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Gestão Eletrônica de Documentos

GESTÃO ELETRÔNICA DE
DOCUMENTOS
ECM – ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT
EDMS - ENGINEERING DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM
 DOCUMENTO:
• Qualquer elemento que contenha informação
relevante;
• Qualquer arquivo digital que possa ser impresso de
forma legível.

Gestão Eletrônica de documentos

Prof. Thiago Cavalcanti
 DEFINIÇÃO:
GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é a
tecnologia que provê um meio de facilmente armazenar,
localizar e recuperar informações existentes em
documentos e dados eletrônicos, durante todo o “ciclo de
vida” documental.

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 ECM – ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT
• A perspectiva empresarial descreve todas as
funções de distribuição, aplicação,
publicação, aquisição, captura e acesso de
uma forma uniforme e generalizada. Define Enterprise
onde e como o ECM entra em vigor. •Onde/Como
• O conteúdo descreve todos os componentes,
informações, dados (estruturados ou não
estruturados), registros, regras, estruturas,
tópicos e modelos. Define o que compõe o
ECM.
• A disciplina de gestão reúne facetas de Management Content
•Quem/quando/porque •O Que?
comunicação, processos, fluxos de trabalho,
colaboração, interação e intercâmbio com
uma infinidade de partes interessadas. Ele
descreve quem está envolvido no ECM e por
que e quando eles interagem.
 QUESTÃO 01.
Ano: 2017 Banca: CESPE Órgão: TRE-PE Prova: CESPE - 2017 - TRE-PE - Analista Judiciário -
Análise de Sistemas
O ECM (enterprise content management) é
A um sistema integrado de gestão empresarial voltado para o gerenciamento de conteúdo
corporativo e composto por um conjunto de tecnologias, ferramentas e métodos que a
organização utiliza para distribuir conteúdo digital.
B uma metodologia de medição e gestão de desempenho empresarial voltada para o
gerenciamento de conteúdo de business intelligence.
C um conjunto de modelos algorítmicos para estimativa de custos empresariais com base na
governança de TI.
D uma estratégia de negócio que reúne vários processos de forma organizada e integrada e que
emprega sistemas integrados de gestão corporativa, com foco no cliente, para o entendimento e
a antecipação das necessidades e dos potenciais de uma empresa.
E uma gestão da cadeia de suprimentos que envolve o planejamento e o controle de todas as
atividades envolvidas com abastecimento/aquisição (compras), produção (manufatura) e todas
as atividades de logística.
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 CONTEXTUALIZANDO

Milhões de documentos… GED é uma tecnologia que provê Documentos formam a grande
Diversos tipos … um meio de facilmente gerar, massa de conhecimentos de uma
Devem ser gerenciados… controlar, armazenar, empresa. O GED permite
Com segurança … compartilhar e recuperar preservar esse patrimônio e
Mas compartilhados … informações existentes em organizar eletronicamente a
documentos. documentação para assegurar a
informação necessária, na hora
exata, para a pessoa certa.
Gestão Elettrônica de Documentos
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•Redução do tempo de processamento e
manuseio de papel;
•Aumento de produtividade;
•Acesso imediato a qualquer
informação;
•Melhoria na qualidade do trabalho;
•Velocidade e precisão na localização de
documentos;
•Melhor atendimento ao cliente.
•Melhor controle de documentos;
•Redução de espaço físico de
armazenagem;
•Facilidade de implementar
temporalidade documental;
•Minimização de perda e extravio de
documentos.

Usuários e Gestão
Clientes Documental

•Integração com outros sistemas; • Redução de custos com espaço físico;

•Disponibilidade instantânea de
documentos sem limites físicos;
•Otimização do WorkFlow;
•Maior agilidade nas transações da
empresa
•Proteção contra catástrofes que
poderiam danificar o acervo
•documental.

