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SoftExpert ECM
Gestão do Conteúdo Empresarial

SOFTEXPERT EXCELLENCE SUITE SOLUÇÕES CONTACTO

PRODUTOS
O Desa�o
Todos os dias as organizações criam um volume imenso de conteúdo não-estruturado, que
inclui ordens de compra, registros de empregados, relatórios �nanceiros, formulários, notas
�scais, contratos, procedimentos internos, desenhos de engenharia, e-mails, entre outros. O
desa�o de lidar com papéis, conteúdos digitais, registros e documentos aumenta cada vez
mais. Estudos mostram que o conteúdo não-estruturado compreende 80% ou mais de toda
a informação corporativa e vem crescendo entre 65% a 200% ao ano, dependendo do
segmento.

Na maior parte das empresas, é comum que conteúdos em papel e digital se encontrem
em situação de “caos não-gerenciado”. Este conteúdo é armazenado em múltiplos locais,
tais como, drives de computadores, compartilhamentos de rede, pastas de arquivos e
�chários, sem uma taxonomia consistente para identi�car sua natureza. Com isso, os
usuários enfrentam di�culdades para encontrar e reutilizar os conteúdos necessários para
as atividades do dia-a-dia.

Como resultado, muito tempo é perdido na busca e na recriação de informações. Isso

também incentiva práticas menos e�cientes, como a utilização de e-mail no lugar de uma
ferramenta colaborativa de gestão documental.

As organizações estão adotando plataformas de Gestão de Conteúdo Empresarial

(Enterprise Content Management – ECM) para tratar os desa�os associados com a

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informação não-gerenciada. Soluções de ECM aprimoram a produtividade e agilidade dos

negócios, provendo melhor acesso a informação e criando uma infraestrutura de
compartilhamento, segurança e reuso de conteúdo por toda a organização. Uma
plataforma de Gestão de Conteúdo Empresarial permite às empresas reduzir custos com
hardware e software, além de integrar as informações chaves em um caminho único para
explorar novas oportunidades e rapidamente se adaptar aos novos requisitos do negócio.

A Solução – SoftExpert ECM

O SoftExpert ECM é uma solução robusta 100% web, que disponibiliza os principais
recursos necessários para criar, capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir
conteúdos relacionados aos processos organizacionais. É a solução perfeita para
centralizar conteúdo não estruturado e gerenciar seu ciclo de vida por completo.

A solução fornece um conjunto de tecnologias para gestão de conteúdo corporativo,

através de uma plataforma que inclui o gerenciamento de documentos e registros, �uxos
de trabalho, pesquisa e arquivamento, assim como aplicações especí�cas, tais como a
gestão de contratos e a gestão de documentos de engenharia, todos integrados em um
único ambiente.

Devido a robustez e �exibilidade da ferramenta em gerenciar processos orientados ao

conteúdo, é possível analisar e classi�car documentos estruturados, tais como formulários,
ou documentos não-estruturados, tais como solicitações ou registros informais. Uma vez
que os documentos foram classi�cados, o SoftExpert ECM utiliza o reconhecimento ótico
de caracteres (OCR) para capturar automaticamente as informações relevantes para o
negócio. Como resultado, elimina a entrada manual de dados, agiliza as operações e
acelera a disponibilidade dos dados no sistema.

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Gestão do Conteúdo Empresarial – ECM

A combinação dos recursos de ECM com a solução de gerenciamento de processos de

negócios (BPM), fornece uma infraestrutura sólida para gestão de conteúdo,
independentemente do tipo (físico ou digital). A solução se integra com as práticas de
governança existentes, oferecendo �exibilidade para personalizar painéis (portais),
relatórios e �uxos de trabalho (work�ows).

O mecanismo de work�ow é totalmente con�gurável e ajuda a automatizar os processos

de negócios relacionados a conteúdo. Isto inclui desde uma simples revisão ou aprovação
de um documento até processos de negócio mais complexos. Os usuários podem criar e
revisar documentos, enviá-los para revisão de seus pares ou superiores, e uma vez
aprovados, podem divulgar o documento para toda a empresa. Todos os objectos estão
sujeitos ao controle de versão e segurança, fornecendo uma trilha de auditoria abrangente

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e garantindo conformidade com normas e regulamentos aplicáveis.

