Atividade

Escolha um método de arquivamento para organizar e controlar cada tipo de

documento do setor de RH da empresa e determine os tipos de arquivos que
serão utilizados. Além disso, justifique sua resposta quanto aos métodos de
arquivamentos e aos tipos de arquivos escolhidos para a organização dos
documentos da academia.

• Planilhas de controle de entrada e de saída do expediente da empresa: Será

necessário criar uma planilha no excel, para ter o controle do ponto dos funcionários onde
vamos dividir em três funções:
Cadastro de funcionários: vamos inserir o nome, matrícula e data de admissão do
funcionário.
Cadastro de horas: vamos inserir o nome e matrícula do funcionário, onde será inserido a
data e as horas de entrada, saída intervalo, volta intervalo e saída do funcionário, junto com a carga
horária que deve a ser cumprida. Com essas informações o Excel poderá gerar o registro de horas
extra
Gerar o relatório personalizado por funcionário: nessa função ao selecionarmos o nome
ou a matrícula do funcionário e o mês de referência, podemos gerar o extrato da folha ponto mensal
o trabalhador.
Então o método escolhido, será o método alfabético numérico, por ser um método simples, exato e
rápido, é um arquivo ativo pois é usado frequentemente e precisa estar sempre ao alcance.

• Controle de distribuição de equipamentos de proteção individual (EPIs) e

uniformes da empresa:
Usaria o método alfabético pois assim poderíamos organizar uma ficha individual com
nome. Matrícula e função dos funcionários, com datas de entrega e assinatura do funcionário
na data anotada com a discriminação do que lhe foi entregue de EPIs e uniformes. Estas
fichas ficariam alocadas em um armário arquivo para escritório. Será o Arquivo
Inativo(Intermediário) pois não é usado com tanta frequência e fornece informações sobre a
organização ou sobre o funcionamento.

• Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias: Usaria o método alfabético

numérico, pois assim acessaríamos primeiro pelo ano, depois pelo mês e em seguida pela
letra do nome do funcionário. Será um arquivo inativo pois é um documento de valor
permanente (estabelecido pelo código civil e comercial brasileiro) tais como contratos,
escrituras, documentos legais em geral etc

• Pastas dos colaboradores com fichas registro e documentos pessoais: Usaria o

método alfabético numérico, utilizando uma gaveta do armário de arquivos para escritório,
onde a ficha seria guardada contendo o ano e o mês do documento em ordem alfabética
conforme o nome do funcionário. É um arquivo inativo, que é usado eventualmente para
atualizações do cadastro do funcionário ou quando ocorrer o desligamento do mesmo da
empresa, onde sua pasta migrará para o arquivo morto.