RAZÕES PARA O GED

Redução do
Pessoal de TI
risco (proteção)
 CICLO DE VIDA DE DOCUMENTOS

• O GED deve gerenciar documentos a partir da

sua criação, oferecendo padrões apropriados
de documentos e formas fáceis de conduzir o
cadastramento deles.
 QUESTÃO 02.
 Ano: 2016 Banca: CESPE Órgão: TRT - 8ª Região (PA e AP) Prova: CESPE - 2016 - TRT - 8ª
Região (PA e AP) - Técnico Judiciário - Tecnologia da Informação
Assinale a opção correta no que se refere à gestão de conteúdo corporativo (ECM –
enterprise content management).
A São componentes típicos de um sistema ECM: suporte à gestão documental, aplicações
de captação e processamento de imagens, gestão de processos e workflow, e gestão de
conteúdos para redes sociais e para Internet.
B Sistemas ECM gerenciam exclusivamente arquivos eletrônicos.
C Muitas empresas adotam técnicas e softwares mais modernos em razão das dificuldades
para implantar um sistema ECM na nuvem.
D A característica taxonomia permite que conteúdos dissipados atuem como se fizessem
parte de um único diretório.
E Os sistemas ECM gerenciam conteúdo estruturado e não estruturado sem incluir o
gerenciamento de emails, que deve ser feito por um sistema especializado.
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 QUESTÃO 03.
ESAF - Analista de Planejamento e Orçamento (MPOG)/Planejamento e Orçamento/2015 (e mais
3 concursos)
 Como decorrência da modernização advinda com a implementação da gestão eletrônica de
documentos e processos, no âmbito da Administração Pública, os seguintes benefícios podem ser
citados, exceto:
a) aperfeiçoamento da gestão de documentos (produção, armazenamento, organização, acesso e
circulação da informação).
b) garantia da redução de prazos e, consequentemente, de uma maior celeridade processual.
c) redução de custos financeiros, operacionais e ambientais associados à impressão de
documentos em papel.
d) maior facilidade de acesso e compartilhamento de documentos.
e) maior agilidade e qualidade na instrução e tramitação de documentos.

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 VANTAGENS DO GED
• Otimização do uso do espaço físico
• Facilidade e redução do tempo de busca e recuperação de informação
(documentos)
• Automação da manutenção do acervo
• Eliminação das perdas por arquivamento errado;
• Disponibilidade dos documentos para mais de um usuário ao mesmo
tempo;
• Consolidação de vários acervos em um só tipo de interface para usuário;
• Oportunidade para aperfeiçoar o gerenciamento de documentos através
de software de workflow;
• Melhorar a legibilidade de documentos deteriorados
EXEMPLO
GESTÃO ELETRÔNICA DE
DOCUMENTOS
ECM – ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT
EDMS - - ENGINEERING DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM
COMPONENTES DE
UM SISTEMA E TIPOS
DE GED
AMBIENTE GED
 SISTEMA GED

• Um sistema GED é um conjunto de programas de

computador que administram o ambiente GED;
• Pode ser necessário mais de um software para ter
uma solução GED completa. Por exemplo:
– Software para controlar a captura (digitalização)
– Software para gerenciamento de impressão
– Software para gerenciamento de backup
 PRINCIPAIS TIPOS DE GED
• De forma geral o tipo solução GED é definido pelas características
particulares dos documentos: tipo físico, apresentação, tipo de uso
desejado, etc. Os mais comuns são:
– Document Imaging
– Document Management
– EDMS - Sistema Gerenciador de Documentos Técnicos
– Image Enabled
– ERM / COLD
– Forms Processing – Processamento de Formulários
– Workflow
 QUESTÃO 01.
IBFC - Analista de Tecnologia da Informação (EBSERH-HUGG)/Processos/2017

A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica

de Documentos. Identifique a alternativa que apresenta uma das principais tecnologias
relacionadas a GED:

a) WALK/THROUGH
b) COLD/ERM
c) ERWIN/ERP
d) GOLD/PLATING
e) COCOMO

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 DOCUMENT IMAGING

• Usado normalmente para

documentos prontos, que não
sofrerão mais alterações
• Tendência no trabalho com
imagens, ou seja, documentos em
papel que foram digitalizados
• Formação de índices de consulta em
banco de dados
 QUESTÃO 02.

 CESPE - Assessor Jurídico (TCE-RN)/Técnico de Informática/2015

A respeito dos softwares para gestão eletrônica de documentos (GED), julgue o item a
seguir.

