Apresentação do novo método de

Arquivamento dos documentos da Academia Saúde e Vida

Para facilitar a organização e acesso aos arquivos de documentos da nossa empresa, apresento os
novos métodos de arquivamento que deverão ser utilizados a partir da presente data. Segue
orientação para cada tipo de arquivo:

Planilhas de Controle de entrada e saída do expediente da empresa

Para este documento deverá ser utilizado o seguinte método de arquivamento:

-Arquivo Ativo
-Método de arquivamento Numérico cronológico
Com método númérico cronológico os documentos serão organizados por data - Mês e Ano.
Deverá ser arquivado no arquivo ativo, pois são documentos de uso constante.
Com método Numérico por data a busca será prática e a organização será facilitada.

Controle de distribuição de EPIs e uniformes da empresa

Para este documento deverá ser utilizado o seguinte método de arquivamento:

-Arquivo Inativo (intermediário)

-Método de arquivamento específico - por assunto e alfabético respectivamente - uma pasta para
EPI´s e outra para uniformes, o documento que será adicionado á pasta deverá conter os nomes dos
colaboradores em ordem alfabética.
Com este método de arquivamento o acesso será feito justamento por nome EPI´s e Uniformes
facilitando a busca.
Deverá ser arquivado no arquivo inativo pois são documentos de menor frequência de uso.

Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias

Para este documento deverá ser utilizado o seguinte método de arquivamento:

-Arquivo Ativo
-Método Numérico e arquivamento específico - por assunto
Com método Numérico é possivel arquivar de acordo com data Ano - Mês de cada documento.
Deverá ser arquivado no arquivo ativo, pois são documentos de uso constante.

Pastas dos colaboradores com fichas-registro e documentos pessoais

-Arquivo Ativo
-Método Alfabético
Com método alfabético os documentos serão organizados por ordem alfabética, com regra de
alfabetação para pessoa física, primeiro último sobrenome e depois o prénome.
Deverá ser arquivado no arquivo ativo pois são documentos de maior frequência de uso.

Atenciosamente,

Patrícia Freire
Técnico Administravivo
Academia Saúde e Vida