Você está na página 1de 10

IMPLANTAÇÃO DO GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS NO SETOR BANCÁRIO

IMPLEMENTATION OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT IN BANKING SECTOR

PAOLA CATRINA PITOL CARVALHO

Pós-graduanda Gestão em Tecnologia da Informação

ADRIANA ROSE SEIDEL DE SOUSA

Pós-graduanda Gestão em Tecnologia da Informação

ROGÉRIO MIGUEL COELHO

Mestre em Informática rogerio@rogeriocoelho.com

RESUMO

O GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é um recurso que viabiliza o processo de recuperação, acessibilidade, acesso rápido e seguro dos documentos. Dentre as muitas vantagens do GED, está o aumento da produtividade, visto que possibilita o compartilhamento, armazenamento e recuperação das informações nas empresas. Este trabalho apresenta uma pesquisa bibliográfica sobre as principais tecnologias de GED no setor bancário, destacando os benefícios, tecnologias e processos empregados.

Palavras-chave: Gerenciamento eletrônico de documentos, Document Imaging, Workflow.

ABSTRACT:

The EDM (Electronic Document Management) is a feature that enables the recovery process, accessibility, fast and secure access of documents. Among the many benefits of the GED, is increasing productivity, since it enables the sharing, storage and retrieval of information in enterprises, helping to allow them to ensure competitiveness in today's market and globalized. This paper presents a literature search on key technologies of GED in the banking sector, highlighting the benefits, technologies and processes employed.

Keywords: Management electronic of document, Document Imaging, Workflow.

1 Introdução

No atual cenário empresarial mundial as instituições sejam elas públicas ou privadas

buscam cada vez mais aumentar a sua competitividade pela melhoria do atendimento, redução

de custo, se diferenciando da concorrência ou se especializando em algum segmento de

mercado para buscar a eficiência.

As tecnologias estão em evolução contínua desde que os processos organizacionais

começaram a despertar o interesse da alta administração. O cenário mercadológico atual

condiciona as empresas preocuparem-se continuamente pela busca da otimização desses

processos.

Os estudos sobre a gerência da informação têm recebido cada vez mais importância à

medida que cresce o número de fontes de dados, dificultando a recuperação da informação.

Com isso, as organizações têm investido intensamente em projetos que objetivam a criação, o

controle, colaboração e a disponibilização adequada da informação no ambiente de trabalho.

O grande volume de papel nas empresas requer uma gestão efetiva dos documentos

gerados e recebidos. Tê-los de uma forma mal estruturada, pode causar prejuízos para a

organização, uma vez que a perda, extravio ou até mesmo o tempo excessivo para encontrá-

los tem um custo. Sendo assim, a organização dos documentos é fundamental para diminuir a

margem de erro, e o desperdício de tempo para localizar uma determinada informação

(SETTI, 2008).

Neste sentido, o presente trabalho aborda as principais tecnologias e benefícios do

GED dentro das organizações do setor bancário e, por fim, com base no que foi apresentado

faz uma sugestão de tecnologias para quem planeja aplicar essa tecnologia neste setor.

Este trabalho se divide da seguinte forma: na Seção 2 serão apresentadas as principais

tecnologias de GED. Na Seção 3 será discutido um cenário de implantação do GED no setor

bancário apresentando as dificuldades e os benefícios da tecnologia. Na Seção 4 será proposto

um processo de implantação para este setor. Por fim, na Seção 5 serão apresentados os ganhos

da implantação do GED no setor bancário.

2 As Principais Tecnologias de GED

As tecnologias de GED estão servindo de alicerce para novos conceitos de controle de

processos internos das empresas. Pode-se afirmar que “tecnologias de GED estão maduras e

algumas destas soluções já têm mais de dez anos e continuam a amadurecer (SETTI, 2008,

p.10).

 

Captar,

gerenciar,

armazenar

e

permitir

uma

retroalimentação

constante

do

conhecimento é o desafio das modernas teorias empresariais, as quais vêem na tecnologia uma

aliada

na

administração

dos

volumes

e

formas

(DUARTE et al, 2006, p.134).

diversas

desse

recurso

organizacional.

Qualquer tipo de empresa, pequena, média ou grande, pode usar o GED, entre: escolas;

empresas de advocacia; hospitais; administradoras de condomínios, consultorias etc. Este

serviço avalia as necessidades específicas do cliente e oferece um sistema modular, o que

possibilita

a

implantação

(WIKIPÉDIA, 2010).

