Eletrônico é um documento fiscal emitido pelas

transportadoras, que equivale a uma nota fiscal de prestação de transporte de
carga realizado por qualquer modal (rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário
e dutoviário). Assim como a NF-e, o documento é emitido e armazenado
eletronicamente e certificado por uma assinatura digital do emitente. Os CT-es
cobrem os serviços de transporte intermunicipais e interestaduais,
simplificando as obrigações tributárias das transportadoras.

Esse documento também serve para ajudar na conferência de valores antes da

emissão das faturas. É possível verificar se os preços negociados estão sendo
cobrados pelo transportador corretamente e, assim, antever erros, como
pagamentos duplicados.

Documento Auxiliar Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE)

O DACTE é a versão impressa do CT-e. Funciona como um comprovante de

que o seu produto está sendo transportado conforme a legislação e, assim como
o DANFE serve para facilitar o acesso aos dados do conhecimento de
transporte no processo de movimentação da mercadoria (nenhum transportador
pode rodar sem a DACTE).

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais é emitido e armazenado

eletronicamente assim como os outros documentos citados. O objetivo é agilizar o
registro em lote dos documentos fiscais em trânsito e identificar características do
transporte. O documento é gerado após o registro do CT-e e tem validade em
qualquer região do território nacional.

Assim como a NF-e e o CT-e, o MDF-e também tem a sua versão impressa,
conhecido como Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos
Fiscais (DAMDFE). A proposta é igual a dos outros documentos auxiliares:
acompanhar o transporte e informar dados sobre a carga durante o trajeto de
expedição.

Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA)

O Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA) tem como objetivo formalizar a

contratação de um serviço específico, prestado por pessoa física sem vínculos
empregatício regidos pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Ele é emitido
pela empresa contratante e deve apresentar os dados do tomador do serviço, os
dados do prestador do serviço, o valor acordado, assim como os valores
dos tributos a serem retidos e o número do Código Identificador da
Operação de Transporte.

No caso do setor de transportes, esse documento também pode ser chamado de

Recibo de Frete ou Recibo de Pagamento a Contribuinte Individual do INSS. Seu
objetivo é formalizar a contratação de um terceiro

Tempo de guarda

Se em apenas um dia existem milhares de documentos a serem gerenciados,

sejam eles eletrônicos ou físicos, então conhecer o tempo de guarda de cada se
torna essencial para melhor administração da empresa. Além de ajudar a manter
os documentos organizados e armazenados da maneira correta, livra a
organização de uma série de problemas burocráticos devido a perda de algum
arquivo e até mesmo a uma prática de auditoria de fretes menos morosa e mais
precisa.

Todos os documentos fiscais eletrônicos, como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e),

e arquivos XML de notas emitidas, como os CT-es, precisam ser arquivados
por 5 anos (mais o ano de exercício vigente). De acordo com a Legislação
Tributária Nacional, o emitente e o destinatário devem manter os documentos
fiscais em arquivo digital pelo prazo estabelecido, exceto quando o destinatário
não for um contribuinte credenciado para emissão de NF-e, nesse caso a guarda
precisa ser física, já no caso da RPA, o tempo de guarda é de 30 anos.

Software TMS auxilia na gestão de documentos logísticos

Se agora os documentos são todos eletrônicos, que tal armazená-los e organizá-

los por meio de uma software de gestão TMS? Mesmo que, historicamente, as
empresas utilizem planilhas eletrônicas para gerenciar todo esse acervo, é preciso
levar em consideração que o controle manual pode ser muito exaustivo e tomar
tempo e dinheiro da sua organização. Por isso, a nossa dica é: automatize a
gestão dos seus documentos logísticos.

Se até este momento você contava com uma equipe focada para executar tarefas
operacionais e, com isso, estava sujeito a perder recursos em problemas
corriqueiros, como erros de digitação e inconsistências não identificadas nas
cobranças, com um software TMS você não precisa mais se preocupar. Isso
porque ele tem uma infraestrutura segura e preparada para armazenar os
documentos e arquivos de sua empresa, assim como para melhorar a
comunicação com fornecedores e clientes por meio da troca eletrônica de
dados (arquivos Electronic Data Interchange, ou Intercâmbio Eletrônico de
Dados, conhecidos como EDI).
 

