Organização e controle de fluxo de documentos

Academia Saúde e Vida

Para o setor de RH da academia Saúde e Vida, proponha os seguintes métodos de
arquivamento para cada tipo de documento:

 Planilhas de controle de entrada e de saída do expediente da empresa: Método

numérico simples, utilizando uma numeração sequencial para cada planilha.
 Controle de distribuição de EPIs e uniformes da empresa: Método específico ou por
assunto, separando os documentos por tipo de EPI ou uniforme.
 Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias: Método alfabético numérico,
utilizando o nome do funcionário como referência e um número sequencial para
cada documento.
 Pastas dos funcionários com fichas de registro e documentos pessoais: Método
alfabético, organizando as pastas em ordem alfabética pelo sobrenome do
funcionário.
Quanto aos tipos de arquivos, sugiro:

 Arquivos de prosseguimento para documentos em trâmite, como por exemplo,

admissão de férias que ainda não foram aprovados.
 Arquivo ativo (temporário) para documentos que estão em uso, como por exemplo,
as planilhas de controle de entrada e saída do expediente da empresa que são
atualizadas diariamente.
 Arquivo inativo (intermediário) para documentos que já foram utilizados, mas que
ainda precisam ser armazenados por um período determinado, como por exemplo,
as folhas de pagamento de anos anteriores.
 Arquivo morto (permanente) para documentos que já cumpriram seu prazo de
guarda, mas que ainda precisam ser protegidos por motivos legais ou históricos,
como por exemplo, as pastas dos funcionários que já se desligaram da empresa.
O método de arquivamento foi escolhido levando em consideração a facilidade de acesso e
localização dos documentos, além de garantir a segurança e integridade dos mesmos. Já os
tipos de arquivos foram escolhidos para garantir a organização e controle dos fluxos de
documentos empresariais, além de atender aos requisitos legais de guarda de documentos.

Nome: jucian caciano coutinho