O GED

gradativa

do

Gerenciamento

Eletrônico

de

Documentos

Evita a duplicação de documentos; permite classificar segundo diversos

critérios

cruzados;

autoriza

o

acesso

a

informações

e

conhecimentos

pertinentes; conter dados não vinculados por papel, como vídeo-som; acabar

com o problema de tempo e lugar; implementa novos modos de navegação

não-linear; permite e melhora a segurança e a perenidade dos arquivos.

Proporciona

mais

espaço

físico,

controle

de

acesso,

data

de

criação,

rastreabilidade em auditorias, grau de acesso, criptografados, relacionamento

de documentos eletrônicos e etc. (DUARTE, 2006, p.137).

Para Lucca (2006, p.72), o grande volume de documentos que as organizações vêm

gerando, manter a busca por informações importantes pode se tornar uma tarefa difícil.

Quando maior a quantidade de informações, maior a necessidade de um gerenciamento

eficiente a fim de transformá-las em conhecimento, ou seja, capital ativo para empresa.

Neste cenário surgiram várias soluções de GED, tais como: Document Imaging,

Document Management, Enterprise Report Management, e Workflow. A seguir, abordaremos

uma breve descrição das principais soluções de GED.

Document Imaging

O Document Imaging também chamado de documento digital é a representação digital

de um documento em papel, que é “escaneado”, armazenado e gerenciado eletronicamente.

Inclui procedimentos como processamento, arquivamento e recuperação de documentos,

documentos em papel, documentos prontos, estrutura de indexação simples, inclui ainda os

procedimentos de equipamentos. (AVEDON, 2002).

O Document Imaging tem como objetivos: Capturar documentos em papel e

transformar em formato eletrônico; Indexar e armazenar em local seguroK; Recuperar

documentos quando necessário.

De maneira geral os sistemas de Document Imaging direcionam esforços para o

gerenciamento de documentos concluídos, independente se a origem deles é analógica ou

digital, são indicados para setores que não tem computação totalmente integrada na empresa.

Document Management

O Document Management permite que você gerencie o documento não somente após

ele estar concluído, mas durante todo seu ciclo de vida, ou seja, ele atua com funções de

gerenciamento desde o momento em que você pensa em criá-lo (BALDAM, 2002).

Algumas funções adicionais que existem em Document Management não existem no

Document

Imaging

como:

controle

de

versões

de

documentos,

uso

de

documentos

predefinidos ou formulários eletrônicos, integração com programas geradores de novos

documentos, gerenciamento de documentos em construção, fluxos documentais, suporte a

diversos tipos de documentos (AVEDON, 2002).

No Document Imaging o trabalho com o documento ocorre apenas quando o mesmo

está concluído, escaneado, no Documento Management a gerência sobre o documento ocorre

desde sua criação – verificação da existência anterior do mesmo documento. Adicionalmente,

no Document Imaging pode haver cópia do mesmo documento sendo cadastrado em

momentos diferentes o que não ocorre no Document Management.

Enterprise Report Management – ERM

O Enterprise Report Management possui finalidade clara e direta de gerenciar

relatórios de muitas páginas oriundas de sistemas diversos que os produzem, tais como:

Sistemas de Faturas telefônicas, extratos bancários de agências, relatórios de folha de

pagamentos de grandes empresas etc.

Os sistemas ERM possuem algumas funções gerais como: transformar os relatórios

vindos de diferentes sistemas num formato de consulta, fazer indexação automática, pesquisa

por índices, permitir impressão e visualização, permitir anexar comentários sobre relatórios.

As vantagens de usar o ERM são: Uso de informação gerada a partir de ambientes

computacionais variados, grande velocidade na geração de informação contida em vários

relatórios, consulta simultâneas do mesmo relatório por diferentes pessoas, pesquisa rápida da

informação em grandes relatórios, facilidade de uso, baixo custo por documento gerado,

compactação de dados para páginas de documentos.