As funcionalidades de um software GED incluem o Document Imaging, que permite a

digitalização de documentos.

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 DOCUMENT MANAGEMENT
• Permite controlar um documento desde o
momento de sua criação até o seu descarte
• O objetivo é controlar todo o documento que
esteja em uso
• Possui retorno rápido, pois os usuários
passam a ter benefícios do uso a todo
momento do seu trabalho, e não somente no
momento em que precisar de um documento
que está no arquivo
• Forma de racionalizar trabalho e aumentar a
produtividade;
 EDMS - ENGINEERING DOCUMENT
MANAGEMENT SYSTEM
• Sistema de Gerenciamento de Documentos
Técnicos
• Aplicável a documentos como:
– plantas, desenhos, especificações, relatórios, listas
de materiais, normas de qualidade, etc.
• Características:
– Manipula desenhos de grandes dimensões;
– Visualização e impressão de arquivos CAD;
– Referências a diferentes documentos;
• Mais restrito ao trabalho com este tipo de
documento;
• Antes de implantar este tipo de sistema é
aconselhável saber se ele for nativamente
concebido para ser um EDMS
 IMAGE ENABLE
• O objetivo: disponibilizar a imagem de documentos em programas que
precisam de documentos para completar a informação necessária
– Disponibilizar a imagem de um documento junto ao processo do qual ele faça
parte a fim de complementar a informação total necessária para tomada de
decisão
• Exemplos:
– Notas fiscais em sistema de contabilidade
– Pedido ou reclamação de cliente em sistemas de CRM (Customer Relationship
Management)
• Nesse tipo de sistema assume-se que os documentos são parte de
processos mais complexos e contém somente parte da informação total.
 ERM: ENTERPRISE REPORT MANAGEMENT

• Objetivo
– Gerenciar relatórios provenientes dos diversos sistemas da
empresa;
– Esses relatórios podem possuir milhares de páginas que
podem ser tratadas como um único documento;
• Aplicações:
– Faturas de telefone, energia elétrica, água;
– Extratos bancários;
– Relatórios financeiros.
 PROCESSAMENTO DE FORMULÁRIOS
• Tecnologias aplicáveis na captura de dados de
formulários, a partir desses formulários são colhidos
dados de maneira automática por meio de padrões de
reconhecimento com OCR, ICR, código de barras, etc;
• Coleta de grande volume de dados, como formulários
de pesquisa de grande monta, como o censo.
• Objetivo: Minimizar a aplicação de recursos em
indexação e obtenção de dados que tradicionalmente
seria feita por digitadores;
• Aplicações:
– Formulários de repartições públicas
– Pedidos de clientes
– Documentos padronizados de Recursos Humanos
– Documentos e formulários bancários
– Formulários de pesquisa e levantamento
 QUESTÃO 03.

 CESPE - Analista Administrativo (ANATEL)/Desenvolvimento de Sistemas de

Informação/2014

Julgue o item a seguir, acerca de sistemas de gestão de conteúdo.

Em um sistema de gestão eletrônica de documentos, para que os caracteres e o
código de barras da embalagem de um produto sejam reconhecidos, deve-se utilizar
uma combinação de software de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) com
software de reconhecimento óptico de marca (OMR).

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 WORKFLOW

• Embora associado ao GED, na verdade workflow não é

considerado uma aplicação GED;
• Objetivo:
– Automatizar processos, racionalizando-os e, consequentemente,
aumentando a produtividade
– Faz a informação necessária para cada atividade percorrer o
processo previamente mapeado
• O documento não é o principal componente do workflow, o
processo em andamento é o que realmente importa;
COMPONENTES DE
UM SISTEMA E TIPOS
DE GED
TIPOS DE GED
 GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS
ANALÓGICO/DIGITAL

• Um documento pode ser criado e revisado no computador e depois

impresso, sendo processado e arquivado em papel.
• Um documento pode ser criado e revisado em papel e depois ser
digitalizado, sendo processado e arquivado em meio digital
 GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS
ANALÓGICO/DIGITAL

