SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM COMERCIAL

ESCOLA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL SENAC RS

EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA

RENATA BALEN

MÓDULO I – ELABORAR, ORGANIZAR E CONTROLAR

DOCUMENTOS DA ORGANIZAÇÃO
Atividade 1

Pato Branco, Paraná

2021

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 ORGANIZAÇÃO E CONTROLE DE FLUXOS DE DOCUMENTOS

CONTEXTO:

A academia Saúde e Vida está presente há 20 anos no mercado e conta com

mais de dez filiais em todo o estado. Essa academia tem se destacado no
mercado devido á sua administração. Há nela diversos setores, entre eles o de
RH. Este é um dos que mais utilizam documentos em suas operações, como:

 Planilhas de controle de entrada e saída do expediente da empresa;

 Controle de distribuição de EPIs e uniformes da empresa;
 Folhas de pagamento, décimo terceiro, salário e férias;
 Pastas dos colaboradores com fichas-registro e documentos pessoais.

Sabendo que atualmente nas empresas não é mais suficiente apenas

organizar, é necessário gerenciar e controlar os fluxos de documentos
empresariais, a academia Saúde e Vida solicitou seu auxílio para gerenciar e
controlar o fluxo de tais documentos.

ATIVIDADE:

Escolha um método de arquivamento para organizar e controlar cada tipo de

documento do setor de RH da empresa e determine os tipos de arquivos que
serão utilizados. Além disso, justifique sua resposta quanto aos métodos de
arquivamento e os tipos de arquivos escolhidos para a organização dos
documentos da academia.

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 DOCUMENTO 1 -
PLANILHAS DE CONTROLE DE ENTRADA E DE SAÍDA DO
EXPEDIENTE DA EMPRESA

Método de arquivamento:

O método que arquivamento mais pertinente neste caso, seria o NUMERALFA,

ALFANUMÉRICO ou ALFABÉTICO NUMÉRICO.

Tipo de arquivo:

Primeiramente esse tipo de documento deve ser arquivado no ATIVO, até os

três primeiros meses em que foram coletados os dados e posteriormente
transferidos para o arquivo INATIVO. Por exemplo, temos uma planilha de
controle de entrada e saída do dia 12/09/2021, então a mesma deve ser
arquivada no ATIVO até o dia 12/12/2021 e após essa data, deslocada para o
arquivo INATIVO.

Justificativa:

A escolha do método de arquivamento se deu pelo fato de ser o método mais

apropriado para esse caso, visto que as planilhas de controle de entrada e
saída podem primeiramente ser organizadas por data e posteriormente por
nome dos colaboradores.

Já a escolha do tipo de arquivo pode ser justificada pelo fato de se tratar de um

documento que está sendo usado com uma certa frequência, por exemplo,
para consulta de quantas horas foram trabalhadas em determinado mês, a
contabilização de horas extras, a análise de horas faltadas, etc. e após 3
meses podem passar para o arquivo inativo por conta de que os dados
necessários já devem ter sido coletados, não sendo mais utilizado com
frequência.

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 DOCUMENTO 2 -
CONTROLE DE DISTRIBUIÇÃO DE EPIs E UNIFORMES DA
EMPRESA

Método de arquivamento:

O método que arquivamento mais pertinente neste caso, seria o ESPECÍFICO

ou POR ASSUNTO.

Tipo de arquivo:

O tipo de arquivo que mais se enquadra neste caso é o ATIVO.

Justificativa:

A escolha do método de arquivamento se deu pelo fato de ser o método mais

apropriado para esse caso, visto que o controle pode ser dividido em EPIs e
UNIFORMES, e dentro deste, podemos organizar por nome de colaborador.

Já a escolha do tipo de arquivo pode ser justificada pelo fato de se tratar de um

documento que está sendo usado com uma certa frequência, sendo atualizado
toda vez que um colaborador é admitido ou demitido.

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 DOCUMENTO 3 -
FOLHAS DE PAGAMENTO, DÉCIMO TERCEIRO, SALÁRIO E
FÉRIAS

Método de arquivamento:

O método que arquivamento mais pertinente neste caso, seria o NUMERALFA,

ALFANUMÉRICO ou ALFABÉTICO NUMÉRICO.

Tipo de arquivo:

O tipo de arquivo que mais se enquadra neste caso é o INATIVO e em alguns

casos MORTO.

Justificativa:

A escolha do método de arquivamento se deu pelo fato de ser o método mais

apropriado para esse caso, visto que as folhas de pagamento, décimo terceiro,
salário e férias podem primeiramente ser organizadas por data e
posteriormente por nome dos colaboradores.

Já a escolha do tipo de arquivo pode ser justificada pelo fato de se tratar de um

documento que não possui frequência de consulta muito alta. Também é válido
justificar a utilização do arquivo morto quando um colaborador é desligado da
organização.

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 DOCUMENTO 4 -
PASTAS DOS COLABORADORES COM FICHAS-REGISTRO E
DOCUMENTOS PESSOAIS

Método de arquivamento:

O método que arquivamento mais pertinente neste caso, seria o ALFABÉTICO.

Tipo de arquivo:

O tipo de arquivo que mais se enquadra neste caso é o INATIVO.

Justificativa:

A escolha do método de arquivamento se deu pelo fato de ser o método mais

apropriado para esse caso, visto que se organizarmos pelos nomes dos
colaboradores, a procura por tais documentos é facilitada.

Já a escolha do tipo de arquivo pode ser justificada pelo fato de se tratar de um

documento que não possui frequência de consulta muito alta.