IMPLANTAO DO GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS NO SETOR BANCRIO

IMPLEMENTATION OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT IN BANKING SECTOR

PAOLA CATRINA PITOL CARVALHO Ps-graduanda Gesto em Tecnologia da Informao paolacatrina@hotmail.com

ADRIANA ROSE SEIDEL DE SOUSA Ps-graduanda Gesto em Tecnologia da Informao adrianarose10@yahoo.com.br

ROGRIO MIGUEL COELHO Mestre em Informtica rogerio@rogeriocoelho.com

RESUMO
O GED (Gerenciamento Eletrnico de Documentos) um recurso que viabiliza o processo de recuperao, acessibilidade, acesso rpido e seguro dos documentos. Dentre as muitas vantagens do GED, est o aumento da produtividade, visto que possibilita o compartilhamento, armazenamento e recuperao das informaes nas empresas. Este trabalho apresenta uma pesquisa bibliogrfica sobre as principais tecnologias de GED no setor bancrio, destacando os benefcios, tecnologias e processos empregados. Palavras-chave: Gerenciamento eletrnico de documentos, Document Imaging, Workflow.

ABSTRACT:
The EDM (Electronic Document Management) is a feature that enables the recovery process, accessibility, fast and secure access of documents. Among the many benefits of the GED, is increasing productivity, since it enables the sharing, storage and retrieval of information in enterprises, helping to allow them to ensure competitiveness in today's market and globalized. This paper presents a literature search on key technologies of GED in the banking sector, highlighting the benefits, technologies and processes employed. Keywords: Management electronic of document, Document Imaging, Workflow.

1 Introduo
No atual cenrio empresarial mundial as instituies sejam elas pblicas ou privadas buscam cada vez mais aumentar a sua competitividade pela melhoria do atendimento, reduo de custo, se diferenciando da concorrncia ou se especializando em algum segmento de mercado para buscar a eficincia. As tecnologias esto em evoluo contnua desde que os processos organizacionais comearam a despertar o interesse da alta administrao. O cenrio mercadolgico atual condiciona as empresas preocuparem-se continuamente pela busca da otimizao desses processos. Os estudos sobre a gerncia da informao tm recebido cada vez mais importncia medida que cresce o nmero de fontes de dados, dificultando a recuperao da informao. Com isso, as organizaes tm investido intensamente em projetos que objetivam a criao, o controle, colaborao e a disponibilizao adequada da informao no ambiente de trabalho. O grande volume de papel nas empresas requer uma gesto efetiva dos documentos gerados e recebidos. T-los de uma forma mal estruturada, pode causar prejuzos para a organizao, uma vez que a perda, extravio ou at mesmo o tempo excessivo para encontrlos tem um custo. Sendo assim, a organizao dos documentos fundamental para diminuir a margem de erro, e o desperdcio de tempo para localizar uma determinada informao (SETTI, 2008). Neste sentido, o presente trabalho aborda as principais tecnologias e benefcios do GED dentro das organizaes do setor bancrio e, por fim, com base no que foi apresentado faz uma sugesto de tecnologias para quem planeja aplicar essa tecnologia neste setor. Este trabalho se divide da seguinte forma: na Seo 2 sero apresentadas as principais tecnologias de GED. Na Seo 3 ser discutido um cenrio de implantao do GED no setor bancrio apresentando as dificuldades e os benefcios da tecnologia. Na Seo 4 ser proposto 2

um processo de implantao para este setor. Por fim, na Seo 5 sero apresentados os ganhos da implantao do GED no setor bancrio.