• Um sistema Document Imaging direciona esforços para o

gerenciamento de documentos concluídos, independente
se a origem deles é analógica ou digital.
 DOCUMENT IMAGING

• Os objetivos de um sistema de Document

Imaging são:
– Capturar/digitalizar documentos;
– Armazená-los em ambiente seguro;
– Recuperar esses documentos quando necessário;
– Permitir manipular esses documentos de acordo
com os processos da empresa.
 COMPONENTES DOCUMENT IMAGING
• Interface de pesquisa, visualização e indexação
• Banco de dados para armazenar os índices
– Um índice é uma informação que permite localizar um documento.
• Visualizador para as imagens
– Funções: Zoom; Deslocamento; Rotação; Anexar anotações;
Marcações e traços; Marca-texto; Bloqueio de áreas para proteger
dados sigilosos;
• Recursos de customização
• Recursos de programação
• Segurança
EXEMPLO DOCUMENT IMAGING
 MODOS DE PESQUISA A DOCUMENTOS
• O propósito maior de um sistema GED é localizar e visualizar
documentos. Para isso é necessário alguns recursos de busca:
– Buscas booleanas;
– Busca por pedaços de palavras;
– Recurso de refinamento de pesquisas anteriores;
– Suportar o uso de “curingas” nos campos de pesquisa;
– Possibilidade de pesquisa via WEB;
– Permitir combinar em uma mesma pesquisa nome do arquivo, campos
de índice, características do documento, etc;
– Permitir pesquisa por qualquer índice, parte de índice ou combinação
deles;
 DOCUMENT MANAGEMENT
• Permite gerenciar um documento durante todo o seu ciclo de vida;
• Ambiente mais propício à pessoas que trabalham intensamente em
computadores;
• Além das funções de Document Imaging, o Document Management inclui
alguma funções:
– Controle de versões dos documentos;
– Uso de modelos de documentos predefinidos ou formulários eletrônicos;
– Integração com programas geradores de novos documentos;
– Gerenciamento de documentos em construção;
– Fluxos documentais;
– Suporte a diversos tipos documentais;
 ENGINEERING DOCUMENT MANAGEMENT
SYSTEM

• Propósito:
– Gerenciar documentos técnicos da empresa durante
todo o Ciclo de Vida, seja na fase de implantação, seja
durante a vida útil do empreendimento.
• Um EDMS é essencialmente um Document
Management com algumas características
adicionais para que possa manipular documentos
técnicos.
 FUNCIONALIDADES DESEJÁVEIS DE UM EDMS

• Fazer referências entre documentos;

• Visualizar e imprimir CAD com funcionalidades reais de projeto;
• Controle de versões em pelo menos três níveis de identificação;
• Comparar versões de CAD para checar diferenças;
• Suporte a qualquer tamanho de imagem de desenho;
• Ferramenta de comentários e marcações com bons recursos para CAD
• Integração dos índices de documentos com os programas geradores de
documentos
• Estrutura de pesquisa em árvore;
• Anexar histórico/notas ao documento;
• Criar grupos de documentos em separado para execução de tarefas;
• Geração e recepção de guias de remessas de documentos.
 IMAGE ENABLE

• Objetivo:
– Permitir que ambientes que não são GED possam
“enxergar” os documentos necessários nos processos que
os sistemas controlam
• Isso pode ser feito de duas maneiras:
– Criando programas que criem ligações (links) dos dados do
sistema diretamente com a imagem.
– Fazendo integração com um ambiente de Document
Imaging ou Document Management
 ERM / COLD
• Objetivo:
– Gerenciar relatórios de muitas páginas gerados pelos diversos
sistemas da empresa;
• A denominação COLD (Computer Output to Laser Disc ou Computer
On-line Data) foi quase totalmente substituída por ERM (Enterprise
Report Management)
• Os relatórios gerados pelos diversos sistemas existentes em uma
empresa podem possuir milhares de páginas que podem ser
tratadas como um único documento;
• Em um ERM esses relatórios são formatados e indexados de forma
a ter uma aparência agradável ao usuário que fará uma busca.
 ERM/COLD: FUNÇÕES