Vantagens do TMS na gestão de documentos logísticos

Ao contar com automação, atividades que antes eram feitas em horas podem

ser executadas em segundos, fator que garante uma série de vantagens para
aqueles que atuam no ambiente logístico. Confira, a seguir, quais são elas:

 Elimina operações manuais

 Acaba com erros de digitação e inclusão manual de informação
 Facilita a importação de arquivos
 Organiza e padroniza documentos
 Sistematiza a troca de documentos com outras áreas da empresa
 Otimiza a gestão de fornecedores
 Auxilia no controle de pendências
 Agiliza o conhecimento de faturas e pré-faturas
 Facilita o entendimento das inconsistências
 Diminui o tempo gasto com controle de documentos e erros com cobranças
de frete
 Evita problemas com transportadoras e clientes
 Libera a equipe para atividades estratégicas

Contudo, com a adoção de algumas estratégias, é possível otimizar essa

tarefa, melhorar os resultados e o principal: ter segurança em relação à
gestão das notas.

Portanto, é necessário criar o hábito de organizar as Notas Fiscais de modo

que estas não sejam extraviadas em diversos e-mails ou perdidas por conta de
alguma falha no sistema da empresa.

No quesito organização, os documentos fiscais podem ser catalogados de

acordo com data de emissão ou de recebimento, empresa emitente ou
empresa destinatária, de acordo com suas necessidades.

Para evitar riscos quanto à guarda dos documentos fiscais, há possibilidade de

usar o armazenamento em nuvem, o que diminui riscos de perda de dados e
documentos corrompidos.

Já existem softwares de gestão de documentos fiscais, como é o caso

da ConexãoNF-e, que oferecem a possibilidade de guardar esses dados, além
de organizarem todas as NF-es e CT-es, permitindo e facilitando o acesso às
informações a qualquer momento.
Para manter as Notas Fiscais eletrônicas em ordem, é essencial que você
estabeleça uma rotina de trabalho com a sua equipe. Defina a responsabilidade
de cada um e trace o passo a passo necessário para a tarefa.

Você pode até criar um fluxograma dos processos envolvendo o setor de

Logística responsável pela emissão e armazenamento de notas fiscais.

2. APLICAÇÃO
Considerando a presente pesquisa, justificou-se pela necessidade do estudo
da logística interna da organização do ramo de moto peças, haja vista que a
empresa possui atrasos em seus processos internos. Objetiva-se a utilização
do estudo da logística, como ferramenta para solucionar os problemas de
atrasos nos processos logísticos internos da empresa, visando identificar as
falhas existentes e propor possíveis soluções. Deste modo foram abordados
estudos a respeito dos conceitos de mapeamento de processos, logística, e
transporte, afim de embasar teoricamente a presente pesquisa, foram
aplicados questionários aos colaboradores da organização estudada com a
finalidade de obter dados a respeito dos atrasos nos processos logísticos
internos da empresa. Após a aplicação dos questionários e a tabulação dos
dados, foram realizadas análises descritivas para cada atividade logística
interna da instituição em questão. Com as análises realizadas, conclui-se que
as atividades que mais demandam tempo a serem executadas foram as etapas
de análise de crédito dos clientes contendo as respostas dos colaboradores,
contam também as atividades dos boletos dos clientes e a atividade de
emissão de notas fiscais com 93% dos colaboradores, julgando essas fases
como influenciadora dos atrasos ocorridos na organização.

As notas fiscais eletrônicas (ou NFes) são documentos fiscais emitidos,

armazenados e organizados digitalmente. O objetivo dessas notas é o
de comprovar uma compra ou venda de mercadorias ou uma prestação
de serviços.

Tendo em vista a importância das NFes, você deve imaginar que para
manter a sua empresa de acordo com as fiscalizações, deve haver uma
organização de documentos fiscais muito assertiva, certo? 

Dessa forma, vai ser possível enxergar esse documento com outros
olhos, esquecer um pouco a ideia de que ele não passa de um documento
para ser guardado na gaveta e deixar de cometer alguns erros ao lidar
com ele.

Como já mencionado, qualquer transação que envolva a compra e venda

de produtos ou serviços por empresas implica que uma Nota Fiscal seja
emitida. É um documento comum ao conhecimento de grande parte das
pessoas, por isso, nem sempre é possível observar outros aspectos
relativos ao seu uso e organização.

