ESCOLA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL

SENAC RIO GRANDE DO SUL

EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA

ESTUDANTE: Iago do Amaral Daumas

COMPONENTE: Elaborar, organizar e controlar documentos da organização

UNIDADE CURRICULAR: 2

PROFESSOR / TUTOR: Ana Paula Castro

ATIVIDADE Nº: 1

POLO: Palmas - TO

LOCAL E DATA: Itaboraí, 03 de dezembro de 2020

 1. ORGANIZAÇÃO E CONTROLE DE FLUXO DE DOCUMENTOS

Levando em consideração o contexto proposto pela atividade exposto abaixo:

Contexto

A academia Saúde e Vida está presente há 20 anos no mercado e conta com mais de dez filiais
em todo o estado. Essa academia tem se destacado no mercado devido à sua administração. Há nela
diversos setores, entre eles o de RH. Este é um dos que mais utilizam documentos nas suas
operações, como:

 Planilhas de controle de entrada e de saída do expediente da empresa;

 Controle de distribuição de EPIs e uniformes da empresa;
 Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias;
 Pastas dos colaboradores com fichas-registro e documentos pessoais.

Sabendo que atualmente nas empresas não é mais suficiente apenas organizar, é necessário
gerenciar e controlar os fluxos de documentos empresariais, a academia Saúde e vida solicitou seu
auxílio para gerenciar e controlar o fluxo de tais documentos

Considerando os diferentes métodos de arquivamentos e os tipos de arquivos possíveis de

escolha para a organização, é possível chegar nas seguintes conclusões e resultados:

1.1. CLASSIFICAÇÃO DOS MÉTODOS DE ARQUIVAMENTOS E OS

TIPOS DE ARQUIVOS

Quanto ao primeiro tópico:

 Planilhas de controle de entrada e de saída do expediente da empresa;

Trata-se de um tipo de documento de uso constante, diário e, de possivelmente de mais de

uma vez ao dia. Portanto configura-se como um arquivo ativo (temporário).
 Tem-se a sua forma mais otimizada e apropriada de organização disposta a partir do método
de arquivamento por ordem alfabética, pois é caracterizado por um sistema mais simples, de fácil
acesso e compreensão, apresentando a disposição dos arquivos de maneira mais lógica e prática.

Quanto ao segundo tópico:

 Controle de distribuição de EPIs e uniformes da empresa;

Trata-se de um tipo de documento de uso menos frequente, muito inferior em comparação ao

arquivo ativo, suscetível a possuir utilidade muito baixa, quase nula. Portanto configura-se como
um arquivo inativo (intermediário).
Tem-se a sua forma mais otimizada e apropriada de organização disposta a partir do método
de arquivamento por assunto, pois é caracterizado por um sistema mais específico, de maior nível
de ordenação e ter a disposição dos arquivos de maneira mais criteriosa e categorizada.

Quanto ao terceiro tópico:

 Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias;

Trata-se de um tipo de documento de uso intermediário, e de frequência percebida e situada

entre aqueles classificados como arquivos ativos e os arquivos inativos. Possui caráter mais
programado e futuro, que necessitam de providências, acompanhamento e vigilância. Portanto
configura-se como um arquivo de prosseguimento.
Tem-se a sua forma mais otimizada e apropriada de organização disposta a partir do método
de arquivamento por ordem alfabética e numérica, pois é caracterizado por um sistema que
apresenta simplicidade combinado com maior facilidade, eficiência e exatidão, de acesso
descomplicado e com a disposição dos arquivos de maneira mais estruturada.

Quanto ao quarto tópico:

 Pastas dos colaboradores com fichas-registro e documentos pessoais.

Trata-se de um tipo de documento de uso menos frequente, muito inferior em comparação ao

arquivo ativo, podendo ter alguns destes de utilidade muito baixa, quase nula. Portanto configura-se
como um arquivo inativo (intermediário).
 Tem-se a sua forma mais otimizada e apropriada de organização disposta a partir do método
de arquivamento simplificado, pois é caracterizado por um sistema que apresenta dados que podem
dispor de uma organização de caráter combinado, apropriando-se do método alfabético, numérico e
ainda por departamento ou setor que o colaborador está lotado. Dessa forma, possibilita um
arquivamento mais preciso, eficiente e exato, de fácil entendimento e com a disposição dos arquivos
de maneira mais estruturada e aprimorada.