Workflow

Workflow – Gerenciamento de fluxo de trabalho é uma representação formal da

sequência de atividades que compõe um processo de negócio. È comum, ao implantar um

workflow termos associada a ele uma ferramenta de GED que dê o suporte documental

necessário no processo, como exemplo: ferramenta de controle de incidentes de TI, imagens,

procedimentos, ferramenta de controle de mudança, documentos, manuais, ferramenta de

controle BDGC, imagens, notas fiscais. Mas não é uma informação válida dizer que “todo

processo de Wokflow implica necessariamente em documentos associados” (BALDAM, 2002,

p. 46).

Segundo Duarte et al (2006, p. 136), “compreende o método e o conjunto de softwares

para automatizar e organizar o fluxo de documentos numa organização, pondo em fila, com

flexibilidade, e-mails, memorandos, relatórios e autorizações”.

Os sistemas de Workflow são projetados para automatizar processos, podem e devem

ser aplicados como ativo diferencial na conversão do conhecimento tácito em explícito,

proporcionando automação de processos e facilitando o fluxo de trabalho (DUARTE

et al,

2006, p.137).

De acordo com Trives Júnior (DUARTE

et al, 2006, p.137) as vantagens são:

integração de política de administração; maior agilidade nos processos técnicos, oferecendo ao

usuário a informação em menor tempo; comunicação entre os funcionários sobre as atividades

feitas e seqüências das posteriores; minimização do desperdício de tempo; aumento da

satisfação dos usuários, pois oferece agilidade nos documentos e consenso nas informações

oferecidas; maior controle dos serviços oferecidos e executados; e visão do “todo”.

3 Implantação de GED no Setor Bancário

Nesta seção analisaremos o setor bancário como ambiente de implantação do GED. De

acordo com a FEBRABAN (2010), o total de transações bancárias em 2009 evoluiu 76%, na

comparação com o ano anterior. O canal de auto-atendimento continua a ser o mais

importante, comportando um terço de todas as transações bancárias. Em segundo lugar já

figura o Internet Banking que já representa um quinto do total das transações. As operações na

"boca do caixa" que já representaram mais de 20%, hoje são apenas 9% do total. O número de

cheques compensados continua caindo, apresentando em 2009 menos da metade do que no

ano 2000, conforme a Figura a 2 e Figura 3. Hoje a participação dos cheques no total das

transações bancárias é de apenas 2,6%, enquanto em 2000 superava 13%.

O foco da implantação do GED no setor bancário neste trabalho são as transações

efetuadas nos caixas das agências, “boca do caixa”, embora os índices da Federação Brasileira

de Bancos (FEBRABAN) indicam um comportamento declinante, essa atividade gera ainda

uma quantidade enorme de documentos financeiros, que necessariamente precisam ser

gerenciadas.

A grande maioria das organizações do setor financeiro trabalha hoje com os seguintes

desafios: Grandes volumes de transações financeiras (FEBRABAN, 2010); Responsabilidade

de verificar todas as atividades suspeitas de lavagem de dinheiro (Banco Central do Brasil);

Conformidade e controle (Banco Central do Brasil); Retenção e recuperação de informações.

Nesse contexto, a implantação do GED no setor bancário atuará para minimizar os impactos

destacados acima.

Para definição da solução de GED, vários aspectos devem ser avaliados, tais como: A

existência de documentos que exigem a sua manutenção para efeito legal. Ambiente do

processamento (Infraestrutura); Garantia de integração com sistemas já existentes na empresa;

Requisitos operacionais levantados (fluxo operacional); Segurança da informação contida nos

documento.

Vale

destacar

que

as

questões

de

processos,

segurança,

integrações,

acessibilidade, confiabilidade e outros podem trazer para cada organização, diferenciais de

custo e desempenho.

O setor bancário vem apostando firmemente na aplicação da TI em seus processos de

negócio, com a finalidade de otimizá-los, reduzindo custos e melhorando a questão da

prestação de serviço aos seus clientes, haja vista o crescimento do Internet Banking, caixas

eletrônicos, terminais de depósitos e dispensadoras de cheques etc.

As despesas de TI no ano passado superaram os R$ 19,4 bilhões, crescimento de 6%.