2 As Principais Tecnologias de GED

As tecnologias de GED esto servindo de alicerce para novos conceitos de controle de processos internos das empresas. Pode-se afirmar que tecnologias de GED esto maduras e algumas destas solues j tm mais de dez anos e continuam a amadurecer (SETTI, 2008, p.10). Captar, gerenciar, armazenar e permitir uma retroalimentao constante do conhecimento o desafio das modernas teorias empresariais, as quais vem na tecnologia uma aliada na administrao dos volumes e formas diversas desse recurso organizacional. (DUARTE et al, 2006, p.134). Qualquer tipo de empresa, pequena, mdia ou grande, pode usar o GED, entre: escolas; empresas de advocacia; hospitais; administradoras de condomnios, consultorias etc. Este servio avalia as necessidades especficas do cliente e oferece um sistema modular, o que possibilita a implantao gradativa do Gerenciamento Eletrnico de Documentos (WIKIPDIA, 2010). O GED
Evita a duplicao de documentos; permite classificar segundo diversos critrios cruzados; autoriza o acesso a informaes e conhecimentos pertinentes; conter dados no vinculados por papel, como vdeo-som; acabar com o problema de tempo e lugar; implementa novos modos de navegao no-linear; permite e melhora a segurana e a perenidade dos arquivos. Proporciona mais espao fsico, controle de acesso, data de criao, rastreabilidade em auditorias, grau de acesso, criptografados, relacionamento de documentos eletrnicos e etc. (DUARTE, 2006, p.137).

Para Lucca (2006, p.72), o grande volume de documentos que as organizaes vm gerando, manter a busca por informaes importantes pode se tornar uma tarefa difcil. Quando maior a quantidade de informaes, maior a necessidade de um gerenciamento eficiente a fim de transform-las em conhecimento, ou seja, capital ativo para empresa. Neste cenrio surgiram vrias solues de GED, tais como: Document Imaging, Document Management, Enterprise Report Management, e Workflow. A seguir, abordaremos uma breve descrio das principais solues de GED.

Document Imaging O Document Imaging tambm chamado de documento digital a representao digital de um documento em papel, que escaneado, armazenado e gerenciado eletronicamente. Inclui procedimentos como processamento, arquivamento e recuperao de documentos, documentos em papel, documentos prontos, estrutura de indexao simples, inclui ainda os procedimentos de equipamentos. (AVEDON, 2002). O Document Imaging tem como objetivos: Capturar documentos em papel e transformar em formato eletrnico; Indexar e armazenar em local seguroK; Recuperar documentos quando necessrio. De maneira geral os sistemas de Document Imaging direcionam esforos para o gerenciamento de documentos concludos, independente se a origem deles analgica ou digital, so indicados para setores que no tem computao totalmente integrada na empresa.

Document Management O Document Management permite que voc gerencie o documento no somente aps ele estar concludo, mas durante todo seu ciclo de vida, ou seja, ele atua com funes de gerenciamento desde o momento em que voc pensa em cri-lo (BALDAM, 2002).

Algumas funes adicionais que existem em Document Management no existem no Document Imaging como: controle de verses de documentos, uso de documentos predefinidos ou formulrios eletrnicos, integrao com programas geradores de novos documentos, gerenciamento de documentos em construo, fluxos documentais, suporte a diversos tipos de documentos (AVEDON, 2002). No Document Imaging o trabalho com o documento ocorre apenas quando o mesmo est concludo, escaneado, no Documento Management a gerncia sobre o documento ocorre desde sua criao verificao da existncia anterior do mesmo documento. Adicionalmente, no Document Imaging pode haver cpia do mesmo documento sendo cadastrado em momentos diferentes o que no ocorre no Document Management.

Enterprise Report Management ERM O Enterprise Report Management possui finalidade clara e direta de gerenciar relatrios de muitas pginas oriundas de sistemas diversos que os produzem, tais como: Sistemas de Faturas telefnicas, extratos bancrios de agncias, relatrios de folha de pagamentos de grandes empresas etc. Os sistemas ERM possuem algumas funes gerais como: transformar os relatrios vindos de diferentes sistemas num formato de consulta, fazer indexao automtica, pesquisa por ndices, permitir impresso e visualizao, permitir anexar comentrios sobre relatrios. As vantagens de usar o ERM so: Uso de informao gerada a partir de ambientes computacionais variados, grande velocidade na gerao de informao contida em vrios relatrios, consulta simultneas do mesmo relatrio por diferentes pessoas, pesquisa rpida da informao em grandes relatrios, facilidade de uso, baixo custo por documento gerado, compactao de dados para pginas de documentos.

