GUIA

ARQUIVAMENTO
DE DOCUMENTOS

A tecnologia nos trouxe diversas novas alternativas para a gestão documental,

incluindo as gestões digitais como o GED. Porém, ainda assim não é possível simplesmente
se livrar do montante de papéis comumente presente na maioria das empresas, já que
diferentes leis preveem um tempo mínimo de armazenamento de documentos físicos.

Como é necessário manter estes papéis, o melhor que pode ser feito é administrá-los
de modo que eles não atrapalhem a rotina da empresa. A solução mais indicada neste caso
é ter um bom processo de arquivamento de document os.

Assim como diversos outros processos de organização, o arquivamento de

documentos não pode ser feito sem uma definição clara de metodologia, incluindo seus
passos e categorias. Em sequência você poderá ver dicas para aprender exatamente como
é feito um arquivamento de documentos.

PASSO A PASSO DO ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

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Separação dos documentos por categorias
O primeiro passo para um arquivamento de
documentos adequado, que garanta a integridade
e segurança das informações é separar os arquivos
por categorias. Isso ajuda na procura e evita que os
documentos sofram perdas ou danos. Um exemplo
são as chamadas categorias macro, em que os
documentos são organizados por ordem alfabética ou
ano do arquivo.

Armazenamento em arquivos suspensos
Após a separação dos documentos por
categorias é necessário ter um espaço apropriado
para seu armazenamento, portanto o segundo passo
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é guardar-los em arquivos suspensos. No entanto é
importante reservar um arquivo suspenso para cada
categoria de documentos, assim não há risco de uma
categoria estar presente no arquivo da outra.

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Divisão em subcategorias
Para inserir os documentos nos arquivos
suspensos eles precisam estar em pastas, divididas
em categorias. Um exemplo é ter a pasta “Relatórios”.
Porém, somente esse nome não especifica o documento
em si, logo é preciso fazer uma subcategoria - Relatórios
(ano) - Deste modo é possível tornar a busca pelas
informações mais simples e ágil.

Utilização de referências cruzadas
É comum acontecer na hora de dividir os
documentos por categorias, que algum deles se
enquadre em mais de um grupo. Para que não haja
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conflito de informações é preciso utilizar as referências
cruzadas. Marcações que permitem uma busca mais
específica do documento.

Contudo, mesmo com um guia incluindo todos os passos como este,

fazer um arquivamento de documentos adequado em uma empresa é
uma tarefa complicada e que fica ainda mais difícil de acordo com a
quantidade de arquivos presentes.

Diante disso, é fundamental não deixar os documentos se

acumularem dentro da sua empresa para não haver extravios.
Se possível a organização dos documentos deve ocorrer com
frequência. Nós sabemos disso, pois aqui na Acervo o arquivamento
e a organização de documentos é mais um dos serviços oferecidos.

E nós podemos garantir: é somente com o auxílio de uma

equipe profissional especializada na gestão de documentos
que você conseguirá fazer com que todos os seus papéis mais
importantes fiquem arquivados e organizados da maneira mais
eficiente para auxiliar todos os seus processos futuros.

Portanto, se você quer um arquivamento de documentos perfeito, entre em contato

conosco e contrate os serviços oferecidos pela Acervo! E sua procura nem precisa ser esta;
seja a própria organização de arquivos ou qualquer outro serviço relacionado à gestão
documental que você busque, nós podemos te ajudar!

ACERVO - Excelência em Gestão Documental

(48) 3241-2019 / contato@acervonet.com.br