INTRODUÇÃO

Todos os anos, um grande volume de dados e informações é arquivado nas

organizações em forma de documentos impressos e em outros meios físicos. Embora
ainda sejam muito comuns na atualidade, os documentos físicos já se mostram
ultrapassados em alguns quesitos, sobretudo no que diz respeito à organização e
segurança. Por esse e outros motivos, a tecnologia já oferece soluções para os
diferentes problemas decorrentes da gestão manual de documentos, prova disso é a
adesão cada vez maior da Gestão Eletrônica de Documentos (GED) pelas
organizações. Nosso grupo vai falar um pouco sobre o que é um GED, como e por que
surgiu, suas funções de uso e sua importância, como funciona e seus formatos de
arquivos e tecnologias e traremos um exemplo de seu uso no meio comercial.

O QUE É O GED?

O que é GED? Segundo o Cenadem – Centro Nacional de Desenvolvimento do

Gerenciamento da Informação (2005), “o GED é um grupo de tecnologias que
envolvem cinco grandes áreas: captação, gerenciamento, armazenamento,
distribuição e preservação”. Por captação entende-se o modo pelos quais as
informações ou documentos, sejam eletrônicos ou em papel, são passados para um
repositório de conteúdo, possibilitando sua reutilização, distribuição e armazenamento.
No gerenciamento, incluem-se ferramentas e técnicas para a movimentação desse
conteúdo dentro da organização e seu monitoramento. Armazenamento, como o
próprio nome diz, é o local de armazenamento de todo o conteúdo de documentos e
como são possíveis sua localização e recuperação. Aqui também pode incluir-se a
área de preservação, que fica responsável pela integridade do conteúdo durante o
armazenamento de longo prazo, dos documentos e informações mais relevantes para
a organização. Por fim, a distribuição é a área tecnológica que diz respeito à
disponibilização do conteúdo certo para as pessoas certas, ou seja, trata-se do
acesso. Percebe-se que uma área se encontra interligada às outras.

COMO SURGIU O GED E POR QUE SURGIU?

O conceito de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED para nós e DMS sigla

em inglês) começou com a empresa SoftSolutions, em Chicago no ano 1984 (Chicago
ABA). A SoftSolutions, em 1981, já havia desenvolvido um Sistema de ERP chamado
CLO (Comprehensive Legal Office) para uma firma chamada CMS Data, mas que
ainda não havia nada com relação à gerenciamento de documentos. Foi no ano de
1984 na demonstração do CLO na conferência do American Bar Association em
Chicago que surgiu o conceito. Naquela apresentação, os advogados presentes à
demo do CLO sugeriram que seria muito bom se além de ver e pesquisar suas
informações gerenciais de "time & billing" (ERP) para cada assunto, apresentadas pelo
sistema, pudessem também ver as informações de seus documentos. Naquela época
o gerenciamento de documentos era somente pelos departamentos de processamento
de textos (Word Processing Centers) e era comum existirem nos escritórios
americanos departamentos com dezenas de pessoas só para digitação de textos, uma
evolução das maquinas de escrever. Os softwares utilizados eram sistemas da Wang,
IBM, Displaywrite e Lanier. A SoftSolutions então expandiu o conceito GED para toda
firma, incluindo os advogados e secretárias através do WordPerfect 4.2 pela rede
Novell e por Data General Mini Computers. Em 1994 a SoftSolutions detinha 54% do
mercado GED mundial (dados do Gartner Group). Ao longo dos anos esse sistema
(CLO) evoluiu e foi aperfeiçoado e atualmente é conhecido como ADERANT, um dos
importantes players de ERP no mercado americano. Como a empresa CMS Data não
detinha os direitos para comercializar o então chamado "SoftSolutions DMS", somente
o sistema de ERP (CLO), ela acabou desenvolvendo seu próprio produto, o PC Docs,
que se tornou Docs Open e agora é a OpenText. Ao longo dos anos esse sistema
(CLO) evolui e foi aperfeiçoado e atualmente é conhecido como ADERANT, um dos
importantes players de ERP no mercado americano. A firma SoftSolutions foi
comprada pela WordPerfect em 1994, e aquele sistema de DMS acabou sendo
descontinuado pela WordPerfect. Isso acabou causando causou um espaço enorme
no mercado e a empresa iManage aproveitou a oportunidade e lançou um DMS
baseado no three-tier-architecture (cliente-assunto-pasta) e contratando funcionários
da SoftSolutions na área de tecnologia, marketing, e vendas e lançou o iManage.

SUAS FUNÇÕES, SEUS USOS E SUA IMPORTÂNCIA.