Principais
benefícios da
solução
Captura e indexação de conteúdo Revisão de documentos
Centraliza todo o
conteúdo da
empresa em um
único ambiente,
agilizando o acesso
a informação.

Assinatura digital Controle de registros físicos

Reduz despesas
com
armazenamento de
documentos físicos.

Minimiza a
necessidade de
Trilha de auditoria Integração com Microsoft impressão de
SharePoint
documentos e
tramitação de papel.

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Garante o atendimento a requisitos legais e regulatórios.

Simpli�ca e acelera os processos de criação, revisão e publicação de documentos.

Amplia a capacidade de colaboração, estimulada pelo acesso ao conteúdo em tempo real.

Elimina atrasos e ine�ciências por conta de documentos obsoletos e processos manuais.

Eleva a produtividade por toda a empresa, através da padronização dos processos de controle de
documentos.

Automatiza o reconhecimento dos caracteres e reduz riscos de indexação incorreta de conteúdo.

Proporciona visibilidade total sobre atividades, prazos e carga de trabalho das equipes,
permitindo identi�car desvios e gargalos.

Assegura maior sustentação às iniciativas de governança, riscos e compliance [GRC], permitindo

acesso seguro ao conteúdo corporativo, padronizando atividades e aplicando retenção de
conteúdo com base em políticas.

Recursos
CAPTURA

Captura de documentos a partir de diversas fontes.

GERENCIADOR DE TAREFAS

Gerenciador de tarefas centralizado, com controle de prazos.

WORKFLOWS

Work�ows baseados em documentos (Document centric) para promover a

colaboração.

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LOCALIZAÇÃO

Localização de conteúdo simples e precisa, através de diversos �ltros.

VISUALIZAÇÃO

Visualização de documentos em diversos formatos incorporada ao sistema.

MONITORAMENTO

Monitoramento de conteúdo em tempo real, através de portais personalizados.

Overview da solução
SoftExpert ECM, Gestão do Conteúdo Empresarial

Retorno sobre o Investimento (ROI)

De forma crescente, o ECM tem sido visto como uma aplicação empresarial e tecnologia
fundamental na redução de custos administrativos, aprimoramento da e�ciência organizacional e

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para o crescimento da lucratividade.

Geralmente, quando pro�ssionais discutem o ROI de um investimento, eles estão principalmente

pensando sobre benefícios "�nanceiros", já que ROI é tipicamente visto como uma medida de
redução de custo ou aumento de lucro diretamente atribuído a um investimento realizado. No
entanto, hoje, as organizações devem também considerar os benefícios "não �nanceiros" de um
investimento.

Benefícios Financeiros englobam os impactos sobre o orçamento e as �nanças empresariais, tais

como, redução de custo ou aumento de receita. Este é apenas um aspecto do ROI.

Benefícios Não Financeiros são os benefícios conhecidos como “intangíveis” ou “não quanti�cáveis”
de um investimento. Estes benefícios podem representar ROI real e englobar os efeitos sobre as
operações e a produtividade do negócio que não directamente se traduzem em aumento positivo do
�uxo de caixa. Estes benefícios “não �nanceiros” estão quase sempre concentrados sobre as
atividades críticas do negócio, necessárias para cumprir com os requisitos de clientes, parceiros ou
regulatórios.

O SoftExpert ECM Suite produz impactos positivos sobre a performance do negócio e sobre os
objectivos estratégicos. Estes impactos incluem maior satisfação do cliente, melhor utilização das
informações e tempos de ciclo reduzidos.

O cálculo de benefícios do ECM pode ser tanto directo, por meio da redução de custos com papel e
arquivamento, assim como indirecto, aprimorando a qualidade ou a produtividade. Ambos devem ser
medidos para realização de um business case de ECM.

De acordo com estimativas do IDC, uma típica empresa com 1.000 pro�ssionais que trabalham
ligados a informação e conhecimento (criação, revisão, compartilhamento, distribuição) gasta em
média de U$ 2.5 a U$ 3.5 milhões por ano buscando por informações inexistentes, tentando
encontrar informações existentes, ou recriando informações que não podem mais ser encontradas.
Enquanto o Gartner estima que uma Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM) e�caz pode reduzir os
custos totais relacionados a documentos e registros em 40%.