Workflow Workflow Gerenciamento de fluxo de trabalho uma representao formal da sequncia de atividades que compe um processo de negcio. comum, ao implantar um workflow termos associada a ele uma ferramenta de GED que d o suporte documental necessrio no processo, como exemplo: ferramenta de controle de incidentes de TI, imagens, procedimentos, ferramenta de controle de mudana, documentos, manuais, ferramenta de controle BDGC, imagens, notas fiscais. Mas no uma informao vlida dizer que todo processo de Wokflow implica necessariamente em documentos associados (BALDAM, 2002, p. 46). Segundo Duarte et al (2006, p. 136), compreende o mtodo e o conjunto de softwares para automatizar e organizar o fluxo de documentos numa organizao, pondo em fila, com flexibilidade, e-mails, memorandos, relatrios e autorizaes. Os sistemas de Workflow so projetados para automatizar processos, podem e devem ser aplicados como ativo diferencial na converso do conhecimento tcito em explcito, proporcionando automao de processos e facilitando o fluxo de trabalho (DUARTE et al, 2006, p.137). De acordo com Trives Jnior (DUARTE et al, 2006, p.137) as vantagens so:

integrao de poltica de administrao; maior agilidade nos processos tcnicos, oferecendo ao usurio a informao em menor tempo; comunicao entre os funcionrios sobre as atividades feitas e seqncias das posteriores; minimizao do desperdcio de tempo; aumento da satisfao dos usurios, pois oferece agilidade nos documentos e consenso nas informaes oferecidas; maior controle dos servios oferecidos e executados; e viso do todo.

3 Implantao de GED no Setor Bancrio

Nesta seo analisaremos o setor bancrio como ambiente de implantao do GED. De acordo com a FEBRABAN (2010), o total de transaes bancrias em 2009 evoluiu 76%, na comparao com o ano anterior. O canal de auto-atendimento continua a ser o mais importante, comportando um tero de todas as transaes bancrias. Em segundo lugar j figura o Internet Banking que j representa um quinto do total das transaes. As operaes na "boca do caixa" que j representaram mais de 20%, hoje so apenas 9% do total. O nmero de cheques compensados continua caindo, apresentando em 2009 menos da metade do que no ano 2000, conforme a Figura a 2 e Figura 3. Hoje a participao dos cheques no total das transaes bancrias de apenas 2,6%, enquanto em 2000 superava 13%. O foco da implantao do GED no setor bancrio neste trabalho so as transaes efetuadas nos caixas das agncias, boca do caixa, embora os ndices da Federao Brasileira de Bancos (FEBRABAN) indicam um comportamento declinante, essa atividade gera ainda uma quantidade enorme de documentos financeiros, que necessariamente precisam ser gerenciadas. A grande maioria das organizaes do setor financeiro trabalha hoje com os seguintes desafios: Grandes volumes de transaes financeiras (FEBRABAN, 2010); Responsabilidade de verificar todas as atividades suspeitas de lavagem de dinheiro (Banco Central do Brasil); Conformidade e controle (Banco Central do Brasil); Reteno e recuperao de informaes. Nesse contexto, a implantao do GED no setor bancrio atuar para minimizar os impactos destacados acima. Para definio da soluo de GED, vrios aspectos devem ser avaliados, tais como: A existncia de documentos que exigem a sua manuteno para efeito legal. Ambiente do processamento (Infraestrutura); Garantia de integrao com sistemas j existentes na empresa; Requisitos operacionais levantados (fluxo operacional); Segurana da informao contida nos 7

documento. Vale destacar que as questes de processos, segurana, integraes, acessibilidade, confiabilidade e outros podem trazer para cada organizao, diferenciais de custo e desempenho. O setor bancrio vem apostando firmemente na aplicao da TI em seus processos de negcio, com a finalidade de otimiz-los, reduzindo custos e melhorando a questo da prestao de servio aos seus clientes, haja vista o crescimento do Internet Banking, caixas eletrnicos, terminais de depsitos e dispensadoras de cheques etc. As despesas de TI no ano passado superaram os R$ 19,4 bilhes, crescimento de 6%. A preocupao dos bancos locais com os eventuais efeitos da crise mundial repercutiu no volume de investimentos em 2009 (registrados no imobilizado dos bancos), que decresceu 24%. Por outro lado, houve um incremento de 22% nas despesas correntes na rea de TI para fazer face s crescentes demandas de servios. Interessante observar que, por fora das circunstncias peculiares do ano, os investimentos passaram a representar um quarto do total de despesas de TI, destinados, sobretudo aquisio de equipamentos. Tambm notamos que, no global, hardware e desenvolvimento de aplicaes representam, cada um, cerca de 28% das despesas totais de TI ( FEBRABAN, 2010).