• Transformar relatórios em um formato para

consultas;
• Indexação Automática
• Pesquisa por índices
– Localização não somente dos relatórios desejados,
mas também das páginas dentro do relatório
• Permitir anexar comentários sobre o registro
 PROCESSAMENTO DE FORMULÁRIOS
FORM PROCESSING
• Objetivo: minimizar o esforço e o custo na indexação e obtenção de
dados que tradicionalmente seria feita por digitadores;
• Captura de dados de formulários
• A partir dos formulários são colhidos dados de maneira automática
por meio de reconhecimento de padrões com OCT, ICR, código de
barras, marcas, etc;
• Os dados colhidos podem ser apenas para indexação da imagem do
documento ou para a coleta de um grande volume de informações
contidas nos formulários, como no caso do censo demográfico.
• O centro de uma solução Forms Processing são os programas de
reconhecimento de padrões.
 IMPLEMENTAÇÃO FORM PROCESSING

• Além de software e hardware apropriados, é

preciso preparar um bom formulário:
– Layout - Posicionamento da informação
– Natureza dos campos
– Mecanismos de Auto-avaliação
– Escolha do papel
– Uso de cores
DROP-OUT
TECNOLOGIAS OCR,
ICR, OMR

• Um documento digitalizado
(escaneado) se transforma em
uma imagem;
• Uma letra “A” na verdade é uma
imagem da letra;
• Através de um software de
reconhecimento de padrões é
possível transformar a imagem
de uma letra ou número no
caractere correspondente.
 TECNOLOGIAS OCR, ICR, OMR, BCR

• Tipos de fontes
– Impresso ou datilografado
– Manuscrito
– Marcas
– Código de Barras
VISION API - GOOGLE
 WORKFLOW

• Ferramenta que tem por finalidade automatizar

processos, racionalizando-os e consequentemente
aumentando sua produtividade por meio de dois
componente implícitos: organização e tecnologia.
• É o fluxo de controle e informação num processo de
negócio.
• É a tecnologia que ajuda a automatizar as políticas e
procedimentos numa organização.
TIPOS DE GED
AÇÕES SOBRE OS
DOCUMENTOS
 PREPARAÇÃO DE DOCUMENTOS
• Quais documentos digitalizar?
• Eliminação: remoção e destruição de
duplicatas, materiais sem importância e
materiais mais antigos do que o seu
tempo de retenção;
• Essa tarefa deve ser realizado com muita
atenção por pessoas capacitadas para
que se evite a destruição de
documentos que, mais tarde, venham a
ser importantes e valiosos;
• Documentos maiores do que a largura
do scanner devem ser digitalizado
separadamente;
Limpeza dos documentos
• Remoção de clipes, grampos,
prendedores
Cores
• Alguns documentos contém
informações que não podem
ser comunicadas em preto e
branco.
• Exemplo: números de
contabilidade que demonstram
os valores negativos em
vermelho;
 DIGITALIZAÇÃO

• Ordem de digitação
• Qualidade da imagem (DPI)
• Formato
– GIF - Graphic Interchange Format (Web)
– JPEG - Joint Photographic Experts Group (Web)
– TIFF -Tagged Image File Format (Impressão)
– PNG - Portable Networks Graphic (Web)
 INSPEÇÃO

• A inspeção das imagens pode ser realizada

imediatamente após a digitalização.
• Imagens inclinadas, com dobras ou ilegíveis
podem ser digitalizadas novamente em seguida.
• Podem também ser digitalizados em lotes para
inspeção e indexação posteriores.
• É possível fazer melhoria de imagens.
 INDEXAÇÃO
• Para permitir a recuperação de um determinado documento, este
precisa ter sido indexado de maneira precisa;
• A indexação é a chave para a localização dos documentos;
• Um índice pode apontar para uma pasta que contém um conjunto
de documentos sobre um determinado assunto ou sobre um
funcionário, por exemplo.
• Alguns tipos de documentos (atas, artigos, palestras) exigem
indexação por assunto, tópico e palavras-chave;
• Alguns documentos exigem indexação mais complexa, utilizando
quase todas as palavras do texto do documento. Por exemplo:
depoimento e transcrições legais.
 INDEXAÇÃO