O principal papel do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é permitir

atransformação digital das empresas, no que tange à documentação. Arquivos,
contratos, dossiês, relatórios e papéis, de maneira geral, podem ser digitalizados –
partindo do ambiente físico para o digital - e organizados com o GED. Assim, eles
ficam disponíveis para consulta a qualquer momento e facilmente. Não só textos
entram nessa lógica, mas documentos em diferentes formatos, como imagens, vídeos,
gravações e outros, para centralizar todas as informações do negócio em um mesmo
ambiente digital. Para além do armazenamento e da organização dos arquivos, o GED
é extremamente útil para reduzir as impressões de papel, o que é essencial para
empresas ambientalmente responsáveis. A gestão de documentos é um importante
passo na gestão do conhecimento de um negócio com dados reunidos e
transparentes, é possível controlar a execução de processos, mensurarem resultados
e projetar melhorias. Assim, a tomada de decisões na gestão é feita com base em
informações organizadas. Além dos benefícios:
1. Redução de gastos, uma das principais vantagens competitivas provocadas
pelo GED é agilizar o andamento de trabalhos, por meio da economia de
tempo, custos com cópias e recursos humanos;
2. Redução de espaços, armazenar os documentos de forma eletrônica também é
fundamental para economizar espaço com arquivos infinitos de papéis e
cópias;
3. Preservação da memória da empresa, os documentos ficarão armazenados
eletronicamente, de forma a preservar o patrimônio da empresa ao longo do
tempo;
4. Recuperação de documentos, documentos perdidos ou danificados pode ser o
terror de vários setores de uma empresa. Ao gerenciar seus documentos
segundo os preceitos do GED, os contratos, as notas e relatórios poderão ser
resguardados em locais predefinidos e seguros;
 5. Gestão à vista, com o GED é possível manter a transparência das informações
para toda a empresa, fornecedores e clientes, ao disponibilizar os documentos
na rede. Dentre outras vantagens como poder acompanhar o andamento dos
processos em tempo real a gestão à vista permite o monitoramento dos dados
e das métricas aplicadas sobre os processos;
6. Mais segurança para seus dados, ao ser digitalizado, o responsável pode
definir permissões de acessos aos documentos e liberar apenas para os
envolvidos;
7. Sustentabilidade, um sistema de GED visa ao armazenamento de documentos
em ambiente digital e sua distribuição também eletrônica. Assim, se vários
setores da empresa necessitam de um mesmo documento, por exemplo, não
há motivo para imprimi-lo diversas vezes;
8. Gerenciamento à distância, o GED permite fazer toda a gestão dos arquivos à
distância, principalmente se integrado a um sistema em nuvem, como um
BPMS;
9. Controle de acesso a usuários, com o Gerenciamento Eletrônico de
Documentos também é possível controlar as permissões de acesso às pastas
e aos arquivos. Essa autorização controlada – que pode ser de todo o
documento ou apenas parte dele - dá muito mais segurança às informações.

COMO FUNCIONA O GED E QUAL DIFERENÇA DELE PARA OUTROS TIPOS DE

GERENCIAMENTO?

Diferença entre o GED e ECM: O foco do GED é atuar apenas na gestão de

documentos, enquanto que o ECM engloba todo o conteúdo eletrônico. O GED é
responsável somente pelo registro, armazenamento e gerenciamento dos
documentos, já o ECM permite a interpretação de dados e informações relevantes. O
GED atua isoladamente, enquanto que o ECM é integrado com outros softwares e
ERPs. O ECM suporta diversos tipos de formato multimídia, diferente do GED. O ECM
possui um alto nível de compactação.

FORMATOS DE ARQUIVOS MAIS APLICADOS NO GED.

A primeira coisa que você deve saber é que existem arquivos físicos e arquivos
digitais. Os arquivos físicos são aqueles organizados em pastas, que são guardados
em gavetas e armários, impressos em papel. Já os arquivos digitais são aqueles que
são gerados em computador, e ficam arquivados em dispositivos. Existem
classificações que indicam a freqüência de uso dos arquivos. Por exemplo, o arquivo
ativo é aquele que é acessado com freqüência. Ele precisa estar em local de fácil
visibilidade. O arquivo ativo se mantém inconclusivo. Ele pode ser alterado, alimentado
e modificado a qualquer momento. O Arquivo inativo é acessado esporadicamente,
não é alimentado e não é usado para consulta com freqüência. São arquivos que
ainda possuem importância, porém o uso é muito pontual. Já o arquivo morto são
arquivos importantes, que possuem uma significância e relevância com finalidade
documental, mas que já não são consultados, ou mesmo modificados. Os tipos de
arquivos digitais, por exemplo, variam bastante de acordo com suas extensões. Alguns
dos tipos mais comuns são os seguintes: psd: gerado pelo photoshop; cdr: gerado
pelo corel draw; xml: arquivo gerado para documentos usados na internet; sql: arquivo
específico para administração e dados; txt e word: arquivos de texto; exe: arquivo de
execução; zip e rar: arquivos compactados; jpg e png: arquivos de imagens. O pdf
agora é um padrão aberto mantido pela international organization of standardization
(iso). Os documentos pdf podem conter links e botões, campos de formulário, áudio,
vídeo e lógica de negócios

TIPOS DE ARMAZENAMENTO MAIS ULTILIZADOS PELO GED E SUAS

TECNOLOGIAS.