4 Processo de Implantao do GED no Setor Bancrio

Para a implantao do GED no setor bancrio alguns aspectos precisam ser considerados: Definio da Tecnologia, Infraestrutura de Hardware (scanners para captao, estao de trabalho Storage) e Software, Definio da Poltica Documental etc. A seguir ser apresentado um estudo sobre cada item mencionado. 4.1 Definio da Tecnologia

Com base no que foi apresentado na seo 02, a melhor soluo para implantao do GED no setor bancrio utilizar uma combinao de tecnologias para atender a diversidades de servios do setor. As tecnologias sugeridas so: 1. Document Management Tecnologia que permite a criao de banco de imagens, aliado ao banco dos documentos, preservao de arquivos com valor histrico, rpida recuperao de arquivos, pela utilizao de mecanismos de busca, controle de acesso aos arquivos e disponibilizao dos arquivos . 2. ERM Gerencia relatrios oriundos de sistemas legado da corporao, normalmente gerados em sistemas robustos. Esses relatrios podem possuir s vezes milhares de pginas que podem ser tratadas com um nico documento, de maneira mais automatizada e de fcil consulta. 3. Workflow Ferramenta que pode ser utilizada para automatizar processos de GED, racionalizando-os e conseqentemente, aumentando a produtividade por meio de dois componentes implcitos: organizao e tecnologia. Isso no significa que a empresa tenha de usar todas as ferramentas de GED. Na maioria dos casos, o foco do projeto uma rea especfica sendo que a customizao dessas tecnologias viabilizara a integrao de diversas bases de informao racionalizando os processos.

5 Consideraes Finais
Neste artigo apresentou-se o GED (Gerenciamento Eletrnico de Documentos), e suas principais tecnologias. Foram apresentadas as principais questes na implantao do GED no setor bancrio, buscando refletir sobre os processos e vantagens na implantao.

Destacamos a combinao das tecnologias Document Management, ERM e Workflow no processo de implantao do GED no setor bancrio devido suas caractersticas serem as mais adequadas para este setor. Com a implantao do GED no setor bancrio, teremos melhoria na qualidade dos processos e das informaes; segurana quanto identificao e inviolabilidade de acesso; eliminao de encargos e perdas decorrentes da demora ou no localizao de documentos; manuteno da memria da empresa, visando comprovaes de negociaes futuras. Portanto, o GED prover meios eficientes para gerar, controlar, armazenar e disponibilizar informaes neste setor.

6 Referncias
AVENDON, D.M. GED de A a Z: tudo sobre Gerenciamento Eletrnico de Documentos. Traduo de Roberta da Silva Aquino. So Paulo: CENADEM, 2002. BALDAM, R.; VALLE, R.; CAVALCANTI, M. GED Gerenciamento Eletrnico de Documentos. So Paulo: rica, 2002. BANCO CENTRAL DO BRASIL. Disponvel em: http://www.bcb.gov.br/. Acesso em: 25 nov. 2010. DUARTE, E.N. et al. Vantagens do Uso de Tecnologias para Criao, Armazenamento e Disseminao do Conhecimento em Bibliotecas Universitrias. Disponvel em: <http://revistas.puc-campinas.edu.br/transinfo/viewissue.php?id=13#Artigos>. Acesso em: 01 de dez. 2010. FEBRABAN: Federao Brasileira de Bancos. So Paulo, 2009. Disponvel em: <http://www.febraban.org.br/ >. Acesso em: 10 dez. 2010. LUCCA, G; CHARO, A.S; STEIN, B. O.de. Metadados para um sistema de Gesto Eletrnica de Documentos Arquivsticos. Disponvel em: http://www.arquivistica.net/ojs/vi ewarticle.php?id=54&layout=abstract>. Acesso em: 30 nov. 2010. SETTI, Jos Rodrigo. Estudo do Ged Gerenciamento Eletrnico de Documentos no mbito Organizacional. Disponvel em:<http://www.decigi.ufpr.br/monografia/2008Rodrigo JoseSetti.pdf>. Acesso em: 29 nov. 2010. WIKIPDIA. Disponvel em: <http://pt.wikipedia.org/wiki/Gerenciamento Acesso em: 12 dez. 2010. 10