• Dependendo da natureza dos documentos e seus

objetivos, os elementos de informação
(metadados) pode ser:
– Título do documento, tipo do documento (carta,
memorando, ofício), instituição de origem (autora),
instituição de destino (alvo), número do documento,
data de geração do documento, data de recebimento
do documento, ou palavras-chave.
 INDEXAÇÃO
• O ato de indexar
– Realizada a partir da imagem na tela do computador;
– Identificação do documento com um número;
– Associar ao documento as informações capazes de permitir a sua
recuperação;
• Indexação Automática
– Elimina em parte ou totalmente o processo de indexação manual;
– Alguma (ou todas) as informações que farão parte do índice já estão
disponíveis em outro sistema e são importados para o sistema GED.
 QUESTÃO 01.

 CESPE - Técnico Judiciário (TJDFT)/Apoio Especializado/Programação de

Sistemas/2015

No que se refere a gestão eletrônica de documentos (GED) e workflow, julgue o item
que se segue.

O processo de indexação de documentos é realizado com base em informações

constantes no próprio documento, cuja captura exige interação humana.

Gestão Eletrônica de Documentos

Prof. Thiago Cavalcanti
IMAGINE O FLUXO
AÇÕES SOBRE OS
DOCUMENTOS
LEGISLAÇÃO E
NORMAS
 LEI 8.159 DE 08 DE NOVEMBRO DE 1991

• Dispõe sobre a política nacional de arquivos

públicos e privados e dá outras providências.
• Definição: Conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos
documentos em fase corrente e intermediária,
visando sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.
 CLASSIFICAÇÃO
• Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes,
intermediários e permanentes.
• § 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que,
mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
• § 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo
de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse
administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
• § 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor
histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente
preservados.
 NORMA ISO/IEC 26300:2006

• ISO/IEC 26300:2006 - Esta é a especificação do

formato Open Document format for Office
Applications (OpenDocument), um formato de
arquivo aberto, baseado em XML para
aplicações de escritório, baseado no
OpenOffice.org XML
 NORMA ISO/IEC 32000-1: 2008
• Especifica um formulário digital para representar documentos
eletrônicos para permitir que os usuários troquem e visualizem
documentos eletrônicos independentemente do ambiente em que
foram criados ou do ambiente em que são visualizados ou
impressos.
• Destina-se ao desenvolvedor de software que cria arquivos PDF
(escritores conformes), software que lê arquivos PDF existentes e
interpreta seus conteúdos para exibição e interação (leitores
conformes) e produtos PDF que leem e/ou escrevem arquivos PDF
para uma variedade de outros fins.
 A ISO 32000-1: 2008 NÃO ESPECIFICA O SEGUINTE:

• Processos específicos para conversão de documentos em papel ou

eletrônicos para o formato PDF;
• Design técnico específico, interface de usuário ou implementação
ou detalhes operacionais de renderização;
• Métodos físicos específicos de armazenamento desses
documentos, como condições de mídia e armazenamento;
• Métodos para validar a conformidade de arquivos PDF ou leitores;
• Hardware de computador e / ou sistema operacional necessários.
 ODF – PDF - PDF/A
• Open Document Format (ODF): termo de origem inglesa que significa
“Documento de Formato Aberto para Aplicações Empresariais”, é uma forma de
arquivo usado para armazenamento e troca de documentos de escritório, como
textos, planilhas de cálculo, bases de dados, desenhos e apresentações.
• Portable Document Format (PDF): definido pela norma ISO 32000-1: 2008, o PDF
é um formato aberto digital para representar documentos eletrônicos, que
permite que os usuários troquem e visualizem documentos eletrônicos
independente do ambiente em que eles foram criados ou para o ambiente em que
eles são exibidos ou impressos.
• Portable Document Format (PDF/A): formato de arquivo para arquivamento de
longo prazo de documentos eletrônicos, subconjunto de PDF obtido excluindo as
características supérfluas para arquivamento de longo prazo, sendo definido pela
norma ISO 19005-1:2005.
 QUESTÃO 01.