A preocupação dos bancos locais com os eventuais efeitos da crise mundial repercutiu no

volume de investimentos em 2009 (registrados no imobilizado dos bancos), que decresceu

24%. Por outro lado, houve um incremento de 22% nas despesas correntes na área de TI para

fazer face às crescentes demandas de serviços. Interessante observar que, por força das

circunstâncias peculiares do ano, os investimentos passaram a representar um quarto do total

de

despesas de TI, destinados, sobretudo à aquisição de equipamentos. Também notamos que,

no

global, hardware e desenvolvimento de aplicações representam, cada um, cerca de 28% das

despesas totais de TI ( FEBRABAN, 2010).

4 Processo de Implantação do GED no Setor Bancário

Para

a

implantação

do

GED

no

setor

bancário

alguns

aspectos

precisam

ser

considerados: Definição da Tecnologia, Infraestrutura de Hardware (scanners para captação,

estação de trabalho Storage) e Software, Definição da Política Documental etc. A seguir será

apresentado um estudo sobre cada item mencionado.

4.1 Definição da Tecnologia

Com base no que foi apresentado na seção 02, a melhor solução para implantação do

GED no setor bancário é utilizar uma combinação de tecnologias para atender a diversidades

de serviços do setor. As tecnologias sugeridas são:

1º.

Document Management – Tecnologia que permite a criação de banco de imagens,

aliado ao banco dos documentos, preservação de arquivos com valor histórico,

rápida recuperação de arquivos, pela utilização de mecanismos de busca, controle de

acesso aos arquivos e disponibilização dos arquivos .

2º.

ERM – Gerencia relatórios oriundos de sistemas legado da corporação, normalmente

gerados em sistemas robustos. Esses relatórios podem possuir às vezes milhares de

páginas que podem ser tratadas com um único documento, de maneira mais

automatizada e de fácil consulta.

3º.

Workflow – Ferramenta que pode ser utilizada para automatizar processos de GED,

racionalizando-os e conseqüentemente, aumentando a produtividade por meio de

dois componentes implícitos: organização e tecnologia.

Isso não significa que a empresa tenha de usar todas as ferramentas de GED. Na

maioria dos casos, o foco do projeto é uma área específica sendo que a customização dessas

tecnologias viabilizara a integração de diversas bases de informação racionalizando os

processos.

5 Considerações Finais

Neste artigo apresentou-se o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), e suas

principais tecnologias. Foram apresentadas as principais questões na implantação do GED no

setor bancário, buscando refletir sobre os processos e vantagens na implantação.

Destacamos a combinação das tecnologias Document Management, ERM e Workflow

no processo de implantação do GED no setor bancário devido suas características serem as

mais adequadas para este setor.

Com a implantação do GED no setor bancário, teremos melhoria na qualidade dos

processos e das informações; segurança quanto à identificação e inviolabilidade de acesso;

eliminação de encargos e perdas decorrentes da demora ou não localização de documentos;

manutenção da memória da empresa, visando comprovações de negociações futuras. Portanto,

o GED proverá meios eficientes para gerar, controlar, armazenar e disponibilizar informações

neste setor.

6 Referências

AVENDON, D.M. GED de A a Z: tudo sobre Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Tradução de Roberta da Silva Aquino. São Paulo: CENADEM, 2002.

BALDAM, R.; VALLE, R.; CAVALCANTI, M. GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos. São Paulo: Érica, 2002.

BANCO CENTRAL DO BRASIL. Disponível em: http://www.bcb.gov.br/. Acesso em: 25 nov. 2010.

DUARTE, E.N. et al. Vantagens do Uso de Tecnologias para Criação, Armazenamento e Disseminação do Conhecimento em Bibliotecas Universitárias. Disponível em:

FEBRABAN: Federação Brasileira de Bancos. São Paulo, 2009. Disponível em:

<http://www.febraban.org.br/ >. Acesso em: 10 dez. 2010.

LUCCA, G; CHARÃO, A.S; STEIN, B. O.de. Metadados para um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos Arquivísticos. Disponível em: http://www.arquivistica.net/ojs/vi ewarticle.php?id=54&layout=abstract>. Acesso em: 30 nov. 2010.

SETTI, José Rodrigo. Estudo do Ged – Gerenciamento Eletrônico de Documentos no âmbito Organizacional. Disponível em:<http://www.decigi.ufpr.br/monografia/2008Rodrigo JoseSetti.pdf>. Acesso em: 29 nov. 2010.

WIKIPÉDIA. Disponível em: <http://pt.wikipedia.org/wiki/Gerenciamento Acesso em: 12 dez. 2010.