Fluxograma Processo de Compras – Fundo Rotativo (Compras até 8.000

conforme Lei nº. 8.666/93) Fundo Rotativo Unidade Administrativa DGPF
Gerência de Apoio Logístico e de Suprimentos Gestor do Fundo Rotativo,
Protocolo Verifica a regularidade fiscal da 1ª empresa colocada Anexa
Orçamentos e certidões ao Processo Informa a empresa via telefone, fax ou
email e solicita a aquisição do material/bem Verifica Regularidade fiscal da
empresa, 2ª colocada Recebe material juntamente com nota fiscal, Nota Fiscal
Material Encaminha material e NF para conferência da GALS, Confere se
material e nota fiscal estão conforme solicitação, Entrega material ao
responsável da Unidade Administrativa requisitante, Atesta Nota Fiscal e a
encaminha ao Gestor do Fundo Rotativo para pagamento, Informa a empresa
que material/nota fiscal não confere com solicitação, Solicita adequação do
Pedido ou NF Material entregue ao responsável Unidade Administrativa,
requisitante Material Nota Fiscal sim Verificada, FLUXOGRAMA ‐ II 6
Fluxograma Processo de Compras – Fundo Rotativo (Compras até 8.000
conforme Lei nº. 8.666/93) Fundo Rotativo Gerência de Apoio Logístico.

Após a separação do pedido do cliente for concluída, o pedido já está pronto

para ser conferido e embalado, atividade está realizada pelo conferente, que
após a contagem concluída faz também a emissão dos boletos dos clientes.
Depois da etapa de finalização do pedido o mesmo segue para o setor
administrativo onde serão impressas a notas fiscais dos pedidos, atividade está
executada pelo supervisor administrativo. Com a emissão das notas ficais a
atividade seguinte é o embarque das mercadorias no caminhão baú da
organização, está etapa é realizada dos estoques, gerente de estoque que
controla o fluxo de entrada e saída de mercadorias, e pelos motoristas.
Portando com o embarque da mercadoria dar-se início a comunicação com o
cliente informando o mesmo sobre a saído de seu pedido. Com a chegada dos
entregadores na organização é feita a verificação se voltou algum pedido, esta
atividade de verificação é realizada pelo gerente de estoque. Se tiver voltado
algum pedido o gerente de estoque da entrada da mercadoria no estoque. A
fase de pós-venda é realizada pelo vendedor interno da organização, que entra
em contato com os clientes afim de verificar se teve alguma ocorrência com o
pedido, se houve avarias, ou erro de peças trocadas, ou seja, que não haviam
pedido. 36 Importante destacar que após o pós-venda verificar possíveis
ocorrências com os clientes, se não tiver nem uma falha com os pedidos o
mesmo é arquiva pelo supervisor administrativo. Mas se possuir ocorrências
como o envio de peças trocadas para o consumidor, ou boletos com datas
erradas, estas falhas devem ser corrigidas e comunicar ao cliente, com a
correção realizada o pedido já pode ser arquivado. Assim sendo com a análise
do fluxograma nota-se que a atividade de emissão de pedidos é realizada no
setor de estoque, o que ocasiona no deslocamento do gerente de estoque até
ao financeiro. Isto posto percebe-se que a realocação deste processo seria de
suma importância na buscar em obter uma sequência no processo logístico
interno mais ágio. Posteriormente nas seções a seguir, foram realizadas
análises descritivas das atividades logísticas internas da organização,
descrições essas embasadas nas entrevistas e com os resultados obtidos por
intermédio da aplicação dos questionários aos 15 colaboradores, equivalente a
100% da população da organização. Portanto com os resultados obtidos, foram
elaborados gráficos para cada questão aplicada a respeito das atividades
logísticas internas da organização estudada, e posteriormente foram descritos
e analisados.
3. DEFINIÇÕES