 CESPE - Auditor Municipal de Controle Interno (CGM João Pessoa)/Tecnologia da

Informação/Desenvolvimento de Sistemas/2018

Com base na NBR ISO/IEC 26300:2006 e ISO 32000-1:2008, julgue o item.

A ISO 32000-1:2008 trata de processos específicos para conversão de documentos

eletrônicos ou em papel para o formato PDF, da gestão eletrônica desses arquivos por
meio de XML como representação e de métodos para validação da conformidade de
arquivos PDF ou leitores.

Gestão Eletrônica de Documentos

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 QUESTÃO 02.

Ano: 2013 Banca: CESPE Órgão: ANTT Prova: CESPE - 2013 - ANTT - Analista
Administrativo - Desenvolvimento de Sistemas da Informação
Julgue os itens subsecutivos, a respeito de gestão eletrônica de documentos.

A governança de dados é fundamental para a manutenção de sistemas GED/ECM, nos

quais é necessário definir os dados que serão controlados pelo sistema, o que inclui os
tipos de dados e o armazenamento de dados complexos; atributos, rótulos e índices;
XML e encapsulamento; e taxonomias.

Gestão Eletrônica de Documentos

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LEGISLAÇÃO E
NORMAS
QUESTÕES
 QUESTÃO 01.

CESPE - Analista de Tecnologia da Informação (FUB)/2015

A propósito de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e gestão de conteúdo, julgue

o item a seguir.

Uma das principais limitações do uso de tecnologias GED é a sua ausência no controle
de autoria e versão dos documentos armazenados.

Gestão Eletrônica de Documentos

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 QUESTÃO 02.

CESPE - Analista de Tecnologia da Informação (FUB)/2015

A propósito de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e gestão de conteúdo, julgue

o item a seguir.

Entre as tecnologias relacionadas a GED está a capture, cuja finalidade é propiciar a

conversão de documentos físicos em documentos digitais usando scanners.

Gestão Eletrônica de Documentos

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 QUESTÃO 03.

 CESPE - Analista de Tecnologia da Informação (FUB)/2015

A propósito de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e gestão de conteúdo, julgue

o item a seguir.

Um dos aspectos relevantes no sistema de gestão de conteúdo é a possibilidade de

definição de um fluxo de trabalho que deverá ser seguido na distribuição dos
conteúdos, podendo definir-lhes o ciclo de vida.

Gestão Eletrônica de Documentos

Prof. Thiago Cavalcanti
 QUESTÃO 04.

CESPE - Analista de Tecnologia da Informação (FUB)/2015

A propósito de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e gestão de conteúdo, julgue

o item a seguir.

Sistemas de gestão de conteúdo são responsáveis pela disponibilização de conteúdos

cuja formatação e cuja aparência sejam de responsabilidade de seus respectivos
autores.

Gestão Eletrônica de Documentos

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 QUESTÃO 05.

 CESPE - Analista Administrativo (ANATEL)/Desenvolvimento de Sistemas de

Informação/2014

Julgue o item a seguir, acerca de sistemas de gestão de conteúdo.

Um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) restringe-se a processar e

arquivar documentos e imagens com a finalidade de fornecer dados para que outros
sistemas especializados realizem consultas e difundam as informações coletadas.

Gestão Eletrônica de Documentos

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 QUESTÃO 06.

 Ano: 2018 Banca: CESPE Órgão: Polícia Federal Prova: CESPE - 2018 - Polícia Federal -
Escrivão de Polícia Federal
Julgue o item a seguir, a respeito da teoria da informação e de metadados de
arquivos.
Na gestão de documentos digitalizados, os arquivos são criados em formato de
imagens, e seus atributos são armazenados em metadados para facilitar a pesquisa e a
localização desses arquivos.

Gestão Eletrônica de Documentos

Prof. Thiago Cavalcanti
 QUESTÃO 07.

 Ano: 2015 Banca: CESPE Órgão: STJ Prova: CESPE - 2015 - STJ - Analista Judiciário -
Análise de Sistemas de Informação
Acerca de ECM (enterprise content management), BPM (business process
management) e REST, julgue o item que se segue.
ECM é um conjunto de ferramentas, como aplicativos, linguagens de desenvolvimento
e sistemas operacionais, que dão forma aos conceitos de gerência do conhecimento,
por meio de estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar,
armazenar, preservar e distribuir conteúdo e documentos relacionados aos processos
organizacionais.