Formas de armazenamento: CD-ROM, discos óticos, DVD, jukebox, fitas. Principais

tecnologias relacionadas à GED: capture, document imaging (Gerenciamento de
imagens), document Management (Gerenciamento de Documentos), workflow / BPM
( gerenciamento do fluxo de trabalho), COLD/ERM, Forms Processing (processamento
de formulários), Records and Information Management.

DIGITALIZAÇÃO DOS ARQUIVOS

Já imaginou o trabalho que você ou a sua equipe podem ter para escanear todos os
milhares de documentos físicos da sala de arquivos? Além da necessidade de atestar
o controle na administração da segurança das informações, garantindo a
confidencialidade dos dados. Fora o investimento em segurança para as informações
não surgirem nas mãos de pessoas desautorizadas. Digitalizar documentos parece
algo complicado, não é mesmo? Por este motivo contratar especialistas em gestão de
documentos é a maneira mais segura de fazer esta gestão.

ETAPAS DA DIGITALIZAÇÃO:
1. Especialistas em preparação de documentos realizam o preparo de cada folha
do documento antes de serem digitalizados. O trabalho de retirar grampos ou
clipes, higienizar, eliminar qualquer detrito no documento que pode atrapalhar o
scanner.
2. Antes de a digitalização ser concluída os documentos são tratados com
recursos digitais para as imagens terem a máxima qualidade visual possível.
Verificar os formatos de arquivos, que foram citados anteriormente também é
importante.
3. A última etapa na digitalização de documentos inclui a organização dos
arquivos conforme as orientações pré-determinadas de acordo com cada
projeto. Acessar informações, permitir que pessoas tenham acesso a
determinados documentos, modificar ou autorizar a modificação de conteúdo,
realizar assinaturas digitais nos documentos, organizar os dados de acordo
com o padrão, organizacional da empresa.

SUAS APLICAÇÕES PRÁTICAS

Para mostrar esse funcionamento no meio comercial nosso grupo resolveu entrar em
contato com a empresa júnior TecnoSystem, e o responsável pela entrevista foi o vice-
presidente Alex Silva. A entrevista seguiu com os seguintes diálogos:
Quais tipos de arquivos são mais usados pela empresa (txt, jpg, gif, psd, xml,
zip, rar, word, etc)? E os aplicativos?
“Google docs e planilhas feitas pelas aplicações do Google. A aplicação do Google é o
serviço mais usado, o conjunto do Google Drive. ”
Quem gerencia esses documentos? Se alguma pessoa toma esse cargo, ou é
feito por cada pessoa individualmente.
"A parte administrativa fica responsável por organizar tudo, em sua maioria. Mas todos
podem ter acesso aos arquivos e suas devidas tarefas."
Há gerenciamento presencial? (pastas, documentos impressos)?
“Os arquivos antigos ficam guardados. O drive foi aplicado em 2019. Organizados
numa gaveta de RH, contratos e diretorias de projetos. ”
Por que utilizar o método digital é mais eficaz do que o de papel na sua visão?
"O digital é mais maleável, a possibilidade de edição e o fato de outras pessoas tem
acesso mais fácil em questão de transporte de acesso. Além de evitar o acúmulo de
papel."
 CONCLUSÃO

Desse modo, é possível observar que o uso do GED não se limita apenas a evolução
da tecnologia em si, mas também a capacidade humana de poder enxergar várias
possibilidades para uso dessas tecnologias novas e aprender a difundir esses
métodos para facilitar e agilizar a vida das organizações. O GED serve não só para
empresas, mas também para o meio educacional e uso doméstico, deixando a
praticidade das ferramentas ter um aproveitamento em muitos dispositivos, de formas
diferentes e personalizadas. Compreender o que é GED e quais são os benefícios que
a introdução desse sistema oferece para o fluxo de trabalho é um passo importante
para aumentar a produtividade da sua empresa. Como você pode observar, as novas
tecnologias e a adesão ao uso dessa ferramenta auxiliam na execução de diversas
atividades do cotidiano com segurança e agilidade, diminuindo despesas e evitando
retrabalho.