A atividade de análise de crédito dos clientes da organização é realizada no

setor financeiro onde se faz consultas nas contas pagas e a pagar que os
clientes possuem na empresa, ou seja, é feita uma consulta no histórico de
compras do cliente. Importante destacar que alguns pedidos chegam na
empresa e o cliente possui boletos em aberto, ou seja, o consumidor possui
duplicatas vencidas que ainda não foram pagas a organização, e nem sempre
os vendedores informam ao setor financeiro sobre os recebimentos realizados
das duplicatas pendentes junto ao cliente, o que ocasiona no bloqueio da
venda até a confirmação do pagamento dos boletos pendentes. Desse modo a
comunicação é de suma importância para que não haja atrasos nesta fase,
mas nem sempre os representantes conseguem informar o setor financeiro
sobre os recebimentos realizados no ato das vendas. Sendo assim os
vendedores não possuem muito domínio do sistema gerencial utilizado que
visa facilitar as transmissões de informações entre os colaboradores, não
fazendo uso das ferramentas de comunicação embutidas no programa, como
campos para escrever informações para o setor administrativo, como a
informação do pagamento de duplicatas.
Finalização dos pedidos A finalização de pedidos é realizada por um único
conferente de pedidos, o mesmo após conferir todos os itens do pedido do
cliente via sistema gerencial faz a emissão de boletos após todos os itens
terem sido averiguados. Por conseguinte, o conferente separa as notas
impressas por vendedor até o momento do embarque da mercadoria no
caminhão da empresa para sair para as entregas. Nota-se que o colaborador
que faz tanto a contagem quanto a finalização dos pedidos possui muitas
tarefas a sob sua responsabilidade, consequentemente essa sobre carga pode
vir a causar atrasos no processo logístico. Haja vista que, estas atividades
necessita ser realizada com atenção e calma, pois cada pedido possui uma
forma de pagamento distinto um do outro, sendo assim a finalização de um
pedido errado acarretará em mais atrasos no processo.
Emissão de notas ficais, as notas fiscais são emitidas pelo setor
financeiro após o embarque das mercadorias no caminhão, a emissão de
notas é realizada somente após o embarque devido alguns clientes ainda
ligarem para realizar inclusão de mercadorias em seus pedidos. Sendo
assim por algumas vezes no momento da emissão de notas fiscais pode
vir a ocorrer atrasos devido a existência de muitos pedidos para emissão
das notas fiscais. Para realizar a emissão de notas fiscais faz-se
necessário conexão com a internet. Portanto esta atividade é de suma
importância pois sem as notas fiscais as mercadorias não saem da
cidade, haja vista que, os postos fiscais realizam vistorias nas
mercadorias transportadas. Por meio de entrevistas obteve-se a
informação que já teve cargas que passaram dois dias no pátio da
empresa aguardando as notas para poder terTempo de realização da
emissão de notas fiscais. o tempo que leva para a emissão de notas
fiscais na empresa possuem muita relevância causando atrasos no
processo. os funcionários responderam que a atividade de emissão de
notas fiscais acarreta em atrasos nos processos logísticos, nos
processos logísticos o Importante é ressaltar que um total de 93% dos
profissionais considera que esta atividade causa atrasos nos processos
logísticos, devido ao acumulo de pedidos para emissão das notas fiscais
de uma só vez, o que acarreta no congestionamento da execução da
atividade, os empregados julgam que essa etapa demande muito tempo
para ser realizada.

Abordando a atividade de emissão de notas fiscais que é realizada após o

embarque das mercadorias, sugere-se a antecipação da emissão das notas.
Desta maneira provavelmente a organização agilizará o processo de saída de
suas mercadorias vendidas, haja vista que no embarque das mercadorias os
pedidos já estariam finalizados e com notas fiscais, sem a necessidade do
retorno dos pedidos para o setor financeiro da organização, sendo assim
supostamente seria descartado mais uma etapa do processo.

Após a tabulação dos questionários aplicados aos funcionários da empresa

estudada, obteve-se o resultado de que 93% dos profissionais da organização
em questão consideram a atividade de emissão de notas fiscais como a maior
causadora de atrasos nos processos logísticos internos da instituição. Pois
essa atividade é executada após o embarque das mercadorias, o que ocasiona
no atraso da saído do caminhão para as rotas, devido ao acumulo de pedidos a
serem emitidas as notas fiscais.

Obteve-se como principais resultados da pesquisa realizada, as atividades

executadas pela organização que mais demandam tempo no ato da realização,
as quais foram as atividades de análise de credito dos clientes e a etapa de
emissão de notas fiscais. Ressaltando que 73% dos colaboradores consideram
que essa atividade de análise de crédito requer muito tempo para ser realizada,
devido a emissão dos pedidos não ser feita no setor financeiro. Em relação a
atividade de emissão de notas fiscais, demonstraram que 93% dos funcionários
consideram a atividade de emissão de notas fiscais como ocasionadora de
atrasos, pois o acumulo de pedidos para emissão de notas demanda muito
tempo para ser executada. Desta maneira, a necessidade que as organizações
possuem de obter um mapeamento de processos claro, fica nítido, pois
possuindo um fluxograma bem detalhado as decisões se tornam mais
assertivas e os fluxos mais rápidos. Portanto, é perceptível a importância que o
mapeamento de processos possui para as instituições, devido a facilidade de
compreensão que esta atividade traz para todos os envolvidos no processo da
organização. Contudo, possuir um fluxo claro para todos os funcionários da
empresa é possível obter bons resultados e maior agilidade nas atividades.
Assim sendo, indica-se para estudos futuros a realização de uma pesquisa
mais detalhada a respeito da relevância do mapeamento de processos dentro
das organizações do setor de moto peças. Deste modo sugere-se a aplicação
da metodologia de maneira mais acentuada, afim da obtenção de resultados
com outros horizontes.