Gestão Eletrônica de Documentos

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 QUESTÃO 08.

Ano: 2018 Banca: CESPE Órgão: MPE-PI Prova: CESPE - 2018 - MPE-PI - Analista
Ministerial - Tecnologia da Informação

No que se refere a ECM (Enterprise Content Management) e a BPM (automação de

processos de negócios), julgue o próximo item.

As ferramentas ECM permitem o gerenciamento de informações desestruturadas;

entretanto, em razão de desacoplamento e independência, essas ferramentas não são
capazes de fornecer estruturas formais para a informação, ainda que tenha com base
as necessidades individuais do negócio.

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 QUESTÃO 09.

Ano: 2013 Banca: CESPE Órgão: STF Prova: CESPE - 2013 - STF - Analista Judiciário -
Análise de Sistemas de Informação

A respeito de emergent design e entreprise content managment (ECM), julgue os

itens seguintes.

A característica de segurança de sistemas ECM impede que sejam incorporados

componentes colaborativos nesse tipo de sistema.

Gestão Eletrônica de Documentos

Prof. Thiago Cavalcanti
 QUESTÃO 10.

Ano: 2018 Banca: CESPE Órgão: STJ Prova: CESPE - 2018 - STJ - Técnico Judiciário -
Desenvolvimento de Sistemas
Julgue o seguinte item, a respeito de enterprise content management (ECM) e de
automação de processos de negócio (BPM).
O ECM tem como objetivo facilitar a criação, edição e publicação de web sites e
portais corporativos, sendo necessário apenas que o usuário gerencie a informação
que deseja compartilhar.

Gestão Eletrônica de Documentos

Prof. Thiago Cavalcanti
 QUESTÃO 11.

Gestão Eletrônica de Documentos

Prof. Thiago Cavalcanti
 QUESTÃO 11.
Ano: 2017 Banca: FCC Órgão: TRF - 5ª REGIÃO Prova: FCC - 2017 - TRF - 5ª REGIÃO -
Analista Judiciário - Informática Desenvolvimento
Considere a solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos − GED abaixo.
De acordo com a figura, a etapa
A 2 − Importar, também é chamada de processo de higienização, exige que os
documentos digitalizados estejam agrupados, sem grampos ou clipes, desamassados e
sem outros papéis (post-its, por exemplo). Os documentos que estão encadernados
(livros e pastas) deverão ser lidos em scanners 3D de mesa, para que não precisem ser
desmembrados.
B 1.1 − Digitalizar realiza a conferência das imagens dos documentos, comparando o
documento físico para garantir a integridade e autenticidade, mantendo as
características originais. Os documentos têm características diferentes, como qualidade
de impressão, tipo de papel, estado de conservação etc., devendo ser ajustadas as suas
configurações para a legalidade do documento digital.
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 QUESTÃO 11.
C 6 − Arquivar objetiva identificar os documentos para determinar a nomenclatura
dos arquivos digitais. São informações essenciais para as pesquisas futuras, permitindo
diversos critérios de busca. Estes dados podem ser livro, folha, numeração, datas,
partes envolvidas etc.
D 4 − Indexar objetiva definir os metadados dos arquivos PDF/A. Os metadados são
informações que identificam o documento digital gerado e que são fundamentais para
facilitar a recuperação, localização e a interoperabilidade. Cada organização define seu
padrão de indexação de metadados.
E 5 − Gerar PDF/A e Assinar corresponde ao processo tecnológico de gerar o
documento no formato PDF/A com metadados em padrão e assinado digitalmente. O
Certificado Digital deve ser emitido por uma Autoridade Certificadora no padrão ICP-
Brasil. O documento também poderá conter o respectivo timestamping, que atesta o
momento (data e hora) que o documento eletrônico foi assinado, além de garantir a
validade das assinaturas digitais.
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Prof. Thiago Cavalcanti
Prof. Thiago Cavalcanti
QUESTÕES
OBRIGADO
PROF. THIAGO CAVALCANTI