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O SoftExpert ECM proporciona os seguintes benefícios:

ROI FINANCEIRO:
• Reduz drasticamente os custos de armazenamento do arquivo corrente (inclui o valor do
espaço físico da sala, o custo para manter os armários/�chários de documentos, o custo de
pastas e �chas de arquivos, assim como mesas para análise de documentos e outros móveis e
utensílios.)

• Elimina custos de armazenamento intermediário e permanente de arquivosatravés do controle

e repositório centralizado de documentos (inclui o valor do espaço físico da sala, custo de
terceirização do armazém de documentos, custo para acessar documentos, custo de itens
físicos como caixas, rótulos, etc.)

• Reduz o número de funcionários em tempo integral necessários para suportar os centros de

armazenamento intermediários e permanentes de documentos em papel.

• Corta os gastos com impressão e aquisição de papéis por meio da gestão e distribuição
eletrônica de documentos.

• Elimina os “custos ocultos” da existência de documentos em papel em arquivos locais,

arquivos pessoais e pequenas áreas “não o�ciais” de arquivos departamentais.

• ( Eu mantenho cópias dos relatórios na minha mesa porque leva muito tempo para obtê-
los na sala de arquivos, e, além disso, alguém pode já ter pego os documentos.)

• Evita custos de recuperação e substituição de documentos extraviados, mal utilizados e

desgastados pelo uso. Quanto custa recriar um documento perdido, encontrar um documento
extraviado e substituir um documento que não está mais legível?

• Empresas gastam em média $20 em mão de obra para arquivar um documento, $120 em
mão de obra para encontrar um documento erroneamente arquivado e $220 em mão de
obra para recriar um documento perdido. (Fonte: AIIM)

• Reduz os custos em questões judiciais devido à redução de registros a serem pesquisados

(através da captura e eliminação adequada de registros) e o uso de ferramentas de busca com
�ltros mais e�cientes e precisos.

• Eleva as receitas do negócio e reduz o custo total de operação…

• … diminuindo os custos com manuseio de papel;

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• … cortando custos de arquivamento, duplicação e recuperação em repositórios externos;

• … reduzindo o downtime da organização em caso de desastres naturais;

• … simpli�cando o plano de continuidade do negócio;

• … utilizando o espaço atualmente necessário para armazenar papel com atividades mais
produtivas e geradoras de receita;

• … melhorando a utilização dos ativos digitais;

• … aumentando a colaboração sobre os dados e o conhecimento.

Investimento

• O investimento no SoftExpert ECM dependerá do tamanho da organização e do escopo de�nido

para o projeto.

Retorno no Investimento (%)

• ((((Total de Economia Anual) x nº de anos) – Investimento Inicial) / Investimento Inicial) x 100.

Tempo de Retorno – Payback (anos)

• Investimento Inicial / Total de Economia Anual.

ROI NÃO FINANCEIRO:

• Aumenta a produtividade devido ao gerenciamento eletrônico do conteúdo-criação, revisão,
aprovação, distribuição e tempos de ciclo aprimorados a medida que somente as versões mais
novas de documentos estão disponíveis.

• Economiza tempo por meio do gerenciamento centralizado das versões dos conteúdos.

• Economiza recursos de TI mantendo o conteúdo armazenado e localizado em apenas um

repositório central.

• Elimina cópias pessoais eletrônicas e físicas espalhadas por toda a organização.

• Proporciona redução dos recursos físicos a medida que o papel não é mais impresso,
assinalado e cópias de múltiplas versões são arquivadas.

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• Conduz o crescimento da taxa de retenção de clientes, presença no mercado e receitas

operacionais por meio da satisfação elevada dos clientes.

• Sustenta as iniciativas de conformidade regulatória e estabelece um ambiente de gestão para

os registros corporativos.

• Reduz a tramitação de papel e impressão de relatórios por meio de dashboards abrangentes e

consultas personalizadas de conteúdo.

• Diminui o tempo de início de um projeto, abrevia a curva de aprendizado dos membros de um

time de projecto e economiza tempo, uma vez que os processos, procedimentos e modelos de
documentos são criados e reutilizados.

Materiais em destaque

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decisões mais assertivas.

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